對新時期高校檔案管理工作的思考

高校檔案是高校從事教學、科研、黨政管理以及其他各項活動直接形成的對學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。作為原生信息，它在高校的人才培養和科學研究諸領域發揮著基礎性的作用。隨著計算機技術和信息技術的大量涌入，給高校檔案工作帶來了新的機遇，同時也帶來了壓力和挑戰。如何適應新形勢，依據黨和國家關于檔案工作的方針、政策，對檔案工作進行科學化管理，更好地為國家高等教育和經濟建設服務，成了各高校檔案工作的主題。下面筆者根據目前高校檔案工作的現狀談談自己的建議。

一、高校檔案工作的現狀

（一）檔案現代化管理工作滯后

筆者認為，目前有些高校領導對新形勢下的檔案工作還缺乏足夠的認識和了解。比如：隨著高校辦公自動化的實現，大量的電子文件隨之產生，電子印章的啟用、網上檔案查詢等問題又隨之而來，這就要求檔案部門加快檔案現代化、信息化和檔案人才隊伍建設，實現利用現代化手段進行網上查詢、利用和檔案信息資源開發。但有些領導認為檔案工作不過是收集、整理、保管和借閱，用不著實現信息化，特別是在高校經費普遍不足的情況下，檔案現代化、信息化難以提到議事日程上來，有些高校在開發檔案信息資源，進行檔案現代化、信息化建設時存在著資金投入不夠的問題，財力、物力、人力不到位，無法購置檔案現代化設備、檔案人員得不到現代技術業務培訓等。這些大大阻礙了高校檔案事業發展，影響了檔案現代化、信息化的進程，使檔案“兩化”建設滯后于現實的要求。

（二）高校在機構機制、人才結構、用人機制上存在著一些問題

有的學校機構機制不完善，整個學校的檔案工作僅靠個別領導和一兩個檔案員支撐著，缺乏現代設備管理，檔案人員只能靠手工操作來忙于日常的檔案查詢利用，沒有時間去學習研究如何開發檔案信息資源，學習掌握現代化管理手段，更談不上時效等等。這就需要向領導宣傳建議，建立合理的人才隊伍并建議領導在用人機制上形成一套行之有效的以人為本的政策。

（三）教職工檔案意識淡薄，教學檔案歸檔不齊全，檔案利用率低

學校檔案，源于各部門每一個具體的工作。學校的教學檔案是在教學活動中所形成、積累的重要資源。教學活動的延續性、周期性，使教學檔案具有通用性的特點，成為交流教學和教學成果的重要工具。一個教師不但可以借鑒自己所積累的教學檔案提高工作質量，而且還可以通過查閱教學檔案吸取其他教師的長處。因此，開發利用教學檔案，是提高教學質量，發展教育事業的重要條件。但是，目前有的教職工并不十分重視檔案工作，認為材料是他們積累起來的應該由自己保存；有些人怕丟失、怕失密，不愿把材料交出來，特別是在教學中形成的電子檔案，部門教師認為存放在自己手里用著方便，不愿交到檔案室保存，造成這些電子檔案不能及時歸檔。因此，作為一名檔案工作者，應加強檔案的宣傳工作，宣傳《檔案法》及檔案工作的重要性進一步提高教職工的檔案意識，強化教學檔案的收集歸檔，提高檔案的利用率。

二、應采取的對策

（一）完善規章制度，強化檔案法制意識

通過各種方式、方法向領導宣傳，爭取領導對檔案工作的重視，通過宣傳使領導認識到高校檔案現代化、信息化建設迫在眉睫，并將檔案工作納入學校工作計劃、規劃，列入領導議事日程，加大經費投入。檔案工作所需經費，應單獨立項，列入學校預算，確保足夠的人力、物力、資源的配備，通過多種形式向全校教職工大力宣傳檔案工作的作用，提高全校教職工的檔案意識。同時，加強制度建設，確保檔案的齊全、完整、系統，要結合本校實際制定檔案的收集制度，歸檔制度，并納入教學、科研和管理人員的職責范圍，檔案人員要參與各項活動，使學校每項重要的教學、科研、黨政管理等工作，都有完整、準確、系統的文件材料歸檔保存。

（二）建立檔案管理網絡

努力建設一支適應時代要求的高素質的高校檔案管理隊伍始終是高校檔案工作的重點。因此，要提高高校檔案人員整體素質，必須重視對檔案人員的繼續教育，以知識的更新為主要內容，以提高檔案工作人員的個體素質，進而改善檔案隊伍的整體素質。在業務知識的學習中，特別是隨著現代化科學技術的突飛猛進，檔案管理技術也在日益提高，傳統的紙制檔案管理正向紙制檔案和電子檔案管理并重的新階段邁進，這就要求檔案工作人員要跟上檔案科技發展的步伐，不斷加強業務知識學習，積極探索檔案工作在實踐中的發展規律，運用科學的管理方法來指導現行的高校檔案工作。因此，檔案人員要經常參加本行業的業務培訓甚至外出學習，不斷更新業務知識，以適應飛速發展的信息時代的要求。同時，高校應建立由學校領導分管，校辦主任主管，專職檔案人員負責，兼職檔案人員配合的檔案工作網絡體系，這支隊伍要在學校綜合檔案人員的組織領導下，定期召開工作會議，研究布置工作，搜集匯總檔案資料，使每個專兼職檔案人員認識到檔案就在自己身邊，營造良好的檔案氛圍，為高校檔案工作的正常開展提供可靠的組織保障。

（三）強化教職工的檔案意識，發揮教學檔案為教學管理服務的功能

教學檔案，是在教學工作一系列活動中形成的，經過收集、歸檔保存，具有查考和利用的文件材料。傳統的教學檔案內容一般包括：教學檔案、教師業務檔案等。在現階段，多數教學檔案與現行的教學內容、教學方法和教學階段相適應，是對教學過程中逐個主要環節的原始記錄和統計，是教學活動的真實記錄，因此，教職工要提高認識，平時注重收集，按要求定期向檔案室移交，以確保教學檔案的齊全、完整，檔案員應根據教學檔案的特點，確定教學檔案的管理方案。應以集中統一為原則，明確教學檔案，特別是電子檔案（包括多媒體課件等）管理機制，實現教學檔案的統一齊全、及時歸檔，并實現教學檔案的信息化，縮短檔案利用時間，提高工作效率。同時建立學科和相近學科內的主要參考書目及內容簡介檔案。在教學檔案中，建立包括指定教科書，學生在本學科和相近學科內的主要參考書目及內容簡介的檔案供學生參考自學時查閱。

新時期教學檔案的作用，由過去被動反映教學的全過程，改變為不僅能正確反映，而且能對學生的學習過程加以引導的作用。教學檔案內容的擴展，使學生不拘泥于相同模式、相同層次下分數之間的比較，而是在更寬的范圍內根據其個性特點進行能力的比較，從而引導學生創新能力的形成。教學檔案更加豐富的內涵，使學校管理者和社會用人單位對學生素質的評估更為合理。評估中借助檔案，可獲得學生的創新能力、個性發展以及社會適應能力等方面極其有價值的信息，因此，收集、整理保管好教學檔案，并做好檔案信息的編研、開發和提供利用工作，是學校搞好改革建設與發展的重要因素。

為適應日益發展的信息時代的要求，高校應把檔案室建成各類數字信息資源庫，并逐步使其內容擴大到文件、資料、語音、視頻、圖形、圖像等更為廣闊的領域，從而使檔案信息資源庫通過計算機通信網絡連接成為關系國計民生的超大規模的戰略知識庫，使檔案真正為學校的各項工作服務。