教你做一份優秀的銷售報告

何偉是一名優秀的銷售代表，他工作非常努力，經過兩年辛苦耕耘，他負責的片區銷售業績突飛猛進，從兩年前的不足100萬元的月銷售額激增到現在的500萬元。

但是，最近的一件事情卻讓他輕松不起來：公司在一周前突然任命他做北京營業部的銷售經理。肩上的責任和擔子固然沉重許多．更“要命”的是，做了營業部經理就要每個月到公司總部去開銷售月會了！

對一直在銷售一線奮戰的何偉而言，什么困難沒見過?什么苦沒吃過？他并不怕業績的壓力。但是一想到要開始經常性地寫各種報告和總結他就犯難了：銷售報告怎樣寫?應該有哪些內容?應該注意什么?如何才能在各位領導面前順利”過關”呢?

筆者在這里就把個人多年來的經驗同大家分享一下，希望能對像何偉這樣有“報告恐懼癥”的一線人員有所幫助。

要寫好銷售報告，必須特別注意三個環節：一是平時一定要關注市場競爭狀況和銷售數據的收集；二是在撰寫報告前要有充分的時間進行分析、討論；最后要考慮如何將報告的內容呈現出來、爭取上級領導的支持。這些環節一個都不能少I否則就很可能將自己置于“當眾出丑”的尷尬境地。

市場競爭狀況和

銷售數據的收集

無論是文字報告或者口頭報告，最令人“無地自容”的就是被上級領導問時一問三不知，滿口“也許”、“可能”、“應該”。“大概”和“似乎”。

筆者曾見過銷售主管因為太不了解“數據”而被老總在營銷會議上當場撤職的事例。

一位剛剛升任營業部經理的“老業務”，因為一向業績不俗，又同經銷商的關系處得不錯，在業務弟兄中的人緣也頗好，當然自我感覺非常“良好”。可是有一點，此人是一個典型的“電腦盲”，而且非常不習慣看數據、讀報告；有業績壓力或市場問題通常寧可“親歷親為”，親自幫業務代表密集拜訪經銷商，壓貨等。

幾個月下來，雖然他的營業部銷售業績有所起色，但是產品品類發展嚴重滯后，而且各通路間的銷售比例也極不均衡，同其他區域的差距逐步拉大。到第三個月的時候，總部召集季度營銷例會，總經理在聽取了他關于營業所的銷售報告之后一口氣問了他十幾個問題：

“你有沒有注意到白銀市的經銷商連續三個月沒有出貨?”

“你知道我們剛剛上市的新產品成品庫存、在途、經銷商庫存、零售店庫存還有多少?”

“你知道你負責區域內一共有多少個可能買我們產品而你又沒有鋪貨的零售店?”

“你知道你一年總的預算促銷費用是多少?而現在的促銷費用還剩多少?”

“你知道競爭產品正在做的‘大力度促銷活動’是在哪個通路?哪個區域?效果怎樣?”

“你的‘業績回顧’中每個品項的銷售數字相加為什么不等于總計的數字?”

當聽完最后一個問題的時候，該營業部經理的臉已經煞白了．因為他根本就不知道!在眾目睽睽之下．他開始回答問題：“我的區域比較大，白銀市的問題以前真沒注意到……”“新產品到貨、庫存具體的數量記不太清了，好像還沒到吧……”“競品的促銷活動感覺效果不錯，在什么通路和商場做我回去再查查……”“報告里面的時間確實有問題，可能是助理搞錯了我又沒來得及看……”

后面發生的事情可想而知．這位老兄還沒有回答一半，總經理的巴掌就狠狠拍在了會議桌上：“你認為、你覺得、應該、可能、不知道．你還知道什么?這樣的水平怎么可以做如此重要的工作？!……”

第二天，總經理就簽署了人事令．重新任命了一名高級業代做這個區域的營業部經理。

像這位銷售經理的“悲慘”經歷在我們周圍經常會發生。因此，一定要注意平時銷售數據和競爭者資料的收集，將是制作一個優秀報告的基礎，有了它才可能實現“讓數據說話”。

那么接下來的問題就是如何全面、充分地收集市場資料。一份標準的銷售報告可能用到的數據有：

1．市場規模。市場容量以及增長率；

2．主要競爭產品(最好是分品項)的銷量和增長率；

3．自己產品各品項的銷售目標。實際銷售量和增長率；

4．主要競爭品牌最近的新產品上市、促銷及陳列動態(越細越好．至少把活動的通路、區域、產品和活動效果搞清楚)；

5．各經銷商各產品的進貨、銷售和庫存狀況(別忘了把在途的產品也考慮進去)；

6．各經銷商和直營客戶的賬款情況明細：

7．報告期區域內主要促銷活動、陳列活動、鋪貨行動的執行狀況、效果評估；

8．轄區內的營銷預算及實際使用、節余狀況。

真是好大一堆資料呀!難怪很多一線銷售主管反映：不怕跑斷腿、就怕做報告。

其實，以上這些數據收集起來并沒有那么困難，關鍵是個習慣問題，因為很多資料根本就不用自己去整理。有些“老道”的銷售主管會在銷售會議前很早就把需要的資料、表格列一個單子，交給內勤或副手“打理”，甚至可以讓他們進行一些初步的分析，他們可能比你更清楚怎么搞定這些“煩人”的東西，到準備報告的時候直接向他們要就行了。

數據分析和報告準備

好了，現在一定有一堆報表、資料堆在“何偉”面前了。接下來的工作就是對這些看似雜亂的資料進行分析和總結，變成可以表達自己區域策略主張的“銷售報告”，讓看或聽你報告的人了解你都做了些什么、為什么這么做、結果怎樣、未來打算怎么做以及有什么困難和需要公司支持的地方。

實際上這就是撰寫銷售報告的全部內容和目的。

為了更加全面地在一份銷售報告里闡述對區域銷售工作的總結和計劃，你需要一個全面而實用的報告“模版”(或叫“標準格式”)。實際上，不管是像康師傅、可口可樂這樣運作比較規范的大企業，還是剛剛起步的小公司，在向上一級領導做報告的時候總有一定“格式”和要求。否則，每一個區域主管在做報告時各說各話、內容不一樣、時間不一樣，就沒有可比性了；這樣的報告也很難讓領導拍板、決策。

建議可以采用以下的報告結構：

1．本期銷售達成狀況(各產品，各區域的實際銷售及其與銷售目標、去年同期的對比)；

2．達成異常分析(說明沒有達成的區域或產品的原因)；

3．鋪貨率達成異常分析(為什么沒有達成公司要求的鋪貨指標)；

4．新產品上市追蹤(各通路各區域的鋪貨點數、鋪貨率。市場價格，以及促銷活動執行效果)：

5．通路建設達成分析(各通路各區域的經銷商，分銷商和直營客戶的數量變化)：

6．主要競爭者促銷活動分析；

7．本期促銷活動檢討(本公司促銷活動執行狀況，以及目標與實際達成的差異。原因分析)；

8．本期重要工作檢討及下期重要工作計劃(重點分析前期工作的問題、下一期的計劃，以及需要上級支持和協助的事項)。

結構和內容有了，如何把這些內容清晰地表現出來還是一個問題，這就需要一套比較實用的報告格式幫助我們。文中表格是一個銷售報告的實用模型，我們可以按這樣的格式進行銷售報告的撰寫。(見表)

這樣，當所有的數據和分析全都填到這套標準表格中以后，一份完整的銷售報告就完成了！

臨門一腳——銷售報告如何精

彩紛呈

銷售報告的呈現一般有兩種方式：一種是書面報告，就是將寫好的報告經報告人審核確認后，以書面的形式向上級部門提交；另一種就是召開專門的銷售或營銷工作會議，報告人(通常就是省區經理或大區銷售經理)以口頭的方式當面向上級領導進行工作匯報。

書面報告比較簡單，可是，偏偏在最簡單的環節上容易發生一些最“致命“的錯誤：

1.低級錯誤。內勤或助理人員粗心大意，報告時間寫錯了、數據加減乘除算錯了、報告內容的前后次序搞錯了、錯別字滿篇，甚至直接將上月的銷售報告當成這個月的提交上去……而你呢，又恰恰特別“放心”部屬的工作，隨便翻翻、簽上你的名字就交給領導了，這樣的報告后果可想而知。

2．簡單空洞。一份優秀的銷售月報除了要結構嚴謹、數據準確之外，還要言之有物、邏輯清楚、觀點明確。可是我們經常會在報告里發現這樣的問題：

(1)“因為去年的銷售達成較高所以今年沒有達成銷售目標……”

(2)“由于淡季的到來．本月的銷售量大幅下降……”

(3)“由于市場部的海報沒有及時到位，造成新產品推動不利……”

(4)滿篇都是數據和資料的羅列，根本看不見分析和銷售主張。

(5)提出了一大堆的“構想”、建議，就是找不到任何數據和分析去說明為什么要這么做而不是那么做。

以上的錯誤實際上都可以通過提交報告之前的審核過程及時糾正和避免，因此絕對不要輕視報告審核工作，應該給自己留出充足的時間進行“糾錯”，否則，當報告交到領導那里，怕是后悔都來不及!

至于同上級領導、其他同事進行“面對面”的口頭報告，就更有“挑戰性”了，它對銷售經理的語言表達能力、溝通能力、臨場應變能力以及“形象氣質”等綜合素質都提出了較高的要求。

雖然像語言表達能力等基本素質不是一年半載就能夠獲得的；而且作為銷售主管，這方面的水平也不是最重要的考察指標(當然是業績和渠道管理最重要)。但是，我們還是可以通過一些基本方法和技巧的訓練，使自己少犯錯誤。

首先，要有自信。在向上級領導報告工作的時候，特別是那些剛剛走上“領導崗位”的銷售主管，最容易出現的問題就是缺乏自信。在會議中，我們經常會碰到這樣的銷售經理：眼神閃閃爍爍、面無表情，說話吞吞吐吐、不知所云。這就是缺乏自信的典型表現。在報告中務必做到：

1．面對聽眾。眼睛不要總盯著自己的講稿和PPT，要習慣領導和幾十雙眼睛一起看你。

2．不要念稿子。其實，你的記性并不差。只要在報告前有充足的時間看報告，自己先把報告“預演”幾遍，就應該沒問題。要養成用自己的語言和邏輯去說話，千萬不要只是將那些表格中的數字一個個都念出來！

其次，要學會使用“報告語言”，避免低級錯誤的發生。以下一些不“專業”、領導“不中聽”的話．雖然可能陳述“事實”，但是最好不要說：

1．“某某品牌實在是太厲害了……”應該說“雖然我們的產品在整體上具有優勢，通路的信心也很足。但是……”。

2．“因為競爭對手增加了促銷力度，我品市場接受度有所下表八x x營業部x月工作計劃降……”應該說“我們的市場接受度有所下降，一個原因是競爭對手……”。

3．“由于公司對我們區域不夠重視……”應該說“非常感謝公司給了我們很大支持．但是……”。

4.“至于去年的問題，我那時還沒來這里，不太清楚“應該說”非常抱歉，雖然我去年沒有負責這個區域，但是還是有責任……”。

5．還有就是諸如“可能”、“也許”、“應該”、“感覺”等模棱兩可的話．少說為妙沒有把握的事情，最好干脆提都別提，或趁領導”打盹”的機會一帶而過。

最后，就是建議每個有條件的銷售經理都能夠熟練地操作“PPT” (Power Point)文件。因為，PPT是現在最好的報告演示工具，即使報告不是你親自制作的．但是在向老板報告的時候可能需要你自己去操作、演示；如果老板都會操作你倒不會，丑就出大了！

經過“數據收集”、“報告準備”和“報告呈現”三個環節，再經過一段時間的適應和學習，相信何偉對銷售報告就不會再覺得“恐懼”了，有可能還會喜歡上它呢!