鄭州大學合并后檔案信息資源利用情況調查

1、概述

鄭州大學檔案館是由原鄭州大學、鄭州工業大學、河南醫科大學(以下簡稱三校)合并后，于2001年正式建立的，現有6個全宗，12個檔案門類，館藏50000多卷，8名工作人員，每年各類檔案進館量5000余卷(件)，檔案管理工作執行的是國家教委《高等學校檔案工作規范》。

合校后檔案信息資源的利用量較大，為了摸清合并后的鄭州大學檔案信息資源利用狀況，掌握利用動態，增強利用服務的針對性有效性，提高利用服務水平，筆者對合并后2001年-2005年鄭州大學檔案館各類檔案的利用情況進行了調查。

2、五年館藏檔案信息資源利用統計

為便于統計，我們將高校12個門類的檔案分為五大類，即：文書檔案(包括黨群類、行政類、外事類)；教學檔案；科技檔案(包括科研類、基建類、設備類、產品開發類)；財會類；其他檔案(聲像類、出版類、實物類、資料)。其統計內容包括：利用檔案的類別、利用檔案的對象、利用檔案的目的。分別見表一、表二和表三：

3、館藏檔案利用的特征分析

3．1 利用類別相對集中。從表一的統計可見，教學檔案的利用率高于其他檔案利用率，特別是2003年、2004年兩年教學檔案利用率高于其他年度，其原因主要是因為2003年中組部下發通知，要求各單位對干部學歷進行審核，因此出現了教學檔案利用高峰。2001年、2002年處于合校初期，學校職能部門工作人員調整頻繁，為保證工作的持續性，文書檔案利用也有所增加。由此可見，高校檔案信息資源的利用率，是由學校各項工作和社會需求決定的，掌握了這一規律，有利于今后的檔案利用工作中，抓住主要矛盾，及時調整工作重點，做好信息資源的開發工作。

3．2 社會利用檔案呈上升趨勢。從表二可見，校內單位和個人利用案卷數量基本穩定，而社會上不管是單位、中介機構還是個人利用率增加較快。隨著社會的發展與需求，高校的學籍檔案成了社會利用的主流，畢業生利用曾經就讀學校保存的學籍檔案用于求職、求學、職稱評定的人越來越多。社會上各單位和中介機構利用高校的學籍檔案核查學歷，認證文憑也越來越多，這說明人們的檔案意識和法律意識不斷增強，利用檔案信息資源維護個人權益的意識也越來越強。但利用科技檔案做科學研究的人卻很少，僅占科技檔案利用總量的0．58％．科技檔案的潛能沒有充分發揮，人們只對關系到自己利益的檔案感興趣，這不得不引起我們的重視。3．3 利用目的相對集中。從表三可見，無論是哪個類別，其利用目的都相對集中。例如，五年來教學檔案提供利用8721卷次，其中：工作備考874卷次，占教學檔案利用總量的10％；學歷認證3192卷次，占教學檔案利用總量的37％；補辦畢業證書1535卷次，占教學檔案利用量的17．6％；求職求學2738卷次，占教學檔案利用總量的31％；其它利用目的382卷次，占教學檔案利用總量的4．4％。通過對教學檔案利用目的比例分析，我們不僅可以找出高校檔案利用的重點以提高服務質量和服務水平，而且可以了解查檔對象的心理，因勢利導，做好提供檔案利用的人性化服務，使利用者在查詢檔案信息的過程中，增強檔案意識，了解相關的法律知識。

4、改進館藏檔案信息資源利用的幾點建議

4．1 加快檔案信息資源的整合，提高檔案信息資源的利用率。目前，館藏檔案信息資源整合不到位，主要原因是因為檔案館舍沒有落實，三校的檔案未能集中，因此影響了檔案信息資源的整合。我們建議加快檔案館舍建設，根據學校的規模，增加檔案館用房，使之與學校規模相匹配。這是做好檔案信息資源整合的前提和基礎。其次，檔案館要緊緊抓住檔案信息資源整合的契機，對現有的檔案信息資源進行實質性調查、論證，開發出體現學校特色和時代特色的一些優勢信息資源，并對原有的基礎優勢加以保護和發展，形成新的優勢，更好地為利用者提供更多的檔案信息。

4．2 提高科學管理水平，做好利用服務。在實際工作中，有經驗的檔案工作人員，憑經驗也知道抓重要環節，但往往是知其然，不知其所以然。通過以上的統計分析，從定量的角度找出了檔案利用的重點和關鍵環節，我們可以有針對性地編制專題目錄和索引，對利用率較高的檔案信息資源，可開發專題查詢軟件，如《歷屆畢業生信息查詢系統》等，以快捷的點擊，直接查找所需的檔案信息，方便利用者。同時，圍繞利用工作中出現的重點問題，編寫利用效果案例，對檔案和檔案工作的價值與作用進行有效的宣傳。

4．3 優化和豐富館藏結構。豐富館藏是利用工作的基礎，而檔案的接收和征集又是豐富和優化館藏的唯一途徑。我們要在做好日常文件材料的收集與管理的同時，主動收集學校重大活動產生的檔案資料，建立健全高校名人檔案、專業檔案等具有學校特色的檔案，立足于學校的歷史、文化，把應有的高校特色體現出來。這樣不斷豐富充實館藏，積極為學校和社會各層次利用者提供各類檔案信息資源，檔案的利用率便會隨之升高。

(作者單位：鄭州大學檔案館)