檔案管理轉型研究

張愛英

摘 要 隨著社會信息化的快速發展，檔案管理當前已經實現了管理模式的轉變，成為信息管理模式。本文結合社會環境、檔案管理工作特點，分析了檔案管理轉型。

關鍵詞 社會信息化 檔案管理 轉型

隨著人們信息意識的不斷增強，當前利用信息已經成為大眾的共識，因此開展更為有效的社會服務活動得到了人們的重視。傳統的檔案管理理念和服務方式受到了前所未有的沖擊，檔案信息的獲取和利用方式越來越多樣化，傳統的檔案利用者、科研人員和社會公眾對檔案的信息需求也呈現出個性化和多樣化。在這種背景下，傳統的檔案管理理念和服務方式已經無法有效地滿足公眾的信息需求，這制約了檔案管理工作的進一步開展。

檔案信息在信息資源中占有重要地位，主要記錄大量的原始信息，有利于維系社會時空性與聯系性。檔案信息要想為人民大眾提供更全面、更系統的服務，則需轉變服務模式，逐步淘汰傳統意義上的“實體管理”，而采用“信息管理”模式，主要依靠綜合檔案館與內部管理機構，全面收集社會檔案信息，以及存在于不同系統、不同行業中的檔案管理信息，逐步建成一個相對完善的檔案信息數據庫，將大量的檔案信息收入其中。

要想達到這一目標，要求檔案管理部門應用最新技術手段，創新服務模式，才能有利于全面推進檔案管理工作與檔案事業的發展。

一、社會信息化視角下檔案管理轉型的闡述

要想淘汰傳統的管理模式，將全社會的檔案信息集中在一起，創建大信息時代，從而提供更加全面、更加優質的服務，就需掌握社會信息化模式下的檔案管理內涵，基于社會信息化視角的檔案管理轉型就是把存在于全社會不同領域、不同行業的信息集中在一起。但依據當前的實際情況來分析，我國的檔案信息資源分布較廣，不同信息缺乏必要的聯系，出現了信息孤島。檔案管理部門只負責管理一級部門的檔案和有代表意義的二、三級部門檔案，導致大量的檔案信息不能進入檔案館，造成了信息資源浪費的現象，信息不能實現全覆蓋。在社會信息化要求下實現檔案管理的轉型則需依據大眾對信息的需求，應用當前信息技術手段，將存在于全社會的信息資源集中在一起，達到檔案信息的全覆蓋，創建應用數字化的檔案信息服務，分不同階段將大量的社會檔案信息集中在一起，從而將更全面、更優質的檔案信息服務提供給大眾，逐步形成科學化、規范化、合理化的管理模式。

二、社會信息化視角下檔案管理轉型的內容

在社會信息化發展下實現檔案管理模式的轉變是一個長期任務，要耗費一定的人力物力，檔案工作才能順利開展。基于社會信息化的檔案管理模式的轉變是一個不斷發展的過程，在信息技術的不斷發展中，用戶的需求也千差萬別。所以，實現檔案管理模式的轉變主要依靠數字化技術與網絡技術，有效集中檔案信息，不但要集中、處理、加工大量的信息，而且還需進一步創建全國性的檔案信息服務中心。

（一）要實現檔案的數字化轉換

要想進一步開拓現代網絡信息服務渠道，則需充分應用數字檔案，不受時空限制。檔案信息數字化就是利用數字化技術、數據壓縮技術、高速掃描技術，將紙質文件、音像文件等轉變為電子檔案，形成檔案數字信息庫。檔案信息數字化主要內容涉及目錄信息與全文信息的數字化。一是目錄信息數字化。這在檔案信息數字化轉換中發揮著重要作用。只有具備有序的目錄信息，才能做到科學管理檔案與分類，有利于大眾在應用檔案時準確、及時地找到檔案，有利于推動檔案管理的轉型。二是全文信息的數字化。檔案管理部門發揮掃描技術的作用，將卷宗內容轉變為影像信息，利用文字識別技術轉變影像的格式存儲在計算機當中。然后根據不同大眾的需求，對其進行分類和整理，大眾可以在館內查詢，也可以在網上檢索，從而實現有步驟、有重點地開展檔案數字化工作。

（二）要完善檔案信息網絡化的服務渠道

檔案信息服務應該依靠互聯網，建立本地區的檔案局域網。進一步設立檔案門戶網站，以所在省份的省級檔案館為中心，集中當地檔案信息資源，達到資源共享，提供“一站式”服務。大眾在利用信息時可以登錄門戶網站，點擊相關鏈接，從而找到自己需要的信息。這種管理模式不但有利于提供更加廣泛的服務，而且能夠保證將真實、安全的信息提供給大眾。

信息服務中心是以該區域的數字檔案館和門戶網站為依托，向大眾提供遠程服務。信息服務中心包括對區域內各個檔案機構的介紹，使大眾了解該區域內檔案機構的情況。同時，要在信息服務中心的門戶網站上設置一鍵式檢索服務，依據檔案信息的來源、類別等設置，用戶通過輸入關鍵字就可檢索到信息。

（作者單位為巨野縣民政局婚姻登記處）

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