檔案工作標準應更具有可操作性

檔案工作標準化是檔案工作現代化的重要內容和前提條件。目前，我國檔案工作標準體系還不夠完善，主要表現在一些標準之間相互銜接不夠，行業標準、地方標準與國家標準之間的關系沒有完全理順，有的不同標準之間甚至有相互矛盾、相互抵觸之處，影響了實際工作的開展；同時，檔案工作標準化開展的時間較短，有的標準仍不夠成熟，缺乏高度概括性，可操作性較弱，沒有統一的國家標準等等。

一、從檔案工作的實際發展需要出發，制定檔案工作標準

作為企業檔案管理部門要加強檔案工作的標準化，一方面要解決各類檔案工作標準的研究制定問題，另一方面則需抓住時機，抓住重點，以點帶面，逐步實施。檔案工作標準的制定必須有一定的預見性，能夠超前于實際需要是最理想的，至少應與實際工作同步，不僅要注重檔案管理業務環節的標準化，也要加強檔案事業管理的標準化。隨著市場經濟的發展、企業的工作不斷發展、變化，如果企業檔案分類不科學、不合理，那么企業的檔案管理就會混亂無序，編目、統計、鑒定等工作就會受到嚴重影響，檔案信息資源的開發利用就會碰到諸多困難，管理現代化就更是無從談起。

二、制定檔案工作標準的原則

1、統一性原則。檔案工作標準的制定，是為了在一定范圍內協調統一各項檔案管理業務。不同的檔案業務標準，應該是相互協調、相互一致的，并且要以國家標準為基礎。

2、實用性原則。檔案工作標準的制定要在充分調查研究的基礎上，根據實際需要，分清輕重緩急，有針對性地研究制定有關標準，使制定的標準更具有可操作性。以北人股份公司為例，公司2003年遷入北京經濟技術開發區后，組織結構發生了變化，分類工作已不能仍然沿用傳統的做法。一些專、兼職檔案人員在具體工作中往往感到執行《工業企業檔案分類試行規則》時有難度，不好操作，特別是在作檔案分類類目標識時更是無從下手。根據兼職檔案人員反饋的信息，檔案管理部門的檔案專業人員深入分公司、子公司進行調查了解，將了解到的信息與公司的實際相結合，依據《工業企業檔案分類試行規則》，編制出了北人股份公司的《企業檔案分類規定》。

3、效益性原則。檔案工作標準的制定應著眼于更好地發揮檔案工作的社會經濟效益，決不能為了標準本身而制定標準。要重視研究檔案工作標準的體系，注意發揮檔案工作標準的整體效益。

三、分類應力求簡單明了

進行企業檔案的分類，既不是為了純理論的探討，也不是徒具形式地為分類而分類，從根本上說它是實際工作的需要。所以，并不是越復雜、越繁瑣的分類就越好。反之，在分類層次和類目名稱、標識等方面，應盡可能做到簡明、適當，便于理解、掌握和使用。因此，北人股份公司在編制《企業檔案分類規定》時對檔案分類類目標識做了詳細的說明，同時標出示例，收到了很好的效果。例如：

作者單位：北人股份公司