淺談信息化物資材料管理

【摘要】本文主要以物資材料管理信息化發展為主展開討論，在諸多方面如需求計劃提報、物資計劃接受、庫存管理、材料同期價格對比等等進行分析和闡述，對于物資材料管理信息化的優勢，如何提高市場反應能力、降低成本等等進行探討。

【關鍵詞】信息化物資材料管理

我國正在步入一個市場經濟快速發展的階段，同時其他各行業也在飛速的發展，帶有強烈時代脈搏的計算機網絡技術自然也取得了杰出的成績，值得一提的是現代信息化物資管理工作，更是取得了前所未有的成績。就目前市場來分析，各個企業在物資材料資源量上不斷上升，現代信息化物資管理工作也就隨著變得尤為重要了。企業由傳統的人工記錄材料出入庫等方式變為計算機信息化記錄，這種良性的朝向性發展，不但使得企業的材料資源得到更好的記錄及管理，更能最大化的優化企業人才配置問題。所以信息化物資管理的應用，很大程度上的成為了各企業領導層所關注的問題。

一、傳統物資材料管理的弊端

1.1 傳統物資材料管理存在混亂性

作為傳統的物資材料管理，主要是以庫存物資管理為主，每一次的出入記錄都需要材料員去手動記錄。而紙質的記錄方式，造成大批的賬簿，非常不利于管理和查詢，且容易破損，保管時間不長，這些都影響著材料管理人員日常的工作，他們必須小心翼翼的處理每一個賬目，并且防止在賬目被保存期間，出現人為或者環境所造成的破損，如潮濕、焚毀等等。同時，手工記錄賬目也存在這不規范性和隨意性，這會使得物資在被管理過程中出現很多不必要的麻煩，手續不齊，賬目對不上、登記不及時、漏記等等。這些都會影響管理的正常流程，且嚴重者會損害到企業的經濟利益。

1.2 傳統物資管理庫存較大，資金周轉率下降

對于傳統的物資管理來講，如果庫存量相對較大時，會影響管理部門的資金周轉率下降。這是由于很多大型企業的領導者對于自身物資材料的使用情況并不了解，所以在購買物資時，對于量的需求只能依靠采購人員自身去判斷多少來進行采購，這會造成物資在購買的過程中，不斷出現購買重復或者購買量過少的情況，對于過量的物資材料而言，其得不到正常的使用同時需要占據大部門庫存空間，致使其他物資無法入庫，而對于購買量過少的材料來講，無法滿足企業正常生產應用的需求，同時還需再次花費人力物力財力去再次購買，這種購買物資的盲目性，會使得物資管理部門在資金周轉上形成不良循環，嚴重影響正常的工作內容，無法保證工作效率。

1.3 需要耗費大量人力，工作效率低

由于傳統的物資管理主要是依靠人工記錄的方式，這不但會增加工作本身的復雜性，同時，企業各部門的設備種類眾多，也加重了管理人員的工作量。這種單靠人力去管理的不合理方式，不但需要耗費的時間人力大，同時工作效率并不見提高，反而容易出現錯誤和漏洞，降低了物資管理部門整體的工作效率。

1.4 記錄不規范性

需求計劃提報時無法做到對于物資描述的規范性，由于手工的進行物資描述沒有一個統一的標準，所以工作人員在進行工作的時候，往往是根據自身的記錄習慣去操作，這就造成了記錄表述種類繁多，由于描述的不同使得材料計劃查詢等工作內容進展困難。

1.5 同種規格材料難以進行同期價格比對

材料采購的過程中，會存在一些問題，比如報價，一般材料采購會通過招標的方式完成，供應商在管理混亂造成物資供應的工作人員沒辦法充分的了解到整個市場的動態，無法做到有效的節約成本，對于同一規格材質型號的物資材料無法進行同期的價格比對。這對采購部門造成工作上的困難，增加了公司各部門的工作難度，需要增加人工勞動才能夠解決價格比對的問題。同時對于企業整體運營上的資金良性循環及企業日后的發展也有影響。

二、現代信息化物資管理的優勢

我國計算機產業的不斷發展，各個企業領導越來越重視將計算機應用到企業日常管理工作中來，所以信息化物資管理也就因其快速效率高等優勢開始迅猛發展。企業的物資管理工作同經濟效益因此日趨完善，以下從幾個方面對現代信息化物資的優勢進行探討。

（1）現代信息化物資管理的應用不但可以減輕工作人員的工作量，同時可以有效的提高材料管理員的工作效率，更重要的是降低錯誤率，減輕日后工作的繁雜性，使得企業的物資可以得到更加合理的應用。

（2）現代信息化物資的管理減輕了傳統人工記錄賬目的繁瑣內容，更加的便捷和高效。同時物資管理人員可以節省管理賬目防止賬簿損壞的工作時間，這種便捷且節省時間的管理方式是目前最緊缺的。據現場試驗證明：如果工作人員隨機的選出10件物資進行出入賬目的記錄工作，手動的填寫賬目的時間需要耗費50分鐘，平均每一件物資需要耗費5分鐘；如果換做相同且數目相等的物資進行現代信息化物資出入庫管理方式則只需要話費20分鐘，平均每件物資耗時2分鐘。從這個試驗可以表明，信息化物資管理工作具備著高效、便捷等優點。

（3）信息管理的準確性。信息化物資管理方法的應用，不但可以最大限度的提高物資管理人員的工作效率，同時還可以提高工作中的準確率。作為傳統的物資管理方式是由人工手動的形式去記錄每天海量的賬目，如果需要找一個信息，這將是一個非常浩大的工作，所以，傳統的物資管理方式時有發生一些物資信息莫名其妙的消失的情況，這不僅僅是物資管理人員的失職，同時也會給企業帶來不必要的經濟損失。而信息化物資管理方式則完全避免此類事情的發生，改善了傳統的工作狀態，使得工作人員可以隨時查詢有關信息數據，真正的實現了傳統方式不能做到的海量信息系統化查詢管理搜索，同時還可以享有數據庫共享的優勢。

（4）信息化物資管理工作具有很強的管理能力。企業目前所使用的信息化物資管理方式，每個月都可以打印出當月企業整個物資使用的情況報表，這樣企業在日常的財務測算方面就會非常清晰的知道每一個物資的使用情況和使用率，對于下個月及全年的財務計劃都是非常有用的，同時也方便了管理部門的很多工作內容。

（5）信息化物資管理工作可以使采購部門清楚的知道所有物資的使用情況，對下一個物資采購計劃的制定，非常有效，在整個信息化管理系統下，采購部將更加有效科學避免隨意性和盲目性的進行采購工作，減少準備周期以及庫存率，減少成本，為企業資金周轉率有很大好處。

（6）現代信息化物資管理工作還可以反映出物資同企業會計資金是否被占用的情況，有利于確保財務部門進行預算時更加清晰的了解企業整體資金的運營流動情況，為企業回避金融市場的風險，提供有效保障。

信息化物資管理是一個非常復雜且任務艱巨的系統工程，由于諸多方面的限制，無法做到一蹴而就，面對物資管理信息化建設也是一個漸進的探索工程，它需要在實際應用中不斷的更新和變化，以此來適應真正的管理過程中的任何一個部分，做到更加的人性化和便捷。

三、信息化在物資材料管理中的應用

信息化在物資材料管理中得到深化的應用，在企業物資管理中采取先進的技術手段，以利于物資材料管理中的正規和高效，與發展計劃及庫存相結合，建立起企業自身所需供應商的產品貨比多家的數據庫，完善產品動態比價數據庫。通過完善庫存管理，可以將備用物資分別儲備改為集團統一儲備，真正實現信息共享，相互調配，以此減少備用物資的積壓以及資金占用；這樣可以使得企業面對積壓物資方面不再感到困難，減少積壓，真正盤活資產。

四、結語

綜上所訴，目前企業在物資管理上逐漸脫離傳統管理方式，改使用信息化管理模式，這也是未來企業管理的一個必然趨勢，企業可以順利的開展信息化的物資管理不僅最大限度的減少了相關人員的工作量，提高其工作效率，同時也提高了工作的質量和準確度，使得物資管理工作更加的細致、規范、準確，同時信息化網絡還提供了共享性和透明性的優勢，企業的員工能夠更加便捷清晰的了解企業的發展情況，對于激發員工的工作熱情及氣勢也有一定的幫助，這對于經濟發展可以說是起到了一個良好的促進作用。