加強電算化會計信息系統內部控制制度

[摘 要]電算化會計信息系統的應用，對內部控制產生了深遠的影響，提出了新的要求，因此，必須加強電算化會計信息系統內部控制問題。

[關鍵詞]會計信息系統；電算化；內部控制

[中圖分類號]F270.7 F230 [文獻標識碼]A[文章編號]1009－2234(2007)02－0111－02

隨著經濟的發展，企業的內部控制日益重要，特別是內部會計控制。《會計法》規定：“各單位應當建立、健全本單位內部會計監督制度?，F行的財務、會計制度中關于內部控制制度的制定主要以手工操作環境為基礎。隨著計算機在會計領域的應用與普及，現代會計的核算手段、操作技能、信息傳輸及應用環境、內部會計監督對象等都發生重大變化，這對于基于傳統會計理論基礎上形成的會計核算的內容、方法、程序和對象等產生了重大影響。會計作為企業的一項管理活動，其輸出信息的功能使得它在企業決策中居于舉足輕重的地位。當然，會計也是企業信息系統的重要組成部分，計算機在會計領域的應用使會計信息系統由傳統手工會計信息系統發展到電算化會計信息系統。電算化會計信息系統的迅速發展給會計工作帶來了全新的變革。但是，強化和突出電算化環境下會計信息系統的內部控制制度建設，不斷探索適合電算化環境的內部控制措施應當是當前會計理論界和實務界面臨的首要問題。

一、實行電算化內部控制的必要性

（一）電算化環境下內部稽核機制削弱

隨著電子商務、網上交易等的推行。每一項交易發生時，有關該項交易的信息由相關人員直接輸入計算機并由計算機自動記錄，原來在核算過程中進行的各種有必要核對審核的工作，有相當的部分變為計算機自動完成了，這些程序化的內部控制的有效性取決于應用程序，如果程序發生差錯或不起作用，就會使失效控制長期不被發現，從而使系統在特定方面發生錯誤或違規行為的可能性增大。

（二）電算化環境下會計工作質量有賴于計算機軟、硬件系統自身的可靠性及會計人員本身的操作水平

手工會計信息系統易于保持經濟業務的連續性，而在電算化會計信息系統中，一旦系統由于自身或操作員的失誤而崩潰，就可能使會計工作陷入癱瘓；手工會計信息系統下，會計核算的質量取決于會計人員的業務水平、職業道德及對會計有關法規的理解和執行效果，傳統會計在大量實踐的基礎上，積累了豐富經驗并形成了一整套完整的管理制度，而電算化系統中，操作環境的改變使傳統的管理控制方式失去了發揮功能的土壤。為了減少誤操作，提高輸出會計信息質量，電算化會計信息系統必須具備嚴密的內部控制功能和手段。

（三）管理型會計軟件的發展對內控制度提出了新的要求

管理體制和管理水平的逐漸完善對應用計算機處理會計數據提出了更高要求。單一的核算型會計軟件已遠遠不能滿足當前經濟發展的需要。管理型會計軟件較之傳統核算型會計軟件具有靈活性及自由度較大、個性突出的特點，而限于電算化及內部控制制度在我國的發展，在電算化內部控制制度的制定和管理上存在著許多真空地帶，減弱了企業整體內部控制的效果。

二、電算化會計信息系統內部控制的主要內容

(一)電算化會計信息系統的一般控制

1.系統開發控制。它是一種預防性控制，目的是防止電算化系統開發階段的錯誤和偏差，確保系統開發過程及內容符合內部控制的要求和有關標準。開發系統前，要進行有效的可行性研究，使系統的每項設計都等滿足單位的會計工作要求，并能適當滿足單位發展前景的要求;系統開發過程中還要留下審計線索，以保證日后審計工作的需要。

2. 系統安全控制。電算化會計信息系統應該層層設防、嚴加防范，主要包括硬件安全控制、軟件安全控制、網絡安全控制和實體安全控制等。訪問授權是計算機技術中一種常見的控制手段，它可以保證會計信息只能由授權人訪問，以防止非授權者的訪問、復制、修改和破壞，并且系統一旦被破壞仍保證能利用會計檔案備份迅速恢復正常。

3. 組織控制。組織控制的目的主要是減少電算化部門發生錯誤及舞弊行為的可能性。它的某些內容在原理上與手工會計系統的控制并沒有多少區別，如職責分工、適當分權、職位輪換等。組織控制的基本原則是不相容的職責由不同的人員或部門來承擔，基本目標是建立恰當的組織機構和職責分工制度。

(二)電算化會計信息系統的應用控制

1.輸入控制。目前電算化系統的數據輸入手段有鍵盤手工輸入、軟盤轉入和網絡傳送等，其中鍵盤手工輸入應用得最多，也最易出錯。只有輸入正確的數據，才能進行正確的處理。輸入控制包括4個方面:(1)經濟業務在由計算機處理前經過適當的批準;(2)經濟業務沒有被遺漏、添加、重復或不正當的更換;(3)經濟業務準確地轉變為機器可讀的形式，并被紀錄在數據文件中;(4)不正確的經濟業務被剔除、改正。在數據輸入過程中，目前使用的大部分軟件都設置了各種控制程序。

2.處理控制。處理控制是對數據處理的準確性和可靠性的控制。數據處理的準確、可靠，雖然在很大程度上依賴于輸入數據的準確性、計算機硬件和軟件安裝的可靠性，但是，即使這方面都有其保證措施，仍然可能出現一些問題。例如，程序邏輯錯誤、計算錯誤、處理非法數據、重復輸入等情況。因此，還必須設置處理控制措施，采用各種技術手段對輸入數據的準確性進行校驗。例如，在賬務處理系統下未經復核的憑證不能記賬，上月未結賬本月不能結賬.

3.輸出控制。財務軟件的輸出功能一般包括查詢輸出、打印輸出和向軟盤輸出或運用網絡輸出等方式。輸出控制的主要目的是為了保證計算機輸出結果的正確性、可靠性、及時性和必要的保密性，保證輸出的接觸人員是僅限于經過授權的人員。為此，要對打印或下載的文檔資料嚴格控制，對儲存輸出數據的各種磁盤或其他磁性介質也要采取各種控制措施，并建立輸出資料控制制度，由專人負責分發、保管并登記輸出資料的使用者、分發日期、打印份數或下載情況;同時對發生的差錯、丟失、泄密等事故要進行記錄，仔細檢查、分析形成事故的原因是操作員的過錯還是程序本身的，并能采取相應的避免措施或改進措施。軟件應對各種輸出要求進行權限設置，未經授權，計算機拒絕執行其輸出要求。例如在網上傳輸要設置網絡口令，只有當口令正確時才能執行輸出操作;又如對向軟盤輸出的情況，計算機應首先檢查軟盤的安全性，以防止計算機病毒的侵蝕。

三、如何加強會計電算化條件下的內部控制制度

建立健全一整套電算化模式下的規章制度，形成良好的內控環境必須從以下幾個方面進行。

（一）管理控制

管理控制是指企業建立起一整套內部控制制度，以加強和完善對計算機會計系統的各部門和人員的管理和控制。管理控制包括組織機構的設置、責任劃分、監督管理、檔案管理等。

1.組織結構控制。在手工會計系統中，企業的財務部門一般主要從組織形式和組織程序上實行崗位控制，其中，組織形式控制是通過財務部門按經濟業務性質分為幾個不同的職能組來實現相互牽制和相互監督的控制作用；而組織程序，則是通過賬賬核對、賬證核對、賬實核對以及會計主管對憑證、賬簿和報表的審核制度來實現處理的合理性與合法性。在電算化會計信息系統下，盡管會計系統運作的主要原則沒有改，但在實現了會計電算化后，應對原有的組織機構進行適當的調整，以適應計算機系統的要求。

2.職責劃分。內部控制的關鍵之點就在于不相容職務的分離；計算機會計系統與手工會計系統一樣，對每一項可能引起舞弊或欺詐的經濟業務，都不能由一個人或一個部門經手到底，必須分別由幾個人或幾個部門承擔。在計算機會計系統中，不相容的職務主要有系統開發的職務與系統操作的職務；數據維護管理職務與電算審核職務；數據錄入職務與審核記賬職務；系統操作的職務與系統檔案管理職務等。企業為防止舞弊或欺詐。應建立一整套符合職責劃分原則的內部控制制度，同時，還應建立起職務輪換制度。

3.監督管理控制。監督管理控制的作用則是在明確各職能組織部門有關人員的工作責任與處理范圍的基礎上，建立和執行工作完成情況的監督與考核制度，以保證會計控制工作能夠高質量的進行和完成。

4.檔案管理控制。計算機會計系統的有關資料應及時存檔，企業應建立起完善的檔案制度，加強檔案管理。應定期對所存檔案進行備份，并保管好這些備份，為防止檔案被破壞的事件發生時的應急措施和恢復手段。企業使用的會計軟件也應具有強制備份的功能和一旦系統崩潰等及時恢復到最近狀態的功能。

(二）數據資源控制

1.完整性控制。計算機會計系統的完整性控制，主要通過現代數據管理系統的完整性控制機制來實現，當前一個功能完善的數據庫管理系統，都能夠對其管理的數據庫中的數據，在邏輯關系上提供語義參照關系機制，來檢驗和保證數據庫系統中的有關數據，在進行了相關控制應用操作后，仍然保持邏輯上的語義完整。

2.數據加密。數據加密策略的實施，主要通過數據庫管理系統的數據加密和存放功能實現；其作用不僅維護了數據信息的保密，而且使得合法操作人員只能通過系統規定的程序實施操作和控制活動。

（三）日?？刂?/p>

1.業務發生控制。又稱“程序檢查”控制，主要目的是采用相應的控制程序鑒別拒納各種無效的不合理的以及不完整的經濟業務。在經濟業務發生時，通過計算機的控制程序，對業務發生的合理性、合法性和完整性進行檢查和控制。

2.數據輸入控制。首先要求輸入的數據應經過必要的授權，并經有關的內部控制部門檢查；其次，應采用各種技術手段，對輸入數據的準確性進行核驗，如總數控制核驗、平衡核驗、數據類型核驗等。

3.數據輸出控制。是企業為了保證輸出信息的準確、可靠而采取的各種控制措施。輸出數據控制一般就檢查輸出數據是否與輸入數據相一致，輸出數據是否完整，輸出數據是否能滿足使用部門的需要，數據發送對象、份數應有明確的規定。要建立標準化的報告編號、保管工作。

嚴格的內控制度是會計電算化信息真實可靠的保證。內部控制制度要求處理同一筆經濟業務的人員既要相互聯系，又要相互制約。此外，嚴格的內控制度，有助于防止違法行為的發生。會計電算化的實踐證明，計算機本身處理出錯幾乎為零，但人為造成出錯和舞弊的現象有增無減，而且一旦出現舞弊，損失巨大。因此，制定嚴格的內控制度非常必要。就目前我國開展電算化的應用現狀來看，大部分還停留在一般應用水平上。因此強化的內控管理，提高電算化的科學管理水平是建立現代化企業制度的內在要求，也是提高企業競爭能力的重要途徑。

[參 考 文 獻]

(1)趙冠華.傳統會計電算化會計中若干問題比較(Ｊ).中國會計電算化，2003（8）：78-79.

(2)陳玉菁.新《會計法》對會計監督理論的影響(Ｊ).上海會計，2001(8):10-11.

(3)唐勇軍，時薛原.網絡環境下的會計信息內部控制研究(Ｊ).財會通訊，2003(10):58-59.

(責任編輯：佳 忠)