電子文件開發利用的問題及策略

耿婷婷

【摘要】電子文件的發展是信息社會發展的必然結果，我國電子文件發展還存在很多問題，需要不斷完善。文章首先從共享性、隨時行、傳遞迅速、存儲密度大等方面分析了電子文件的特性，然后提出了我國電子文件開發利用過程中存在的一系列問題，最后提出促進電子文件發展的策略。

【關鍵詞】電子政務；電子文件；開發利用

隨著計算機技術和電子政務的不斷發展，電子文件的應用越來越廣泛。由于電子文件的一些特性，使電子文件在開發利用的過程中受到諸多限制，為促進電子文件的利用，必須找到相應的解決措施。

一、電子文件的特性

（一）電子文件的共享性。電子文件不同于紙質文件的一個重要區別就是其共享性。電子文件利用不受時間和地域的限制，人們可以通過網絡隨時隨地查找所需要的信息，而且在尋找目標文件的同時還能夠發現相似的文件，利用者還可以從中選擇文件來滿足自己的要求。

（二）電子文件的隨時性。傳統文件的利用必須在固定的時間以固定的方式才能查閱，而電子文件的利用是網絡化的遠程利用，只要是公開上網的電子文件，利用者可以在任何時間內隨時連續不斷地利用。

（三）電子文件傳遞速度快。電子文件將文檔數字化，將文檔變成數字代碼，傳輸到無線網絡上，利用者通過計算機網絡，可以很快地找到自己所要的信息，利用者只花費幾分鐘甚至幾秒就完成異地甚至異國的文件傳輸。

（四）電子文件存儲密度大。電子文件是把文字變成數字代碼，記錄在磁帶、光盤等載體上，他所占用的空間很小，通過把文件電子化，一個圖書館的資源可以變成幾張光盤，這樣就大大節省了文件所占用的空間，提高空間的利用率。

（五）電子文件對系統的依賴性。電子文件從形成、傳輸到存儲都是通過計算機實現的。離開了計算機及相應的軟件，電子文件就無法傳遞和識別。不同的計算機和軟件，能夠處理的電子文件的類型也是不一樣的。無論是電子文件的日常應用管理，還是作為檔案來管理，都必須要有相應的計算機和軟件的支持才行。

（六）電子文件利用方式的多樣性。電子文件的可操作性為利用者提供了更多的利用方式，除了傳統檔案常用的利用方式如閱覽、復制外，檔案館還可根據利用者的需要，靈活、快速地加工電子文件信息，提供形式多樣的服務。利用者在許可的范圍內可以根據自己的需要，以多種多樣的方式加工處理電子文件信息。

（七）電子文件的交互性。電子文件的交互性體現在信息交互性和利用手段的交互性兩個方面。首先，信息的交互性。信息與載體具有可分離性，其內容存儲的位置是可變的，但內容則不發生任何變化。其次，利用手段的交互性。電子問價通過超文本將各個電子文件數據庫鏈接起來，利用者在查找文件的過程中，通過人機交互，增加了檢索的途徑。

二、電子文件開發利用中存在的問題

（一）電子文件的安全問題。電子文件在變為數字代碼后在網絡上傳輸，這使得電子文件的安全受到嚴重的威脅。首先，電子文件在網絡上可能受到病毒的攻擊，使得電子文件無法使用。其次，在電子文件傳輸的過程中可能改變電子文件原始的記錄。最后，網絡上的電子文件可能受到黑客的攻擊，導致機密的文件被盜取，給個人、企業甚至國家帶來不可挽回的損失。

（二）電子文件資源不足。我國電子政務推行的時間還很短暫，使得我國電子文件資源不足。在資源積累方面，檔案部門現在可以做這樣一些準備：積累新形成的電子文件，將無保密性的公開文件納入利用系統；將具有廣泛利用價值的歷史檔案進行數字化處理，向利用者提供使用；利用已有的網絡與其他檔案部門的系統加以連接，構建電子檔案館的雛形。

（三）電子文件保管條件嚴格。電子文件對系統的依賴性十分強，信息設備的發展十分迅速，導致信息設備的更新換代很快，原有的信息載體由于設備的不配套導致信息無法讀取。另外，電子文件載體磁盤、光盤、磁帶等的保管條件十分嚴格，一旦沒有保管好，會造成載體受損，從而使信息無法讀取。

三、促進電子文件開發利用的措施

（一）加強相關法律法規的完善。電子文件的發展必須不斷完善電子文件的相關法律法規。首先，完善電子文件保密法，應該明確哪些電子文件能夠公布，保密文件及期限等。其次，應該規定統一的電子文件格式，避免電子文件不能兼容的情況。

（二）加強電子文件資源數據庫建設。我國可供利用的電子文件數據庫資源還十分稀少，想促進電子文件的開發利用須加強對電子文件數據庫資源的建設。首先，加強對電子文件的歸檔管理，將比較雜、散的電子文件集中到電子文件數據庫來。其次，加強對現在有紙質文件的數字化，完善電子文件數據庫的資源。

（三）促進電子文件管理軟、硬件設備的開發。我們要在樹立檔案信息資源共享意識的前提下，加快電子文件設備的現代化建設，積極采用現代化手段進行設備更新。配備計算機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯網設備；加速實用、通用電子文件管理軟件的開發；建立網關、防火墻、安裝防病毒軟件來防止黑客及病毒對電子文件的破壞和惡意篡改；通過驗證用戶信息、輸入調閱口令限定訪問、閱讀權限；采用密匙管理、數字式簽名等技術手段，保證電子文件管理網絡的運行。

（四）保障電子文件載體的壽命。電子文件載體受到容易受到光線、灰塵等的影響，即使在良好的保存環境下，也難免不發生信息丟失或讀出錯誤的信息。因而對所保存的電子文件載體，必須進行定期有效的檢測與維護，進行嚴格控制與管理，定期進行檢查，發現問題及時采取維護措施，進行修復或拷貝，使電子文件能夠永久地處于可準確提供利用的狀態。

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