社區(qū)醫(yī)院檔案管理存在的問題及改進(jìn)措施

1 社區(qū)醫(yī)院檔案管理存在的問題

1．1 檔案意識比較淡薄。醫(yī)務(wù)工作者對其工作涉及的內(nèi)容沒有記錄、積累和作為檔案保存的概念，缺乏對檔案工作意義及其重要性的理解；不了解檔案材料管理中的一些具體要求，在病歷、醫(yī)案等的書寫、紙張、內(nèi)容上出現(xiàn)不規(guī)范現(xiàn)象，對一些原始材料處理不當(dāng)，在收集材料的過程中敷衍了事。

1．2 檔案干部隊(duì)伍不穩(wěn)定。社區(qū)醫(yī)院檔案人員兼職過多，沒有足夠的時間從事檔案整理工作；經(jīng)常變動，缺乏系統(tǒng)的檔案知識培訓(xùn)。

1．3 檔案管理制度不健全。在社區(qū)醫(yī)院中，涉及檔案管理方面的制度很少。

1．4 對檔案的內(nèi)容界定不清，管理范圍不明。許多應(yīng)該納入管理的檔案沒有納入管理，而被納入檔案管理的內(nèi)容又多年沒有改變。

1．5 檔案管理設(shè)備陳舊，硬件投入不足。許多社區(qū)醫(yī)院檔案的存放只有檔案袋、檔案夾、檔案柜，沒有專門的檔案用房，運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的較少。

2 改進(jìn)社區(qū)醫(yī)院檔案管理的措施

隨著社區(qū)規(guī)模的擴(kuò)大、人員的增多，社區(qū)醫(yī)院不僅預(yù)防保健任務(wù)越來越重；而且需要治療的疾病越來越復(fù)雜。落后的檔案管理已成為社區(qū)醫(yī)院發(fā)展的瓶頸。因此，社區(qū)醫(yī)院必須正視現(xiàn)實(shí)，調(diào)整檔案管理思路，改進(jìn)檔案管理方法，以應(yīng)對新形勢對社區(qū)醫(yī)院檔案管理的要求。

2．1 加強(qiáng)宣傳。社區(qū)醫(yī)院要通過多種方式和渠道，廣泛宣傳檔案、檔案工作和有關(guān)法律、法規(guī)及制度，強(qiáng)化全體職工特別是院領(lǐng)導(dǎo)及職能部門人員的檔案法制意識，樹立檔案管理人人有責(zé)的觀念；通過檔案利用的典型事例，使其加深了解檔案工作在醫(yī)院工作中的地位和作用，認(rèn)識到檔案的潛在價(jià)值，及其帶來的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益，從而提高廣大職工參與檔案管理的積極性、主動性和自覺性。

2．2 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。社區(qū)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要切實(shí)加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立一個由醫(yī)院院長直接分管，分管院長全面領(lǐng)導(dǎo)，院辦公室主任負(fù)責(zé)，各職能部門負(fù)責(zé)人和檔案員為成員的檔案三級網(wǎng)絡(luò)管理模式，充分體現(xiàn)檔案工作在醫(yī)院中的職能和地位，把檔案工作與醫(yī)院發(fā)展有機(jī)地聯(lián)系起來，將檔案工作列入各級領(lǐng)導(dǎo)的議事日程，列入總體發(fā)展規(guī)則和年度工作計(jì)劃，將檔案工作內(nèi)容納入各級領(lǐng)導(dǎo)干部的崗位責(zé)任制和各部門的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制中予以考核，并制定相應(yīng)的獎懲措施。

2．3 建立健全規(guī)章制度。健全的規(guī)章制度，是檔案管理的關(guān)鍵。社區(qū)醫(yī)院要結(jié)合自身特點(diǎn)，依據(jù)《檔案法》、《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法》等相關(guān)法律、法規(guī)，規(guī)范病案記錄、護(hù)理日記及專業(yè)人員業(yè)務(wù)報(bào)告，建立各類臺賬，完善檔案管理的歸檔、保管、利用、鑒定、銷毀、保密、庫房管理制度，使檔案工作各個環(huán)節(jié)的運(yùn)行有章可循。

2．4 加大投入，提高配備。社區(qū)醫(yī)院要加大資金投入，購置檔案保護(hù)設(shè)備和現(xiàn)代化的信息處理設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、去濕機(jī)、空調(diào)機(jī)以及自動防火防盜設(shè)備等，以適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的需要。

2．5 加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案人員素質(zhì)。一是應(yīng)將檔案人員的培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計(jì)劃，為其提供一個良好的學(xué)術(shù)研究氛圍；二是檔案人員應(yīng)主動學(xué)習(xí)，通過各種形式的繼續(xù)教育不斷更新知識，開闊視野，增強(qiáng)創(chuàng)新思維，提高創(chuàng)造能力，成為信息社會和檔案學(xué)科發(fā)展的復(fù)合型人才。

2．6 加強(qiáng)檔案信息資源開發(fā)利用。檔案人員應(yīng)更新觀念，樹立檔案信息傳播意識，讓檔案信息在醫(yī)院有序地傳播，產(chǎn)生傳播效應(yīng)。要按照要求編制多種檢索工具，圍繞為臨床診療、護(hù)理、合理用藥、各項(xiàng)檢查和領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)開展編研工作，注重收集利用反饋信息，使檔案為醫(yī)院各項(xiàng)工作服務(wù)真正落到實(shí)處。要適應(yīng)新時代的要求，努力開拓服務(wù)領(lǐng)域，為醫(yī)務(wù)人員、患者及社會公眾服務(wù)，為整個社會提供多角度、多層次的服務(wù)。

(作者單位：河南工業(yè)大學(xué)醫(yī)院)

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