推動教學秘書工作科學發(fā)展之芻議

張繼元　李澤鴻

摘要：參考國內秘書職業(yè)發(fā)展和教學秘書工作實際，對我國教學秘書工作和隊伍建設的現(xiàn)狀進行分析，就如何設置教學秘書崗位、實行等級評定和完善管理機制等方面進行探析，對推動教學秘書工作科學發(fā)展提出設想。

關鍵詞：教學秘書；工作；科學發(fā)展

教學秘書是教學管理工作中的“指揮室”、“信息塔”和“服務站”，在行使職能過程中發(fā)揮著綜合協(xié)調、保障服務等重要作用。隨著當前各大高校與民辦院校的蓬勃發(fā)展，教學秘書參與管理事務、綜合服務的作用日趨凸顯，如何推動教學秘書工作科學發(fā)展成為越來越緊迫的課題。筆者參考國內教學秘書職業(yè)發(fā)展及教學管理工作實際，就如何推動教學秘書工作科學發(fā)展淺議如下。

一、教學秘書工作特點

談教學秘書工作的科學發(fā)展，就必須對“秘書”一詞進行精準定義。根據勞動部《秘書職業(yè)技能標準》中的定義，筆者認為教學秘書，是高等院校中專門從事辦公室程序性工作，協(xié)助管理者處理政務及日常事務，并為教學、科研、教師和學生服務的人員[1]，其特點主要體現(xiàn)在三個統(tǒng)一上：

1.綜合性與專業(yè)性相統(tǒng)一。教學秘書負責起草綜合性的文電，提供綜合性的信息，進行綜合性的調研，處理綜合性的事務，這就決定了秘書工作高度的綜合性。現(xiàn)代管理的科學化對教學秘書提出了越來越高的要求，綜合性和專業(yè)性的統(tǒng)一已成為教學秘書必備的基礎素質。

2.原則性與靈活性相統(tǒng)一。由于現(xiàn)代高校絕大多數(shù)管理者工作日趨復雜化，事務性工作主要由教學秘書處理完成。這就要求作為教學秘書必須要站在決策者和廣大師生員工的利益角度。同時，教學秘書平常與師生聯(lián)系最多，能否在原則之下合理的運用條框，最大程度的方便教師傳道授業(yè)、激勵學生汲取知識也成為了當下教學秘書所必須掌握的一種能力。

3.服務性與帶頭性相統(tǒng)一。教學秘書通過教學運行管理，日常教務工作，學籍、檔案等管理方面的工作為師生服務，確保各項教學工作能夠有序開展，是服務者。同時以老師的形象出現(xiàn)在各類學生面前，能否做到為人師表，對于學生的成長進步也起著不容忽視的作用。

二、當前教學秘書工作存在的主要問題及原因

1.地位有待確認，職業(yè)認同感有待增強。隨著近年來高校的不斷擴招，對教學秘書工作的需求也不斷增強，一些單位為確保秘書部門的正常運作，按需配備了教學秘書，可是受到種種因素制約，職務與職責不對等，工作量過大[2]。有些教學秘書未能很好領會這項工作的真諦，認為都是日常行為，自身存在感不強，導致了工作拖沓、延遲，降低了效率；秘書的工作成績的體現(xiàn)形式不清，在一定程度上降低了職業(yè)認同感。第四，由于秘書崗位少，須在教學管理類崗位評職稱，這就迫使秘書在競爭上崗無法發(fā)揮自身專長，存在成長進步的后顧之憂。

2.人員流動頻繁，隊伍穩(wěn)定性需要提高。教學秘書工作任務重、時間緊、標準高、待遇底，不少人望而卻步，不愿選擇秘書崗位或者不愿長期從事秘書工作。同時，一名合格的教學秘書從成長到成熟需要一定時間的理論學習和實踐經驗積累，可如今不少教學秘書在成熟后紛紛轉崗從事周期長、待遇高的教學類工作，這就使得秘書崗位經常處于缺位的狀態(tài)。再者，目前多數(shù)高校的教學秘書崗位均未能很好地解決專業(yè)人才保留的問題，導致了秘書崗位較少、發(fā)展空間狹窄，秘書人才難留也客觀上成為了現(xiàn)實。

3.培養(yǎng)渠道單一，人員能力素質亟待提升。一些院校的領導對秘書的性質理解不全面，對做好秘書工作缺乏基本認識，秘書工作和隊伍建設發(fā)展欠平衡。另外，從事教學秘書工作的大都是其他類學科的地方高校畢生，基本上沒有接受過正規(guī)系統(tǒng)的秘書理論知識教育和秘書職業(yè)技能培訓，專業(yè)不對口、基本功差的問題比較突出。從人員培訓上看培養(yǎng)面窄、培養(yǎng)周期長的問題十分突出，難以形成秘書隊伍的梯次培養(yǎng)。

三、推動教學秘書工作科學發(fā)展之對策

1.加強職業(yè)道德教育，強化職業(yè)認同。要抓好創(chuàng)新理論武裝，要堅持用科學前沿的創(chuàng)新理論成果武裝秘書頭腦，成為一名“多面手”。使廣大教學秘書明白自己的職責任務、重要任用，增強秘書職業(yè)認同感和自豪感，在實際工作中營造尊重教學秘書工作和秘書人員的“精神磁場”[3]。

2.完善隊伍管理體制，拓寬來源渠道。一應理順工作關系，實行歸口管理。要進一步樹立秘書部門的地位，避免以往對于秘書人員“信手拈來 隨意支配”的不良現(xiàn)象。在人事上，要明確規(guī)定教學秘書在業(yè)務上由院校具體管理者直接指導，秘書的選配、任用上必須得到所屬董事會的肯定，以保證隊伍的穩(wěn)定。二應廣泛借助社會資源，拓寬秘書來源渠道。以文職雇員、合同制等形式，招收專職秘書，特別要注重返聘任用機制，解決秘書人員出路問題，保留秘書人才。

3.加強秘書理論研究，強化人員培訓。一是明確“訓什么”。當代秘書學已成為一門專業(yè)性很強的獨立學科，涉及的專業(yè)知識內容豐富，各類院校應適應新時期新階段的特點、規(guī)律，積極深化秘書工作理論研究[4]。二是明確“誰來訓”。我國已有800多所院校設有秘書專業(yè)教育，各類院校可以取其精華，注重從這些院校招收教學秘書專業(yè)畢業(yè)生。此外，建議專門聘請專業(yè)人員，負責所屬單位秘書人員培訓。三是明確“怎么訓”。應抓好理論教學。定期組織秘書人員到高等院校參加脫產學習，到駐地秘書職業(yè)資格培訓機構培訓，組織開展秘書工作調查研究，制訂教學秘書工作發(fā)展規(guī)劃并抓好落實。應抓好交流互學。主動與各院校、各地秘書學研究會、秘書學會聯(lián)系，組織教學秘書參加秘書工作論壇研討會，了解掌握秘書學科發(fā)展動態(tài)，并定期組織開展人員培訓班，并采取召開文稿講評會、崗位輪換等有效形式，促進秘書工作經驗的交流吸收。

4.實行分等定級制度，健全管理機制。一要建立以崗位資格為基礎的選拔機制。完善以量才而用為標準的任用機制。要將分等定級情況結合教學秘書德才表現(xiàn)，規(guī)范考核評定工作，科學制訂任用辦法，真正把基礎較好、素質較高的人選進教學秘書隊伍，也可以將優(yōu)秀的大學畢業(yè)生、青年人才選拔進來。同時，要有計劃和安排后備人員參加培訓，實現(xiàn)好中選優(yōu)。強化以科學考核為關鍵的激勵機制。應將日常協(xié)調、結合服務、文稿起草、調查研究、決策建議等業(yè)務要求細化分解到個人。應強化目標考核成果應用，著力強化目標考核的激勵約束功能。還應構建問責機制引入秘書工作管理過程，對在業(yè)務工作中出現(xiàn)過失，導致工作失誤的，明確責任追究，實行適度問責，不斷純潔和優(yōu)化教學秘書隊伍。

參考文獻：

[1]劉俊，許紅纓.高校獨立二級學院建設與發(fā)展芻議[J].江西社會科學，2003，7：171-174

[2]王淑紅.提高高校民辦高校教學質量的思考[J].高等農業(yè)教育.2004，5：43-44

[3]李爭.重視教學秘書培養(yǎng)提高教學管理水平[J].教育理論與實踐；2005，24：45-47

[4]譚細龍.提高教學秘書素質是實現(xiàn)高校系級教學管理規(guī)范化的根本途徑[J].教育理論與實踐：學科版.2006，8：13-15