基于Ｅｘｃｅｌ ２００３／ＸＰ環(huán)境下的進(jìn)銷存管理信息系統(tǒng)的設(shè)計方案

[摘 要]論文以Excel 2003/XP環(huán)境為基礎(chǔ)，給出了進(jìn)銷存管理信息系統(tǒng)的單元格的實(shí)現(xiàn)方法與庫存信息的自動生成的VBA程序?qū)崿F(xiàn)方法，對中小企業(yè)實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息化管理具有很好的借鑒價值。

[關(guān)鍵詞]Excel 2003/XP；進(jìn)銷存管理信息系統(tǒng)；設(shè)計方案

[中圖分類號] F270.7

[文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A

[文章編號] 1673-0194(2006)09-0014-02

[收稿日期] 2006-06-30

[作者簡介] 朱順泉（1965-），湖南人，2004年上海財經(jīng)大學(xué)應(yīng)用經(jīng)濟(jì)學(xué)博士后出站，現(xiàn)為廣東商學(xué)院信息學(xué)院教授。主要研究方向：管理信息系統(tǒng)，信用評級與財務(wù)預(yù)警，投資決策與風(fēng)險分析等。

1 引言

目前市面上一般的進(jìn)銷存管理信息系統(tǒng)至少需要幾千元，而且需要大量維護(hù)費(fèi)用，購買現(xiàn)成的進(jìn)銷存管理信息系統(tǒng)，對于一個剛剛起步中小企業(yè)來說，是不可取的。是否可以開發(fā)出一個簡單易行的進(jìn)銷存管理信息系統(tǒng)呢？這里介紹在Excel 2003/XP環(huán)境下，來開發(fā)中小企業(yè)的進(jìn)銷存管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)中小企業(yè)的進(jìn)銷存信息管理的辦公自動化，這樣可以既省錢又省力地進(jìn)行企業(yè)信息化管理的建設(shè)。

2 進(jìn)銷存管理信息系統(tǒng)單元格的操作實(shí)現(xiàn)方法

這里我們要實(shí)現(xiàn)的是：一個小公司的進(jìn)銷存信息管理，假設(shè)每月的銷售記錄不超過1 000個數(shù)據(jù)，進(jìn)貨的記錄不超過50個數(shù)據(jù)，產(chǎn)品品種為5種，即AA、BB、CC、DD、EE。實(shí)現(xiàn)的步驟如下：

（1）創(chuàng)建銷售工作表

進(jìn)入Excel，單擊“文件”菜單，再單擊“新建”命令，創(chuàng)建一個新工作簿。在工作表sheet1上建立產(chǎn)品銷售報表，方法是單擊工作表標(biāo)簽sheet1，進(jìn)入工作表sheet1，在A1單元格內(nèi)輸入“日期”，在B1單元格內(nèi)輸入“購貨單位”，在C1單元格內(nèi)輸入“產(chǎn)品型號”，在D1單元格內(nèi)輸入“銷售數(shù)量”。用鼠標(biāo)雙擊工作表標(biāo)簽，改名為“銷售”，如圖1所示。

（2）創(chuàng)建進(jìn)貨工作表

在工作表sheet2上建立各類產(chǎn)品進(jìn)貨情況表，方法是單擊工作表標(biāo)簽sheet2，進(jìn)入工作表sheet2，在A1單元格內(nèi)輸入“日期”，在B1單元格內(nèi)輸入“產(chǎn)品型號”，在C1單元格內(nèi)輸入“進(jìn)貨數(shù)量”，再輸入相應(yīng)的數(shù)據(jù)。用鼠標(biāo)雙擊工作表sheet2標(biāo)簽，改名為“進(jìn)貨”。

（3）創(chuàng)建庫存工作表

單擊工作表標(biāo)簽sheet3，進(jìn)入工作表sheet3，在A1單元格內(nèi)輸入“產(chǎn)品型號”，在B1單元格內(nèi)輸入“進(jìn)貨數(shù)量”，在C1單元格內(nèi)輸入“銷售數(shù)量”，在D1單元格內(nèi)輸入“當(dāng)前庫存量”，在E1單元格輸入“最小庫存量”，在F1單元格輸入“進(jìn)貨提示”，在A2、A3、A4、A5、A6單元格內(nèi)依次輸入各產(chǎn)品型號，如AA、BB、CC、DD、EE，用鼠標(biāo)雙擊工作表sheet3標(biāo)簽，改名為“庫存”，如圖2所示。

（4）實(shí)現(xiàn)自動動態(tài)統(tǒng)計和進(jìn)貨提示

①自動動態(tài)統(tǒng)計：在“庫存”工作表中的B2單元格內(nèi)輸入函數(shù)“=Sumif(進(jìn)貨!＄B＄2:＄B＄51，A2，進(jìn)貨!＄C＄2:＄C＄51)”，用鼠標(biāo)單擊B2單元格右下角的填充柄不放，向下拖動至B6單元格進(jìn)行公式復(fù)制。同理，在C2單元格內(nèi)輸入函數(shù)“=Sumif(銷售!＄C＄2:＄C＄1001，A2，銷售!＄D＄2:＄D＄1001)”，用鼠標(biāo)單擊C2單元格右下角的填充柄不放，向下拖動至C6單元格進(jìn)行公式復(fù)制。在D2單元格內(nèi)輸入公式“=B2－C2”，用鼠標(biāo)單擊D2單元格右下角的填充柄不放，向下拖動至D6單元格進(jìn)行公式復(fù)制。

②自動進(jìn)貨提示：在F2單元格內(nèi)輸入公式“=if(D2

至此，當(dāng)前庫存情況的自動動態(tài)統(tǒng)計和進(jìn)貨提示工作便完成了。以后，每當(dāng)在“銷售”工作表或“進(jìn)貨”工作表中輸入一個數(shù)據(jù)，在“庫存”工作表中就自動統(tǒng)計出每一種產(chǎn)品的“進(jìn)貨數(shù)量”、“銷售數(shù)量”和“當(dāng)前庫存量”，并且會在“進(jìn)貨提示”欄內(nèi)自動提示哪種產(chǎn)品該進(jìn)貨了。

假設(shè)我們規(guī)定了各種產(chǎn)品的最小庫存量（AA，34;BB，100;CC，80;DD，20;EE，100），在進(jìn)貨表中輸入了產(chǎn)品的進(jìn)貨數(shù)量（AA，234;BB，1000;CC，360;DD，100;EE，600），在銷售表中輸入了產(chǎn)品的銷售數(shù)量（AA，201;BB，870;CC，300;DD，56;EE，398），打開庫存表，如圖3所示。

從圖中可以看出產(chǎn)品AA和CC需要進(jìn)貨。

（5）上述操作兩種改進(jìn)的方法

上邊舉的是一個簡單的例子。實(shí)際工作中，只要稍加修改，上例即可適合實(shí)際應(yīng)用。實(shí)際應(yīng)用時，為了少修改函數(shù)，可以虛擬進(jìn)貨和銷售記錄，如進(jìn)貨記錄為100個數(shù)據(jù)，可以虛擬為10 000或者更多（注：這個假設(shè)是可以去掉的，后面的程序中就體現(xiàn)了這一點(diǎn)），則在“庫存”工作表中進(jìn)貨數(shù)量欄的B2單元格內(nèi)輸入的函數(shù)可以為“=Sumif(進(jìn)貨!＄C＄2:＄C＄10 000，A2，進(jìn)貨!＄D＄2:＄D＄10 000)”。銷售記錄函數(shù)的修改同進(jìn)貨記錄。如果再添加產(chǎn)品品種，只需在“庫存”工作表中產(chǎn)品型號欄內(nèi)添入產(chǎn)品名稱，最小庫存量欄內(nèi)填入此產(chǎn)品的規(guī)定最小庫存量，其他各欄復(fù)制相應(yīng)的公式即可。

假如企業(yè)銷售的產(chǎn)品品種非常多，照上面的方法查看是否進(jìn)貨就不太方便，我們可以用如下辦法來解決這個問題：仍以上面的5個產(chǎn)品的例子為例，當(dāng)?shù)玫綀D3以后，選擇“數(shù)據(jù)”菜單，從下拉菜單中選擇“篩選”后，選擇“自動篩選”，如圖4結(jié)果。

從進(jìn)貨提示欄選擇進(jìn)貨，如圖5所示。這樣，就可以清楚地知道哪種產(chǎn)品該進(jìn)貨了。

3 進(jìn)銷存管理信息系統(tǒng)庫存信息的VBA程序自動生成實(shí)現(xiàn)方法

以上的操作過程是很繁瑣的，稍微一不小心就很容易出錯，為了避免這種情況的發(fā)生，提高工作效率，也可以通過Excel的VBA宏來實(shí)現(xiàn)。為此，編制VBA代碼如下，這樣就可以實(shí)現(xiàn)庫存信息管理的自動化。

Sub kc( )

Sheets(\"庫存\").Select

For i = 1 To 5

Range(\"b2\").Offset(i - 1， 0) = Application.SumIf(Range(\"進(jìn)貨!B:B\")， Range(\"A2\").Offset(i - 1， 0)， Range(\"進(jìn)貨!C:C\"))

Range(\"C2\").Offset(i - 1， 0) = Application.SumIf(Range(\"銷售!C:C\")， Range(\"A2\").Offset(i - 1， 0)， Range(\"銷售!D:D\"))

Range(\"d2\").Offset(i - 1， 0) = Range(\"b2\").Offset(i - 1， 0) - Range(\"C2\").Offset(i - 1， 0)

If Range(\"d2\").Offset(i - 1， 0) < Range(\"e2\").Offset(i - 1， 0) Then

Range(\"f2\").Offset(i - 1， 0) = \"進(jìn)貨\"

Else

Range(\"f2\").Offset(i - 1， 0) = \"不進(jìn)貨\"

End If

Next i

End Sub