電子文件雙套制存在的風險

一、電子文件雙套制及其必要性

1、電子文件雙套制的涵義

自上世紀90年代以來，伴隨著計算機網絡的應用和辦公自動化系統的普及推廣，電子文件正逐步取代傳統紙質文件，成為政府部門和各類機構的主要文件形式。隨之而來的就是電子文件的保管問題。

電子文件生成、傳輸、存儲的環境是計算機網絡，表現形式是由“0”和“1”構成的比特信息流。信息與載體的可分離性等特點使得信息的真實長久保存成為問題。而傳統的紙質文件卻正好可以彌補電子文件的這些缺點。由是，無論是檔案理論界還是實踐工作者都不約而同地想到了電子文件的“雙套制”保管，即在電子文件形成后的適當階段，以某種形式（主要是打印）將電子文件固化到傳統（主要是紙張）存儲介質上。

2、電子文件雙套制的必要性

由于電子文件具有可變性、可操作性、流動性等特點，使得電子文件在輸入、存儲、傳輸和提供利用過程中都存在信息失控、信息污染、信息丟失、病毒入侵等不安全因素。紙質文件與電子文件的配套管理能夠揚長避短，優勢互補。雙套制融合了紙質檔案和電子文件的優勢，既可發揮高效存取檢索功能，又可保障電子文件的憑證價值。只有將二者配套管理，才有利于堵塞漏洞，避免顧此失彼，保證二者的安全運營。

二、電子文件雙套制存在的風險

從理論上看，諸如加密技術、簽署技術、防火墻、身份認證、元數據管理等各類數字信息技術可以在一定程度上彌補電子文件易更改等缺點，但要從根本上避免電子文件易刪改且不留痕跡是極其困難的，這是由其數字信息的本質特性所決定的。因此在目前甚至未來相當長的時間內，除非人類能夠在數字信息存儲等相關技術上取得重大突破，否則電子文件的雙套制管理幾乎就是檔案工作者的惟一選擇。但由于雙套制的實施時間還不長，人們對其中蘊含的巨大風險還缺乏研究和認識。

1、制作成本風險

目前制作電子文件紙質副本最常見的方法便是打印。技術的進步已經淘汰了過去那些低速低質量的針式打印機，目前一般使用激光打印機或者噴墨打印機。這也就意味著為實現雙套制，必須采購打印機及硒鼓、墨盒、打印紙等配套耗材。經統計，激光打印機打印一張黑白字跡的A4紙文件的成本約為0.1～0.3元，而彩色噴墨打印機打印同樣大小的彩色文件成本約為0.8～1.5元。如果使用專用照片打印紙打印彩色照片成本約為5.0元。

盡管某個具體部門每天處理的電子文件數量有限，需要打印的內容不多，但全國各級政府部門、各企業事業單位每年處理的電子文件數量則是數以億計。全部實施雙套制每年需要消耗的紙張和其他相關成本將是一個巨額數字。未來隨著社會政治經濟文化的發展，更多的電子文件將會產生。為實現雙套制，必將大量消耗優質的紙張，也就意味著大量造紙用木材的砍伐，大量造紙污染的產生。在當前中央提倡科學發展、可持續發展的今天，在保護環境、綠色生活理念成為時尚的今天，這樣大量消耗物質和環境成本無疑是違背這一發展要求的。

2、保管成本風險

雙套制中的電子文件的紙質副本，其保管、維護、利用與傳統文件/檔案沒有區別。同樣需要專用的檔案庫房、檔案架、檔案袋、檔案盒等裝具，需要保證庫房的溫度、濕度、光照等條件穩定，需要防潮、防霉、防火、防蟲等等。對其查詢檢索同樣需要一套專用的管理信息系統軟件，同樣需要配備具有專業知識和技能的管理人員。這些成本將會隨著時間的積累以超過線性速度的增長方式大量增加。電子文件帶來的便利和迅捷等優點，在雙套制龐大的紙質副本的保管成本面前將會越發顯得微小。

從人們的思想認識上也會出現誤區，認為既然電子文件已經實行了雙套制保管，那么無論對電子文件本身的保管者，或者紙質副本的保管者，都會將對方作為保管安全的底線，從而放松自己對手中文件保管工作的要求。

雙套制在帶來兩種文件形態相輔相成保證文件法律憑證的同時，帶來的幾乎是雙倍的工作量和相關財力、物力的消耗。必須分別培養和訓練熟悉電子文件保管技術的工作人員，以及熟悉了解傳統紙質文件保管技術的工作人員，造成兩套班子兩批人員。即使未來的檔案工作人員綜合素質不斷提高，成為既熟悉電子文件又了解紙質文件的復合型人才，他們的培養和訓練以及工資成本也將大大增加。

3、完整性與真實性風險

雙套制要求對電子文件制作紙質副本，但在什么時機制作副本卻沒有一個明確的共識。當前許多辦公自動化系統或者文檔一體化系統提供的功能是，在生成電子文件的同時就會打印出一份紙質副本。依照雙套制的一般要求，這份紙質副本將用來存檔，用于將來的查考、憑證等利用。但這卻沒有考慮到文件在其生命周期中，尤其是在辦理過程中會留下的各種各樣痕跡，例如領導的批示、簽字等。這些重要的痕跡內容就沒有在上述紙質副本中體現出來，導致該副本的真實性和完整性難以保證。

即使是在電子文件最終辦理結束后打印出紙質副本，也會出現電子文件與紙質文件的形式不同，領導的簽批等處理痕跡缺失等問題。以Word文件為例，當領導需要強調某一段文字時，大多使用顏色筆對文字進行著色處理；當需要對內容進行評述時，會使用“批注”等功能。類似這些電子文件常用的方式，在紙質副本打印時將難以全面完整的表現出來，從而造成相關信息的缺失，進而影響紙質副本的完整性與真實性。

由于沒有完整的復制電子文件的辦理過程和結果，上述紙質副本在本質上并不是電子文件完整和真實的副本，在未來進行查考憑證等工作中將不具有實際意義。

4、類型缺失風險

電子文件帶來的一個很大的改變就是能夠擺脫過去紙質文件在記錄信息時的單調與枯燥。除了政府或企事業單位公文類電子文件，當前社會越來越需要處理的是基于照片、聲音、視頻等動態的、多媒體的電子文件。但目前人類基于印刷技術的紙質文件記錄技術只能在紙張上表現文字或靜態圖片信息，因此對于聲音或者視頻類電子文件，還沒有可行的方法將其完整的記錄和表現在紙張上。而社會的發展、技術的進步已經帶來了越來越多的多媒體電子文件，以因特網上的Youtube、六間房、土豆網等網站為例，其中基于聲音和視頻的人類活動記錄數量相當巨大，而且其中很大一部分極具價值。即使對于相對傳統的政府和企事業單位，其日常工作中例如各類會議等活動也在越來越多的形成聲像電子文件。這類電子文件卻恰恰無法用雙套制進行保管。在可以預見的未來，印刷技術將不可能用來記錄聲音和視頻，因此多媒體電子文件的雙套制保管將嚴重缺失。如果不采用新的方式方法解決這一問題，那么將造成人類社會活動記錄的缺失，檔案工作本身存在的必要性及合法性也將受到質疑。

5、匹配對應風險

雙套制中紙質副本存在的根本目的是保證電子文件的原始性、真實性，以保證其查考憑證等法律效力。

如果對某份電子文件產生懷疑，需要核對其紙質副本時，最簡單的辦法就是從庫房中調出對應的紙質副本進行比對。這一過程描述起來容易，真正做起來可能會存在困難，甚至無法完成。如果該電子文件僅僅是少量的文本或者表格數據，那么憑借人的肉眼就能進行逐字逐句的比較核對。但是當電子文件中的文字量很大時，這種比對將變得困難。由于紙質副本一般只有惟一的一份，因此實際比對工作很有可能不允許普通用戶親自進行，而是由工作人員操作。這樣枯燥的屏幕對紙張的比對工作將是對耐心、細心和抗疲勞能力的巨大考驗。當電子文件的內容是圖片時，這種比對幾乎無法由人的感官來完成。首先圖片的內容可能相當復雜，比對難度很大；其次如果是彩色圖片，由于顯示器的成像原理與紙張打印的套色方式的差別，使得紙質副本很難真實還原電子文件的色彩；另外，不同的顯示器顯示的色溫色域都有差別，不同的人對色彩的感知能力也有差別，這些也進一步加大了圖片的比對難度。

由上述情況看，雙套制存在的實際意義將值得進一步思考。如果僅僅是制作了大量的紙質副本，卻又無法及時有效的提供查考比對，用以證明電子文件的完整性和真實性，那么這種雙套制將僅僅是形式上的雙套制，除了消耗大量的人力物力外，解決不了實際問題。

總之，現行電子文件雙套制是當前技術條件下的一種無奈選擇，其間存在的危機風險應當引起檔案理論界和實踐工作者的高度重視。從國家戰略層面亟需加大對相關科研的投入力度，盡快研制出電子文件可靠的保管技術和方法，以適應當前電子文件廣泛使用的現實情況。

參考文獻：

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作者單位：南京政治學院上海分院信息管理系