影響檔案館館藏資料管理的誘因分析

孟曉華

我國各級檔案館都收藏了大量的資料,且收集工作仍在進行,但在收集以及后期的管理中存在著資料收集的“圖書館”化,分類方法?標準的多樣化,管理的“檔案”化,利用的內(nèi)部化等諸多問題?出現(xiàn)這些現(xiàn)象其原因是多方面的,既有深層的歷史原因,也有現(xiàn)實因素?

一?缺乏可以借鑒的經(jīng)驗

在古代,由于階級等級?印刷技術(shù)的限制,形成的檔案?典籍遠不如今日浩瀚,又因為戰(zhàn)亂或其他原因,保存下來的有限?同時,檔案館(庫)是作為統(tǒng)治者進行有效統(tǒng)治的一個有力工具存在的,其收藏是以“占有”?控制為目的的,只強調(diào)收藏,不強調(diào)利用,其管理不成為一個問題?在國外,檔案館與圖書館等信息服務(wù)機構(gòu)有著很好的合作關(guān)系,檔案館的館藏以檔案為主,圖書?實物或其他用品占的比例很小,關(guān)于資料方面的論述很少?可見,如何對檔案館的資料進行管理,無論是國內(nèi)還是國外,除了借鑒檔案管理和圖書管理外,沒有可借鑒的現(xiàn)成經(jīng)驗?

二?體制的局限

由于我國檔案館的行政管理采用了集中統(tǒng)一?分級管理的 “條塊分割”的格局,館際之間并無職能上甚至協(xié)作上的必然聯(lián)系,各個檔案館是一些各自獨立且相互封閉的“點”,造成了中央級?省級?地級?縣級檔案館之間并沒有形成一個有規(guī)劃的檔案館網(wǎng),而是相對封閉的 “自給自足”,表現(xiàn)在館藏建設(shè)方面,片面地強調(diào)“大而全”?“小而全”,各級檔案館之間缺乏必要的合作?協(xié)作意識,這種體制直接影響著館藏資料的收集工作?

三?制度的不足

制度是一項工作開展的保證?制度不健全直接影響著工作開展狀況,而制度制定的不科學(xué)或不隨著時間?環(huán)境的變化而變化,則會成為阻礙工作發(fā)展的桎梏?影響檔案館資料工作發(fā)展的制度方面原因主要包括三個方面:

(一)檔案法規(guī)規(guī)章將各級檔案館的編制直接與館藏量掛鉤是影響檔案館資料量的一個直接原因?1985年2月,勞動人事部?國家檔案局聯(lián)合下發(fā)《地方各級檔案館人員編制標準(試行)》規(guī)定,檔案館的“編制人數(shù)應(yīng)隨館藏檔案(包括具有檔案價值的資料)數(shù)量的增減而相應(yīng)增減”,在經(jīng)費方面規(guī)定,以每卷檔案保管?保護費不低于2元計算?這些規(guī)定使檔案館無形中擴大了資料收集范圍,并抑制了檔案館資料淘汰的動力?

(二)制度制定的不科學(xué)?不少檔案館在確定收集資料范圍?制定資料收集制度時,沒有進行全面的調(diào)查?分析和選擇,使得收集資料范圍不明,收集工作比較盲目?

(三)制度不健全?制度的缺位是檔案館資料后期工作(即管理?利用等)跟不上的一個重要原因?關(guān)于資料的收集,各檔案館或與檔案收集部門聯(lián)合,或單獨均制定了資料收集制度,有的還將資料的收集列入單位的工作計劃和工作人員的目標責(zé)任制,但關(guān)于資料的后期管理如采用何種分類方法?淘汰標準?提供利用等方面沒有做出具體的規(guī)定?

四?理論研究滯后

在檔案界,無論是國內(nèi)還是國外,檔案管理及理論研究一直是人們關(guān)注的重點和焦點?而資料一被收集進館,好像就萬事大吉了?關(guān)于資料的研究,處于被人忽視的角落?而且即使有研究,一般也是實踐人員(從事資料管理人員)探討如何進行收集,重點應(yīng)該收藏什么資料,很少有人研究檔案館收藏的圖書資料與圖書館的圖書資料?單位資料室的圖書資料有什么區(qū)別,以及如何對檔案館的圖書資料進行科學(xué)的管理,如何開發(fā)利用等問題?截至目前,在檔案系統(tǒng)內(nèi),對檔案館應(yīng)該收藏什么資料認識不一,檔案館的館藏資料沒有一個公認的界定標準,關(guān)于它的分類管理?提供利用也是參照檔案或資料進行的?

五?“豐富館藏”之累

建國之初,我國檔案工作的基礎(chǔ)十分薄弱,存在諸多的問題,其中一個很重要的問題就是館藏問題,即館藏檔案數(shù)量少?質(zhì)量不優(yōu)?結(jié)構(gòu)不合理?尤其是在20世紀80年代初,我國普遍進行的撥亂反正?落實政策?編史修志使檔案利用出現(xiàn)了一個高潮,更把館藏問題突顯出來,“豐富館藏”自此成為各級檔案館的一個中心工作,一直延續(xù)至今?經(jīng)過20多年的努力,各級檔案館取得很大的成績,館藏檔案量的增長速度很快?同時,我們也看到,在大力豐富館藏過程中,由于沒有可依據(jù)的標準,加上急于求成心理,出現(xiàn)了擴大接收范圍?檔案不足資料湊等做法,檔案館的資料量突飛猛漲?舉例來說,豐臺區(qū)檔案館的資料量1984年為5878冊,到1990年則增至15859冊,短短七年的時間增長了3倍之多?

六?人的因素

(一)對資料認識不清?關(guān)于檔案館的館藏資料是什么,具體包括哪些類別,在檔案系統(tǒng)內(nèi)沒有一個統(tǒng)一的認識,直接把館藏資料等同于資料的大有人在?

(二)求多?求全心理?幾千年的小農(nóng)經(jīng)濟意識?“萬事不求人”意識在人們的頭腦中根深蒂固,在資料的收集上缺乏資源的共享和協(xié)作意識,一味地追求多?全?

(三)功利思想?在數(shù)量與質(zhì)量控制對比中,數(shù)量更容易讓人控制,也很能說明一定的問題?因此,在資料收集中,收集人員往往過多重視數(shù)量因素,忽略了檔案館資料收集的根本原則,擴大檔案資料的征集范圍,盲目追求館藏數(shù)量,使收集的資料出現(xiàn)過多?過濫現(xiàn)象?

(四)分類知識缺乏?檔案館的資料工作人員很少接受過資料及分類方面的培訓(xùn),館際之間也很少進行交流?

(五)資料意識薄弱,既包括檔案館工作人員的資料意識也包括社會的資料意識?人們對館藏資料的認知程度深淺不一,多數(shù)人認為檔案館是檔案的保管利用基地,資料是圖書館的事?在檔案系統(tǒng)內(nèi),資料工作長期以來一直處于補充?輔助地位,其工作條件也沒有得到充分的保障?社會上很多人對檔案館保存資料及什么樣的資料的情況不了解,其中不乏高素質(zhì)人群,如學(xué)者?公務(wù)員等?

作者單位:北京市豐臺區(qū)檔案局