淺析事業單位電算化后會計檔案的管理

摘要：電算化條件下，事業單位會計檔案的內涵和外延都發生了深刻的變化，對事業單位的會計檔案管理工作也提出了新的要求。針對事業單位會計檔案管理在電算化后所出現的問題，本文提出了相應的改進措施，使事業單位會計檔案的管理更規范、更科學。

關鍵詞：電算化 事業單位 會計檔案 管理

事業單位電算化會計系統改變了傳統的會計檔案物質載體，使事業單位會計所提供的檔案信息以全新的面目出現，事業單位會計檔案的內涵和外延都發生了深刻的變化。這一現象應引起事業單位會計工作人員和檔案管理人員的高度重視，從而對加強本單位電算化會計檔案的管理工作提出了新的要求。

1 事業單位會計電算化檔案的特點

1．1 會計電算化檔案存儲的范圍和領域擴大了。會計電算化檔案不僅保留了傳統意義上的會計檔案，而且還包括存儲在計算機硬盤中的會計數據、其他磁性介質或光盤存儲的會計數據。

1．2 會計電算化會計檔案的調用需要一定的軟硬件環境。傳統的會計檔案具有直觀可視性，而存儲在磁性介質上的會計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統環境中才可以使用。

1．3 會計電算化檔案的保管不僅是作為會計資料信息載體的紙張，而且更重要的是磁性介質或光盤，因此，管理的難度增大了。

1．4 對會計電算化檔案的安套性、完整性要求更高。在會計電算化條件下，由于會計數據被記錄在磁盤或光盤等磁性介質上，在技術上對電子數據非法修改可做到不留痕跡，若被修改，就很難辨別出經濟業務的“原貌”，會計信息的真實性就難以保證；再者，電算化條件下，會計數據的高度集中在磁盤、光盤等磁性介質上；未經授權的人員出于私利和不正當的目的有可能通過計算祝和網絡瀏覽全部數據文件，復制、偽造、銷毀一些重要的會計數據，會計信息的完整性、安全性也因此受到挑戰。

1．5 會計電算化會計檔案更需要科學地管理。實行電算化的時間越長，會計檔案與財務軟件的版本數越多，如何進行科學管理就顯得更為重要。

2 目前事業單位電算化會計檔案管理存在的主要問題

2．1 會計檔案管理制度不完善，造成電算化會計檔案人為和自然損壞，

2．2 對事業單位電算化套計檔案認識不到位，造成檔案管理內容不全。

2．3 部分打印輸出的會計檔案達不到規定的保管期限。

3 改進電算化會計檔案管理的具體措施

3．1 建立電算化會計檔案保管制度。對事業單位電算化會計檔案的保管方式、保管條件以及事業單位電算化會計檔案保管人員的工作職責應做出明確的規定，并按要求嚴格執行。一般來說，事業單位電算化會計檔案的保管，應實行的是電子檔案與紙質檔案并行的雙套制管理。這種管理體制能夠將責任落實到人，在一定程度上能有效地保障輸出紙質檔案的安全可靠。

3．2 建立定期復制、檢查制度。由于光、磁介質的特殊性，管理人員必須對這些存儲在光、磁介質上的電算化會計檔案進行定期檢查。復制，以防止會計信息損壞。一般情況下，單位每一至兩年應對會計檔案進行一次大的清理，發現紙質檔案有損壞要進行修補，而對磁性介質檔案每年應進行一次復制，以防磁盤等介質損壞造成會計數據丟失。

3．3 嚴格借閱手續制度和使用權限制度。為了對事業單位電算化會計檔案保密，存有會計數據的磁、光等介質不得拷貝或發送給制度規定以外的單位和個人：要建立嚴格的電算化會計檔案借閱手續制度，會計數據磁盤不得帶出檔案室外，對需要查詢會計資料的，須經主管單位領導批準方可進行，管理人員要對每次查詢事件進行登記備查。

3．4 要制定防范計算機病毒的措施。事業單位電算化會計操作人員和檔案管理人員必須采取積極的態度，利用有效手段和嚴密防范措施來保證事業單位電算化會計檔案資源的安全。