試論現代企業秘書應具備的知識結構

王　焯

隨著我國市場經濟的進一步發展以及企業的逐步成熟壯大，秘書已經成為當今企業管理工作中不可缺少的組成部分。因此，本文著力探討了現代企業秘書應具備的知識結構這一問題，并以眾多學科為例，從多角度進行全方位地論述，希望能為企業秘書提供一個科學的求學范圍與模式。

一、現代企業秘書概述

現代企業秘書與傳統意義上單純從事文字整理、文件處理的秘書有著本質的區別。企業秘書是指在企業經營和日常活動中，直接協助企業領導綜合處理各種事務的工作人員。他們的作用用四個字就可概括，即參謀助手。他們是上情下達、下情上達的紐帶，是幫助企業領導者處理日益頻繁的經營管理事務的得力助手，是為領導出謀劃策的“輔政大臣”。因此，從企業秘書現階段的工作和目標上看，企業秘書所從事的秘書工作，歸納起來主要有八項：1、領導的日程管理；2、日常生活的照顧；3、環境、設備的整理準備；4、會議、會晤的服務工作；5、接待、交際；6、文書制作、處理；7、信息的收集、加工、貯存與檢索；8、突發事件的處理。

二、基礎知識結構

基礎知識是指作為一個企業秘書所必須具備的最起碼的知識面。我認為應包括自然科學知識和社會科學知識兩方面。

1、自然科學基礎知識。自然科學基礎知識指數學、生物、天文和地理知識等等。這些常識企業秘書都應掌握。據有關研究表示，數學學得好的人智商都很高。因此，在對秘書工作的研究和實踐當中，人們也開始認識到數學方法論的巨大作用，如輔助決策中的對策論和運籌學方法，經濟分析中的抽象方法和定量化方法，市場預測中的坐標象限方法及導數概念的運用，公文研究中的模型方法，等等。同數學一樣，其它自然科學如生物、天文和地理等，企業秘書也都不能忽視。如企業秘書在為領導安排國際旅程時，若無必要的地理知識，忽略或錯誤地計算了時差變化，就會造成很大的麻煩，甚至耽誤要事。

2、社會科學基礎知識。社會科學知識如歷史、政治、社會發展史、哲學理論、法律常識、心理學等等，秘書人員都要對此有基本了解。不但要了解自己學科的發展歷程，也要懂得中外文明演進的歷程，有利于我們借鑒歷史經驗，能使我們避免重蹈前人覆轍，能使我們肩負的各項事業都立足于科學決策的基礎之上，能使我們在創造現實的活動中變得更加聰明，更加理智。另一方面是歷史中，尤其是我國歷史中所弘揚的傳統美德，對企業秘書人員良好美德的形成也有極大的塑造作用。不管是“先天下之憂而憂，后天下之樂而樂”的情懷，還是“天下興亡，匹夫有責”的氣概、“茍利國家生死以，豈因禍福避趨之”的思想，都為秘書人員奠定了人格基礎。秘書人員對祖國的社會發展變化歷史，對幾千年形成的璀璨文化，以及從中形成和發展起來的偉大的思想和社會的重大變革都應有大體的認識，才能在工作上維護祖國的利益，發揚民族傳統，繼承正確的思想。當然，在我們打開世界之窗放眼世界時，企業秘書也要對世界幾千年的歷史文化，特別是對主要往來國家的歷史變遷，民族文化的形成有大致了解。這樣才能準確把握不同國家的特點，對秘書的工作有相當大的補益。

《秘書與哲學》的作者郭建慶同志的一句話說得好：“每一個追求智慧的人都要學習哲學，向哲學要智慧。”所以，哲學理論對企業秘書來說也是必須具備的。哲學理論直接影響著一個人的世界觀、價值觀和人生觀。只有對哲學理論有基礎的認識，對正確的哲學思想有肯定的認識，企業秘書才能樹立正確的觀念，從而正確的擺正自己的位置。可見，哲學理論不但對企業秘書非常重要，對于任何一個想要好好生存的人來說也是必不可少的。

企業秘書作為企業的樞紐級人員，法律知識是必備的基礎知識，他們必須做到知法、懂法、守法、護法，才能成為企業名副其實的“參謀助手”。具體來說，法律知識包括憲法、民法和刑法等等。企業秘書在法律方面的作用有：熟悉、了解與本企業有關的法律、法規，確保企業的生產經營活動在法律允許的范圍內；熟悉并了解現行法律、政策在本企業是否已經用足，以協助領導在法律允許的范圍內拓寬生產領域和經營渠道，搞活經營活動；密切注意本企業的權益是否受到非法侵害，運用法律武器保護企業。

總之，現代企業秘書的工作涉及生產經營管理、工藝美術、工商、金融、稅務、法律、外事等領域，這也是企業適應市場對秘書人員的客觀要求。上述知識領域，對于政府部門的秘書人員來說只要了解和掌握一門或兩門就足以勝任本職工作，這與政府本身的職能相關連。但企業的秘書則必須全面了解，廣泛涉獵，有條件的話，還要精通一部分或者全面精通。也就是說，企業秘書應該是數理化、文史哲樣樣通，就是做不到樣樣通，也必須樣樣懂。當然，因為企業性質不同，對秘書要求樣樣精、樣樣通未免近于苛刻，有些領域做到粗通或者略知就可以了。

三、專業知識結構

秘書人員的專業知識可分為兩大部分。第一部分是秘書專業的基礎知識。第二部分是秘書所在行業的行業專業知識。

1、專業基礎知識。秘書專業的基礎知識應包括秘書學、寫作學、信息學、公共關系學、文書學、檔案學、邏輯學、速記、外語以及中國秘書史等等。秘書學是主要研究秘書工作的特性、一般規律和基本原則的一門學科。內容一般包括：秘書部門的職責范圍、任務要求、機構體制；秘書工作的實踐經驗和工作方法、指導理論；秘書人員的思想修養、知識結構和各種能力的要求；古今中外秘書工作的發展史；秘書學其它相關學科的關系；秘書工作的改革和未來發展方向等。對于秘書來說，秘書學是專業中的根本，是從事秘書職業的入門學科、基礎之基礎。因此，企業秘書必須掌握秘書學。

寫作學對秘書人員來說非常重要，是關鍵學科。他們不但要從中掌握寫作的基本理論，還要通過學習寫作學掌握相當高水平的寫作技巧，懂得不同文種的寫作方法，以適應秘書的工作需要，可以說寫作學在秘書專業的基礎知識中占有很大的份量。古今中外大凡優秀的秘書工作者一般都具有較高的書面表達能力。

信息學就是能把信息意識和信息技術授予企業秘書人員的學科。它包括有關信息的搜集、篩選、存儲、提取、綜合分析處理、利用、反饋以及網絡化服務方面的知識。企業秘書人員的信息意識包含要素有：信息需求目的意識、信息內容意識、信息源意識、信息渠道意識、信息服務項目意識、信息質量意識和信息障礙認知意識。與此同時，企業秘書人員還要在不斷地學習信息學的過程中掌握新興的信息技術。四川省某企業調研秘書吉廣林在《秘書》雜志上發表的《網絡，助我一臂之力》一文中曾說：“網絡的速度優勢能為調研秘書提供第一手資料。網絡的豐富信息是調研秘書的‘圖書館、‘資料室。”而他利用信息化工具所取得的成就也是有目共睹的：他所在的鋼鐵企業，因為他們這幾個調研秘書的重要輔助作用，跟蹤和了解了世界鋼鐵市場的競爭形勢，企業效益逐年提升，形勢一片大好，他們幾個的薪金也一升再升。

公共關系學是一門具有應用性、綜合性、交叉性和邊緣性的獨立的學科，是公共關系實踐活動的反映。研究對象是公共關系活動現象及其內在規律，內容包括公共關系理論、公共關系業務和公共關系史三大塊。文秘工作中的公關職能是要妥善處理組織內外人與人之間的各種關系。作為組織形象代表的文秘人員在從事公關活動時，要與公眾進行交流，把自已所在組織、企業的政策想法進行有計劃的廣泛的傳播，以取得公眾的合作。同時，還要將公眾有關態度的信息及時反饋回組織，使組織能夠根據公眾的意見完善或調整自己的計劃，以樹立良好的形象，順利實現自己的目標，獲得最佳的經濟效益。企業秘書人員在公關活動中還扮演著顧問的角色，他要向組織提出自己的意見和建議。一句話，文秘工作的公關活動的職能就是：塑造形象、溝通信息、協調關系、咨詢建議，參與突發事件的處理。所以說，企業秘書人員開展公共關系工作的好壞，將直接影響到企業在公眾心目中的形象和企業的計劃是否切實可行。

除了以上專業知識外，文書學、檔案學、邏輯學、速記等專業學科也是企業秘書人員的知識結構中不可缺少的。文書學是研究文書和文書工作的內容、一般規律和基本原則、方法的一門學科。主要內容包括現行文書的性質、特點、作用、種類、體式和撰寫要求；文書工作的規律、原則、制度和方法；文書和文書工作的產生、發展，中外文書史；文書處理的現代化手段等。可見，從中可以學到文書的管理方法、處理方法等，具有很強的實踐功能。而檔案學則專門闡述檔案的形成、作用、收集、鑒別、整理、加工及利用，對于秘書人員處理好文件的簽收、保存、發送等工作具有很好的功效。邏輯學是指研究人的思維形式、思維方式，以提高思辨能力、邏輯水平的知識。要求企業秘書人員掌握邏輯學，不但要求他們學會運用邏輯表達，還要求他們學會用邏輯去思考。速記是一種快速記錄的方式，秘書人員能通過這種方式提高工作效率。外語，尤其英語是秘書人員必須熟練掌握的專業基礎知識。無論是在與外賓交談、閱讀外來文件，還是在使用電腦的過程中都會用到英語，掌握英語的高低程度有時是競爭上崗的重要條件。因此，企業秘書人員必須具備大學英語四級以上水平，并能熟練地進行應用。

2、行業專業知識。秘書專業知識的另一部分，是秘書所在行業的行業專業知識。這是秘書知識結構中的核心部分。總體來說，行業專業知識是指秘書在企業所從事的行業要求秘書必須具備的行業知識，這對于秘書來說是“第二專業知識”。它包括本企業的生產、銷售概況，人事變動情況，以及本企業在同行中的地位、作用，最重要的是本企業所從事的行業基本常識，比如說在從事服裝經營的企業中就職，就得掌握服飾學、美學等知識。在秘書學研究中，人們愈來愈重視到第二專業知識的重要性。在國外，對秘書職業早有按第二專業進行分類，如法律秘書、商務秘書、外事秘書、技術秘書、醫務秘書等。目前一些國家秘書職業的永業化特點，就是因為秘書的第二專業知識已成為其謀職的重要因素。企業秘書工作不能“一俊遮百丑”，光會打字不行，光會寫作不行，光能言會道也不行，還要熟稔本企業的行業專業知識，具備綜合素質。因此，可以說單純的秘書工作是不存在的。行行有秘書，行行秘書需要有本行業的專業知識。這一點，企業秘書必須加以重視。

以上就是對企業秘書在現今應具備的知識結構的概括論述。有人會認為秘書是人人都可做、人人都能做的大眾職業，在西方人眼里，秘書的典型對象曾是身著黑色短裙、腳登高跟鞋，坐在老板膝頭上的年輕漂亮的女郎。但是隨著社會的進步，時代的發展，人們的觀念也應有所變化，秘書一職現已是西方最受歡迎和尊重的職業。秘書的職能也在不斷擴大和更新。因此，對于非秘書人員來說，要想成為一名優秀的秘書，單憑學校正規教育是不夠的；而已為秘書者，生存在以追求經濟效益為主的企業中，就更應該不斷完善自我，以期適應經濟發展的需要。而完善自我就要把握好企業秘書所具備的知識結構，在基礎和專業知識上加深加固，把握好“三化”(即規范化、制度化、科學化)和“四個轉變”(即從偏重辦文辦事轉變為既辦文辦事又出謀劃策、從收發傳遞信息轉變為綜合處理信息、從單憑老經驗辦事轉變為實行科學化管理、從被動服務轉變為力爭主動服務)，并用發展的觀點豐富自己的知識，提高自己的能力，挖掘自己的潛力，把生命中最寶貴的青春年華奉獻給社會上最默默無聞的事業。職位不高，卻要付出超長艱辛；名聲不顯，卻在各行各業發揮著重要作用。相信每一個成功的秘書人員都會感慨：只有辛勞的雙手才能撐起自己的一片天空。

(作者單位：中山大學)