國外人事檔案管理的特點及啟示

黃霄羽

人事檔案管理是為現代社會人力資源管理和利用創造條件?提供相關人事數據和信息支持的重要活動?當前隨著全球信息化進程的加快,特別是在我國加入WTO之后,與國外的信息溝通變得十分必要?因此,了解世界各國,特別是發達國家人事檔案管理的做法并借鑒其中有益的經驗,對改革和完善我國現有的人事檔案管理具有重要意義?

國外對人事檔案定義的表述盡管不盡相同,但大多是指國家機構?社會組織在人事活動中形成的,記述和反映人員經歷?德才水平和工作表現的,保存備查的文字?表格及其他各種形式的原始記錄?另外,某些專業部門形成的公民狀況文件?健康狀況文件?財產和收入文件?刑事和犯罪處理案卷?基本統計文件等涉及個人秘密的檔案文件也被視為人事檔案的組成部分?

一?代表性國家人事檔案管理的做法

受人事管理制度和檔案管理體制的影響,國外人事檔案管理的具體方法各有特色?大多數國家的共同做法是對現職和非現職人員的人事檔案進行區分管理?一般來說,現職人員的人事檔案由任職機構的人事部門集中保管;退休或離職人員的人事檔案,往往由文件中心或檔案館集中保管?下面選擇美國?法國和日本三個代表性國家,分別介紹其人事檔案管理的主要做法?其中,美國的做法比較有代表性,是重點介紹的對象?

(一)美國

由于社會制度的原因,美國的人事檔案管理因雇員任職機構的所有制差別,可以分為公有系統與私立系統兩大塊?在不同的系統,人事檔案采取了不同的管理模式?

公有系統的人事檔案一般采取的是集中管理模式?各級政府機構和其他公立組織的現職人員,其人事檔案均由所在機構的人事部門集中統一保管?“人事管理總署”(Office of Personnel Management)就是聯邦政府管理公務員的中樞機構,總體負責聯邦政府所屬公務員的任用?考核?培訓?晉升和退休等事宜?聯邦政府各機構都統一設置了人事部門負責管理本單位現職人員的人事檔案?州政府以及其他地方政府中也類似地設有管理現職公務員人事檔案的機構?管理現職人員人事檔案的機構有的叫“人事辦公室”,有的稱“人力資源辦公室”,雖然名稱不盡一致,但工作職責和范圍基本相同?

美國聯邦政府系統的非現職人員,其人事檔案則由“國家人事文件中心“(National Personnel Records Center)集中保管?該中心設在密蘇里州的圣路易斯,由“軍職人員文件中心”和“文職人員文件中心”組成?非現役軍人,不管是軍官還是士兵,在死亡?離職或調動工作120天后,其人事檔案都統一向軍職人員文件中心移交?其他政府雇員,無論職務高低,在死亡?離職或調動工作120天后,其人事檔案也統一向文職人員文件中心移交?可見,國家人事文件中心就是聯邦政府集中保管非現職人員人事檔案的機構,其管理和利用方法可以說代表了美國人事檔案管理的典型做法?

在美國,利用人事檔案的程序主要包括三步:第一步,提交書面授權?如果是相對人本人,提交一份附有正式簽名和日期的申請信?如果利用者不是本人,并且相對人健在,提交相對人授權的簽名信?如果相對人死亡,提交死亡證明?假如相對人年齡已超過百歲,則無需提交死亡證明?第二步:提交便于文件中心確認文件所需的信息,包括相對人任職期間使用的全名?出生日期?社會保障號?任職機構的名稱,任職開始時間和離職時間?第三步,列出所需利用的文件或信息,說明利用目的?

私立系統的人事檔案一般采取分散的社會化管理模式?企業?公司或其他私立組織的雇員,其人事檔案往往由本單位的人事部門保管?如果雇員出現死亡?辭職或工作調動等情況,其人事檔案仍然保留在原供職單位?有的情況下,企業?公司或其他私立機構也把進入半現行期的員工檔案移交到商業性文件中心寄存?雇員進入新的單位,就建立起新的人事檔案?可見,這種做法的突出特點是“人檔分離”?

此外,美國人事檔案管理的特色之處還在于一些專業部門也保存著大量的個人數據,如社會保障署建立的社會保障號和人事檔案記錄?美國所有成年人都有一個由國家社會保障署頒發的社會保障號,社會保障號如同身份證一樣重要,如果公民有違規行為,就會被記錄在號碼中,對他的切身利益產生影響,以此作為日后獲取退休金?老年醫療保險?退伍軍人福利等各種社會保障的憑證?這種號碼可以隨時調出,起初僅用于社會保障服務體系,后來逐漸發展成為社會各界共享的?全國聯網的大型計算機數據庫系統?它超越了檔案的運用范圍,在控制社會秩序方面具有良好的作用?國家人事文件中心保存的人事檔案也記錄有社會保障號,這樣就可以結合利用?

(二)法國

法國公務員管理體制是統一領導下的分級負責制,公務員管理以政府各部門為主,因此公務員的人事檔案也均由政府各部門自行保管?法國中央公務員領導機構不像美國人事管理總署那樣職權范圍廣泛,機構設置也不夠龐大,而且中央層次的公務員管理機構分別由四個平行的職能機構承擔,不像美國人事管理總署權力集中?“行政和公職總局”負責管理公務員的綜合協調工作;“內政部地方權力機構總局”負責協調地方公務員管理工作和制定地方公務員管理規則;“衛生部醫院局”負責制定醫療衛生人員的管理規則;“經濟財政和預算部預算局”負責公務員的編制和退休金發放管理工作?至于人事管理,政府各部門都設立有專門的人事司,司下還設有處?科兩級,負責公務員的考試錄用?考核?任用?獎懲?培訓?工資?福利等管理工作,并將這些方面的內容計入人事檔案進行管理?可見,法國政府系統人事檔案采取的也是集中管理模式,現職人員的人事檔案都集中保存在各供職單位的人事部門?

法國非現職人員人事檔案的管理機構和方式與美國相似?政府機關和社會組織的雇員在退休或離職后,其人事檔案也要移交到文件中心或檔案館集中保管?特別是高級官員或職員的人事檔案,更加受到重視?例如法國規定,高級外交官和軍官的人事檔案,在他們去世后一律由國家檔案館負責保管?總統的私人文件,也要寄存在國家檔案館,但總統或其后代有權提出利用限制?在這一點上,美國的總統圖書館有著更值得借鑒的成功經驗?

(三)日本

日本的人事管理機構主要有中央人事院?省廳人事機構與地方人事機關?中央人事院主要負責掌管公務員的待遇改善?考試?任免?福利?進修?獎懲等相關事務?各省廳人事機構的名稱不一,有的稱為“人事局”,有的稱為“人事課”,也有的叫“人事部”,它們負責保管各省廳機關的人事檔案;地方政府的人事機構多為“人事委員會”,負責保管同級機關的人事檔案?

長期以來,日本人事管理的基礎主要是年功序列制度和終生雇傭制度?年功序列制度的主要內容是按照年齡和就職年數來升職?升級和加薪,工資的高低主要取決于工齡的長短?職員在單位的任職時間一般都相當長,因此人事部門要對職工進行全面的人事記錄?人事檔案包括關于員工的錄用條件?錄用經過?職務?能力?資格?待遇?健康狀況?履歷?身世?獎懲等所有資料?由于人事檔案的內容相當多,因而有些單位采取集中歸檔的方法管理;有些單位則采取卡片式的管理方法?人事檔案不僅是涉及職工錄用?調配?晉升?培訓?待遇?福利和保健等人事管理的基礎資料,而且也是在職員工必不可少的資歷證明?因此一般來說,各單位都會妥善保管人事檔案,即使員工退休或離職后也會保存相當長一段時間?

二?國外人事檔案管理的特點

從以上代表性國家人事檔案管理的做法不難看出,國外對人事檔案是十分重視的,在管理體制?機構設置和開放利用等方面表現出一些共同特點?