高校電子文件管理工作的科學(xué)發(fā)展

目前，各高校在工作中已形成和積累了大量電子文件，但由于許多高校檔案部門尚未開展電子文件歸檔管理工作，多數(shù)電子文件仍分散于形成部門的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備或脫機(jī)保存的存儲載體之中， 如果不及時將這些電子文件整理歸檔， 隨著時間的流逝#65380;電子文件生成設(shè)備和存儲載體的淘汰更新，將會使大量電子文件流失，給學(xué)校造成難以彌補(bǔ)的損失#65377;因此，電子文件歸檔管理工作已成為信息時代檔案管理工作的重要任務(wù)#65377;

然而，高校電子文件管理工作發(fā)展并不平衡， 大部分高校尚未建立完善的“辦公自動化管理系統(tǒng)”(以下簡稱OA系統(tǒng))平臺，電子文件(公文)收集得并不完整(電子文件處理過程中的背景信息難以記錄和收集)#65377;同時，檔案工作者對電子文件的特點(diǎn)缺乏正確的認(rèn)識和理解，對電子文件管理工作信心不足，且有關(guān)法規(guī)體系和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)相對滯后，使電子文件管理工作進(jìn)展緩慢#65377;筆者認(rèn)為，解決和處理當(dāng)前電子文件管理工作的存在問題#65380;推動高校信息化建設(shè)工作的全面發(fā)展，應(yīng)從以下幾方面入手#65377;

一#65380;正確認(rèn)識和理解電子文件的特點(diǎn)，提高對電子文件的駕馭能力

任何新生事物都要經(jīng)過一定的發(fā)展階段才能達(dá)到完善，電子文件管理工作是信息時代的新生事物，正處于發(fā)展和完善的過程中#65377;因此，不能將電子文件管理的難度和風(fēng)險估計過高而影響電子文件歸檔管理工作的正常開展，國家教育部信息中心于2005年研制開發(fā)了“電子簽章系統(tǒng)”軟件，《中華人民共和國電子簽名法》2005年4月1日開始實(shí)施，電子文件的法律效力及其“三性”的保障措施將逐步完善#65377;目前在OA系統(tǒng)以外形成的公文部分電子文件不完整的問題，可以通過掃描文件審批簽發(fā)稿等辦法盡可能補(bǔ)齊相應(yīng)電子文件的背景信息#65377;對于無“版頭”的電子文件(公文)，可以通過設(shè)計“公文版頭格式”程序來實(shí)現(xiàn)電子文件閱讀利用時輸出形態(tài)上公文內(nèi)容與格式統(tǒng)一的完整性#65377;

根據(jù)電子文件的特點(diǎn)，采取相應(yīng)的對策將電子文件歸檔管理的難度和風(fēng)險降到最低限度，是當(dāng)前電子文件管理的首要任務(wù)#65377;

二#65380;辨正理解資金“投入與產(chǎn)出”的關(guān)系，排除電子文件管理工作的思想障礙

以電子文件管理為主要內(nèi)容的信息化建設(shè)，雖然是“金檔工程”，但并非用錢的“無底洞”#65377;從信息化建設(shè)成果及長遠(yuǎn)利益看，有其明顯的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益#65377;首先，這是高校整體管理水平提高的重要標(biāo)志，有助于提高學(xué)校的知名度，從無形資產(chǎn)中體現(xiàn)經(jīng)濟(jì)價值#65377;第二， 較早擁有信息資源(電子文件和電子檔案信息數(shù)據(jù))， 這是難以用金錢買到的寶貴財富#65377;第三， 早日培養(yǎng)和鍛煉出一批信息管理人才， 從人才資源中體現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益#65377;第四， 規(guī)范管理學(xué)校各項(xiàng)工作，進(jìn)一步提高工作效率和透明度， 從效率中體現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益#65377;第五， 在電子文件信息資源提供利用過程中， 潛移默化教職工和學(xué)生的信息管理意識， 特別是對在校學(xué)生具有強(qiáng)大的教育功能， 學(xué)生在檢索利用學(xué)校信息的過程中認(rèn)知和理解電子文件信息的管理方式， 從而接受這種先進(jìn)的管理理念， 當(dāng)他們走向社會后，就能用這種理念去推動一個單位或一個地區(qū)的信息化建設(shè)工作，從而更好地體現(xiàn)高校信息化建設(shè)工作的社會效益#65377;

因此，持“等待觀望”態(tài)度和“有投入無產(chǎn)出”觀點(diǎn)者，應(yīng)該轉(zhuǎn)變思想觀念，以積極主動的姿態(tài)支持和參與電子文件管理工作#65377;

三#65380;正確認(rèn)識和處理技術(shù)與標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的作用，增強(qiáng)電子文件管理工作的信心

電子文件歸檔及其管理工作是一項(xiàng)技術(shù)性較強(qiáng)的信息管理工作， 需要計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識支持， 但是不能過于依賴技術(shù)， 也不能不懂技術(shù)， 更重要的是工作標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和管理制度的建設(shè)實(shí)施以及電子文件運(yùn)動過程各環(huán)節(jié)工作連續(xù)的責(zé)任管理措施的落實(shí)#65377; 計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)， 主要用于“電子文件管理系統(tǒng)”的研發(fā)設(shè)計#65380;“系統(tǒng)”設(shè)置及數(shù)據(jù)的管理與維護(hù)#65380;計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)軟硬件設(shè)備的管理與安全維護(hù)等; 標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范(包括高校制定具體的工作規(guī)范)， 是“系統(tǒng)”設(shè)計#65380;設(shè)備配置和電子文件管理各環(huán)節(jié)工作的依據(jù)和工作準(zhǔn)則; 管理制度， 是協(xié)調(diào)有關(guān)部門和相關(guān)人員在電子文件管理過程各環(huán)節(jié)工作中嚴(yán)格實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范#65380;保證電子文件有效管理和安全利用的重要手段和具體措施#65377;可以說“三分技術(shù)，七分管理”#65377;檔案部門有較強(qiáng)的技術(shù)力量當(dāng)然好，工作方便效率高#65377;而對于規(guī)模小#65380;人員編制較少的高校， 可以實(shí)行資源統(tǒng)一配置， 在學(xué)校“網(wǎng)絡(luò)中心”內(nèi)設(shè)置信息管理機(jī)構(gòu)#65380;配備專職技術(shù)人員， 對全校圖書#65380;檔案和現(xiàn)行文件信息系統(tǒng)服務(wù)器等網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的安全與維護(hù)工作實(shí)行集中有效的管理#65377;這樣既節(jié)省資金， 也可以解決檔案館(室)#65380;圖書館等部門技術(shù)人才缺乏問題，又保證了這些部門工作的技術(shù)支持#65377;因此，檔案部門在有功能齊全性能穩(wěn)定的系統(tǒng)軟件及與之相匹配的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備#65380;有完善的工作規(guī)范和管理制度的情況下，具有計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)基礎(chǔ)知識而且工作責(zé)任心強(qiáng)的工作人員，就能勝任電子文件與電子檔案管理工作#65377;

四#65380;建立健全標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和管理制度，保證電子文件管理工作順利開展

電子文件的運(yùn)作#65380;管理是建立在一套標(biāo)準(zhǔn)化體系之上的， 建立和熟悉電子文件的標(biāo)準(zhǔn)化體系， 是保證電子文件順利歸檔及其有效管理的重要前提#65377;近年來， 國家十分重視電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的建設(shè)工作，《電子文件歸檔與管理規(guī)范》《電子公文歸檔管理暫行辦法》《中華人民共和國電子簽名法》《基于XML的電子公文格式規(guī)范》和《公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則》的相繼頒布，為電子文件和電子檔案的規(guī)范管理奠定了良好的基礎(chǔ)#65377;各高校應(yīng)根據(jù)國家現(xiàn)行的主要標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和管理辦法制定本校的工作規(guī)范和管理制度，具體明確電子文件的管理體制#65380;規(guī)定各部門的工作職責(zé)及電子文件歸檔管理各環(huán)節(jié)工作的程序和技術(shù)要求#65380;安全保密措施等， 保證電子文件管理工作順利開展和電子文件的有效管理#65377;

五#65380;遵循電子文件管理的基本原則，根據(jù)實(shí)際采取靈活措施開展電子文件管理工作

目前由于各高校電子文件管理工作的條件不平衡，高校檔案管理部門應(yīng)根據(jù)本校實(shí)際情況，采取靈活有效的措施開展電子文件歸檔管理工作#65377;檔案部門要充分行使電子文件管理工作的監(jiān)督指導(dǎo)職能，要求和指導(dǎo)各業(yè)務(wù)部門文件管理員將本部門形成和積累的電子文件及時整理并下載到耐久性強(qiáng)的存儲載體中，以備向?qū)W校檔案館(室)歸檔移交#65377;

電子文件規(guī)范管理?xiàng)l件尚不成熟的高校，應(yīng)根據(jù)本校實(shí)際情況量力而行，循序漸進(jìn)做好電子文件的歸檔管理工作#65377;對不同類型的電子文件， 可采取“先易后難#65380;先分散后集中#65380;先數(shù)字化后網(wǎng)絡(luò)化”等辦法， 逐步實(shí)現(xiàn)電子文件的標(biāo)準(zhǔn)化#65380;規(guī)范化管理#65377;

“先易后難”，是指先收集管理技術(shù)難度相對較小和檔案館(室)現(xiàn)有條件可以實(shí)現(xiàn)全文管理的電子文件(如文本類#65380;照片和掃描圖像文件等)， 然后逐步創(chuàng)造條件收集其他類型的電子文件(如音頻#65380;視頻及多媒體電子文件等)#65377;

“先數(shù)字化后網(wǎng)絡(luò)化”，是指目前僅有保管電子文件載體的環(huán)境和技術(shù)條件，還沒有能實(shí)現(xiàn)電子文件全文管理系統(tǒng)的單位，可以先對電子文件的數(shù)字信息進(jìn)行整理并集中存儲于耐久性強(qiáng)的存儲載體脫機(jī)保存，待有了功能完善的系統(tǒng)管理時，再對這些載體中的電子文件信息實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理和提供利用服務(wù)#65377;

“先分散后集中”，是指一些檔案館(室)的現(xiàn)有條件對非文本類型電子文件難以實(shí)現(xiàn)全文管理，而其形成部門的管理和利用條件又相對較好， 如電教中心#65380;宣傳部等部門形成的音頻#65380;視頻和多媒體電子文件，以及校內(nèi)各業(yè)務(wù)部門專用管理系統(tǒng)形成的數(shù)據(jù)庫文件等，可以實(shí)行先按規(guī)范要求整理歸檔編目，學(xué)校檔案館(室)統(tǒng)一編制電子文件載體的“分類號”，暫時由電子文件形成部門保管利用，待檔案館(室)條件成熟后再接收進(jìn)檔案館(室)統(tǒng)一管理#65377;

六#65380;實(shí)行“雙套制”管理模式

電子文件自身的特點(diǎn)和信息技術(shù)發(fā)展過程中仍有技術(shù)難題未被攻克的現(xiàn)狀，確實(shí)給當(dāng)前電子文件管理工作帶來了較大的難度和一定的風(fēng)險#65377;正因?yàn)槿绱耍?我國當(dāng)前的標(biāo)準(zhǔn)才規(guī)定具有永久保存價值的文本或圖形形式的電子文件，必須制成紙質(zhì)文件或縮微品等同時歸檔， 因而在當(dāng)前和相當(dāng)長的歷史階段中，檔案管理工作要實(shí)行“雙套制”模式， 既要管理電子文件，又要管理紙質(zhì)文件等檔案實(shí)體#65377;目的在于當(dāng)某些電子文件的法律地位不能確定時提供實(shí)體檔案原件利用，當(dāng)網(wǎng)絡(luò)不通時應(yīng)急提供實(shí)體利用服務(wù)，當(dāng)出現(xiàn)萬一情況時可以利用檔案實(shí)體“再生”電子文件#65377;

七#65380;政府教育行政管理部門應(yīng)統(tǒng)一建立OA系統(tǒng)，促進(jìn)高校信息化建設(shè)全面發(fā)展

如果各省教育行政主管部門統(tǒng)一建立OA系統(tǒng)，將屬地高校納入同一平臺中管理，將有效地協(xié)調(diào)和促進(jìn)高校信息化建設(shè)工作全面發(fā)展#65377;首先可以實(shí)現(xiàn)教育資源統(tǒng)一配置，保證各高校信息化建設(shè)工作同步進(jìn)行#65377;第二，政府行為對高校形成行政干預(yù)，各高校領(lǐng)導(dǎo)不得不重視電子文件管理工作#65377;第三，保證在同一系統(tǒng)平臺中傳輸和處理形成的電子文件(公文)的完整性和合法性，確保電子文件順利歸檔和電子檔案的有效管理，真正實(shí)現(xiàn)“文檔一體化”管理目標(biāo)#65377;

八#65380; 全面提高教職工對電子文件積累和歸檔管理的自覺性

電子文件管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，不是靠檔案館(室)幾個人就可以完成的，而是要靠領(lǐng)導(dǎo)和各業(yè)務(wù)部門的支持以及參與電子文件管理的相關(guān)人員共同配合才能完成#65377;又因?yàn)殡娮游募芾硎且豁?xiàng)內(nèi)容復(fù)雜#65380;技術(shù)性強(qiáng)的新業(yè)務(wù)，必須依靠各業(yè)務(wù)部門電子文件承辦人和電子文件管理員在電子文件的形成#65380;辦理#65380;歸檔移交等工作環(huán)節(jié)中通力合作，認(rèn)真做好管理記錄和技術(shù)控制工作，才能實(shí)現(xiàn)實(shí)行電子文件的管理目標(biāo)#65377;因此，除了技術(shù)#65380;資金和法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)的支持外，還要全面協(xié)調(diào)和調(diào)動人的積極因素#65377;應(yīng)大力做好黨和國家關(guān)于電子文件管理的政策#65380;法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的宣傳學(xué)習(xí)工作，全面提高教職工對電子文件積累和歸檔管理的自覺性，并依據(jù)本單位電子文件管理的工作規(guī)范和管理制度對相關(guān)人員進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，全面提高專兼職管理人員的工作能力和業(yè)務(wù)水平，促進(jìn)電子文件歸檔管理工作的順利進(jìn)行#65377;

參考文獻(xiàn):

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3#65380;方昀#65380;林學(xué)奇等:《電子政務(wù)建設(shè)與電子文件管理探討》，《中國檔案》2005年第3期#65377;

作者單位:廣東工業(yè)大學(xué)