信息時代：檔案形成在前說的理論意義

摘要：本文認為，信息時代在“文件是檔案的前身”的觀點下，檔案學存在著危機。檔案形成在前說能夠化解這種危機，對檔案學理論研究有著積極的意義。檔案形成在前說明確了檔案概念、檔案管理的對象，厘清了文件與檔案、文件管理和檔案管理以及檔案與其他信息記錄材料(或稱文獻)的區別。

關鍵詞：檔案形成在前檔案學 理論 危機 意義

經典的檔案學理論認為“文件是檔案的前身，檔案是由文件轉化而來的”，文件與檔案是有區別的，與之相適應的是涇渭分明的文件管理和檔案管理。然而，隨著信息時代的到來，電子文件和電子檔案的大量產生打破了這種格局。為了管理的需要，國內外檔案界提出了“前端控制”、“全程管理”的思想，并提出“不應再人為地將之區分為‘文件管理’和‘檔案管理’兩個階段”。在信息時代，文件與檔案真的就沒有區別了嗎?如果它們沒有了區別，那么檔案學還有存在的必要嗎?面對鋪天蓋地的電子文件，檔案人感到了管理的危機并在積極應對，而對電子文件和電子檔案的無區別認知，卻并未引起檔案人的重視，這正預示著檔案學的危機，如果不能化解危機，檔案學的消亡可能只是時間的問題。筆者提出的檔案形成在前說，對于區別文件與檔案，對于化解檔案學的危機有著積極的理論意義。

1 檔案學的危機

檔案學的存在是由于檔案的存在而存在的，如果沒有了檔案的概念，檔案學也將隨之消亡。信息時代，檔案學正面臨著消亡的危機，這不是危言聳聽，可以看看事實。面對大量的電子檔案，檔案人感到了前所未有的挑戰。提出的“前端控制”，就“是強調將管理措施介入到電子文件形成之初，從源頭抓起，確保電子文件真實與完整”：還提出了“全程管理”，就是“根據電子文件的特點和管理要求，建立一個完整的管理體系，對電子文件從產生到永久保存或銷毀的整個生命周期進行全程管理”：國內外檔案界還提出了電子文件生命周期理論，認為對電子文件“必須把所有各階段文件的管理看作是一項綜合性的系統工程，檔案部門必須自始至終，從頭到尾參與電子文件的全程管理”，“不應再人為地將之區分為‘文件管理’和‘檔案管理’兩個階段”：國外還提出了文件連續體理論，其定義是：“從文件形成(包括形成前，文件管理系統設計)到文件作為檔案保存和利用的管理全過程中連貫一致的管理方式”。從“前端控制”、“全程管理”和電子文件生命周期理論、文件連續體理論可以清晰地看出，它們都在有意無意地抹殺文件與檔案的區別，模糊文件與檔案的概念，不是有學者提出不應再區分“文件管理”和“檔案管理”了嗎?我們從中看到的只是對電子文件的管理，電子檔案到哪里去了?如何對電子檔案管理不得而知。而文件連續體理論中的管理對象就更模糊了，其管理的對象是文件?不是。是檔案?也不是。是文件與檔案的混合體?似乎也不是!是“文件連續體”?也似乎不是!因為，文件連續體定義既未說明其管理對象是“文件連續體”，也未說明什么是“文件連續體”(指管理對象)，文件連續體理論的管理對象究竟是什么是很難說清楚的。國外還有學者已經提出“模糊文件的分界線：電子文件的標準與實踐”的觀點，并預示“文件之間的分界線被模糊了，因此文件、文獻和信息之間的差別、個人和組織之間的差別、中介機構和檔案館之間的差別也都消失了”。從上述不難看出，檔案的概念正在消失，檔案管理正在被電子文件管理所代替。在信息時代，沒有了電子檔案的概念，沒有了對電子檔案的管理，檔案學還能存在嗎?檔案學還有存在的必要嗎?即便是存在，那還是檔案學嗎?檔案學并入文件學也只是時間的問題。而如果如國外學者預示的那樣模糊文件分界線，文件、文獻和信息之間的差別消失了，那么檔案學將會被信息學所替代，而且，事實上在實踐中已經有了這種征兆。我們來看看各高校檔案專業院系的名稱，近幾年紛紛易名，不是與圖書情報專業合并，就是改為信息資源管理院系，似乎檔案概念連安身之地都沒有了。再看檔案專業教學，原有的檔案管理課程“文書學、檔案管理學、檔案自動化管理，這三門課程呈現一種直線的講授方式，分別介紹從文件到檔案，進而在檔案館里進行檔案信息處理的過程。而電子文件管理這門課程，卻呈現一刀切、一竿子到底的現象，需要從系統設計說到電子文件的流程、管理及電子信息的永久保管，幾乎包括了原先三門課程的主要內容。”也就是說電子檔案管理的課程內容已經消失在電子文件管理課程之中了。目前，作為檔案專業教材的主要有兩種，一種是馮惠玲主編的《電子文件管理教程》，另一種是劉家真主編的《電子文件管理理論與實踐》。從其名稱上看，已經看不到檔案的身影了：從內容上看，檔案和電子檔案的概念在其中已基本消失。“就國外而言，對電子文件和電子檔案一般沒有分別定義，甚至根本沒有‘電子檔案’這個概念”，“在國外‘電子檔案’一詞極為少見”。

檔案學的這種危機應該引起檔案界的重視。但是，這種危機在文件是檔案的前身的觀點下是無法解決的。因為，“前端控制”、“全程管理”和文件管理與檔案管理的合并，就意味著“文件”的后身檔案概念和檔案管理概念的消失。上述一些國內外檔案學者的觀點和論述已經說明了這一點。

2 檔案形成在前說的理論意義

面對檔案學面臨的危機，筆者提出了檔案形成在前的觀點，認為“檔案形成在前，是文件的前身，文件則是檔案的復制件”。…它對于化解檔案學面臨的危機有著積極的理論意義，

2．1 明確了檔案概念

在文件是檔案的前身的觀點下的檔案概念是不明晰的。被西方檔案學家稱為現代檔案學基本理論的文件生命周期理論認為，“文件從其產生、成長到最終消亡或移交檔案館永久保存”，“是一個不斷變化發展的完整的運動過程”，“文件運動到一定階段便成為檔案”。而具體在哪個階段稱檔案由各國自己認定。我國著名檔案學者何嘉蓀先生從世界范圍內對檔案概念進行研究，把檔案概念歸為四種類型：第一種以美國為代表，“由于主張‘檔案是經鑒定值得永久保存的文件’”，所以認為“文件只有運動到最后階段”，“才能被稱為檔案”。第二種以法國和西班牙為代表，“由于主張‘任何自然人或法人，任何國家機關或組織，任何私人機構或部門，在自身活動中產生或收到的文件整體，不管其形成日期，形式和制成材料如何，都是檔案’”，故認為“檔案階段開始于文件運動的現行階段”。第三種是國際檔案理事會主編的《多語種檔案術語詞典》提出的，該詞典法語定義與法國一樣。其“英語定義則指出，檔案是‘由形成者或其職能的繼承者為自己利用，或由適當的檔案館因其檔案價值而保存的經過挑選或未經挑選的非現行文件’”，“可以認為它將檔案階段的起始點限定在文件的現行性消失、暫存(休眠)階段開始的時候”。第四種以中國為代表。“我國一般認為，檔案階段是在文書處理程序完畢歸檔保存時開始的。”“我國檔案階段的起始點實際上有兩個：現行期和暫存(休眠)期開始的時候。”為解釋不同國家存在不同檔案概念的合理性，何先生認為：“什么樣的‘文件，可以并且何時應轉化為‘檔案’或者應被視作‘檔案’，”“是由人們的主體需要或主體意識決定的，”“主要取決于每個國家不同的客觀需要。”就按“文件”被視作(“視作”明顯帶有人為的因素)“檔案”是由人們的主體需要或主體意識決定的，但是，這里的“人們的主體需要”不等于某個國家“人們的主體需要”。檔案不應該具有國家的屬性，它不應該在這個國家是檔案，而在另一個國家就不是檔案。把“人們的主體需要”變成某個國家“人們的主體需要”，不僅縮小了“人們”的范圍，也改變了“人們”的客觀性。某個國家“人們的主體需要”其實質是某個國家檔案工作者主觀意志的放大。各國檔案概念的差異不是“取決于每個國家不同的客觀需要”，而是由于各國檔案工作開展的范圍不同造成的。各國的檔案工作者沒有從世界范圍、古今范圍去考察研究檔案，而是各自把檔案在各自開展檔案工作以后其所具有的屬性作為檔案本身所固有的屬性，再用以作為根據反過來認識什么是檔案，從而把檔案概念限制在各自開展的檔案工作狹小的范圍內，其檔案概念深深地打上了各國檔案工作者認識自己檔案工作范圍的印記。同時，不僅使檔案成了人們可以任意指定的東西，而且人為地造成了檔案概念的混亂。檔案形成在前說認為檔案一形成就是檔案，檔案不是文件運動到一定階段的產物。它明確了檔案概念，打破了對檔案概念的混亂認識，去掉了某個國家“人們的主體需要”的限制，為人們正確認識檔案提供了新的視角。

2．2 明確了檔案管理的對象

管理學告訴我們，沒有特定的管理對象就不可能產生相應的管理活動。“通常人們將管理看作是管理主體(管理者)為了達到某一預期目的對管理客體(管理對象)進行的一系列有組織、有意識的實踐活動。”也就是說先有管理對象，而后有針對管理對象的管理活動。因而，檔案是檔案管理的對象，先有檔案，而后有檔案管理活動。這應該是沒有異議的。然而，實際情況卻并非如此。在文件是檔案的前身的觀點下，檔案管理的對象是不明確的。從上述何先生對檔案概念的分析中可看出，“鑒定”(美國型)、“產生或收到的文件整體”“都是檔案”(法國和西班牙型)、“保存”(國際檔案理事會型)、“歸檔”(中國型)，都是在人為指定某些東西是檔案。這些人為指定的東西不僅是不一致的，而且管理活動與管理對象也是不一致的。本來檔案管理活動與檔案管理對象應該是一致的，檔案管理活動管理的是檔案，而不是其他。但是，從以上論述中可以看到檔案管理活動管理的不是檔案，是文件，而且是所謂不同階段的文件。不僅如此，還顛倒了管理活動與管理對象的關系。先有檔案管理活動(人為指定，如“鑒定”、“歸檔”等)，而后才有管理對象——檔案(如“鑒定”、“歸檔”等的文件)。檔案管理對象不明確的現象，在傳統載體時代并未引起注意，在信息時代卻被放大。由于電子檔案的特性，而產生了所謂“前端控制”、“全程管理”、“文件連續體模式”等管理方式，但是對被管理的對象卻被模糊得很難說清楚。對于電子文件生命周期理論中的“前端控制”、“全程管理”來說，在這種管理活動中管理的是什么?是文件?如果是文件，那么這種管理活動就不是檔案管理活動，而且檔案管理活動到哪里了?如果是檔案，那么就應該稱電子檔案生命周期，“前端控制”的提法也是多余的，“全程管理”應該是對電子檔案的全程管理，而不是對電子文件的全程管理。“文件連續體模式”中管理的對象是什么?上文已述，更是模糊的難以說清。實際上，在文件是檔案的前身的觀點下，不論是傳統的檔案學理論還是電子文件生命周期理論和文件連續體理論是不可能說清的。檔案形成在前的觀點，明確了檔案管理的對象，檔案管理的對象就是檔案。這對正確開展檔案管理活動有著積極的意義。

2．3 厘清了檔案與文件的區別

檔案與文件有沒有本質的區別?肯定有區別，否則就沒有必要在“文件”概念之外，再創造一個“檔案”概念。文件是檔案的前身的觀點，也承認文件與檔案是有本質區別的。但是，電子文件和電子檔案的出現，打破了這種格局，為了管理的需要，提出了“前端控制”、“全程管理”的思想和電子文件生命周期理論、文件連續體理論，而它們卻正在抹殺文件與檔案的區別。為了區別文件與檔案，它們不得不面對“電子文件是從何時開始轉化為‘檔案’的”問題。為此，何嘉蓀先生從世界范圍對文件與檔案的本質區別進行了研究，他認為：從“文書處理程序完畢”、“歷史性”、“原始性”、“具有保存價值的”和“發揮作用是否相同的”等方面都不能作為區別文件與檔案的標準。他認為：“檔案是人們按照一定規律有意識保存下來的文件有機整體：文件則是‘自然’形成的，這才是兩者之間的本質區別。”就是說檔案的本質“是人們按照一定規律有意識保存下來的”，但這種本質：第一，并非檔案所獨有，如圖書館保存的圖書、情報部門保存的情報文獻，還有某個單位、某個個人保存的資料等，哪一個不是“人們按照一定規律有意識保存下來的”呢?第二，這種本質實質上明明白白告訴我們檔案就是人為的指定物，而且是檔案工作者的人為指定物：第三，何先生的觀點實質上把許多檔案都排斥在檔案之外，他所指的有這種本質的檔案實際上僅存在于檔案室和檔案館之中。何先生也認為：“如果有些文件根據人們的總體上的主體需要必須保存，卻由于種種原因實際上未能集中保存，這些文件仍然應該是檔案”。但是這種檔案卻沒有何先生認為的檔案的本質屬性，這又如何解釋?既然沒有檔案的本質屬性，怎么“仍然應該是檔案”呢?這不是自相矛盾嗎?從實質上講何先生觀點中的文件與檔案并沒有本質區別。那么檔案與文件的本質區別是什么呢?這就是筆者提出的：檔案形成在前，檔案是原始的歷史記錄，文件形成在后，文件是檔案的復制件，檔案是記憶工具，文件是辦事工具。對于電子文件和電子檔案來說也是如此。詳細論述請參閱拙作《檔案形成在前說對電子檔案管理的啟示》(見《檔案管理》2007年第3期)。

2．4 厘清了文件管理和檔案管理的區別

按照文件是檔案的前身的觀點，文件管理和檔案管理是有區別的，區別在于“文件管理與檔案管理是文件運動過程中的不同管理階段”，“文件管理是檔案管理的前提”，“檔案管理是文件管理的繼續和發展”。然而，電子文件和電子檔案的出現，使原有的管理方式不再適應新的形勢，于是，提出了“前端控制”、“全程管理”等管理模式，認為：“對電子文件必須建立一個完整的管理體系，對其整個生命周期進行全程管理，”“不應再人為地將之區分為‘文件管理’和‘檔案管理’兩個階段”。也就是將兩者合二為一，實為取消檔案管理。雖然這些觀點炒得異常火熱，只要一談檔案管理，必談“前端控制”、“全程管理”等，而且干脆只稱電子文件管理，而取消電子檔案管理的概念。但是，實際情況并沒有檔案人討論的那么火熱，各產生文件的機構組織并不領情，他們只管進行他們的文件管理，對檔案人提出的“前端控制”、“全程管理”基本上置之不理，無論中外基本如此。如“美國、加拿大、新加坡等電子政務水平較高的國家在分析、評估電子政務實施狀況時認為：‘從全球的角度來看，令人擔憂和不解的是電子政務的實施怎能忽視文件的管理!’”我國的電子文件管理也處于或“電子文件‘有人辦。無人管’”，或“電子文件有保存無管理”，或“自發探究新的管理方法”。其實，上述對電子政務中電子文件管理的看法和評價，都是檔案人做出的，而這種評價明顯地帶有偏差。試想一些電子政務運行了很長時間且水平較高的國家，而忽視電子文件的管理，這些電子政務怎么能運行，試想沒有電子文件管理的電子政務還能實施、運行、存在嗎?盡管檔案人在“擔憂和不解”，但是電子政務依舊在迅猛發展且有效運行，是不是該反思我們為什么“擔憂和不解”呢?為什么檔案人提出“前端控制”、“全程管理”要將檔案管理提前到文件管理中而別人并不領情呢?事實上，檔案人的這種“擔憂和不解”的評估是認識上的偏差造成的，是在文件是檔案的前身的觀點下，認為“檔案管理是文件管理的繼續和發展”造成的。檔案人說的電子文件管理，實質上指的應是電子檔案管理而非電子文件管理。文件是辦事的工具，是“信息傳遞的一種工具”，文件管理是“為國家機關和其他社會組織的科學、正確決策提供文件信息支持，其工作目的是最大限度地滿足其職能部門的文件信息需求，如通過文件運轉、處理的一系列工作環節，為機關實現自身的職能提供高效優質的信息服務”。也就是說，及時快速地傳遞文件信息、讓文件高效運轉是文件管理的主要內容，電子政務中的電子文件管理實質上已經能夠滿足這些需求。這正是不管檔案人如何“擔憂和不解”，電子政務照樣迅猛發展實施運行的原因。而檔案人所說的“電子文件管理”并非如此。國際檔案理事會制定的“《電子文件管理指南》中的文件概念是：‘文件是由機構或個人在其活動的開始、進行和結束過程中所產生或接收的記錄信息，該記錄信息由足以為其活動提供憑證內容、背景和結構而構成，而不管記錄的形式或載體如何。’在這里，內容、背景和結構成為構成文件的三種要素，內容指文件中所包含的表達組織意圖的信息；背景是指能夠證明文件形成過程和文件之間相互關系的信息。包括表示文件來源與傳送目的地的信息以及與內容信息相關的其他信息，如發文者、簽發人、文件生成日期、收文者等：結構是指文件內容信息的組織表達方式，如文字的段落安排，電子文件所使用的代碼、格式以及載體、附件等方面的信息。關于文件是其內容、背景(上下文)與結構的統一體的觀點，對于理解和管理電子文件是十分重要的。”這里的“電子文件”概念以及對“電子文件”管理的要求，實際上正是“電子檔案”的概念及對其管理的要求。這里對“電子文件”管理對內容、背景和結構的管理要求，應該是針對電子檔案管理來說的，這些要求都是為了保證記錄其形成全過程的全部信息齊全，使其原始的歷史記錄真實可靠。而對電子文件管理來說，則并不需要這些。對電子文件的管理只需要快速傳遞其信息內容就行。在電子政務網中人們無論是了解文件內容信息還是辦事運行文件，并不需要了解其背景和結構信息，更無需(也不可能)鑒定其背景和結構信息的真實性和完整性，所以說，關于內容、背景和結構的統一體的觀點，應該說對了解和管理電子檔案十分重要，而對電子文件的管理和使用則并非如此。造成對電子文件管理和電子檔案管理的誤讀以及對電子文件管理的“擔憂和不解”，正是在文件是檔案的前身的觀點下對文件管理和檔案管理的認識造成的。而在這種觀點下是理不清兩者關系的。檔案形成在前的觀點能夠厘清文件管理與檔案管理的區別，檔案形成在前，所以，檔案管理在前，文件管理在后。對于電子檔案的管理可以理直氣壯名正言順地從電子檔案的形成開始就對其實行全過程管理，至于對電子文件的管理，那不是檔案人要管的。更不必對其“擔憂和不解”。

2．5 厘清檔案與其他信息記錄材料(或稱文獻)的區別

檔案是一個復雜的事物，如何區別檔案與其他信息記錄材料(或稱文獻)是檔案學的基本問題之一。隨著信息時代的到來，如何區別它們顯得尤其復雜。而在文件是檔案的前身的觀點下是很難厘清的。陳兆祦先生認為：“文件與其他信息記錄材料(或稱文獻)的區別在于制作或形成信息記錄材料的目的不同。‘為履行法定職責或處理事務’的目的而制作的信息記錄材料，是文件：為市場上出售、傳播信息的目的制作的，就是一般的信息記錄材料(或稱文獻)。所以，文件論認為圖書、報刊以及其他信息記錄材料形成之初，一般也經歷了作為文件的過程。”如出版圖書，“在出版工作中形成的著作原稿、校樣、審稿意見和編輯加工整理記錄以及自己留存和送交作者、出版管理部門的樣書，都是出版社為出版某一部書的目的而制作或形成的文件(書稿文件)：而發送和出售到書店、圖書館以及讀者手里的書，也是一種信息記錄材料(或稱文獻)。但不是文件了。”這種觀點有幾點疑問：一是出版社出版圖書總不是為形成“文件”而出版圖書吧?出版圖書的目的只有一個就是在市場上出售傳播信息。二是像《國務院公報》、《河南政報》、法律法規匯編或單行本等圖書、刊物，出版它們的目的除了傳播信息外，主要是讓它們起到文件的作用，它們實際上就是文件匯編或單份文件，是辦事的依據。而非一般的信息記錄材料。三是公文一般都要批量印制，少則幾份，多則數千份，這些文件要發送和出售(許多文件匯編是要付款的)到有關單位和人員手里，起到傳播政務信息的作用，這與圖書、報刊的發送和出售沒有什么兩樣，但按陳先生的觀點，這些公文就不再是文件而是一般的信息記錄材料了，對于文件、檔案與其他信息記錄材料的區別還有另一種說法。何嘉蓀先生認為：“我們同意陳兆祦等同志的觀點，認為圖書、報紙、雜志等在形成過程中也經歷了文件的階段，它們的原稿、校樣、清樣或樣本等，應該屬于文件范疇并且有可能作為檔案保存，”“然而批量印發的圖書、報紙、雜志等則與之不同。”“從內容上說，它們是對任何原始信息(包括文件信息)進行匯集、加工、整理而成的：從形式上看，它們是以相應的標準化格式和版面進行規范的，不帶有任何原始痕跡，故一般意義上的圖書、報紙、雜志等信息記錄材料，不具備‘直接形成和使用’的特征。”這種觀點同樣有疑問：按照經典檔案學的理論，一般公文也有原稿、草稿、定稿和文件正本，一般是定稿和文件正本同時歸檔保存，這種現象與圖書、報紙、雜志的原稿、校樣、清樣或樣本一同作為檔案保存沒有什么兩樣。同是批量印制后，文件以相應的標準化格式和版面進行規范，具備直接形成和使用的特征，是帶有原始痕跡的信息記錄材料，而圖書、報紙、雜志的相應的標準化格式等，都是“不帶有任何原始痕跡”的信息記錄材料，為什么同樣形式其性質的差別這么大呢?為什么同是“文件”的公文保留了原始痕跡成為檔案，而圖書、報紙、雜志失去了原始痕跡成為圖書、報紙、雜志呢?是什么原因使相同的“文件”最后成為不同的事物呢?事實上，無非是想擴大文件概念把所有的檔案都網羅進去，來維持文件是檔案的前身的觀點，結果是漏洞百出。

檔案形成在前的觀點，厘清了檔案與其他信息記錄材料(或稱文獻)的區別。檔案形成在前，是原始的歷史記錄，檔案又是一種信息記錄材料(或稱文獻)，檔案是原始的信息記錄材料(或稱文獻)，而其他信息記錄材料，如圖書、報紙、雜志等，也同文件一樣都是檔案的復制件。它們這種關系從古至今就沒有改變。“人類最早產生的比較完備的記錄形式當首推檔案了，而其他記錄形式則是隨著歷史的發展，適應社會需要逐步產生的，它們在某些方面取代或發展了檔案的功能”，“許多其他記錄形式部分地源于或派生于檔案”。檔案產生之初，只有檔案之意，隨著社會的發展，檔案又有了文件、圖書的功能，它們經歷了幾位一體的階段，又由于社會發展，辦事管理、傳播信息的需要，要大量制作復制件才能滿足需求，再加上社會分工的細化，文件、圖書從檔案中分化出來，文件的分化在于它的辦事管理功能，圖書的分化在于它的傳播功能。盡管文件、圖書和檔案分道了，但并沒有改變檔案的原始記錄的性質，對檔案來說，圖書、文件只是發展了檔案的功能，增加了大量的復制件。至于報紙、雜志等可以說是從圖書中分化出來的，它們也是檔案的復制件。信息時代的到來，檔案與其他信息記錄材料(或稱文獻)的載體形式都有了前所未有的變化，在計算機網絡系統中變得不再好區別，又讓人們有了幾位一體的感覺，但是，檔案與文件、圖書、報紙、雜志等其他信息記錄材料的關系并沒有改變，它們仍然是復制與被復制的關系，檔案依舊是原始記錄，承擔著記憶的職能，文件承擔著辦事管理的職能，圖書、報紙、雜志等承擔著傳播職能。