推動電子文件歸檔工作的思考

[關(guān)鍵詞]電子文件 歸擋工作 方式和途徑

如何推動電子文件歸檔，應(yīng)從本單位辦公自動化與信息管理工作的大局出發(fā)，順應(yīng)其規(guī)律，摸清信息產(chǎn)生的源頭，促使電子文件歸檔納入辦公自動化和信息管理的工作程序，建立歸檔制度。

一、電子文件歸檔的方式和途徑

紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，因此歸檔方式的選擇至關(guān)重要。經(jīng)實踐檢驗，利用磁盤，脫機(jī)采集數(shù)據(jù)的介質(zhì)移交方式容易造成數(shù)據(jù)丟失。為防止數(shù)據(jù)丟失檔案安全，簡便的方式是采用網(wǎng)絡(luò)移交歸檔，并利用光盤存貯。網(wǎng)絡(luò)移交的途徑有兩條：

(一)借助計算機(jī)信息管理網(wǎng)，開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線。隨著各單位計算機(jī)信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。上網(wǎng)前，被傳輸?shù)奈募葱畔⒐芾聿块T的統(tǒng)一要求對文件進(jìn)行格式的轉(zhuǎn)換，保證數(shù)據(jù)的可靠性和通用性。對那些未輸送到計算機(jī)信息管理網(wǎng)上的具有保存價值的文件，應(yīng)由形成部門編目整理．建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)，向檔案部門傳輸。

(二)選擇電子文件信息的匯集點，由計算機(jī)與信息管理部門負(fù)責(zé)歸檔。為適應(yīng)辦公自動化工作發(fā)展的需要，人們越來越注重信息工作的系統(tǒng)化和標(biāo)準(zhǔn)化水平，計算機(jī)信息系統(tǒng)的開發(fā)也從以往的“分散各異”轉(zhuǎn)向“集中統(tǒng)一”，打破了立卷單位人界限，更趨向基于某一方面或幾方面職能活動的內(nèi)容而建立系統(tǒng)。計算機(jī)與信息管理部門負(fù)責(zé)規(guī)劃、統(tǒng)籌本單位信息管理工作，是開發(fā)集中統(tǒng)一型信息系統(tǒng)的牽頭部門，由他們負(fù)責(zé)將日常工作中形成的具有保存價值的電子文件歸檔。

無論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自行從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部門對其數(shù)據(jù)的真實性、準(zhǔn)確性。檔案部門接收的電子文件一律應(yīng)存入光盤，最好不用磁盤存貯。

二、建立高素質(zhì)的電子檔案人員隊伍

依靠原紙質(zhì)檔案立卷工作骨干，實現(xiàn)相關(guān)部門職能的交融集成．建立電子文件歸檔制度。紙質(zhì)文件歸檔工作經(jīng)過多年實踐，各立卷部門都設(shè)立了分管領(lǐng)導(dǎo)和立卷牽頭人，并負(fù)責(zé)督促檢查立卷工作，已形成相對穩(wěn)定的骨干隊伍，有較好的工作基礎(chǔ)。開展電子文件歸檔也要以人為本，形成一支隊伍，以做好此項工作。

由于大多數(shù)計算機(jī)與信息管理人員對檔案工作較為陌生，不像原紙質(zhì)檔案工作人員那樣對立卷歸檔工作駕輕就熟，而原紙質(zhì)檔案工作人員又對網(wǎng)絡(luò)業(yè)務(wù)計算機(jī)技術(shù)不熟悉。所以，計算機(jī)與信息管理人員應(yīng)與原紙質(zhì)檔案工作人員，在電子文件歸檔上達(dá)成共識。依靠原紙質(zhì)檔案立卷工作人員，重新建立歸檔工作隊伍。

由于整理紙質(zhì)檔案大多采用手工操作的方法，這與電子文件處理手法相差甚遠(yuǎn)，重新建立的歸檔工作隊伍，應(yīng)加強業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和技術(shù)培訓(xùn)，盡快地掌握信息管理自動化的基本知識和技能，以擔(dān)負(fù)起電子文件歸檔工作的重任。

(作者單位：山東省菏澤一中)