檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)何以“弱化”

摘 要：檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)的“弱化”，雖然不能說是一種普遍存在的共性問題，但也不是偶然的單一表象。這種“弱化”一方面反映出我們?cè)诮邮苄轮R(shí)、運(yùn)用新技術(shù)方面存在差距，另一方面反映出我們對(duì)業(yè)務(wù)指導(dǎo)內(nèi)涵與重點(diǎn)的認(rèn)識(shí)上存在偏差，同時(shí)還反映出我們對(duì)有關(guān)檔案法律、法規(guī)、政策、規(guī)章的理解上存在分歧。檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)的“弱化”現(xiàn)象，應(yīng)當(dāng)引起我們的重視。

關(guān)鍵詞：檔案 業(yè)務(wù) 指導(dǎo)

初讀《檔案管理》2006年3期鄭仁先生的《檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)的“弱化”與“濫化”》文，讓人有種如芒在背的感覺，很是不爽。再讀，雖然感覺文中言語(yǔ)有些尖刻，倒也十分中肯。細(xì)晶，不由得讓人深思，這種“弱化”僅僅只是表現(xiàn)在“電子文件／檔案的歸檔管理”方面嗎?還有沒有其他方面的“弱化”。這種“弱化”是偶然的單一表象?還是一種普遍存在的共性問題?這種“弱化”的背后又反映出我們工作中存在哪些問題與不足?

下面是筆者幾點(diǎn)并不成熟的思考，提出來與大家一起討論。

1、這種“弱化”雖然不是一種普遍存在的問題，但也不是偶然的單一表象

鄭仁先生在《檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)的“弱化”與“濫化”》一文列舉的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)“弱化”的現(xiàn)象，是客觀存在。至于在多大范圍內(nèi)存在這種現(xiàn)象，筆者不能確定，但至少在筆者工作所及的范圍內(nèi)，確實(shí)存在這種現(xiàn)象。筆者認(rèn)為：這種“弱化”雖然還不是一種普遍存在的問題，但也不是偶然的單一表象，應(yīng)當(dāng)引起我們的關(guān)注。

必須申明，筆者的這一結(jié)論只是對(duì)筆者工作范圍內(nèi)所了解情況的結(jié)論，并不具有普遍性和通用性。這種“弱化”情況是會(huì)因時(shí)因地有所不同的。在一個(gè)行政區(qū)域內(nèi)可能是一種普遍現(xiàn)象，在另一個(gè)行政區(qū)域內(nèi)則可能只是偶然的單一表象。但不論是“普遍現(xiàn)象”，還是“偶然的單一表象”，個(gè)中反映出的問題是值得我們?nèi)フJ(rèn)真思考的。因此，每一位做業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的同志，都應(yīng)當(dāng)根據(jù)所在行政轄區(qū)內(nèi)的不同情況，對(duì)這一問題，給予不同程度的關(guān)注。

2、這種“弱化”反映出我們?cè)诮邮苄轮R(shí)、運(yùn)用新技術(shù)方面存在差距

俗話說，“打鐵需得自身硬”。做檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，憑的就是我們?cè)跈n案管理業(yè)務(wù)上比一般機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位的檔案工作人員精熟的業(yè)務(wù)能力。沒有這一點(diǎn)，檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)就無從談起。許多地方在電子文件／檔案的歸檔管理方面的“弱化”，恰恰是由于我們自己對(duì)這項(xiàng)工作不甚了解，不熟悉。說的更直白些，就是我們自己還不會(huì)使用計(jì)算機(jī)，自己還不知道電子文件／檔案為何物，自己還不懂電子文件／檔案歸檔是怎么回事。自己不會(huì)，心中無數(shù)，底氣自然不足。面對(duì)電子文件／檔案歸檔管理工作也只能選擇回避或放任自流。

如果問到“不會(huì)使用計(jì)算機(jī)”、“不知道電子文件／檔案為何物”、“不懂電子文件／檔案歸檔是怎么回事”的原由，最多最理直氣壯的理由可能就是：“條件差、沒經(jīng)費(fèi)、沒設(shè)備”。與經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)的檔案工作部門相比，與本地區(qū)經(jīng)濟(jì)與財(cái)力雄厚的單位相比，這些的確是事實(shí)，而且在相當(dāng)長(zhǎng)的一個(gè)時(shí)期內(nèi)，不會(huì)有根本性的變化。但這并不能成為在此項(xiàng)工作上無所作為的托詞。

環(huán)顧左右，大家可以看到，我們一些同志為了孩子學(xué)習(xí)的需要購(gòu)置了計(jì)算機(jī)，有的甚至已購(gòu)買了多年，可至今自己還不會(huì)用。是條件問題嗎?顯然不是，是學(xué)不學(xué)的問題?；蛟S有的同志會(huì)說：“個(gè)人家庭是否有計(jì)算機(jī)與工作無關(guān)，單位沒給我們搞業(yè)務(wù)指導(dǎo)的配計(jì)算機(jī)，我們?cè)趺磳W(xué)!”

這種說法成立嗎?單單從檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)上看，這種說法就是不成立的。現(xiàn)在計(jì)算機(jī)的應(yīng)用已經(jīng)非常普遍，計(jì)算機(jī)不再是昂貴的辦公機(jī)具，從檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)上看，沒有配置計(jì)算機(jī)的單位已寥寥無幾。不可否認(rèn)，一些單位，雖然已經(jīng)配了幾臺(tái)，十幾臺(tái)，乃至幾十臺(tái)計(jì)算機(jī)，許多高性能、高配置的計(jì)算機(jī)只是用來做“擺設(shè)”，做“打字機(jī)”和“游戲機(jī)”，真正用于檔案信息化工作與業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的并不多，有些單位的確沒有給業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門配計(jì)算機(jī)。但這同樣不能成為在此項(xiàng)工作上無所作為的托詞。因?yàn)樵谕粋€(gè)單位，在大體相同的條件下，有些同志卻從門外漢成為了行家里手。問題的關(guān)鍵還是想不想學(xué)。只要想學(xué)、肯學(xué)，只要單位有計(jì)算機(jī)就有機(jī)會(huì)學(xué)、有條件學(xué)。

從另一個(gè)角度講，由于我們沒有開展與電子文件／檔案管理有關(guān)的工作，缺少電子文件／檔案管理的實(shí)踐需求，失去了接受新知識(shí)、運(yùn)用新技術(shù)的動(dòng)力。我們的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力與信息化水平，與實(shí)際工作要求存在著相當(dāng)大的差距。一些曾經(jīng)學(xué)過計(jì)算機(jī)，會(huì)用計(jì)算機(jī)的同志，或因?yàn)楣ぷ髦杏貌簧?，時(shí)間一久生疏了；或因?yàn)椴恢缹?shí)際工作中需要那些相關(guān)的知識(shí)，沒有得到及時(shí)充電，其應(yīng)用能力還僅僅局限于低端的文字處理。對(duì)電子文件／檔案歸檔管理涉及到的數(shù)據(jù)庫(kù)、電子表格、圖形圖像處理、CAD、CAM等相關(guān)軟件與技術(shù)，知之甚少，甚至一無所知。這種能力與水平如何去指導(dǎo)別人?這樣，回避與放任自流也就在所難免了。

3、這種“弱化”反映出我們對(duì)業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的真正內(nèi)涵與重點(diǎn)的認(rèn)識(shí)上存在偏差

“業(yè)務(wù)指導(dǎo)”指導(dǎo)什么?這項(xiàng)工作的真正內(nèi)涵是什么?重點(diǎn)又是什么?這些問題乍一聽，好像不是問題。但仔細(xì)想想，并不好回答。業(yè)務(wù)指導(dǎo)的內(nèi)容、范圍、重點(diǎn)在有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章、文件上并沒有給出明確的界定。每個(gè)業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員，大都是依據(jù)前輩的傳授，根據(jù)以往的工作經(jīng)驗(yàn)，憑著個(gè)人的理解去做工作。這就可能使我們對(duì)業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的真正內(nèi)涵與重點(diǎn)在認(rèn)識(shí)上存在偏差。

我們以對(duì)機(jī)關(guān)檔案工作的指導(dǎo)為例。目前，機(jī)關(guān)檔案收集范圍偏窄，許多涉及政府機(jī)關(guān)職能的記錄文件、專業(yè)文件沒有納入機(jī)關(guān)檔案管理的視線，是一個(gè)較為普遍存在的問題。究其原因，很重要的一條就是：隨著時(shí)代的發(fā)展，政府職能的轉(zhuǎn)變，政府各部門的職能、辦事程序、工作流程均發(fā)生了變化，而各單位的“歸檔范圍”與“保管期限表”卻十幾年、幾十年一貫制，沒有變化。有的單位甚至從單位成立至今，沒有修訂過其“歸檔范圍”與“保管期限表”。

在以往的機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作中，我們往往把許多精力投放在某些具體文件的歸不歸檔與如何整理上，很少注意“歸檔范圍”與“保管期限表”的調(diào)整與修訂?；蛟S還會(huì)有同志說：“各單位‘歸檔范圍’與‘保管期限表’的擬定和修改與我們業(yè)務(wù)指導(dǎo)沒有關(guān)系”。但筆者認(rèn)為，一個(gè)單位在建立了檔案管理制度之后，確立“歸檔范圍”與“保管期限表”，是較某些具體文件的歸檔整理更宏觀，更基礎(chǔ)的工作，是我們業(yè)務(wù)指導(dǎo)應(yīng)該關(guān)注的重點(diǎn)之一。

如果說我們對(duì)機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)指導(dǎo)應(yīng)該實(shí)行宏觀指導(dǎo)的話，那么這種宏觀指導(dǎo)對(duì)本轄區(qū)內(nèi)新成立的政府職能部門，就是幫助其制定“歸檔范圍”與“保管期限表”。對(duì)已有的政府職能部門，就是周期性地幫助其完善、修改已有的“歸檔范圍”與“保管期限表”。具體說：就是在一定的周期內(nèi)，對(duì)本轄區(qū)內(nèi)擔(dān)負(fù)不同職能的各個(gè)政府部門逐一進(jìn)行詳細(xì)的調(diào)查，調(diào)查每個(gè)政府部門都承擔(dān)哪些職能?職能是否發(fā)生了變化?每個(gè)政府部門又有哪些內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)?每個(gè)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)各自承擔(dān)著什么樣的業(yè)務(wù)?其業(yè)務(wù)流程和辦事程序又是怎樣?行使職能或辦理業(yè)務(wù)時(shí)產(chǎn)生哪些文檔?具有什么樣的價(jià)值?何時(shí)歸檔?如何歸檔?

因?yàn)?，只有該歸的文件歸檔了，該保存的檔案保存了，這個(gè)單位的檔案才能齊全完整。如果只是把主要注意力，放在指導(dǎo)機(jī)關(guān)檔案工作者對(duì)某些具體的文件如何按規(guī)范整理上，忽略了根據(jù)變化了的情況、變化了的職能、變化了的辦事程序、變化了的工作流程，對(duì)機(jī)關(guān)已有的“歸檔范圍”與“保管期阻表”進(jìn)行及時(shí)的完善與修改，造成該歸檔的文件沒有歸檔，那損失就大了。只要“歸檔范圍”與“保管期限表”合理，該歸檔的文件都?xì)w了，即便是有個(gè)別文件整理的不規(guī)范，等交到檔案館后還是可以調(diào)整的。

這項(xiàng)工作是一件細(xì)致、復(fù)雜的工作，需要我們做業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的同志，能夠沉的下去、蹲的住。當(dāng)然，一個(gè)行政轄區(qū)內(nèi)的機(jī)關(guān)要全部過一遍，絕不是一年、兩年可以完成的。我們可以每5～10年一個(gè)周期，定期對(duì)轄區(qū)內(nèi)政府機(jī)關(guān)已有的“歸檔范圍”與“保管期限表”進(jìn)行修改、完善、充實(shí)。

4、這種“弱化”反映出我們對(duì)檔案法律、法規(guī)、政策的理解存在分歧

《中華人民共和國(guó)檔案法》是我們檔案工作的根本大法，是我們從事一切檔案工作的依據(jù)與行為準(zhǔn)則，也包括業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作在內(nèi)。但隨著社會(huì)的進(jìn)步與國(guó)家建設(shè)的飛速發(fā)展，對(duì)其中一些條文出現(xiàn)了不同的理解。這種理解上的分歧還出現(xiàn)在許多與檔案工作相關(guān)的法律、法規(guī)、規(guī)章、政策上。對(duì)非國(guó)有企業(yè)的檔案管理工作如何去指導(dǎo)，就是十分典型的一例。

目前，非國(guó)有企業(yè)的檔案管理工作如何去做?檔案行政管理部門該不該去管?管什么?怎么管?是一個(gè)困擾著我們業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的難題。管吧，好像缺乏法律根據(jù)。因?yàn)槠髽I(yè)不是國(guó)家的，檔案也就不是國(guó)家的，不能管。不管吧，又覺得不對(duì)勁，總想管。在具體工作指導(dǎo)中就形成了兩種不同的觀點(diǎn)：一種觀點(diǎn)認(rèn)為應(yīng)該讓其“自主發(fā)展”；一種觀點(diǎn)就是套用國(guó)有企業(yè)的管理模式。

筆者認(rèn)為，這兩種認(rèn)識(shí)都有些偏頗。把我們的職責(zé)范圍，理解成歸國(guó)家所有的我們就管，不歸國(guó)家所有的我們就不管，是一種片面的認(rèn)識(shí)。

檔案行政管理部門是國(guó)家在某一行政轄區(qū)內(nèi)負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作的職能部門，它的工作范圍是以相應(yīng)的行政區(qū)劃來界定，而非以所有制來界定。《中華人民共和國(guó)檔案法》第六條規(guī)定：“國(guó)家檔案行政管理部門主管全國(guó)檔案事業(yè)，對(duì)全國(guó)的檔案事業(yè)實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃，組織協(xié)調(diào)，統(tǒng)一制度，監(jiān)督和指導(dǎo)?？h級(jí)以上地方各級(jí)人民政府的檔案行政管理部門主管本行政區(qū)域內(nèi)的檔案事業(yè)，并對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)?！边@里只規(guī)定了縣級(jí)以上地方各級(jí)人民政府的檔案行政管理部門主管本行政區(qū)域內(nèi)的檔案事業(yè)，并沒有界定“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織”的所有制形式。因此，“對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)”是縣級(jí)以上地方各級(jí)人民政府的檔案行政管理部門的職責(zé)所在，放棄對(duì)“非國(guó)有企業(yè)”的檔案管理工作監(jiān)督和指導(dǎo)，是一種失職或行政不作為行為。

另外，企業(yè)的檔案歸誰所有，與企業(yè)該不該建立檔案管理體制、檔案管理制度不是一個(gè)概念?！吨腥A人民共和國(guó)檔案法》第二條規(guī)定：“本法所稱的檔案，是指過去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄?！边@里并沒有指明“社會(huì)組織”的所有制形式。我們知道，企業(yè)是以營(yíng)利為目的“社會(huì)組織”，非國(guó)有企業(yè)是企業(yè)，那么非國(guó)有企業(yè)也是以營(yíng)利為目的“社會(huì)組織”。其在從事經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄都是檔案。有些同志會(huì)問：“怎樣確定非國(guó)有企業(yè)形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的檔案?”其實(shí)這個(gè)問題非常簡(jiǎn)單，凡是與企業(yè)職工個(gè)人相關(guān)的文件、記錄和與企業(yè)產(chǎn)品相關(guān)的文件、記錄都是對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的檔案。請(qǐng)看下面有關(guān)數(shù)據(jù)分析：

首先，從從業(yè)人數(shù)上看，根據(jù)國(guó)家統(tǒng)計(jì)局2005年12月6日公布的《第一次全國(guó)經(jīng)濟(jì)普查主要數(shù)據(jù)公報(bào)》提供的數(shù)據(jù)，到2004年末，全國(guó)第二、三產(chǎn)業(yè)的就業(yè)人員數(shù)為30882．8萬人。

其中，工業(yè)企業(yè)法人單位中：國(guó)有企業(yè)及國(guó)有獨(dú)資公司就業(yè)人員為1282．6萬人，占13．3％，而非國(guó)有企業(yè)就業(yè)人員為8361．2萬人，占86．7％。加上在532．3萬戶工業(yè)個(gè)體經(jīng)營(yíng)戶中的就業(yè)人員2565．8萬人，總數(shù)超過了1個(gè)億。

建筑業(yè)法人企業(yè)單位中：國(guó)有企業(yè)及國(guó)有獨(dú)資公司就業(yè)人員為485．7萬人，占17．4％，而非國(guó)有企業(yè)就業(yè)人員為2305．7萬人，占82．6％。加上在56．5萬戶建筑業(yè)個(gè)體經(jīng)營(yíng)戶中的就業(yè)人員461．6萬人，總數(shù)達(dá)到了2767．3萬人

批發(fā)和零售業(yè)法人企業(yè)單位中：國(guó)有企業(yè)及國(guó)有獨(dú)資公司就業(yè)人員為276．5萬人，占20．0％，而非國(guó)有企業(yè)就業(yè)人員為1106萬人，占80．0％。加上在1831萬戶批發(fā)業(yè)與零售業(yè)個(gè)體經(jīng)營(yíng)戶中的就業(yè)人員3295．3萬人，總數(shù)達(dá)到了4401．3萬人。

住宿和餐飲業(yè)企業(yè)法人單位中：國(guó)有企業(yè)及國(guó)有獨(dú)資公司就業(yè)人員為88萬人，占20．5％，而非國(guó)有企業(yè)就業(yè)人員為341．3萬人，占79．5％。加上在293．9萬個(gè)住宿業(yè)和餐飲業(yè)個(gè)體經(jīng)營(yíng)戶中的就業(yè)人員萬人，總數(shù)達(dá)到了955．3萬人。

依上述四個(gè)行業(yè)的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，國(guó)有企業(yè)及國(guó)有獨(dú)資公司就業(yè)人員與非國(guó)有的各類企業(yè)就業(yè)人員的比例大約為2：8。按這樣的比例計(jì)算，交通運(yùn)輸業(yè)、倉(cāng)儲(chǔ)和郵政業(yè)(760．7萬人)，房地產(chǎn)業(yè)(396．3萬人)，其他第三產(chǎn)業(yè)(5852．8萬人)的非國(guó)有企業(yè)就業(yè)人員的總數(shù)約為5607．8萬人。 這樣非國(guó)有各類企業(yè)就業(yè)人員的總數(shù)就達(dá)到了24658．7萬人，是全國(guó)第二、三產(chǎn)業(yè)的就業(yè)人員數(shù)(30882．8萬人)的79．85％。

難道這與約2．5億人有關(guān)的文件、檔案不屬于對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的檔案嗎?回答應(yīng)該是肯定的。

其次，從企業(yè)的數(shù)量上看，到2004年末，全國(guó)共有國(guó)有企業(yè)、國(guó)有聯(lián)營(yíng)企業(yè)、國(guó)有獨(dú)資公司9．2萬個(gè)，占全部企業(yè)法人數(shù)(325．0)的5．9％，而非國(guó)有的各類企業(yè)有315．8萬個(gè)，占全部企業(yè)法人數(shù)(325．O萬個(gè))的94．1％

難道與這約95％企業(yè)產(chǎn)品相關(guān)的文件、記錄不屬于對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的檔案嗎?回答也應(yīng)該是肯定的。

至于這些文獻(xiàn)與檔案哪些該保存、由誰來保存、保存多長(zhǎng)時(shí)間則是另一個(gè)問題。

《中華人民共和國(guó)檔案法》第三條規(guī)定：“一切國(guó)家機(jī)關(guān)、武裝力量、政黨、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和公民都有保護(hù)檔案的義務(wù)。”這里的“企業(yè)事業(yè)單位”同樣沒有指明所有制形式。完全可以理解為包括非國(guó)有企業(yè)在內(nèi)的一切企業(yè)都有“保護(hù)檔案的義務(wù)”，也可以理解為一切企業(yè)(包括非國(guó)有企業(yè)在內(nèi))都有建立檔案管理機(jī)制與保管檔案的義務(wù)。

對(duì)非國(guó)有企業(yè)檔案管理工作指導(dǎo)上的“弱化”，一定程度上也是因?yàn)槲覀円恍┳鰳I(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的同志，并不了解國(guó)家各有關(guān)部門要求企業(yè)(所有企業(yè))必須留存的文件有哪些，心中無數(shù)，界限不清，管理上自然左右為難，無所適從。

我個(gè)人認(rèn)為，在具體工作中，對(duì)非國(guó)有企業(yè)的檔案管理工作應(yīng)該指導(dǎo)與監(jiān)督并重。指導(dǎo)只是指導(dǎo)其建立相應(yīng)的檔案管理制度、管理方式、管理方法，而對(duì)其具體的管理制度、管理方式、管理方法、機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配置不做限制與統(tǒng)一要求；監(jiān)督的范圍只限于督促其建立檔案管理制度；監(jiān)督其將與企業(yè)員工個(gè)人利益相關(guān)的檔案妥善保管(如：聘用合同，社會(huì)保障、醫(yī)療保險(xiǎn)、工傷保險(xiǎn)交納情況的記錄等等)；監(jiān)督其將與企業(yè)產(chǎn)品的生產(chǎn)過程、用料及質(zhì)量相關(guān)的記錄與文件妥善保管；以及監(jiān)督其將國(guó)家其他相關(guān)部門明文要求企業(yè)必須建立和存有的檔案妥善保管。

(作者單位：開封市檔案局)