建設電子政務 提高管理效能

劉紅明 鄭海龍 楊義勝

江蘇省共青團電子政務系統自2005年10月正式開通運行以來，全省各級團組織和廣大團干部依托這個統一#65380;開放#65380;安全#65380;高效的內部網絡辦公平臺，初步實現了網上辦公#65380;協同辦公#65380;遠程辦公和移動辦公，使辦文#65380;辦會#65380;辦事行為得到進一步規范，工作效率得到明顯提高，辦公成本大大降低，有力地促進了團務公開和機關作風的進一步轉變，推動了各級團組織規范#65380;有序#65380;高效地運轉#65377;團省委機關通過全面使用系統的各項功能模塊，基本做到日常事務網上申請#65380;網上流轉#65380;網上審批#65380;網上公開，大大促進了團內事務管理效能的提高#65377;

辦事程序更加科學規范#65377;電子政務不僅僅是將日常辦公事務機械地搬到網上，而是利用信息技術對管理程序的重塑#65377;江蘇共青團電子政務系統基于英特網建設，采用SSL傳輸加密機制和多重身份認證，軟件系統和中心機房全部由團省委規劃建設，運用OA群技術和集中部署方式，為全省每個縣級以上團委建立相對獨立的辦公自動化平臺，并采取分配用戶的方式向廣大基層團組織延伸#65377;系統緊貼團組織辦公的實際需求，由公文處理#65380;日常辦公#65380;人事管理#65380;公文交換#65380;信息發布#65380;團務公開#65380;在線交流和辦公輔助等八大子系統組成#65377;每個子系統均按照規范#65380;有序#65380;便捷#65380;高效的原則合理設置事務處理流程，事務申請#65380;流轉#65380;審批等過程嚴格遵循有關規章制度#65377;電子政務的推廣應用，不僅有效地克服了傳統辦公模式由于人為因素造成的主觀性#65380;隨意性，而且使團機關日常事務處理更加統一規范，為推進團機關的標準化管理奠定了基礎#65377;

事務管理更加公開透明#65377;團內電子政務通過互聯網建立各自相對獨立的辦公平臺，共同組成全省性的網上團務辦公室，通過網絡技術的應用和信息資源的整合，打破團組織上下級之間和團組織與團干部之間的界限，實現跨地域信息的集中管理#65380;及時響應和全面共享#65377;所有用戶均可通過登陸系統，在規定權限內方便快捷地從系統獲取各種需要的信息，查詢事務處理的過程#65380;意見和結果#65377;“團務公開”子系統，還可根據系統自動統計結果定期公布各級團組織和團干部的工作安排#65380;文電處理#65380;事務辦理#65380;物資消耗等情況#65377;與傳統團務相比，團內電子政務使日常事務處理更加公開透明，不僅有效地提升了團的上級組織和職能部門的監管能力，而且擴大了廣大團干部全面參與團內事務的知情權#65380;選擇權#65380;監督權#65377;

團干部責任意識明顯增強#65377;電子政務改變了日常團務運行的方式，使各級團的組織#65380;部門和團干部的職責#65380;辦事程序#65380;辦事過程#65380;時限#65380;辦事結果#65380;監督方式等均為系統用戶所知，所有團務處理的程序都一清二楚，每一個團干部的辦事情況都一目了然，每個流程處理的時間#65380;步驟#65380;進展情況也都可以即時查詢，事務發起人#65380;審核人和簽批人權責明確，事務處理流程環環相扣，處理意見在網上客觀記錄#65377;隨著電子政務的推行，網上辦公已成為廣大團干部必用的工作方式和自覺的工作習慣，這使團干部的工作責任意識明顯增強，團干部的積極性#65380;主動性#65380;預見性#65380;創造性得到進一步發揮#65377;目前江蘇共青團電子政務系統注冊用戶已突破20000人，全面覆蓋了全省專兼職團干部#65377;

事務處理周期明顯縮短#65377;電子政務系統為廣大團干部提供了現代化的辦公手段和應用工具，加快了信息傳輸的速度和事務辦理的節奏，節約了原來靠人力及傳統工作方式所消耗的大量時間和精力，將團干部從常規#65380;繁瑣#65380;簡單重復的事務性工作中解脫出來#65377;網上辦公#65380;遠程辦公#65380;移動辦公#65380;虛擬辦公室的實現，打破了日常工作的時空界限，加強了團組織之間以及團組織與團干部之間的即時溝通和雙向互動，使團內事務管理和服務更加精干高效，而且突破了地域間的局限，在全省范圍內實現資源共享#65380;信息互通，特別是打破了層級間的限制，工作部署#65380;工作交流#65380;督促檢查等都可以直接到達基層，一竿子到底，上下聯動，整體快速反應#65377;以公文處理為例，傳統發文模式一般經過擬文#65380;核稿#65380;簽發#65380;印刷#65380;郵寄#65380;簽收#65380;轉發等過程，由團省委下發一份公文至縣級團委至少需要7天時間，到基層所需的時間更長，而電子政務系統開通運行后，上述公文辦理過程基本可在當天完成，大大縮短了日常事務處理的周期#65377;

日常辦公成本明顯降低#65377;一方面電子政務使得團的各類信息資源數據庫互聯共享成為可能，也使得這些資源得到統籌管理和綜合利用，從而避免了資源閑置#65380;浪費和重復建設#65377;比如通過公文交換子系統，建成了全省團組織公文庫，匯集各級團組織的公文，在設定的共享范圍內，各級團組織可自主進行文件上傳#65380;查詢#65380;統計和維護，大大減少了傳統文檔管理的成本;另一方面，與傳統辦公模式相比，電子政務采用無紙化辦公，經初步測算，團省委機關僅收發文一項，紙張#65380;印刷#65380;郵寄等費用一個月可節省2萬元左右#65377;同時，由于管理更加規范科學#65380;程序更加嚴謹有序#65380;事務更加公開透明，從制度設計#65380;過程控制#65380;多重監督上減少了鋪張浪費現象的發生，團干部的節約意識#65380;當家理財意識也明顯增強#65377;

總之，電子政務建設是深化管理的一場技術革命，也是更新思想觀念#65380;轉變工作作風#65380;創新管理方式#65380;提高組織效能的重大變革，將產生廣泛而深遠的影響#65377;應將電子政務建設與效能建設有機結合起來，千方百計將電子政務系統用足#65380;用好#65380;用活，進一步放大電子政務的效應，使電子政務更大范圍地覆蓋到團的各級組織和各級團干部，更加緊密地融入團的日常工作，更好地促進團的自身能力建設，切實增強團組織的吸引力#65380;凝聚力和戰斗力，以技術創新#65380;組織創新#65380;管理創新不斷開創團的工作的新局面#65377;

(作者單位:共青團江蘇省委)

責任編輯:鄒宏儀