城建檔案“金檔工程”的建設與實踐

一、引言

人類社會信息化的進程以及我國不斷推進的政治經濟體制改革深刻影響著城建檔案事業的發展，加大檔案信息資源管理力度，全面整合各類檔案信息資源，切實有效地推進傳統載體檔案數字化進程是檔案事業發展適應國家經濟建設和社會發展的必然要求，是新時期檔案事業發展的戰略選擇，是知識經濟時代檔案人必須面對的課題和要完成的使命。

城建檔案是一個城市各項建設發展歷史的真實記錄，是城市建設的科學依據和查考憑證，是城市規劃、建設和管理的基礎，所以說，數字城建檔案館是數字城市工程中必不可少的部分。國家檔案局、中央檔案館把數字檔案建設與服務工程作為“金檔工程”準備列入“十一五”規劃。通過實施“金檔工程”，全面提高檔案信息化水平，使檔案事業的發展適應國家經濟建設和社會進步特別是信息資源開發利用、電子政務建設等各項工作的要求。數字城建檔案館的建立，是利用信息化手段，對國家檔案館保存的檔案進行數字化加工和數據資源整合，建設各類專題數據庫，建設全國性、分布式公開檔案信息發布平臺和非公開檔案內部共享平臺，建立檔案信息資源深度開發和廣泛共享機制，充分發揮檔案信息資源的作用。

面對新的發展趨勢，保定市城建檔案館緊緊把握信息化發展的趨勢，立足工作實際，扎實推進城建檔案信息化建設進程。保定市城建檔案館管理信息系統是在保定市城建檔案館檔案管理實際需求的基礎上與河北工業大學合作開發的一套管理信息系統，其主要功能是實現城建檔案管理工作的計算機處理，如：工程項目檔案機上指導、竣工檔案的審驗登記、檔案信息入庫、檔案利用統計、檔案查詢檢索等，減輕人員的工作負擔，提高工作效率。

二、系統主要功能

為滿足城建檔案管理需要，保定市城建檔案館管理信息系統包括檔案信息采集系統和檔案管理利用系統兩個部分，其中，檔案管理利用系統又包括了項目登記模塊、資料接收模塊、項目管理利用模塊三個組成部分。系統實現了城建檔案館新聞公布、項目登記、項目接收、項目催繳、檔案利用、檔案查詢、檔案統計和檔案打印等功能。從網絡拓撲結構上看，整個系統平臺是一個星型結構，分為服務器端和客戶端兩個部分。客戶端以服務器端為中介實現數據的訪問與查詢操作；服務器端通過客戶端作為展示的平臺。這兩個部分是相互聯系在一起的，構成了一個完整的系統平臺，共同實現整個系統的操作，結構設計。

三、系統主要特點

保定市城建檔案館管理信息系統是以城建檔案館為核心，以館藏檔案資源為基礎，以計算機技術為載體，將現代的計算機技術與傳統檔案管理方式相融合的軟件管理平臺。它不僅具有容量大、速度快的特點，并且還具有保障城建檔案安全、充分開發城建檔案信息資源、提高工作效率和管理水平的特點，使城建檔案管理人員能夠為城市規劃、建設管理和社會發展提供高質量、高效率的服務。

l、建立電子文件歸檔系統，解決存儲檔案的電子化工作。從管理、業務、技術三方面出發，圍繞數字檔案信息采集、信息管理、信息利用與發布、信息安全與維護等內容分階段分步驟來進行數字城建檔案館的標準規范體系建設。

2、系統采用分布式體系結構（客戶／服務器（C／S）模式），全部數據管理采用開放式數據結構／接口設計，用于數據共享與數據交換，有利于檔案管理系統的升級、功能擴充。

3、系統在檔案管理中廣泛采用了報表技術，實現了對用戶編目時所需的資料文件內容的打印功能，提高效率和準確度。

4、系統使用OLE技術，實現了與Office的完美融合，數據經過該系統的分析處理后，可以直接導入到Ｗｏrd或Excel中形成文檔或表格，工作人員可以系統的處理結果并進行二次加工。

四、系統實踐

保定市城建檔案館藏檔案7萬余卷（冊），包括建筑、土地、規劃、地下管線等檔案以及記錄城市發展的錄像帶、照片、展覽資料等。

1、運用本系統實現了網上簽署責任書、接收檔案76項，并形成上報光盤，錄入已歸檔信息12337條目，實現檔案機上即點查詢；

2、利用計算機管理燃氣、電力、給水、電信等地下管線檔案16種專業，實現了利用竣工檔案計算機成圖，2006年起已向跟蹤動態管理邁進了可喜的一步。

3、建立了“三網”即局域網、電子政務網、互聯網，并正在建設“四庫”即檔案數據庫、圖文全保真信息庫、檔案信息摘要數據庫、多媒體數據庫。實現了網上信息處理、數據傳輸、統計瀏覽、提供服務。

4、完成了地下管線電子數據歸檔的試用接收工作，實行了傳統載體檔案與電子檔案“雙套制”管理方法。

五、系統創新

檔案信息資源的采集和開發必須緊密結合實際需要進行，才能創造出社會效益和經濟效益，達到檔案信息資源開發的目的。下面介紹本系統的創新要點：

l、合理的城建檔案管理信息流程關系、數據庫結構以及總體方案設計，具有良好的擴展性。系統涵蓋了城建檔案管理中的項目登記、項目接收、項目催繳、項目利用、項目查詢和項目統計等城建檔案館的全部職能工作，實現了城建檔案管理的統一性和集成性。

2、系統通過高度的智能識別，實現城建檔案項目級、工程級、案卷級、文件級及卷內電子文件瀏覽的管理。

3、系統提供對檔案信息的統計，檔案的管理和利用人員可以分析運用多年來對檔案利用量的統計數據，掌握檔案周期性的利用特點，為科學研究、編史修志等提供服務。

4、建設數字城建檔案館工程，擁有超大容量的分布式資源庫群，實現城建檔案館的全面聯合，成為真正意義上的數字城建檔案館。

六、結論

進一步建設檔案數字化工程，積極落實“金檔工程”，根據《全國檔案信息化建設實施綱要》的精神，以強化服務為宗旨，以改革創新為動力，以檔案工作現代化、信息化、數字化為先導，以檔案信息資源為核心，以擴大檔案信息資源開發利用為目標，積極把檔案信息網絡納入電子政務網絡系統，加大檔案信息資源管理力度，全面整合各類檔案信息資源，促進檔案信息資源總量增加，質量提高，結構優化；進一步樹立和落實科學發展觀，加快檔案信息資源建設，大力開發和利用檔案信息資源，建立和健全各類新型檔案服務機制，建立檔案信息資源開發利用工作的長效發展機制，積極推動檔案服務社會化，促進檔案信息內容服務產業發展，共同構建檔案信息資源共享體系，更好地為社會進步、城市發展服務。