工作分析參與人的角色探討

由于工作分析指對組織中的工作崗位進(jìn)行分析，并制定工作說明書和崗位規(guī)范，在組織中涉及的范圍較廣。在進(jìn)行工作分析時，需要得到組織中諸多層次的群體支持與配合，包括組織內(nèi)高層管理人員、中層管理人員，以及工作分析的對象及其同事、主管、工作分析員和工作分析顧問。那么，他們在工作分析中各自的角色是什么呢？

組織高層管理者的角色

第一，根據(jù)組織發(fā)展的狀況，提出工作分析的必要性，并在組織內(nèi)發(fā)起工作分析。在實(shí)踐過程中，組織最高層領(lǐng)導(dǎo)參與與否以及參與的態(tài)度，是決定工作分析成敗的關(guān)鍵。最高管理成員對工作分析的態(tài)度將直接影響到其他人員對工作分析過程的態(tài)度和配合難度。最高管理層對工作分析的需要程度與認(rèn)識，也決定著工作分析過程的發(fā)展。

第二，發(fā)布政策陳述、指示和進(jìn)行其他溝通，向組織內(nèi)傳遞有關(guān)信息，倡導(dǎo)工作分析過程。工作分析的過程需要組織內(nèi)高層管理者的直接倡導(dǎo)，其倡導(dǎo)程度與執(zhí)行的決心也直接影響工作分析的進(jìn)展和結(jié)果。例如，由人力資源部倡導(dǎo)和發(fā)起的工作分析過程與由總經(jīng)理直接倡導(dǎo)和發(fā)起的工作分析過程，對其他部門的管理人員、工作人員的配合度的影響是完全不同的。最高層管理者所直接倡導(dǎo)和關(guān)注下的工作分析，將受到組織內(nèi)絕大多數(shù)成員的重視，從而獲得更好的工作合作性。

第三，為執(zhí)行工作分析的多方面工作授權(quán)，在組織內(nèi)安排相應(yīng)的工作人員以協(xié)調(diào)、組織工作分析過程。如前所述，工作分析的過程需要人力、物力、時間，工作過程中經(jīng)常與需要分析的崗位任職者的工作安排有沖突。因而，需要事先決定工作分析的重要程度，在組織內(nèi)選派有影響力、有權(quán)力的管理人員協(xié)調(diào)工作中可能出現(xiàn)的問題，組織、安排工作分析的過程。

第四，為實(shí)施計劃建立時間框架，為工作分析過程明確時間要求。工作分析的過程最好能在一段持續(xù)的時間內(nèi)完成，并能盡快產(chǎn)生一定的成果，以便工作分析的結(jié)果能在實(shí)際工作中得到應(yīng)用；否則，可能在組織中產(chǎn)生不利的影響。同時，工作分析的過程也需要有計劃地進(jìn)行，因此，需要在真正的工作開始前制定工作分析的進(jìn)程和階段性的工作要求。

第五，工作分析中，有可能發(fā)現(xiàn)一些平時難以解決的問題，或者出于工作分析的進(jìn)程與工作需要進(jìn)行協(xié)調(diào)。高層管理人員需要密切注視工作分析的全過程，并解決在工作分析過程中可能出現(xiàn)的各種沖突。

組織高層管理者的角色，還應(yīng)包括為工作分析過程提供持續(xù)的支持，包括有形的和無形的支持。作為工作分析結(jié)果的驗(yàn)收者，任命他人或親自進(jìn)行審核，使工作分析的結(jié)果與實(shí)際工作需要相結(jié)合。

直線管理人員的角色

直線主管不但管理員工完成工作，而且在工作任務(wù)增減中扮演著重要角色。主管最終還要接受工作分析的成果，如工作描述和工作說明書，他們的參與能夠提高工作分析質(zhì)量。實(shí)際上，直線主管通過了解工作要求，可以作出明智的雇傭決策，如果直線主管不了解某一工作需要完成哪些任務(wù)、以及完成這些任務(wù)需要具備怎樣的技能，就很難招聘到合適的人員。

第一，在需要的情況下，協(xié)助人力資源專家實(shí)施工作分析計劃。在實(shí)際工作中，中層管理人員對各工作崗位最了解，一般也是工作分析結(jié)果最直接的使用者，因此中層管理人員最容易接受工作分析，也有能力承擔(dān)工作分析的部分工作。

第二，在必要的情況下參加工作分析，為工作分析提供相關(guān)的信息。工作分析經(jīng)常涉及中層管理人員在組織工作中的職責(zé)、角色，因此中層管理人員也是工作分析的對象，也需要按工作分析的要求接受信息調(diào)查，向分析人員提供有關(guān)崗位的工作信息。

第三，與涉及工作分析的員工溝通，增強(qiáng)員工對工作分析過程的認(rèn)可度。工作分析的過程中，選擇的信息來源是工作分析成功的重要因素，為了保證工作分析信息的準(zhǔn)確、有效，需要中層管理人員選擇勝任工作崗位、具備一定表達(dá)能力、能配合分析人員工作的員工接受工作人員的調(diào)查。

中層管理人員對所負(fù)責(zé)范圍的工作崗位的信息較為熟悉，在工作分析完成后也可能直接應(yīng)用崗位分析的結(jié)果。因此，需要審核和認(rèn)可工作分析過程中有關(guān)工作崗位的職責(zé)、任務(wù)、工作內(nèi)容、活動及工作流程的初期結(jié)果。

專業(yè)工作分析者的角色

有些工作分析的方法需要專業(yè)的工作分析者來提供。當(dāng)然，也可以對直線主管和任職者進(jìn)行培訓(xùn)，讓他們擔(dān)當(dāng)專業(yè)的工作分析者。但是，通常情況下，都是由外部的咨詢顧問或是公司人力資源部門的專業(yè)人員擔(dān)當(dāng)這一角色。工作分析者是具有良好訓(xùn)練、從事和指導(dǎo)工作分析的人員，通常是專家，是獨(dú)立工作的，既不是經(jīng)理也不是工作任職者，而是“圈外人士”。

第一，作為工作分析的承擔(dān)者，其首要任務(wù)，是根據(jù)工作分析的目的和預(yù)期結(jié)果，開發(fā)信息收集方法，以最有效的方法獲得所需信息。

第二，在調(diào)查階段中收集數(shù)據(jù)、信息，分析所獲結(jié)果。一個訓(xùn)練有素的工作分析人員，往往在工作分析中能敏銳地發(fā)現(xiàn)各種細(xì)小的問題，能通過有效的方式全面收集工作分析所需的信息，確保工作信息的分析過程順利進(jìn)行。

第三，根據(jù)實(shí)際工作的進(jìn)展，遇到問題時需要工作人員能從人力資源專業(yè)人士的角度研究和開發(fā)可達(dá)目的的因素，提供解決問題的方案。

至于根據(jù)信息收集過程和信息分析過程的結(jié)果，準(zhǔn)備或參加工作說明書等工作分析結(jié)果文件的編制，也是專業(yè)工作分析者的角色。

工作人員一般是以團(tuán)隊或工作委員會的形式工作，在團(tuán)隊中，工作分析人員應(yīng)該能做到相互溝通、交流，以監(jiān)督或協(xié)調(diào)工作委員會的工作。

由于在工作分析過程中充分了解了各方面的資料，并能從專業(yè)的角度解釋工作分析的結(jié)果，工作分析者在需要時應(yīng)能參與工會談判，向工會解釋員工對工作分析的過程和結(jié)果中產(chǎn)生的有關(guān)問題。

從以上的分析知道，專業(yè)工作分析者能夠觀察到，許多處于不同工作地點(diǎn)的不同任職者，在不同主管的管理下工作時的信息。專業(yè)的工作分析者還能夠閱讀各種相關(guān)的組織文檔與技術(shù)資料。因此，他們可以從這些非直接的二手資料中獲取非常重要的信息。還有，專業(yè)的工作分析者會比較全面地考慮到與之有關(guān)的各種法律問題。但是，盡管在實(shí)踐中有許多優(yōu)勢，也還存在一些局限性。

第一，在經(jīng)理和任職者的心目中，可能認(rèn)為工作分析者是外人，從而對分析者的知識、能力和可靠性產(chǎn)生疑慮。

第二，工作分析者實(shí)際上也可能缺乏具體的工作知識，尤其是在工作類型很多的組織中，他們很難了解某一職務(wù)的方方面面。同時，在確定某一職務(wù)究竟應(yīng)該包括哪些任務(wù)或活動時，他們常常會高度依賴自己的思維定式，通常是基于職務(wù)的頭銜，而不是充分考慮各種可能的信息之后做出決定。

第三，雇傭工作分析者（內(nèi)部員工或者是外部專家）也是比較昂貴的。

這里特別提出，工作分析外部顧問的角色，一是為管理層提出工作分析的建議、崗位分析的計劃、審核和檢查工作流程；二是與工作分析人員一起工作或在數(shù)據(jù)收集和分析、編制工作說明書、符合法律需要、建立系統(tǒng)的工作程序等方面提出建議；三是參與工資、薪酬管理的其他開發(fā)階段工作(工作評價等)；四是監(jiān)控工作分析的全過程，使之能按預(yù)定計劃進(jìn)行。

直接任職者的角色

職務(wù)的任職者，就是擔(dān)任現(xiàn)在職務(wù)的人，有著與工作有關(guān)的最直接的知識。由于工作任職者最大的一個優(yōu)點(diǎn)是他們熟悉工作任務(wù)和工作環(huán)境，而且也容易接受工作分析過程，通常通過接受面談或是調(diào)查問卷，做出回答并且也愿意參與到工作分析中去。

第一，參加數(shù)據(jù)收集（如填寫調(diào)查問卷、參與工作分析面談）。當(dāng)向員工清楚地解釋工作分析的目的和要求后，需要員工在工作分析的過程中給予配合，如及時、按要求填寫調(diào)查問卷、配合訪談過程，向工作分析人員提供其他可能的信息等。

第二，在公司政策允許的情況下，參與工作說明書草案的制定。由于工作任職者對于工作說明書是否符合實(shí)際情況及其合理性有絕對的發(fā)言權(quán)，讓員工參與制定工作說明書的草案，會有利于確保工作說明書的準(zhǔn)確性，并提高員工對工作分析過程和工作說明書的接受程度。

在工作分析的過程中，一般需要組成一個工作委員會來協(xié)助、監(jiān)控工作分析的過程。在工作委員會中，需要有員工參與，以獲得全體員工對工作分析公平性的認(rèn)同。同時，還可允許普通員工參加審核委員會對工作分析的結(jié)果進(jìn)行驗(yàn)收。

但是應(yīng)該看到，工作任職者可能缺乏知識或必要的洞察力，特別是試用期員工和臨時工。一些員工沒有能力描述他們的工作任務(wù)及推斷工作必須的KSAO。另一個潛在的局限性是他們獲取信息的動機(jī)和準(zhǔn)確性。因?yàn)楣ぷ鞣治雠c人力資源管理活動——如績效評價與薪酬有關(guān)，因此，任職者本人，甚至在一個更小的范圍內(nèi)，他們的主管為了能夠讓組織給予的報酬水平更高，或者得到的更多尊重，也通常會故意夸大職務(wù)的職責(zé)。但是，應(yīng)該看到他們的參與帶來的好處。首先，他們掌握了與職務(wù)有關(guān)的最新的、最精確的信息；其次，通過讓他們參與進(jìn)來，直線主管和任職者本人才有可能就組織對該職務(wù)的期望達(dá)成一致意見；再次，他們的參與有助于增強(qiáng)雇員對于過程公平的認(rèn)同，也有助于減少基于工作分析的結(jié)果，而引發(fā)組織變革過程中可能出現(xiàn)的員工抵制情緒。

顧客的角色

顧客滿意是組織十分重視的一個戰(zhàn)略目標(biāo)，所以，應(yīng)該重視顧客意見。在工作分析實(shí)踐過程中，這種做法并不多見。從顧客中收集信息，與其說是一項(xiàng)人力資源管理，還不如說是一項(xiàng)有效活動。比如說，在大多數(shù)的便利店中，收銀員與顧客之間的距離比兩個收銀員的距離近得多，而經(jīng)理人員則遠(yuǎn)離現(xiàn)場。對于這種工作來講，組織在進(jìn)行工作分析設(shè)計或者對員工的工作業(yè)績進(jìn)行評價時，就要考慮到顧客的意見，并充分重視顧客的視角。

工會的角色

工會作為工作人員利益的代表，在工作崗價分析過程中也起著一定的作用，有時能決定對崗位分析結(jié)果的接受程度。因此，在工作分析過程中，需要獲得工會的積極支持，保證資料收集的順利進(jìn)行。

在工作分析過程中，應(yīng)該有工會任命的代表與工作分析員一起參加工作分析的全過程，以保證工作分析的客觀性。在可能的情況下，需要工會代表或工會授權(quán)的代表參與工作說明書的編制。

工作分析的最終結(jié)果，也需要工會成員參與審核和認(rèn)可，表明工會對此最終結(jié)果的態(tài)度，以增強(qiáng)員工對工作分析結(jié)果的認(rèn)可度。

如果在工作分析過程中，工會代表認(rèn)為工作分析的過程或結(jié)果會損害工作人員利益，工會可能會代表員工的利益與管理層談判。

從以上分析中，我們可以發(fā)現(xiàn)，工作分析和工作描述的計劃涉及公司的每一階層，這就需要工作分析的參與人認(rèn)真扮演好自己的角色，需要大家的支持與合作，才能把工作分析做好。