為實物檔案定個位

段振強

所謂實物檔案，通常劃分為廣義和狹義兩種概念，廣義的實物檔案一般包括：榮譽類實物、失效的印章、著名人物的題詞、字畫，以及產品類實物等內容；狹義的實物檔案的概念則多指其中的榮譽類實物檔案。我們通常使用的實物檔案的概念一般為狹義概念下的實物檔案（特別是基層檔案管理部門）——榮譽類實物檔案。

榮譽類實物主要包括：獎旗、獎杯、獎牌、牌匾、證章、獎狀、證書、聘書、任命書、榮譽冊、光榮冊，以及象征一個單位或城市的鑰匙等帶有明顯榮譽性質的物品。這類檔案，真實、直觀地反映出一個單位在一定領域內取得的優(yōu)異成績和成果，是一個集體在某一時間段內辛勤勞動并取得成績的縮影和有效證明。然而，多年來，由于各方面的原因，實物檔案的管理工作一直遠遠落后于其他檔案門類的管理，而且比起文書、科技檔案的收集數

量、整理方法等方面更是相差甚遠。

一、實物檔案管理工作現狀

１、收集工作——相對規(guī)范，但是不能保證檔案收集過程中的齊全與完整

實物類檔案作為特殊載體的一種檔案門類，其獨特的形成規(guī)律成為該門類檔案在收集過程中，保障檔案齊全、完整的一個瓶頸。眾所周知，實物檔案（特別是榮譽類實物檔案）的形成具有明顯的偶然性，這是它在形成過程中不同于其他門類檔案的突出特性之一。這種檔案的形成完全違背了其他門類檔案在形成過程中“以自我為中心”的基本原則——即將本部門、本單位產生的獨一無二的文件材料作為收集工作的中心，兼顧其他的原則，完全以外來的材料作為收集工作的全部。正是由于收集材料的不特定、不可預見性，決定了實物檔案在收集過程中的齊全與完整難以保障。它根本無法像其他門類檔案一樣，為保障文件材料的歸檔率和完整率而在工作開展之初制定詳細、完備的歸檔計劃，明確歸檔責任人員，統(tǒng)一歸檔時間和要求，形成的偶然性是實物檔案的突出特征之一。此外，有些部門對經過大家共同努力，付出辛勤勞動、汗水和心血以后獲得的榮譽十分珍惜，倍加呵護，總希望時時刻刻將它放在自己眼前，似乎只有這樣才放心。如果有人想把它從自己身邊拿走，無異于搶走了他們的“心肝寶貝”，這樣的事情是絕對不允許發(fā)生的。為防患于未然，本部門在獲得珍貴榮譽實物后，不僅不會主動向機關檔案部門移交，而且還會處處提防檔案部門的登記工作。大概正是由于這種心結的緣故，因此，一個單位中保障實物類檔案收集工作中的齊全與完整，自然便成為一件“天方夜譚”的事情了。

２、保管條件——有所改善，但是依然滯后，無法滿足實物檔案妥善保管的需要

每一位檔案工作者都知道，保管條件的優(yōu)劣，直接關系到室存檔案的“生命周期”和利用價值。實物檔案的載體，涵蓋了紙、銅、鐵、鉛、木、石、布類、漆類、塑膠、玻璃、水晶等諸多材質。載體的特殊性，決定了這種門類檔案在保管要求上的多樣與嚴格。目前，隨著各立檔單位辦公條件的普遍改善，人們（特別是單位管理人員）保管、利用檔案的意識普遍增強，檔案保管條件也得到了明顯改善，基本滿足文書、科技等門類檔案的保管要求。然而，將由特殊載體構成的實物檔案，完全按照紙質檔案的保管條件進行收藏管理，顯得有些過于牽強。因此，實現實物類檔案的妥善保管，便成為了一種無奈。

３、利用工作——開展緩慢，利用面狹窄，不能充分發(fā)揮實物檔案的價值

眾所周知，檔案的管理工作通常包括收集、管理、利用三個部分，收集工作是做好檔案管理工作的前題和基礎；管理工作是保管檔案使其安全、完整的步驟；檔案的利用工作是檔案生命價值所在和根本目的。然而，在我們的現實工作中恰恰沒能充分體現出這一點。每一件實物檔案的背后都包含著本部門、本單位全體同志們的辛勤勞動，凝結著大家共同的心血和汗水，是本機關全體人員共同智慧的結晶，是上級主管（或相關）部門對本單位辛勤工作，取得突出成績予以肯定的直接體現。這諸多因素，使得成績的直接體現——榮譽實物獲得后，理所當然應該妥善、安全保管。然而，由于所獲得榮譽的載體各有不同，形狀不一，規(guī)格不等，再加上一些單位中沒有充裕的空間和位置來存放這些檔案實體，無奈之下，另外一種現象又隨之出現——榮譽實物在經過一系列的登記、匯報、展示以后，便安靜地“住進”機關檔案室安全（或者漂亮）的柜架上，此后便在人們的視線里消失，直到在記憶中淡忘。

二、改變現狀

１、加強檔案工作的宣傳力度，爭取部門主要領導關注檔案工作，是做好實物檔案管理工作的前提和基礎。

要做好機關檔案的宣傳工作，應從檔案法規(guī)宣傳和檔案工作為經濟建設服務的宣傳兩方面著手，從根本上提高本單位各級管理人員（特別是單位主要領導）做好檔案工作的意識，使關心檔案工作成為一種自覺和習慣，從而達到全機關都重視檔案工作的局面。

任何一項工作的開展，離開了單位領導的重視與支持都是難以做好的，實物檔案的管理工作也是如此。各級領導要重視這項工作，年初在布置全年工作時將該項內容提到議事日程上，年終進行相應的考核與驗收。切實將實物檔案的管理融入檔案工作范疇，明確實物檔案是本機關檔案全宗不可缺少的一個門類和組成部分。讓每一個獲得實物檔案的部門或個人，時時繃緊及時歸檔這根弦，將實物檔案取得后的及時歸檔工作形成一種習慣和風氣。同時，加快本單位實物檔案管理制度化進程，制定出具有本機關特色的各門類檔案管理制度，建立并切實履行實物檔案的登記、移交、歸檔及專人負責、專室保管制度，使實物檔案的收集、整理、歸檔、保管都有章可循，有據可依，從而實現實物檔案管理工作制度化、規(guī)范化。

２、加強檔案從業(yè)人員的職業(yè)道德和業(yè)務素質的教育，是管理好實物檔案的關鍵所在和基本保障。

作為一名合格的檔案工作者，不僅要有豐富的檔案業(yè)務知識，熟悉、了解本單位室存各門類檔案的內容，同時還應該清楚本單位本階段、本年度的工作重心和熱點問題，并且緊緊圍繞中心工作，有的放矢地提供服務，發(fā)揮室存檔案的作用；積極主動做好各門類檔案（特別是實物檔案）的收集工作，保障收集工作的齊全與完整。只有這樣，才能在本單位各部門甚至每個人的心中樹立檔案工作的形象，以自己的“有所作為”爭取到檔案部門在單位中應有的“位置”和領導同志們的信賴。

３、加快產業(yè)化進程，是徹底改變實物檔案保管條件和管理水平的一條可行之路。

用產業(yè)化機制推動檔案管理工作發(fā)展的管理模式，是一種建立在信息資料中心和檔案寄存基礎上的新的檔案管理模式，其具體做法為將檔案轉化為數字化信息，實體部分由具有專業(yè)化管理水平的有關人員或部門收集、整理和保管，對于數字化檔案信息部分，留存于檔案形成部門保管和利用。這種管理模式的優(yōu)勢在于從根本上解決了檔案管理工作中的諸多問題，為檔案形成機關減少了保管檔案所需的人員和空間，確保檔案保管條件達到并符合標準要求。此種檔案管理模式，如果應用于實物檔案管理工作中，必將從根本上改變實物檔案由于形狀、大小、規(guī)格、載體等多種因素造成的保管困難的局面，從而達到全面提升實物檔案管理工作整體水平的效果。同時，這種管理模式也符合電子信息檔案管理規(guī)范中的檔案信息應對備份資料實行“異地保存”的要求。

４、開辟網絡數字化展室，是利用豐富的實物檔案資源，充分發(fā)揮其作用的有效途徑。

隨著先進的科學技術在全社會的廣泛應用，互聯網、信息高速路、政府信息化工程、提供信息用電子觸摸屏等已經走進我們的日常工作、學習和生活之中。作為政府信息化工程中重要組成部分的檔案工作，現代化程度和管理也隨之得到大幅度提高。這一切都為我們開辟網絡數字化展室工作提供了必要的基礎和條件。

所謂網絡數字化展室，可以理解為利用現有的網絡、網頁，開辟出一個需要的平臺（或窗口），由相關部門進行協(xié)作，制作出一個虛擬世界中的“?葚?葚單位榮譽類實物展室”或者是“?葚?葚城市建設二十年進程回顧”等綜合或者專門類展覽，這種展覽相對于現實中的展覽有著無可比擬的優(yōu)勢和特色，其最大優(yōu)勢在于擴大了展覽的宣傳效益和影響力，從根本上改變展覽時寂寞無聲（沒有解說人員的情況下）的局面。同時，不受任何時間、空間、場地、人員等因素的制約，節(jié)約空間，降低成本，便于更新展覽內容等諸多優(yōu)勢也是顯而易見的。因此，建立網絡間數字化展室，必將成為現在經濟社會從根本上解決實物檔案利用工作現狀的有效途徑。

作者單位：北京市密云縣檔案局