話物業說檔案

王書增

物業有如人生，物業檔案猶如人事檔案，人事檔案記載了人的成長過程，物業檔案則記載了房產、設施、設備的變化歷程。說物業有如人生，是因為物業也像人一樣有它自己的壽命。如物業中的房產壽命按結構區分，時間長的鋼結構或鋼筋混凝土結構，不過百年；磚木結構樓平房，也就三五十年，維護好了，可相應延長壽命，否則屆時就要成為“危房”了。一度，我們的檔案工作重人輕物，對人事檔案有嚴格要求，從參加工作到提拔使用，從獎勵到評級，從考核到退休，都有詳細記載，較好地反映了一個人幾十年的歷程。而物業檔案雖說重要，但在實踐中，卻往往被放到次要地位。一是無專人管理。用時問誰誰搖頭，一問三不知；二是無專用處所存放。盡管物業檔案中，房產檔案最重要，卻往往雜亂無章地堆放，或與其他資料、物品混放，有時甚至難逃風吹雨淋的厄運；三是有借無還。領導一個電話，要哪幾棟樓的資料，立刻就要送到，無限期、無手續，造成檔案“遺失”。工作人員或領導崗位一旦發生變化，再查找資料就成了難題。

在物業檔案管理上，我們搞房管工作的，嘗過甜頭，也吃了不少苦頭。1９７1年天安門城樓大修工程驚動國內外，如果沒有相應的檔案資料參考，大修這樣一個復雜的木結構工程是難以想像的，而實際上只用了不到一年時間，就把這一巧奪天工的浩大工程完成了。盡管工程技術人員的作用功不可沒，但檔案資料在其中也發揮了特殊作用。北京市危房改造十幾年方興未艾，全市各類工程多年保持年竣工千萬平米以上，其中搶救、保留了大量歷史文化建筑。如果沒有歷史的記載，沒有大量檔案資料的查證，損失將是不可估量的。

在我們日常維修管理工作中，既有因檔案解決問題的例子，也有由于資料不全或檔案遺失造成工作被動的例子。上世紀８0年代后期，我們所接管了兩棟十八層居民住宅樓，其中一棟連續兩年室溫不達標，居民飽受煎熬、怨聲載道。熱力泵房一共負責同時竣工的三棟十八層居民樓供熱，偏偏安置拆遷戶的那棟樓暖氣不熱，熱的兩棟卻是建設單位的宿舍。居民便以為是熱力泵房搞鬼，弄得我們有口難辯。幸喜檔案發揮了作用，我們從供熱管道入口“按圖索驥”，一節管道、一個截門都不放過。終于查出了問題，原來是給回水管道的接口在施工中安裝反了。經過重新焊接調整，問題解決了，居民的誤會也消除了。而我們所管理的一個四層樓房的小學校舍檔案資料遺失，一次下水堵了，污水流向操場，由于沒有管道圖，下水管敷設比較深，只好盲目順墻橫挖，結果在樓房的四面墻外，挖了三面才找到堵塞處，既浪費了人力，又破壞了整體環境，成為檔案管理的一大教訓。

物業檔案管理是個復雜細致的工作，好人不愿干，懶人干不了。但物業檔案的管理在物業管理工作中確實又有著舉足輕重的作用，管理好了，受益的是業主；管理不好，吃虧的也是業主。物業管理從小處說，直接影響一方百姓的安居樂業、冷暖疾苦，從大里講，則關系構建和諧社會的宏大目標。我在房管所工作多年，從一般干部到所長、支部書記，在風雨交加的夜晚值班時，最怕的就是接到百姓電話，不是房頂漏水，就是屋里進水，于是立即帶領工人，頂風冒雨趕赴現場搶修。那些年，危房多，百姓意見大，什么難聽的話我們搞維修的都得聽著，不能還嘴，也不應該還嘴。

現在新房多了，但新房有新房的問題，特別是開發商一走了之，遺留下的質量問題有時比危房還棘手，使物業管理再次成了躲也躲不開的眾矢之的。好在這些年畢竟目睹了物業檔案管理發展的全過程，有經驗、有教訓，在痛定思痛之余，深感物業檔案管理再也忽視不得，而其關鍵就在領導人的檔案意識。所以，如今我們所堅持從接管物業起，就要接管好相關檔案資料，做到：人員再緊張，也要指定專人負責；地方再狹小，也要給檔案資料找個專柜存放；再大的領導，借檔也要登記，用畢歸還。如今，《中華人民共和國物權法（草案）》正在廣泛征求意見中。我們相信，一旦該法出臺，不會說話的物業檔案，在關鍵時刻將發揮“不鳴則已、一鳴驚人”的作用。

作者單位：北京市朝陽區朝外房管所