淺談“簡報(bào)”價(jià)值的久遠(yuǎn)性

編者按：“簡報(bào)”的保存價(jià)值不能一概而論。既不能像文中所述某些單位的作法；“歸檔后十五年”即全部銷毀，也不能如作者所主張的一樣，“永久保存”。具體講：

確定“簡報(bào)”的保存價(jià)值，要講“三性”、“一為主”。即：“簡報(bào)”內(nèi)容的重要性，與本單位主要職能的關(guān)聯(lián)性，與已存檔案的包容性和“以我為主”。

本級黨的代表大會(代表會議)，人民代表大會(代表會議)，政治協(xié)商會議，工會、共青團(tuán)、婦女聯(lián)合會代表會議所形成的會議簡報(bào)，應(yīng)與會議文件一并歸檔，由會議主辦單位永久保存。

本機(jī)關(guān)召開的工作會議和重要的專業(yè)會議所形成的會議簡報(bào)應(yīng)與會議文件一并歸檔，重要的永久保存，一般的短期保存。

本機(jī)關(guān)編印的情況反映、工作簡報(bào)等各類簡報(bào)性文件的定稿和印本應(yīng)收集歸檔，重要的永久保存，一般的短期保存；其中本機(jī)關(guān)主要領(lǐng)導(dǎo)人的重要手稿和經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)人修改過的原稿、清樣要永久保存。

上級機(jī)關(guān)召開的會議以會議“簡報(bào)”形式印發(fā)的本機(jī)關(guān)文件或本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人在該會議上的發(fā)言，應(yīng)收集歸檔，重要的永久保存，一般的短期保存。

上級機(jī)關(guān)以“簡報(bào)”形式印發(fā)的該機(jī)關(guān)或其負(fù)責(zé)人針對本地區(qū)、本機(jī)關(guān)的指示、批復(fù)、批示、通報(bào)、講話等，或印發(fā)該機(jī)關(guān)對本地區(qū)、本機(jī)關(guān)的調(diào)查、檢查工作所形成的文件材料，或轉(zhuǎn)載本機(jī)關(guān)的文件和信息，與此類簡報(bào)有關(guān)的地區(qū)和單位應(yīng)收集歸檔，并視其被其他歸檔文件所包容的程度，確定其保存價(jià)值。不被包容或包容度很小的，永久保存；已被包容或包容度大的，短期保存。

“簡報(bào)”是單位或某個(gè)專項(xiàng)工作情況的簡要報(bào)道。“簡報(bào)”是個(gè)統(tǒng)稱，像“情況交流”、“互通情報(bào)”、“X X動態(tài)”、“內(nèi)部參考”、“X X工作”、“X X信息”等，都屬于“簡報(bào)”的類別。“簡報(bào)”在現(xiàn)實(shí)生活中不僅起著聯(lián)系上下、溝通左右的作用，而且能弘揚(yáng)正氣、鞭撻丑惡、化解矛盾、鼓舞士氣。

但“簡報(bào)”作為一般的文書材料歸檔之后，檔案部門劃定其保管期限為短期，換句話說，歸檔之后十五年，“簡報(bào)”將一批批、一茬茬地面臨著被付之一炬的厄運(yùn)。然而，許許多多的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)表明，“簡報(bào)”作為檔案，它的價(jià)值不是隨著時(shí)間的流逝而遞減，而是隨著年代的更替而遞增，它像美酒一樣，年代愈久，愈能顯現(xiàn)出其魅力所在。

1、從“簡報(bào)”所反映年代和時(shí)代歷史特征的客觀性來看，應(yīng)當(dāng)永久保存

“簡報(bào)”的內(nèi)容或反映本地區(qū)、本部門、本單位工作情況、問題；或反映某項(xiàng)工作、某項(xiàng)任務(wù)的進(jìn)展；或反映重要會議的進(jìn)行情況；或反映單位職工的精神面貌、思想動態(tài)等等。從一個(gè)單位一年或一個(gè)時(shí)期的“簡報(bào)”，可以清楚地看出該單位在一年中或一個(gè)時(shí)期大致的工作活動情況。一個(gè)年代有一個(gè)年代的特征，一個(gè)時(shí)代有一個(gè)時(shí)代的特征，單位作為社會中的一個(gè)細(xì)胞，單位的歷史就是時(shí)代的縮影。時(shí)代的特點(diǎn)和特征影響著單位的發(fā)展進(jìn)程，單位的歷史從客觀上反映了時(shí)代的特征。作為反映單位大事、要事、典型活動的“簡報(bào)”或直接或間接地記錄了單位的發(fā)展歷史。“簡報(bào)”就是一個(gè)單位的發(fā)展史，同樣也是社會的發(fā)展史。例如，上世紀(jì)五十年代的“簡報(bào)”反映了建設(shè)新中國的高漲熱情；六十年代、七十年代的“簡報(bào)”留下深深的“文革”烙印；八十年代的“簡報(bào)”吹響了改革開放的號角；九十年代的“簡報(bào)”奏出了深化改革、擴(kuò)大開放的強(qiáng)音；新的世紀(jì)，“簡報(bào)”形式多樣化了，但其中一個(gè)鮮明的時(shí)代主題便是全面加快建設(shè)小康社會的步伐。

2、從“簡報(bào)”在提供利用方面所發(fā)揮的巨大作用來看，應(yīng)當(dāng)永久保存

一般的檔案都具備兩方面的作用，一是憑證作用，二是參考作用。“簡報(bào)”的憑證作用或許并不明顯，但它的參考作用卻是十分顯著的。上世紀(jì)90年代中期，河南省水利系統(tǒng)掀起了編史修志的熱潮，某大型水管單位在編史修志過程中，一是直接引用了大量“簡報(bào)”的內(nèi)容，二是以“簡報(bào)”為線索，找到了很多健在的老領(lǐng)導(dǎo)、老專家，又通過他們的工作筆記和記憶搜集到了許多寶貴的史料，為該單位史志的順利編修起到了巨大的作用。可以說，沒有“簡報(bào)”，要完成該單位史志的編修，將是十分困難的事情。

3、從“簡報(bào)”內(nèi)容的重要性來看，應(yīng)當(dāng)永久保存

“簡報(bào)”反映的內(nèi)容一般來說都是一個(gè)單位的大事、要事、特事或典型事情，這些事情或活動構(gòu)成了一個(gè)單位的主干，其重要程度若不夠級別一般是上不了“簡報(bào)”的。尤其是從現(xiàn)在“簡報(bào)”反映的內(nèi)容來看，要比“簡報(bào)”剛剛在機(jī)關(guān)興起時(shí)豐富得多，深刻得多。“簡報(bào)”內(nèi)容突出的一般都是黨委、政府的中心工作；突出的是一個(gè)單位的熱點(diǎn)、難點(diǎn)、疑點(diǎn)和焦點(diǎn)；突出的是帶有政策性和方向性的問題。“簡報(bào)”所反映的內(nèi)容有些還是決策系統(tǒng)構(gòu)成的必要條件，是聯(lián)系決策者與決策對象的紐帶，是溝通決策系統(tǒng)與內(nèi)外部環(huán)境的橋梁。因此，從“簡報(bào)”內(nèi)容的重要性來看應(yīng)當(dāng)永久保存。

(作者單位：信陽市鲇魚山水庫管理局)