加快地名檔案管理現代化的建設

隨著科學技術的進步和社會經濟的發展，社會對地名信息的需求發生了很大的變化，落后的檔案管理手段已無法滿足社會的需要，所以，地名檔案管理迫切需要現代化。

地名是社會信息的載體，它含有不同時期地理、歷史、文化、語言、民俗等各類豐富的信息，它與人們的生活緊密相連。人們在學習、工作、生活中需要隨時隨地通過簡便的方式快速查閱各類信息。可是傳統的檔案管理模式已難以滿足網絡時代人們對信息查詢方式的需要，同時也極大地限制了地名檔案工作的發展。

隨著辦公自動化的深入，電子文件將成為檔案信息資料的主體，對于這些新型檔案如何保管和檢索利用，也是我們應探索的重要課題。

再者，隨著時間的推移和檔案數量的增加，人為和自然因素的影響，以及檔案保管條件的欠缺，檔案的損壞程度也日益加重，如何有效地保護地名檔案，延長其壽命，也成為一個嚴重的問題，上述種種現象說明，地名檔案現代化建設已經到了刻不容緩的地步。

實現地名檔案現代化，是將先進的科學技術手段和科學管理方法與傳統的地名檔案管理方式有機結合，建立地名檔案信息系統。它是以地名數據庫為基礎，在軟件中設置收集、鑒定、自動立卷、檢索、借閱、用戶識別等功能，建立可管理字符型數據庫，或可管理地圖數據庫，并實現地名屬性資料與地圖、多媒體信息的鏈接和交互式訪問。更新、完善這樣一種網絡信息的有效管理系統，必將使地名檔案管理發生深刻的變化，提高地名檔案工作的整體水平，從而促進地名管理、地名學理論研究、地名圖書編纂等工作的順利開展。使地名檔案在社會各個領域產生積極的社會效益和經濟效益。

1 提高地名檔案的貯存、收藏能力。地名檔案不完全相同于其他檔案，具有其專業性特點，多半是圖、文、表、卡并存，現有的地名檔案大多數是紙質的，存在占有空間大，紙張易老化，不易保存的不足，而現代技術，尤其是縮微技術、光盤技術的采用，為日益增多的檔案存貯和管理提供了有效的解決途徑，從而增強了檔案部門的收藏能力。

2 提高地名檔案信息的處理能力。原始的地名檔案管理依靠的是手工管理，有限的地名檔案管理人員和落后的管理手段與日益增長的地名檔案數量之間的矛盾十分突出，地名檔案管理現代化具有高效率信息處理能力，可以用來組卷、編目、分類、進行各種統計和分析等，在業務工作中代替一些人工操作，實現地名檔案信息的快速查詢、動態管理、圖表聯動和地名信息的可視化、數字化，從而提高檔案信息的處理能力，加快工作速度，提高工作進度、提高工作效率和質量。

3 提高地名檔案信息資源的利用能力。收藏檔案的目的在于應用，使之產生社會效益和經濟效益。應用計算機對地名檔案進行編目、檢索、借閱管理，速度快、準確性高，可以提供多種檢索途徑，實現網上查詢，使用者足不出戶便可查到需要的檔案資料，數據庫技術和信息技術在地名檔案管理工作中的應用，可以提高對各種數據的組織、存取、統計、查詢速度，提高對信息的收集、分析以及系統的設計開發技術和能力，從而提高地名檔案資源的開發利用能力。

(作者單位：河南省地名檔案室)

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