試論新時(shí)期高校辦公室工作人員的能力建設(shè)

［摘要］高校辦公室是高校的綜合辦事機(jī)構(gòu)，是保證學(xué)校各項(xiàng)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的中樞，它的職能除了“參與政務(wù)、管理事務(wù)、搞好服務(wù)”的傳統(tǒng)概念以外，現(xiàn)在幾乎涉及學(xué)校管理系統(tǒng)中的決策、執(zhí)行、監(jiān)督、檢查、反饋等各個(gè)方面。只有從整體上提高辦公室工作人員的綜合能力，使其適應(yīng)學(xué)校改革和發(fā)展的需要，才能確保學(xué)校工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。本文結(jié)合實(shí)際，分析了高校辦公室工作職能的新變化，認(rèn)為應(yīng)從政務(wù)能力和人力資源能力兩方面加強(qiáng)辦公室工作人員的能力建設(shè)，培養(yǎng)學(xué)習(xí)能力，增強(qiáng)適應(yīng)能力，提高創(chuàng)新能力，強(qiáng)化競(jìng)爭(zhēng)能力。

［關(guān)鍵詞］高校辦公室職能轉(zhuǎn)變政務(wù)能力人力資源能力

高校辦公室是高校的綜合辦事機(jī)構(gòu)，是保證學(xué)校各項(xiàng)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的中樞，它的職能除了“參與政務(wù)、管理事務(wù)、搞好服務(wù)”的傳統(tǒng)概念以外，現(xiàn)在幾乎涉及學(xué)校管理系統(tǒng)中的決策、執(zhí)行、監(jiān)督、檢查、反饋等各個(gè)方面。只有從整體上提高辦公室工作人員的綜合能力，使其適應(yīng)學(xué)校改革和發(fā)展的需要，才能確保學(xué)校工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

一、辦公室工作職能的轉(zhuǎn)變

由于我國(guó)經(jīng)濟(jì)體制、經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)方式的轉(zhuǎn)變和教育體制改革的深入開(kāi)展，學(xué)校在管理方式和運(yùn)行機(jī)制等方面都發(fā)生了深刻的變化。辦公室的工作職能也隨之發(fā)生了轉(zhuǎn)變，主要表現(xiàn)在三個(gè)方面：

一是從被動(dòng)辦理事務(wù)到主動(dòng)參與管理服務(wù)、強(qiáng)化政務(wù)服務(wù)、做好協(xié)調(diào)綜合工作。從以往局限于事務(wù)性辦文辦事、禮賓接待、協(xié)助保障等常規(guī)性工作，轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事又參與出謀獻(xiàn)策，發(fā)揮著重要的參謀助手作用。

二是從經(jīng)驗(yàn)管理轉(zhuǎn)變?yōu)榭茖W(xué)化、程序化管理。將被動(dòng)應(yīng)付思維定式和思維習(xí)慣轉(zhuǎn)換成強(qiáng)化工作計(jì)劃性，基本實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化，由參與主導(dǎo)型向參謀主導(dǎo)型轉(zhuǎn)變。

三是從單純的收發(fā)、傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)槎酱贆z查、綜合處理信息。由以往的應(yīng)付思維定勢(shì)轉(zhuǎn)變?yōu)閺?qiáng)調(diào)超前預(yù)見(jiàn)，立足于盡可能地超前思考、超前預(yù)測(cè)和把握，以增強(qiáng)信息的實(shí)效性。同時(shí)加強(qiáng)督查，作出正確的判斷，以周密的組織和協(xié)調(diào)達(dá)到高效的管理目標(biāo)。

二、辦公室工作人員的能力建設(shè)

辦公室職能的轉(zhuǎn)變給高校辦公室工作人員提出了新的要求：把握事物的發(fā)展趨勢(shì)，在處理事務(wù)的同時(shí)，必須充分發(fā)揮參謀助手的作用；必須想在先，謀在前，做到領(lǐng)導(dǎo)未謀有所思，領(lǐng)導(dǎo)未問(wèn)有所行；緊緊圍繞學(xué)校各項(xiàng)工作和領(lǐng)導(dǎo)所思所想所求，深入調(diào)查研究，超前思考運(yùn)籌，正確預(yù)測(cè)發(fā)展趨勢(shì)，及時(shí)反饋情況。因此，要全面加強(qiáng)辦公室人員的能力建設(shè)，實(shí)現(xiàn)新形勢(shì)下高校辦公室人員在政務(wù)服務(wù)和事務(wù)服務(wù)上的創(chuàng)新。

（一）政務(wù)能力

１．把握準(zhǔn)確性和及時(shí)性的統(tǒng)一。要緊緊抓住領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注點(diǎn)，著力采集和提供與重大決策、重大部署關(guān)系密切的信息，并力求準(zhǔn)確，強(qiáng)調(diào)時(shí)效，緊緊圍繞學(xué)校教學(xué)、科研中心，廣泛收集、綜合兄弟院校先進(jìn)的工作思路和作法，并結(jié)合本校實(shí)際情況，作出合理的分析和歸納，提出針對(duì)性、前瞻性較強(qiáng)的建設(shè)性思路，及時(shí)提供給校領(lǐng)導(dǎo)參考。

２．把握靈活性和原則性的統(tǒng)一。在傳統(tǒng)管理思想下，辦公室工作人員忙于應(yīng)付事務(wù)，疲于奔命，思維方式過(guò)于封閉保守。在新形勢(shì)下，辦公室工作要充分體現(xiàn)靈活性和原則性的統(tǒng)一。通過(guò)制訂健全完善、切實(shí)可行的規(guī)章制度和嚴(yán)格的辦事程序，強(qiáng)化各部門的工作職責(zé)，使各項(xiàng)工作管理規(guī)范化。

３．把握綜合協(xié)調(diào)與把握全局的統(tǒng)一。綜合協(xié)調(diào)作用貫穿于高校辦公室工作的各個(gè)方面，這就要求辦公室的工作人員必須具備全局意識(shí)，從學(xué)校事業(yè)發(fā)展的全局去思考、籌劃、安排和處理問(wèn)題。只有站在學(xué)校事業(yè)發(fā)展的全局高度，通過(guò)協(xié)調(diào)，了解和溝通情況，聽(tīng)取意見(jiàn)，交流看法，形成共識(shí)，明確職責(zé)，才能把各部門的積極性調(diào)動(dòng)起來(lái)，形成強(qiáng)大的合力。因而，辦公室工作要著眼大局，正確處理好與校內(nèi)機(jī)關(guān)各部門之間的關(guān)系，與學(xué)校的全局工作合拍，與學(xué)校每一階段的總體部署一致，這樣綜合協(xié)調(diào)工作才能縝密周到，減少矛盾，避免紕漏。

４．把握布置與督辦的統(tǒng)一。辦公室管理必須實(shí)現(xiàn)程序化，即明確規(guī)定辦事的先后次序，具體步驟及其要求，使各項(xiàng)規(guī)章制度進(jìn)一步具體化、步驟化，并完善信訪接待、文件處理、工作例會(huì)等常規(guī)性制度，實(shí)現(xiàn)工作機(jī)制上的創(chuàng)新。辦公室的督查工作，主要體現(xiàn)在協(xié)助學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)確保學(xué)校決策的貫徹執(zhí)行上，其出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)都是為了推動(dòng)決策的迅速落實(shí)。針對(duì)辦公室工作中出現(xiàn)的不同情況，迅速作出相應(yīng)的反映、反饋。

（二）人力資源能力建設(shè)

人力資源能力建設(shè)，也稱人的能力建設(shè)，是指通過(guò)教育、培訓(xùn)、激勵(lì)和使用等途徑，開(kāi)發(fā)人的潛能，提高人的素質(zhì)，調(diào)動(dòng)人的積極性，發(fā)揮好人的作用，增強(qiáng)人們認(rèn)識(shí)和改造自然的個(gè)體和群體效能，以促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的進(jìn)步和人的全面發(fā)展。辦公室工作人員的能力建設(shè)主要體現(xiàn)在：

１．培養(yǎng)學(xué)習(xí)能力。學(xué)習(xí)型社會(huì)的來(lái)臨對(duì)每一個(gè)人來(lái)說(shuō)都是一種挑戰(zhàn)。沒(méi)有學(xué)習(xí)能力就適應(yīng)不了社會(huì)，它是一切能力的基礎(chǔ)。一個(gè)人，善于學(xué)習(xí)，知識(shí)水平高，看問(wèn)題看得遠(yuǎn)，看得深，善于創(chuàng)新，就能夠不斷取得新的發(fā)展優(yōu)勢(shì)。辦公室人員要樹(shù)立終身學(xué)習(xí)的思想，努力掌握新知識(shí)，使自己具有從事辦公室工作所必需的政策理論水平和分析解決問(wèn)題的能力、調(diào)查研究能力、綜合協(xié)調(diào)能力，成為術(shù)業(yè)有專攻的“專家”和博聞強(qiáng)記的“雜家”，不斷提高單兵作戰(zhàn)能力和團(tuán)隊(duì)合作能力。在學(xué)習(xí)內(nèi)容上，要學(xué)習(xí)文書學(xué)、邏輯學(xué)、應(yīng)用寫作、檔案管理、行政管理、保密等相關(guān)知識(shí)，同時(shí)，還要廣泛涉獵秘書專業(yè)知識(shí)以及歷史、哲學(xué)、法律、金融、財(cái)稅等方面知識(shí)，不斷拓寬知識(shí)領(lǐng)域，更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，增強(qiáng)分析解決問(wèn)題的能力和綜合協(xié)調(diào)能力。

２．增強(qiáng)適應(yīng)能力。辦公室人員要根據(jù)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和高等學(xué)校改革的實(shí)際，從自身素質(zhì)和能力上主動(dòng)適應(yīng)學(xué)校發(fā)展的要求，面對(duì)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的挑戰(zhàn)，增強(qiáng)主動(dòng)性，從業(yè)務(wù)技能、工作環(huán)境、管理機(jī)制、分配體制等各方面增強(qiáng)自己的適應(yīng)能力。

３．提高創(chuàng)新能力。創(chuàng)新能力就是要?jiǎng)?chuàng)新知識(shí)，這是能力建設(shè)的核心。辦公室工作貴在主動(dòng)，貴在創(chuàng)新。人不僅要學(xué)會(huì)吸納知識(shí)，更要學(xué)會(huì)創(chuàng)造知識(shí)。學(xué)校辦公室工作創(chuàng)新，一是理念創(chuàng)新，要針對(duì)新情況、新問(wèn)題，樹(shù)立以決策為中心，以人為本、弘揚(yáng)傳統(tǒng)與開(kāi)拓創(chuàng)新相結(jié)合的新型服務(wù)理念；二是辦公技術(shù)創(chuàng)新，打破基于紙質(zhì)的傳統(tǒng)辦公手段，使用辦公自動(dòng)化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)等先進(jìn)的辦公設(shè)備、辦公手段，盡快實(shí)現(xiàn)辦公室工作的信息化、數(shù)字化，提高效率和質(zhì)量；三是思維創(chuàng)新，辦公室工作要始終關(guān)注經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)，立足于對(duì)學(xué)校事業(yè)發(fā)展的超前把握，在決策的科學(xué)性上體現(xiàn)主動(dòng)服務(wù)，做到計(jì)劃性和靈活性相結(jié)合。辦公室工作不能只為決策提供單項(xiàng)服務(wù)，更不能游離于決策之外，應(yīng)該體現(xiàn)在決策前、中、后服務(wù)的全過(guò)程。

４．強(qiáng)化競(jìng)爭(zhēng)能力。競(jìng)爭(zhēng)的策略和方法，特別要強(qiáng)調(diào)樹(shù)立“和合、共贏”的觀念。隨著“以人為本”的工作理念的引入，行政工作內(nèi)容的日益豐富化，在一個(gè)工作崗位上長(zhǎng)期從事某一項(xiàng)工作已不再適應(yīng)個(gè)人發(fā)展的需要。人們不再滿足于在一個(gè)工作崗位上工作，而追求在具有挑戰(zhàn)性的崗位上工作，尋求在崗位輪換中更好地發(fā)揮個(gè)人的潛能。辦公室工作除了加強(qiáng)合作以外，還要鼓勵(lì)互相競(jìng)爭(zhēng)，注重個(gè)人職業(yè)生涯設(shè)計(jì)與自己的專長(zhǎng)、愛(ài)好、性格、氣質(zhì)相符合，與組織需求相協(xié)調(diào)，使辦公室工作在動(dòng)態(tài)的機(jī)制下運(yùn)轉(zhuǎn)，實(shí)現(xiàn)組織發(fā)展與個(gè)人發(fā)展的“雙贏”。

辦公室作為高校管理的綜合協(xié)調(diào)辦事機(jī)構(gòu)，其工作質(zhì)量和創(chuàng)新精神，體現(xiàn)了一所學(xué)校管理水平的高低，辦公室人員要善于在日常工作中對(duì)實(shí)際問(wèn)題進(jìn)行理性的思考，才能提高自己有效駕駛?cè)值哪芰Γm應(yīng)教育現(xiàn)代化的需要。

參考文獻(xiàn)：

１．袁曉東．高校辦公室工作存在的問(wèn)題及改進(jìn)建議（Ｊ）．黑龍江高教研究，２００３，（２）．

２．劉樹(shù)清．如何提高參謀服務(wù)的有效性［Ｊ］．秘書工作，２００１，（９）．

３．李守信．中國(guó)高等學(xué)校擴(kuò)招啟示錄［Ｊ］．中國(guó)高等教育，２００１，（８）．

責(zé)任編輯鐘海連