企業(yè)應(yīng)重視商業(yè)秘密檔案

企業(yè)是市場經(jīng)濟(jì)的主體，是利用知識產(chǎn)權(quán)——商業(yè)秘密的主戰(zhàn)場。商業(yè)秘密是知識產(chǎn)權(quán)家族的獨(dú)立成員，是人們智力活動的成果。是一種無形財(cái)產(chǎn)，具有客觀經(jīng)濟(jì)價(jià)值，對于企業(yè)的存在和發(fā)展有著莫大的影響。因此，加大商業(yè)秘密及其檔案管理的力度，有利于企業(yè)對專有技術(shù)的控制和壟斷。

一、商業(yè)秘密檔案及其種類

商業(yè)秘密檔案記錄著原始持有人通過投人時間、資金、勞動等所創(chuàng)造的勞動成果，其目的是為了借此獲得維護(hù)競爭地位的優(yōu)勢。它具有原始性、憑證性、秘密性、利益性和保密性等特征。筆者認(rèn)為，對于企業(yè)來講，最重要的是它的秘密性。商業(yè)秘密檔案是企業(yè)在生產(chǎn)、科研和經(jīng)營等活動中形成的技術(shù)信息(工藝流程、技術(shù)配方、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)等)和經(jīng)營信息(經(jīng)營決策等)，它能為企業(yè)帶來現(xiàn)實(shí)的或潛在的經(jīng)濟(jì)利益或競爭優(yōu)勢。因此，將商業(yè)秘密檔案及時歸檔保存，控制知密范圍，采取必要的技術(shù)防范措施尤其重要。如，可口可樂配方就是被嚴(yán)加保護(hù)的商業(yè)秘密。當(dāng)然其憑證性的價(jià)值不可低估，一旦發(fā)生侵權(quán)行為，商業(yè)秘密檔案是向行政執(zhí)法機(jī)關(guān)或法院舉證的有力證據(jù)，如保密協(xié)議、合同等。

商業(yè)秘密檔案可分為四類：即技術(shù)信息、商務(wù)信息、管理信息和社會信息。技術(shù)信息是指以新技術(shù)、新產(chǎn)品、新工藝和新材料及其系統(tǒng)的研究開發(fā)為內(nèi)容形成的文件材料：商務(wù)信息是指以商品采購、銷售、營銷網(wǎng)絡(luò)和經(jīng)營渠道為內(nèi)容形成的文件材料：管理信息是指以經(jīng)營者提高勞動生產(chǎn)率。節(jié)約原材料、降低能源消耗和促進(jìn)生產(chǎn)要素優(yōu)化組合為內(nèi)容形成的文件材料；社會信息是指以治理污染，促進(jìn)環(huán)境和生態(tài)平衡等研究開發(fā)成果為內(nèi)容形成的文件材料。

二、商業(yè)秘密關(guān)系到企業(yè)的生存與發(fā)展

在商場即為戰(zhàn)場的商品經(jīng)濟(jì)時代，企業(yè)要開拓、占領(lǐng)國內(nèi)外市場，保持競爭優(yōu)勢，求得生存與發(fā)展，不僅要重視提高企業(yè)的研發(fā)能力，還要加強(qiáng)對商業(yè)秘密保護(hù)意識，研發(fā)工作和商業(yè)秘密保護(hù)同步進(jìn)行，研制、開發(fā)擁有自主知識產(chǎn)權(quán)的核心技術(shù)，重視商業(yè)秘密及其檔案的保護(hù)，有利于企業(yè)對市場和專業(yè)技術(shù)的控制和壟斷。

任何一項(xiàng)研發(fā)成果可分為硬成果(即樣品)和軟成果(即成果性科研文件)兩類。在實(shí)驗(yàn)觀測活動中會產(chǎn)生各種原始數(shù)據(jù)、實(shí)驗(yàn)觀察記錄和實(shí)驗(yàn)測試記錄，它是科研成果的依據(jù)，也是驗(yàn)證科研成果的憑證，對科研成果具有重要的補(bǔ)充作用：在實(shí)驗(yàn)分析過程中會形成實(shí)驗(yàn)報(bào)告、分析計(jì)算，以及階段性成果，另外還有以研發(fā)實(shí)施階段中產(chǎn)生的成果為基礎(chǔ)，經(jīng)過整理、加工、理論深化而產(chǎn)生的成果報(bào)告或科學(xué)論文，它們都是研發(fā)成果中的核心技術(shù)，既屬于研發(fā)成果的精華部分，又屬于企業(yè)的商業(yè)秘密，是企業(yè)檔案部門收集、歸檔及保密的重點(diǎn)。值得注意的是，有的研發(fā)活動并沒有達(dá)到預(yù)期的結(jié)果，但這些材料也要注意保存。企業(yè)要避免商業(yè)秘密被侵犯，必須未雨綢繆，全力預(yù)防。加強(qiáng)對商業(yè)秘密及其載體——商業(yè)秘密檔案的保護(hù)力度勢在必行。

從目前來看，企業(yè)商業(yè)秘密被泄露、竊取主要有兩種情況：一是在職職工把本企業(yè)的技術(shù)、經(jīng)營等信息透露給某些單位，某些單位在非法獲取后，生產(chǎn)同類產(chǎn)品，給原企業(yè)造成重大損失：二是掌握企業(yè)技術(shù)、經(jīng)營等信息的職工，離開本企業(yè)后，作為技術(shù)人才跳槽到某些單位，或把技術(shù)、經(jīng)營信息轉(zhuǎn)讓給某些單位等，為某些單位從事生產(chǎn)經(jīng)營活動提供技術(shù)指導(dǎo)，使原有企業(yè)競爭成本增加，市場份額縮小，經(jīng)濟(jì)效益下降。

侵犯商業(yè)秘密是市場經(jīng)濟(jì)條件下的經(jīng)濟(jì)違法行為，其結(jié)果不僅使企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益受到很大損害。更破壞了市場上的公平競爭。為了保護(hù)企業(yè)商業(yè)秘密和合法權(quán)益不受侵害，國家已出臺的有關(guān)保護(hù)商業(yè)秘密的法律有《反不正當(dāng)競爭法》等。法律對于商業(yè)秘密的保護(hù)，實(shí)質(zhì)上是允許原始持有人對于商業(yè)秘密進(jìn)行事實(shí)上的獨(dú)占，以此體現(xiàn)對其勞動成果的承認(rèn)和尊重，鼓勵人們在市場競爭中通過誠實(shí)經(jīng)營、發(fā)明創(chuàng)造獲取競爭優(yōu)勢。

三、企業(yè)的商業(yè)秘密意識

在激烈的市場競爭中。商業(yè)秘密是企業(yè)的生命。多擁有一份商業(yè)秘密，企業(yè)就多一份經(jīng)濟(jì)效益，多一絲生存和發(fā)展的希望。

1、領(lǐng)導(dǎo)要有保護(hù)商業(yè)秘密的意識

商業(yè)秘密是一種不安全的知識產(chǎn)權(quán)，只要企業(yè)維持住商業(yè)秘密的秘密性。就可以永久保持事實(shí)上的占有，因此，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要學(xué)習(xí)知識產(chǎn)權(quán)法律知識，提高知識產(chǎn)權(quán)法律保護(hù)意識，懂得企業(yè)如何利用知識產(chǎn)權(quán)發(fā)展自己，加強(qiáng)對專有技術(shù)特別是對技術(shù)難度大、其它企業(yè)在若干年內(nèi)不可能開發(fā)出來的專有技術(shù)的壟斷和控制，防止由于企業(yè)的疏忽、保密措施不當(dāng)或者大量公開制造、銷售含有商業(yè)秘密的產(chǎn)品，導(dǎo)致商業(yè)秘密喪失的現(xiàn)象發(fā)生；要懂得意識和利益有著直接的關(guān)系，重意識則利益不會受到侵犯，否則，企業(yè)就會有滅頂之災(zāi)。如兩步發(fā)酵法生產(chǎn)維生素C工藝就是一個典型實(shí)例：該工藝是我國某科研機(jī)構(gòu)取得的科研成果，瑞士、法國曾愿意出高價(jià)購買，未被允許。但幾天后，瑞士、法國兩國有關(guān)人員竟用幾元錢就輕而一舉地獲得了全部技術(shù)，原來他們從書攤上買到一本刊物，其中一篇文章詳細(xì)介紹了該項(xiàng)技術(shù)的研究過程、配方、計(jì)量等全部關(guān)鍵內(nèi)容，這樣的教訓(xùn)是多么慘痛，企業(yè)的經(jīng)營者應(yīng)以此為戒。

2、企業(yè)各部門、人員的商業(yè)秘密意識

商業(yè)秘密是一種無形資產(chǎn)，既與企業(yè)公開占有的動產(chǎn)不同，也與通過登記形式公開的不動產(chǎn)、專利等財(cái)產(chǎn)不同。商業(yè)秘密是通過自行保密手段，阻止他人以不正當(dāng)手段獲取商業(yè)秘密，確保企業(yè)為開發(fā)成果獲取商業(yè)秘密所付出的努力。以及由此帶來的競爭優(yōu)勢，從而促進(jìn)技術(shù)和經(jīng)營進(jìn)步。企業(yè)只有通過管理使之特定化。才能使人們識別出哪些是商業(yè)秘密。從而便于保護(hù)。在主觀上，企業(yè)必須將其作為商業(yè)秘密進(jìn)行管理：在客觀上，必須將商業(yè)秘密進(jìn)行管理的行為和狀態(tài)；在管理程度上，則以他人不采取不正當(dāng)手段就無法獲得的程度為必要。如確定企業(yè)商業(yè)秘密的范圍，明確告訴員工哪些是企業(yè)的商業(yè)秘密，在商業(yè)秘密文件上注明“商業(yè)秘密”之類的字樣，禁止無關(guān)的人員任意進(jìn)入有商業(yè)秘密的場所等，使其充分認(rèn)識到商業(yè)秘密對企業(yè)生存發(fā)展的重要性。并自覺加以保護(hù)。

制定嚴(yán)格的防范措施。與商業(yè)秘密的接近者簽訂技術(shù)保密協(xié)議、合同是保護(hù)商業(yè)秘密的重要形式，它既可以約定商業(yè)秘密的范圍，也可以約定雙方的權(quán)利和義務(wù)。根據(jù)企業(yè)內(nèi)部涉密人員工作性質(zhì)，可采取兩種辦法，對一般的涉密人員，可在勞動合同中簽訂有關(guān)保密條款，明確保密義務(wù)及涉密所應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任；對于特殊人員，如直接參加新產(chǎn)品研制或市場開發(fā)人員。不僅要簽訂保密條款。還應(yīng)簽訂競業(yè)限制條款。另外還要與因業(yè)務(wù)往來需要知悉技術(shù)秘密的業(yè)務(wù)相關(guān)人員和合法受讓人簽訂保密協(xié)議。確定雙方的權(quán)利和義務(wù)，未經(jīng)技術(shù)秘密合法擁有人的書面同意。不得披露、泄露或公開企業(yè)的技術(shù)秘密，不得利用該技術(shù)秘密進(jìn)行生產(chǎn)和經(jīng)營活動，不得進(jìn)行新的研究活動。各部門應(yīng)認(rèn)真收集、積累、保存企業(yè)在生產(chǎn)、科研等活動中形成的商業(yè)秘密檔案，對商業(yè)秘密保護(hù)的每個環(huán)節(jié)都應(yīng)予以重視，并制定配套的規(guī)章制度，確保商業(yè)秘密檔案完整、安全，及時向企業(yè)檔案部門辦理移交手續(xù)。切記，不采取保密措施的商業(yè)秘密是不受法律保護(hù)的。

3、檔案部門和檔案人員的商業(yè)秘密意識

企業(yè)要保守商業(yè)秘密，保持因開發(fā)商業(yè)秘密而取得的競爭優(yōu)勢地位，防止他人模仿利用的唯一措施就是致力于保密管理，可見保密管理本身具有刺激和保護(hù)信息開發(fā)的作用。作為保存企業(yè)財(cái)富和生命的檔案管理部門及管理人員。在工作中應(yīng)注意以下幾點(diǎn)。一是在思想上，要克服保密意識淡薄和麻痹大意的錯誤思想，防止“見密不識密，知密不保密”現(xiàn)象發(fā)生，要知道“蟻穴雖小，能潰大堤”：二是在制度上。要制定涉密檔案保密制度及保密措施。落實(shí)責(zé)任，嚴(yán)格涉密檔案的審批、使用程序，利用不能忽視保密工作，禁止借出涉密檔案；對于摘錄涉密檔案的內(nèi)容。檔案管理人員要認(rèn)真核實(shí)、登記其內(nèi)容，堵塞一切可能泄密的漏洞；三是在管理方式上。根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況，認(rèn)真確定室藏檔案的保密級別。加蓋保密章，涉密檔案要實(shí)行專人專柜保管。另外，檔案定密不能追求知名度，提高身價(jià)，隨意確定不僅不利于保護(hù)企業(yè)自身利益，還會適得其反；四是對涉密檔案實(shí)行動態(tài)管理，因?yàn)樯虡I(yè)秘密也有生命周期，要根據(jù)變化及時調(diào)整。以保持它的生機(jī)；五是對檔案部門的上網(wǎng)電腦嚴(yán)格控制，防止檔案信息通過互聯(lián)網(wǎng)傳輸失竊。檔案人員應(yīng)及時了解掌握企業(yè)科研、生產(chǎn)計(jì)劃及進(jìn)度，認(rèn)真做好企業(yè)涉密檔案的收集、整理、歸檔工作。尤其要重視研發(fā)過程中形成的原始記錄、工藝控制點(diǎn)、分析圖譜等，防止其游離于檔案部門之外。