基于Ｗｅｂ的模板式公文審批系統

摘 要：制造企業對公文審批過程自動化的要求是高效性和安全性，需要系統操作簡單，易與其他信息系統集成。公文審批過程中存在三個主要因素，即公文、角色和流程。在此基礎上構建出公文審批系統的模型，包括公文審批、監控、流程管理以及角色認證等模塊。為方便公文審批流程的管理引入模板的概念，最后通過開發出能夠與企業內其他信息系統集成的基于Web的模板式公文審批系統驗證了模型的合理性和有效性。

關鍵詞：公文審批；集成；模板

中圖分類號：TP311文獻標志碼：A

文章編號：1001-3695(2007)06-0289-03

制造企業內各部門之間的集成和協作主要通過紙質或電子文檔來進行。目前企業大多是通過人工送審、批閱、回復和歸檔公文，這種方式往往效率不高并且無法實時監控，從而容易造成延誤責任的不清晰。如果能夠采用信息技術，實現公文審批的自動化，將會極大地提高審批效率，減少審批時間，使企業的反應速度得到一定提高。

與工作流管理系統的概念類似［1］，公文審批系統的概念可以定義為部分或者完全實現了公文處理過程自動化的軟件系統。目前市場上有不少支持公文審批自動化的商業軟件，以Lotus Notes為代表，它采用了群件技術，能夠部分實現公文審批的自動化。但是作為OA通用解決方案，通常對制造企業用戶的特殊環境和要求支持不足，不容易與企業目前采用的其他信息系統集成。同時國內企業的行政、技術管理是比較復雜的，因此 對系統的靈活性也提出了較高的要求。

本文首先描述了企業公文審批的典型過程，介紹審批流程的基本要素并建立公文審批系統的模型。為滿足企業對公文審批過程的無紙化、自動化要求，結合公文審批的特點，開發了某機床廠PDM系統中基于Web的公文審批系統。該系統能滿足企業對公文審批過程的自動化和高效率要求，使得公文能夠及時、安全地在企業內部得到審批和回復，提高了企業效率。

1 系統模型

1.1 公文審批流程

（1）公文。它指的是審批的對象，包括兩部分內容，即公文原文和對公文的批示記錄。公文通過電話、E－mail、即時通信等工具在工作人員之間傳遞。

（2）角色，即公文審批所涉及的工作人員，根據人員在審批過程中的位置和作用，定義為公文發出人、一般審批人、終點審批人。公文發出人是公文的發出人，終點審批人是公文的最后一名審批人，審批流程內的其他人員都視為一般審批人。

（3）流程，公文審批的核心。它可以抽象為有向圖，節點表示審批人員，節點之間的連接線表示審批人員的次序和連接關系。每個節點都代表一名實際的工作人員，需要記錄姓名、權限、前后節點信息。

流程有很多種類型，文獻[2]中共介紹了20種控制流程類型，通過對制造企業的調研，作者發現企業公文審批中經常出現的是其中的基本控制流程，共有五種：

①Sequence——串行；

②AND－split——一個任務完成后開始后續的所有任務；

③AND－Join——只有前面的任務全部完成后續的任務才開始；

④OR－Join——前面任務中只要有完成的，后面的任務就開始；

⑤OR－Split——一個任務完成后開始后續任務中的一個［3］。

復雜的審批過程大多可以通過基本控制流程的組合來實現。為了實現對審批過程的基本控制，還需要定義相應的判斷及控制規則（Rule）來處理上述幾種控制類型下的公文發放、批示和反饋行為（Action）［4，5］。圖1是公文審批流程的一個例子。

圖1 公文審批流程

1.2 公文審批系統模型

公文審批系統不僅只有審批流程，還需要有管理、安全及監控機制。另外，結合制造企業實際，最好能與企業內其他的信息化系統（如PDM系統）集成。圖2為公文審批系統模型。其主要功能如下：

(1) 流程定義、管理。審批流程必須由管理員事先定義好之后方能使用。為方便管理，還應該提供修改、刪除、重用等功能，定義好的流程信息包括角色定義、人員信息和審批次序，存放在數據庫中。

(2) 安全機制/權限管理。用戶登錄后需要通過安全機制審核其權限，識別用戶的角色；只有角色的權限符合公文審批流程的要求，才可以對公文進行審批；否則將不能看到公文。

(3) 流程監控。監控功能可以使公文的發出者知道公文目前所在位置以及狀態（已審批/尚未審批）。

(4) 公文歸檔。經過審批的公文屬于正式的文檔，必須加以歸檔，以便日后查詢或者審計。歸檔的文件包括公文原文、附件以及批示的詳細記錄。

(5) 與其他信息化系統集成。由于制造企業往往還使用其他的信息系統（如PDM），公文審批系統需要通過接口與其他系統集成。

圖2 公文審批系統模型

2 系統實現

2.1 流程改進

為了加強對公文審批流程的管理和控制，引入模板（Template）的概念。公文審批流程模板是由管理員定義的，用戶使用的實際公文審批流程是模板的實例，實例必須通過模板生成。

具有權限的管理員通過模板管理系統來定義和管理模板，創建模板集。

用戶A進入公文流轉系統后，可以從顯示的模板集列表中選擇自己需要的類型，進入公文編輯界面，輸入所要審批的公文。發出者只需選擇模板即可，公文的接收人B的地址會自動從數據庫中進行讀取。因此，可以實現一定的自動化。接收人B進入自己的E－mail系統收到新的公文，對其進行審核、甄別，將審批意見寫入公文中，批示同意或者不同意。如果批示同意，系統將公文自動傳送給流程模板中已經定義好的下一個審批人C；如果批示不同意，系統會將公文自動回復給發出者A，通知其公文已被否決，讓其進行修改或者撤銷該公文。需要特殊處理的是公文的最終審批人，如果其批示同意，公文將會自動回復給最初發出者，通知他公文已經通過了所有必需的審批人員批復，得到了最終同意，同時將該公文歸檔；如果不同意，與一般審批人類似，仍會返回前一審批人。

公文的最初發出者可以通過監控工具知道公文目前的狀態，包括處在哪個節點，是否已經被批復或者等待批復。

改進后的流程較好地解決了企業對公文審批自動化安全和快速的要求。其中人員管理、權限控制功能可以直接利用企業目前使用的PDM中的人力資源系統來實現，實現了與現有信息系統良好的集成。

2.2 系統結構

系統設計的基本思路是利用E－mail作為公文信息載體，由管理員建立公文審批流程模板，公文發出者利用模板創建公文審批流程的實例。

系統分為兩個模塊和一個接口，即公文審批流程模板管理模塊和公文審批模塊及與PDM其他系統相連的接口。圖3為系統的結構圖。

圖3 公文審批系統的結構

模板管理模塊用來管理公文審批流程的模板。在該模塊中，具有權限的管理員可以新建、編輯、刪除、復制公文審批模板，定義好流程設計的人員以及各個審批人的人員信息，前后審批人，同時建立起公文審批流程的模板集，并以圖形的形式顯示。在該公文審批模塊中，用戶可以將公文審批流程的模板進行實例化，形成實際運行的審批流程，公文按照2.1節介紹的過程得到審批并存檔。

接口：本系統中公文流審批模塊是結合在企業內部E－mail系統中的，因此需要留出接口與PDM的email系統相連。人員的管理直接使用PDM中相應的模塊來實現。

2.3 模型驗證

（1） 流程定義、管理。系統通過模板來實現流程的定義和管理。公文發出者只能通過模板創建公文的實例，啟動審批流程。該方式可以很好地利用管理員和普通用戶的權限不同來對流程進行管理。只有管理員可以對公共數據庫進行操作，這很容易地實現對公文流轉的流程進行控制，普通用戶只能使用數據庫，避免了流程的隨意性，實現了管理層和用戶層的嚴格定義和區分。同時，采用模板的復制功能可以很方便地創建與原模板相似的模板，實現了一定的知識重用。

當建立、修改、復制以及使用公文流程時，如果沒有圖形化的顯示頁面，將很容易因為不直觀而使用戶選擇的數據出錯，影響流程的準確使用。本系統采用VB開發的COM組件，能夠實時地顯示管理員對公文審批流程的修改，包括公文流轉涉及的審批人員（公文發出人、一般審批人、終點審批人），人員之間的連接關系。另外，還可以對人員之間的關系進行簡單的邏輯判斷，如自動判斷公文發出人的節點類型等。

（2）公文的監控。本系統提供了圖形化的公文監控功能。通過該工具，公文的發出者可以清楚地知道公文目前正在哪個審批人手中等待處理，已經被哪些審批人處理，尚未到達哪些審批人手中。該功能對提高公文的時效性有著很大幫助，結合E－mail系統，發出者可以及時地發送E－mail通知擁有公文的審批人對公文盡快進行批示，這樣使公文審批的效率得到很大提高。

（3）安全機制。安全性需要考慮兩方面，即角色的權限和公文的安全。

系統采用電子簽名的方式進行公文審批人員的權限進行認證［6］。因為實際的流程必須通過模板生成，所以建立模板時，對審批人員的選擇可以視為對用戶權限和簽名的定義，可以保證只有管理員在模板中定義的審批人才會看到公文，未經定義的人員無法看到公文。

公文通常放置在E－mail的附件中，為了防止公文丟失或者被惡意修改，附件的管理必須遵守以下規則：

①公文發出者的附件能夠下載，但不能刪除，這樣就可以避免有人故意修改原來的公文內容。

②審批人員可以上傳自己的附件。

為了防止對已經審批過的公文進行重復審批，避免版本沖突，系統將會對此類公文進行標記。一旦審批人對公文進行了審批并發出了批示通知，該公文將只能讀，而不能再進行重復審批。

（4）公文歸檔。審批過程中的公文由于屬于正式的文檔，必須加以歸檔，以便日后查詢或者審計。歸檔的文件包括公文原文、附件、各個人員的詳細批示記錄。

歸檔通常在審批流程的最后一個人員批示同意之后。當最后一名審批人同意某公文后，再點擊同意，將該公文返回最初的發起人，同時將該公文標記設置為已處理完畢，此時，公文處于待歸檔狀態，發起人讀到回復后，即可將該公文進行歸檔。

3 應用實施

在某機床股份公司產品開發部使用的面向產品開發信息系統的公文審批系統中實現了本文所提出的公文審批管理思想。系統采用B/S架構，使用ASP和SQL Server 7開發。

企業需要的是自動化的審批系統，而本系統自動尋找前后審批人員的地址可以滿足此要求，把用戶從復雜的操作中解放出來。公文被批復之后，文檔可以不經用戶手工選擇直接進入后一審批人（同意）或下一審批人（不同意），因此能夠提高用戶的審批速度和效率。

以往審批人員把很多時間花費在路上或尋找文檔，實施該系統后，可以把更多的精力放在公文內容的制定或審批上。系統界面如圖4－7所示。

圖4 公文審批流程模板管理界面

圖5 用戶選擇頁面

圖6 公文審批頁面

圖7 公文監控工具

4 結束語

本文對公文審批的流程進行了建模，在此基礎上開發出了基于Web技術的模板式公文審批系統，基本思路是通過審批流程模板模塊和公文審批模塊來實現建立的公文審批系統模型，通過接口與PDM系統的其他功能相連，基本能夠滿足企業對公文安全和快速審批的要求。

本文中所涉及到的圖表、注解、公式等內容請以PDF格式閱讀原文。