民營企業檔案管理工作淺析

改革開放二十余年來，市場化取向得到迅猛發展，伴隨著財富的巨大增長和國力的日益強盛，一個民營企業階層已經成為中國社會不可忽視的客觀存在。企業檔案是記錄和反映企業各項活動和歷史面貌的第一手材料，是生產、經營、管理和科研等各項工作的依據和參考，也是企業的寶貴財富。良好的檔案管理，有助于民營企業增加技術和知識儲備，促進企業保護好知識產權和商業秘密，為企業的可持續發展提供強有力的保障；有助于民營企業在國際國內市場競爭中增強抵御風險的能力，并在關鍵時刻發揮檔案的依據和憑證作用，維護企業的經濟利益和合法權益；有助于民營企業構筑企業信用體系，提高企業誠信度，樹立企業形象，展示企業創業發展的歷程，培養員工的認同感和歸屬感，創新企業經營理念，提升企業的文化品位。改革開放以來，我國民營企業特別是私營企業，從無到有、從小到大、保持著強勁的發展態勢，民營企業已經成為縣域經濟的主體，成為我國國民經濟中最具活力、最具發展前景的新的增長點之一，成為社會主義建設的重要力量，隨著民營企業的發展，民營企業的檔案資料與日俱增。如何使民營企業檔案管理得以充分開發得用，促進民營企業的快速，健康發展，這是我們亟待解決的問題。

一、民營企業檔案工作的現狀

近些年來，從我們深入民營企業了解的情況看，民營企業的檔案工作十分薄弱，主要體現在以下幾個方面：

1、思想上不重視，認識不到位。由于長期以來社會檔案意識淡薄，檔案的管理工作并未得到社會各界的普遍重視和廣泛理解，不少民營企業業主對檔案的重要性認識不清，總認為檔案工作是國有企業的事情，民營企業是靠經驗辦事，憑記憶說話，民營企業規模小，技術設備落后，靠的是市場經濟，打的是游擊戰術，隨時要掉頭，今天不知明天，建不建立檔案無所謂，大部分民營業主存在著重生產、忙事務、建不建檔和歸不歸檔無所謂的觀念，還有部分民營企業認為，搞檔案工作是要花錢的，把錢花在整理文件資料上實在是浪費，在實際工作中找幾個人談一談，湊一湊就行了，腦子里沒有檔案概念，眼睛中看不到檔案的價值，這是造成民營企業檔案工作局面被動，無序或發展緩慢的一個重要原因。

2、不注意積累，文件材料不齊。有些民營企業不懂得磨刀不誤砍柴工這個簡單的道理，干工作帶有近視的毛病，認為嚴格按工作程序形成檔案記錄太啰嗦，太麻煩，耗時耗力，因而干就干，不干就算，許多重要的工藝流程往往是邊設計，邊計算，邊生產，一些技術參數大都記在老師傅的腦袋里，憑經驗辦事，沒有形成文字材料，即使已經形成了一些文件材料，也是隨手亂丟，不注意收整，對該不該把文件材料組卷歸檔，沒有這個概念，這種狀況跟民營企業的飛速發展的形勢很不相稱，有些民營企業技術人員為了在企業謀得高薪，實行技術封鎖，不主動形成技術檔案也有很大關系，在各種不利因素干撓下，民營企業要形成自己獨具特色的檔案資料，還有一定難處。

3、“制度不健全，管理不完善”。其主要原因是管理制度不健全，民營業主在企業管理過程中既不設檔案管理人員和相關人員的崗位職責，又沒有必要的歸檔、利用制度，在檔案文件材料的形成過程中，往往存在著自制、自拿、自用、自損、自毀等現象，其次是檔案保管既無專人專室，又無專柜，許多重要的檔案資料就是用繩子捆，麻袋裝，和破舊的報紙雜志堆放在一起，擱在柜頂上，堆在墻角處，任憑蟲蛀鼠咬，這樣是搞不好檔案工作的，根本談不上規范化的整理和必要的檔案保護設施。

4、不注重人員培訓，整體素質不高。一些民營企業為嚴格控制支出，盡量減少管理人員，把檔案管理人員視為閑散勞力，不安置或少安置人員，即使安置也是一些老、弱、病、殘人員應付門面，要么檔案人員身兼數職，什么秘書、接待員、勤雜員兼檔案員的比比皆是，更談不上安排專門人員，加強必要的業務培訓，提高檔案人員的從業素質，有些企業即便安排了專職檔案人員，由于企業體制問題也出現檔案人員工作不穩定，人員來去自由，流動性大，不少企業一年換了好幾個，加上沒參加檔案業務培訓，也沒有檔案經驗豐富者的傳、幫、帶，所以造成檔案人員的業務素質普遍較差，對檔案業務基本知識了解不多，就連文件分類、組卷、歸檔也搞不清，更談不上認真整理檔案，合理使用檔案了。

綜合上述情況，要想搞好民營企業檔案工作還得從改變民營企業業主的觀念入手，使其充分認識到搞好檔案工作的重要性，認識到搞好檔案工作也是提高生產力的重要手段之一，檔案業務部門要加強執法力度和業務指導，使用其依法依規辦事，確實搞好本企業的檔案工作，絕對不能只看眼前利益，鼠目寸光是辦不好企業的。

二、搞好民營企業檔案工作的方法

筆者認為當前搞好民營企業檔案工作應從以下幾方面入手：

1、調查研究摸清現狀。在民營企業要進行良好檔案管理，首先應當做好調研工作，只有在充分調研的基礎上，才能為做好此項工作打好基礎，做到有的放失。

2、提高認識，更新觀念。要改變民營企業長期以來檔案工作的陳舊觀念，首先必須從依法治檔的高度，來認識建立民營企業檔案工作的必要性，要嚴格按照《檔案法》的要求，加強對檔案事業的管理，搞好檔案工作已不是某個人的意志為轉移的事，而是必須遵循與照辦的法律行為規范，做到有法必依，依法治檔，民營企業的檔案工作是民營企業在政治與經濟發展中的重要信息資源，是民營企業進行生產經營和管理的必要條件，搞好民營企業的檔案工作是維護民營企業歷史真實面貌、企業合法權益和經濟利益的重要憑證。搞好民營企業檔案工作是民營企業管理基礎工作的重要組成部分，搞好民營企業檔案工作是提高企業素質，促進企業持續、協調、健康發展的有力措施，民營企業檔案是科技資源儲備的一種形式，能為企業的科學管理提供第一手可靠信息，因此做好民營企業生產技術、信息、科研活動紀錄，已成為企業立足競爭謀求發展的內在要求，由此可見，建立健全民營企業檔案工作是一項很必要、很緊迫、很重要的工作，把檔案工作作為一件大事來抓，要納入企業的發展規劃和企業管理升級中去，充分收集、開發、管理檔案資料，促進民營企業的管理水平和經濟效益都有所提高。

3、科學管理，制度創新。江澤民同志說過，創新是一個民族進步的靈魂，也是一個國家興旺發達的不竭動力，行為的創新首先以思想進步和觀念更新為先導，民營企業檔案管理工作也不例外。科學管理是企業發展的重要手段，科學的管理需要制度作保障，民營企業的檔案工作必須堅持強化自我約束機制，才能保證檔案工作的穩定發展，因此各民營企業必須建立一套切實可行的企業檔案管理制度，對檔案信息材料實施全過程和全方位的監督管理，民營企業在組織機構管理層次人員崗位和文件材料形成過程做到實事求是，不能強求各民營企業檔案管理制度的統一，但在制定檔案管理制度時要有一些共同的原則，為了使民營企業檔案工作健康政黨發展，就要制訂出檔案的歸檔、保管，借閱、保密、利用等規章制度，使檔案工作逐步走向制度化、規范化，同時要把檔案工作納入企業的日常管理、生產管理、科研管理之中，使檔案工作真正得到健康發展。

4、健全機構，抓好落實。在社會主義市場經濟的新形勢下，民營企業檔案制度不是應不應該抓而是如何抓如何與時俱進，開創創新，抓出成效的問題。要以戰略的眼光看待民營企業檔案工作的地位和作用，增強搞好民營企業檔案工作的責任感，加強對民營企業檔案工作領導，做到三個落實。一是機構落實，要成立企業領導、主管部門領導、技術骨干、會計人員參加的檔案工作領導小組，綜合部門主管專兼職檔案人員具體操作的領導體制，建立企業文件材料的形成、積累和保管體系，使檔案工作層層有人抓，處處有人管。二是人員落實，要根據民營企業規模大小的實際需要，配備政治素質較好，文化素質較高，工作能力較強的檔案工作人員，并加強對他們的培訓，保證檔案人員的相對穩定，加強責任感和使命感，不斷提高知識水平和業務能力，努力搞好本職工作。三是經費落實，俗話說，巧婦難為無米之炊，搞好民營企業檔案工作需要有一定的經費保障，要加大對檔案工作的經費投入，為搞好檔案工作創造必要的條件，這樣民營企業檔案工作就有一個較大的發展和提高，民營企業檔案工作才能得到長足的發展，同時豐富的檔案信息資源為企業的發展壯大提供可靠的信息服務和智力支持。

(作者單位：山東東方海洋科技股份有限公司)