檔案數(shù)字化背景下如何加強檔案管理工作

隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，數(shù)字化技術(shù)被廣泛應(yīng)用于各行業(yè)、各領(lǐng)域當(dāng)中，不僅有助于提升各項工作的整體效率，同時也為做好數(shù)據(jù)分析工作提供了重要支撐。在開展檔案管理工作時，應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)不僅提高了檔案管理工作的有效性，同時也解決了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式下存在的成本過高、效率低下、資源浪費等問題，因此，檔案管理數(shù)字化已成為未來發(fā)展的必然趨勢

近年來，山東省濱州市沾化區(qū)致力于推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，重點從檔案數(shù)字資源、在線利用、信息安全三個方面發(fā)力，取得了明顯的工作成效。一是豐富檔案數(shù)字資源，堅持“存量數(shù)字化、增量電子化”的根本原則，打造以檔案數(shù)字資源為基礎(chǔ)的檔案數(shù)字化體系，據(jù)統(tǒng)計2024年共完成傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化105萬頁，實現(xiàn)照片檔案、錄音檔案、錄像檔案全覆蓋，在全市范圍內(nèi)推廣應(yīng)用檔案服務(wù)一體化平臺，2024年共收錄公積金、公共資源交易等各類電子文件25萬件。二是推進(jìn)檔案在線利用服務(wù)，進(jìn)一步優(yōu)化平臺業(yè)務(wù)辦理流程，實現(xiàn)檔案收、管、存、用各環(huán)節(jié)的在線辦理，面向廣大人民群眾提供更加便捷的網(wǎng)絡(luò)檔案服務(wù)。三是保障檔案信息安全，部署了防火墻、漏洞掃描等安全設(shè)備，打造更加安全可靠的檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施體系，及時排查化解檔案管理系統(tǒng)存在的安全風(fēng)險，對檔案數(shù)據(jù)資源進(jìn)行實時監(jiān)測和在線備份，保障檔案數(shù)據(jù)的真實性和完整性。

檔案是社會發(fā)展的關(guān)鍵數(shù)據(jù)資源，其管理目標(biāo)是通過有序管理實現(xiàn)檔案的留存、調(diào)取和使用。現(xiàn)代信息技術(shù)的引入推動了檔案管理數(shù)字化，優(yōu)勢在于智能化檢索、分析與處理，提升效率并節(jié)約人力物力，同時為科學(xué)決策提供依據(jù)，確保檔案真實性和修改記錄準(zhǔn)確。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案效率低、資源消耗大，已不適應(yīng)現(xiàn)代化需求。數(shù)字化管理通過信息化系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫集中收錄檔案，便于群眾高效查詢、修改和傳輸，提升操作精準(zhǔn)性，推動檔案管理創(chuàng)新優(yōu)化。

檔案數(shù)字化工作面臨的機遇

數(shù)字化時代為檔案管理提供了有力技術(shù)支撐。數(shù)據(jù)庫儲存技術(shù)解決了紙質(zhì)檔案易磨損、丟失的問題，延長了檔案壽命，并提升管理效率與信息安全性。數(shù)字技術(shù)與檔案管理的融合大幅縮短檢索時間，相比傳統(tǒng)人工查詢更高效，節(jié)省時間精力，凸顯數(shù)字技術(shù)在信息處理中的優(yōu)勢，從而提升檔案服務(wù)質(zhì)量。

檔案數(shù)字化工作面臨的挑戰(zhàn)

一方面，部分年齡較大、知識結(jié)構(gòu)滯后的檔案管理人員對新技術(shù)接受度低，因缺乏系統(tǒng)培訓(xùn)而操作困難，影響檢索、修改等工作的效率；另一方面，盡管部分單位已投入資金，但整體信息化建設(shè)仍存在資金不足、基礎(chǔ)設(shè)施薄弱等問題，甚至僅停留在購置基礎(chǔ)設(shè)備的層面，制約了檔案數(shù)字化的深入發(fā)展。

檔案數(shù)字化管理規(guī)范不夠完善

現(xiàn)階段，檔案數(shù)字化管理作為一種新型的檔案管理模式，相關(guān)部門在開展此項工作時卻尚未針對其檔案數(shù)字化管理技術(shù)的使用流程、要點以及內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范，主要表現(xiàn)為盡管我國大部分事業(yè)單位開展了檔案數(shù)字化管理工作，然而整體工作效能較低，甚至對于檔案數(shù)字化管理工作的重點內(nèi)容與根本規(guī)范不甚了解，在開展此項工作時仍按照傳統(tǒng)的管理思維進(jìn)行操作，缺少了信息化時代背景下檔案管理資源的安全防護意識，僅僅是將檔案資料以數(shù)字化的形式收錄到云空間當(dāng)中，未設(shè)置任何安全驗證環(huán)節(jié)，為不法分子盜取重要檔案信息提供了可乘之機，不僅降低了檔案信息化管理工作的質(zhì)量，情況嚴(yán)重的甚至造成重大的損失，情節(jié)較輕的主要表現(xiàn)為檔案數(shù)據(jù)的丟失，情節(jié)較重的則會造成重要檔案數(shù)據(jù)的損毀，出現(xiàn)以上問題主要在于大部分單位并未針對檔案信息化管理工作制定完善的制度，甚至按照前期陳舊的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范開展此項工作，導(dǎo)致檔案數(shù)字化管理工作長期處于混亂無序的狀態(tài)。

資金與檔案管理專業(yè)人才匱乏

盡管大部分單位已經(jīng)充分認(rèn)識到開展檔案數(shù)字化管理工作的突出優(yōu)勢與重要意義，然而在實際工作過程當(dāng)中所投入的資金與配備的專業(yè)工作人員仍存在缺口，阻礙了檔案數(shù)字化管理工作的順利推進(jìn)。由于缺少充足的資金支持，導(dǎo)致數(shù)字化建設(shè)工作舉步維艱，基礎(chǔ)設(shè)施是開展檔案數(shù)字化管理工作的重要保障，而當(dāng)前部分單位使用的設(shè)備仍是老舊型號，處理檔案工作時效率低下且容易發(fā)生安全泄露問題，倘若未及時進(jìn)行更新維護，可能會導(dǎo)致重要的檔案數(shù)據(jù)由于受到黑客或病毒的攻擊而發(fā)生損毀的問題。其次，在專業(yè)人才方面，現(xiàn)階段部分單位從事檔案管理工作的人員年齡結(jié)構(gòu)偏大，且這部分群體的管理水平無法適應(yīng)信息化時代背景下檔案數(shù)字化工作的相關(guān)要求，另一方面由于其文化程度不高，因此對于新知識的接受能力較差，無法在短時間內(nèi)掌握先進(jìn)的信息管理技術(shù)，甚至頻繁出現(xiàn)低級錯誤，降低檔案數(shù)字化管理工作的整體質(zhì)量。

建立健全檔案數(shù)字化管理工作體系

完善的檔案數(shù)字化管理工作體系能夠為事業(yè)單位開展相關(guān)工作提供重要的參考，尤其是針對相關(guān)規(guī)范的內(nèi)容越完善、要求越嚴(yán)格，越能夠幫助引導(dǎo)檔案管理工作人員依照相關(guān)規(guī)定規(guī)范開展檔案數(shù)字化管理工作，并進(jìn)一步增強其安全意識，提升檔案管理工作的保密性，在開展紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換數(shù)字化檔案工作期間，應(yīng)當(dāng)做好數(shù)字化檔案的重要信息添加以及數(shù)據(jù)壓縮等工作，在電子終端上傳、下載數(shù)據(jù)，并設(shè)置安全密碼，從而避免發(fā)生重要數(shù)據(jù)泄露的問題。另一方面，能夠保證檔案管理工作人員在相關(guān)制度體系的指導(dǎo)下，按照步驟、規(guī)程開展相關(guān)工作，確保檔案管理工作流程的正確。

加大資金和人才保障

完成檔案數(shù)字化工作各項任務(wù)目標(biāo)，不僅要制定相關(guān)管理工作機制，為開展此項工作提供制度保障，同時還應(yīng)當(dāng)加大資金投入，并壯大專業(yè)工作人員隊伍，提升其檔案管理專業(yè)技能，為檔案數(shù)字化工作提供充足的資金、配備專業(yè)的工作人員。首先，應(yīng)當(dāng)撥付轉(zhuǎn)型資金用于開發(fā)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，聘請專業(yè)的技術(shù)團隊結(jié)合本單位實際情況開發(fā)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，從而進(jìn)一步提升檔案數(shù)字化管理工作的質(zhì)量，保障檔案管理的安全性。其次，應(yīng)當(dāng)打造一支水平過高、素質(zhì)過硬的檔案數(shù)字化管理工作人員隊伍，不斷提升其檔案管理專業(yè)水平，在招聘時應(yīng)當(dāng)優(yōu)先選拔檔案管理專業(yè)畢業(yè)生，通過引進(jìn)專業(yè)人才的方式更新檔案管理隊伍，為檔案管理工作注入新鮮血液，同時針對現(xiàn)有的檔案管理工作人員，應(yīng)當(dāng)通過定期邀請專家講座或是聘請第三方機構(gòu)培訓(xùn)的方式提升其專業(yè)素養(yǎng)，提升其解決實際問題的能力，在相關(guān)管理規(guī)范基礎(chǔ)上嚴(yán)格按照檔案數(shù)字化管理的相關(guān)步驟，提升檔案數(shù)字化管理工作的整體效能。

構(gòu)建檔案信息共享平臺

通過打造檔案信息共享平臺，能夠?qū)崿F(xiàn)一定區(qū)域范圍內(nèi)各類檔案資料的整合與共享，從而為事業(yè)單位開展檔案管理工作提供更加便捷的途徑，借助先進(jìn)的科技手段，對紙質(zhì)版檔案文件進(jìn)行數(shù)字化處理，從而實現(xiàn)對相關(guān)檔案信息的妥善保存、管理與利用。首先，在構(gòu)建檔案信息共享平臺時，應(yīng)當(dāng)遵守“信息共享”的根本原則，在不違反法律法規(guī)的基礎(chǔ)之上，面向所有人開放，用戶經(jīng)過授權(quán)能夠進(jìn)行修改等一系列操作，確保信息共享在安全可控范圍內(nèi)，推動檔案信息共享，不僅能夠提升檔案傳輸?shù)男埽瑫r能夠?qū)崿F(xiàn)不同領(lǐng)域、部門之間的相互配合，形成檔案數(shù)字化管理的合力。其次，在構(gòu)建檔案信息共享平臺時，應(yīng)當(dāng)重點關(guān)注檔案數(shù)據(jù)的規(guī)范性與互用性，由于缺少統(tǒng)一的規(guī)范條件，因此我國各部門之間的數(shù)字化檔案資料存在標(biāo)準(zhǔn)差異的問題，增加了數(shù)據(jù)共享的難度，針對這一問題，應(yīng)當(dāng)制定統(tǒng)一的檔案管理規(guī)范，并在此基礎(chǔ)上建立檔案資料互通工作機制，從而達(dá)到信息互通的效果。最后，應(yīng)當(dāng)注意檔案資料的安全保障工作，檔案資料具有重要的價值，因此在建設(shè)檔案信息共享平臺時，應(yīng)當(dāng)形成相應(yīng)的安全防護機制，從而避免發(fā)生非法泄露、篡改等問題，想要實現(xiàn)以上目標(biāo)，應(yīng)當(dāng)從技術(shù)層面強化對檔案信息的加密和權(quán)限控制，并強化對檔案管理工作人員的監(jiān)督管理，從而從根本上解決檔案信息共享面臨的一系列問題。

應(yīng)用現(xiàn)代化管理手段

主要包括數(shù)字虛擬技術(shù)、智能技術(shù)等等，隨著信息化時代的來臨，以上現(xiàn)代化管理技術(shù)被廣泛應(yīng)用于各領(lǐng)域，通過分析事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理工作的基本特征，可以引進(jìn)密碼技術(shù)、面部識別技術(shù)等等，用來進(jìn)一步提升檔案管理工作的安全性。首先，應(yīng)當(dāng)建立專門用于儲存重要信息的檔案室，主要用于儲存重要的紙質(zhì)檔案以及電子檔案載體等等，需要查閱檔案的工作人員需要通過安全驗證才能夠進(jìn)入，從而避免發(fā)生檔案被竊取的問題。其次，數(shù)字化檔案在保存時應(yīng)當(dāng)設(shè)置安全密碼，針對共享數(shù)字化檔案同樣應(yīng)當(dāng)進(jìn)行加密處理，用戶需要輸入正確的密碼才能對共享的檔案進(jìn)行查看，從而在最大程度上保護共享檔案的安全性。最后，應(yīng)當(dāng)引入智能技術(shù)，借助聲音識別技術(shù)調(diào)取相關(guān)檔案，降低了工作難度，為開展檔案數(shù)字化管理工作提供了有利條件。

更新檔案管理硬件設(shè)施

為了推動檔案數(shù)字化管理工作，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)定期更換新型的硬件設(shè)備。首先，在更換新設(shè)備時，應(yīng)當(dāng)將檔案信息存在“云”端，在完成設(shè)備更新后，應(yīng)當(dāng)對其進(jìn)行測試，從而保證設(shè)備能夠正常運行，計算機系統(tǒng)是檔案數(shù)字化工作的重要載體，因此在更新設(shè)備前應(yīng)當(dāng)保障其系統(tǒng)的安全性。其次，還應(yīng)當(dāng)為硬件設(shè)施打造良好的工作條件，安排特定存放的房間，并定期安排工作人員進(jìn)行清理。

綜上所述，檔案數(shù)據(jù)是重要的信息資料，其中包含著各類資訊與數(shù)據(jù)，長期以來，在我國檔案管理工作中，檔案往往是以紙質(zhì)版的形式存在，不便于后期的查詢、使用，隨著信息化時代的來臨，檔案管理工作面臨著全新的機遇與挑戰(zhàn)，為了提高檔案管理的效率，應(yīng)當(dāng)推動檔案數(shù)字化工作進(jìn)程，進(jìn)一步完善檔案管理工作機制，為開展此項工作提供制度保障，同時加大資金幫扶力度，強化專業(yè)人才保障，打造一支專業(yè)的檔案管理工作隊伍，并構(gòu)建檔案信息共享平臺，實現(xiàn)一定范圍內(nèi)檔案資料的共享，應(yīng)用現(xiàn)代化管理手段，提高檔案管理工作的效能，定期更新檔案管理硬件設(shè)備，為更好地開展檔案數(shù)字化管理工作奠定良好基礎(chǔ)。

（責(zé)任編輯" 李雨蒙）

（作者單位： 濱州市沾化區(qū)統(tǒng)計事業(yè)服務(wù)中心）