檔案信息化建設(shè)策略探究

一、引言

隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，數(shù)字化轉(zhuǎn)型已成為各領(lǐng)域發(fā)展的必然趨勢。檔案作為記錄歷史、服務(wù)社會的重要信息資源，其管理方式正經(jīng)歷從傳統(tǒng)實體模式向信息化、智能化方向的深刻變革。檔案信息化建設(shè)不僅是提升檔案管理效率、保障檔案安全的有效路徑，也是實現(xiàn)資源共享、服務(wù)社會公眾的重要舉措。當(dāng)前，檔案信息化建設(shè)雖取得一定進(jìn)展，但仍面臨諸多挑戰(zhàn)，在這一背景下探究檔案信息化建設(shè)的科學(xué)策略，具有重要的理論與實踐意義。基于此，本文旨在分析檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)存問題，并提出針對性的優(yōu)化策略，以期為推動檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展貢獻(xiàn)綿薄之力。

二、當(dāng)前檔案信息化建設(shè)中存在的問題

（一）數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

在檔案信息化建設(shè)進(jìn)程中，數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一是普遍存在的一大問題。首先，由于缺乏統(tǒng)一的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范，不同機構(gòu)甚至同一單位內(nèi)部的不同系統(tǒng)往往采用不同的數(shù)據(jù)格式、編碼規(guī)則和存儲結(jié)構(gòu)，導(dǎo)致各個系統(tǒng)之間難以實現(xiàn)高效的數(shù)據(jù)交互和資源共享。例如，傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫和新興的云數(shù)據(jù)庫在數(shù)據(jù)接口、字段定義和檢索方式上存在顯著差異，使跨系統(tǒng)數(shù)據(jù)調(diào)用變得異常復(fù)雜。其次，檔案數(shù)據(jù)的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，如文件命名規(guī)則、分類體系、著錄字段等存在較大差異，進(jìn)一步加劇了數(shù)據(jù)整合的難度。這一問題在跨區(qū)域、跨部門的檔案工作協(xié)作中尤為突出。如企事業(yè)單位與檔案館的數(shù)據(jù)對接，往往因系統(tǒng)不兼容而需要人工干預(yù)，不僅效率低下，還容易導(dǎo)致數(shù)據(jù)錯誤或遺漏。最后，在紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中，由于早期缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，大量掃描后的電子檔案存在存儲格式混亂、分辨率不一、元數(shù)據(jù)缺失等問題，影響了后續(xù)的智能化管理。

（二）人才隊伍建設(shè)滯后

在當(dāng)前的檔案信息化建設(shè)過程中，復(fù)合型人才短缺已成為制約檔案事業(yè)發(fā)展的瓶頸。一方面，隨著大數(shù)據(jù)、人工智能、區(qū)塊鏈等新技術(shù)在檔案領(lǐng)域的深入應(yīng)用，行業(yè)對既精通檔案管理業(yè)務(wù)又掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的復(fù)合型人才需求激增，但由于培養(yǎng)機制不完善，職業(yè)發(fā)展通道不暢通，檔案管理崗位在職稱評定、薪酬待遇等方面缺乏支持，難以形成對人才的吸引力；另一方面，面向在職人員的繼續(xù)教育體系也存在培訓(xùn)內(nèi)容陳舊、形式單一等問題，無法系統(tǒng)提升現(xiàn)有人員的技術(shù)能力，導(dǎo)致人才業(yè)務(wù)能力與行業(yè)發(fā)展需求不匹配，直接影響了檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量和效率。因此，必須解決人才隊伍建設(shè)滯后的問題，以推動檔案信息化建設(shè)高質(zhì)量發(fā)展。

（三）資源利用效率低

部分檔案管理部門在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)時存在資源浪費現(xiàn)象。一方面，少數(shù)檔案管理部門在采購高端設(shè)備時缺乏充分的規(guī)劃和評估，導(dǎo)致這些設(shè)備在實際使用過程中未能得到充分利用；另一方面，各個檔案管理部門在開發(fā)檔案管理系統(tǒng)時，未能進(jìn)行有效溝通，導(dǎo)致重復(fù)開發(fā)功能相似的系統(tǒng)，浪費了大量的人力和物力。

（四）安全風(fēng)險較高

隨著云計算、大數(shù)據(jù)等新技術(shù)的應(yīng)用，檔案數(shù)據(jù)的存儲環(huán)境更加復(fù)雜，檔案安全風(fēng)險日益增加，傳統(tǒng)的防護(hù)方法已難以應(yīng)對新的安全挑戰(zhàn)。一方面，部分單位的檔案管理系統(tǒng)在安全防護(hù)方面存在嚴(yán)重短板，設(shè)計系統(tǒng)架構(gòu)時未充分考慮安全要素，基礎(chǔ)防護(hù)措施薄弱，既缺乏必要的防火墻、入侵檢測等基礎(chǔ)安全設(shè)施，又缺少完善的數(shù)據(jù)加密和訪問控制機制，使系統(tǒng)易成為網(wǎng)絡(luò)攻擊的目標(biāo)。在實際運行中，這些系統(tǒng)不僅要應(yīng)對木馬病毒等常見威脅，還要防范新型網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險。特別是在電子檔案的傳輸、存儲和利用環(huán)節(jié)，由于缺乏端到端的安全保障措施，敏感檔案數(shù)據(jù)在流轉(zhuǎn)過程中存在被竊取或篡改的風(fēng)險。另一方面，系統(tǒng)更新維護(hù)與風(fēng)險分析也存在問題，部分單位對系統(tǒng)補丁的更新不及時，對安全日志分析不重視，對異常訪問行為監(jiān)測不到位，這些都大大增加了系統(tǒng)被入侵的概率。

三、檔案信息化建設(shè)策略

（一）統(tǒng)一數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)

統(tǒng)一數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，能夠確保檔案數(shù)據(jù)的互操作性和可讀性。一方面，應(yīng)結(jié)合實際需求，統(tǒng)一元數(shù)據(jù)規(guī)范、編碼規(guī)則、文件格式、接口協(xié)議等要素。針對紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中產(chǎn)生的格式混亂問題，可通過開發(fā)統(tǒng)一的轉(zhuǎn)換工具或中間件，將不同格式的數(shù)據(jù)自動轉(zhuǎn)換為標(biāo)準(zhǔn)格式，并補充缺失的元數(shù)據(jù)；另一方面，在技術(shù)層面，應(yīng)采用開放、兼容的檔案管理系統(tǒng)架構(gòu)，如基于微服務(wù)或API網(wǎng)關(guān)的模式，使不同系統(tǒng)能夠通過標(biāo)準(zhǔn)化接口實現(xiàn)數(shù)據(jù)交互。總之，要通過多種措施，逐步實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一，為后續(xù)的智能分析與價值挖掘奠定基礎(chǔ)。

（二）加強檔案資源的整合與共享

在檔案信息化建設(shè)中，加強檔案資源的整合與共享至關(guān)重要。一方面，可以利用語義集成技術(shù)消除不同數(shù)據(jù)源之間的語義差異，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的統(tǒng)一處理和系統(tǒng)整合，降低異構(gòu)數(shù)據(jù)整合的難度；另一方面，應(yīng)建立跨機構(gòu)、跨區(qū)域的檔案數(shù)據(jù)協(xié)作平臺，通過聯(lián)盟鏈或數(shù)據(jù)中臺的形式集中管理標(biāo)準(zhǔn)化的檔案資源，打破“信息孤島”。相關(guān)部門可牽頭搭建區(qū)域性檔案共享平臺，要求成員單位按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)上傳數(shù)據(jù)，并提供數(shù)據(jù)清洗、格式轉(zhuǎn)換等配套工具。

（三）建設(shè)復(fù)合型人才隊伍

在檔案信息化建設(shè)中，建設(shè)復(fù)合型人才隊伍要從多方面系統(tǒng)推進(jìn)，優(yōu)化傳統(tǒng)檔案管理人才的知識結(jié)構(gòu)，培養(yǎng)既精通檔案學(xué)理論又掌握信息技術(shù)應(yīng)用能力，還具備數(shù)據(jù)思維和創(chuàng)新能力的復(fù)合型人才。

首先，檔案管理人員既要具備扎實的檔案管理專業(yè)能力，包括檔案收集、整理、鑒定、保管等傳統(tǒng)業(yè)務(wù)能力，又要掌握信息技術(shù)應(yīng)用能力，涵蓋數(shù)據(jù)庫管理、數(shù)字檔案館系統(tǒng)操作、數(shù)據(jù)分析工具使用等技能。

其次，要構(gòu)建多層次培養(yǎng)體系。針對現(xiàn)有工作人員要定期組織技術(shù)研修班，邀請IT專家授課；建立實踐基地，采用導(dǎo)師制與項目制相結(jié)合的模式，安排人才參與數(shù)字化項目實操，通過實踐項目鍛煉人才的綜合能力。例如，2025年6月，江蘇省檔案學(xué)會主辦了江蘇省檔案整理與數(shù)字化專題培訓(xùn)班，通過“理論+實踐”的雙輪驅(qū)動模式提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。在理論教學(xué)環(huán)節(jié)，由高校學(xué)者通過專題講授、案例解析等方式，深入講解檔案整理與數(shù)字化的專業(yè)知識；在實踐教學(xué)環(huán)節(jié)，通過手把手教學(xué)、分組實操等形式，讓學(xué)員初步掌握檔案整理的專業(yè)技能和操作規(guī)范。

再次，要注重團(tuán)隊協(xié)作，團(tuán)隊成員之間應(yīng)建立緊密的合作機制，定期開展技術(shù)研討會進(jìn)行學(xué)術(shù)交流，共同解決檔案信息化過程中遇到的實際問題，在實踐中促進(jìn)知識分享與能力互補。

最后，要完善人才評價體系，將信息技術(shù)應(yīng)用能力納入考核指標(biāo)。設(shè)立專項獎勵基金，對在檔案信息化建設(shè)中作出突出貢獻(xiàn)的人才給予物質(zhì)和精神獎勵。只有通過多種措施，系統(tǒng)化、全方位地打造一支適應(yīng)檔案信息化發(fā)展需求的復(fù)合型專業(yè)人才隊伍，才能為檔案事業(yè)提供堅實的人才支撐。

（四）加大資金投入力度

在檔案信息化建設(shè)過程中，要加大資金投入力度，確保各項建設(shè)任務(wù)有足夠的經(jīng)費支持。資金應(yīng)優(yōu)先用于關(guān)鍵技術(shù)和設(shè)備的引進(jìn)與升級，如高性能服務(wù)器、存儲設(shè)備、安全設(shè)備等，以提升檔案信息化管理系統(tǒng)的處理能力和安全性能。例如，遼寧省檔案館在2020年至2025年累計投入4000余萬元，集中開展大規(guī)模館藏檔案數(shù)字化工作；投入401.71萬元，用于國產(chǎn)設(shè)備替代及文檔一體化系統(tǒng)建設(shè)，全面優(yōu)化全省數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。

（五）提高資源利用效率

在檔案信息化建設(shè)過程中要推動資源集約利用，各檔案館應(yīng)聯(lián)合搭建區(qū)域性云服務(wù)平臺，實現(xiàn)硬件設(shè)備、軟件系統(tǒng)和數(shù)據(jù)資源的共建共享，避免重復(fù)建設(shè)，鼓勵各檔案館采用開源軟件或購買標(biāo)準(zhǔn)化產(chǎn)品，減少重復(fù)開發(fā)。另外，針對設(shè)備閑置問題，應(yīng)建立資源動態(tài)調(diào)配機制，組建技術(shù)支援團(tuán)隊巡回指導(dǎo)，提高設(shè)備使用效率，并建立檔案信息化建設(shè)成效評估體系，將資源使用效率納入考核指標(biāo)。

（六）加強安全防護(hù)

要想有效解決檔案信息化建設(shè)中的安全問題，必須構(gòu)建綜合防護(hù)體系。

1.系統(tǒng)設(shè)計

在系統(tǒng)設(shè)計層面，應(yīng)采用縱深防御策略，在系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計階段就融入安全理念，遵循隱私保護(hù)設(shè)計原則，為檔案管理系統(tǒng)部署全方位安全防護(hù)措施。

2.技術(shù)應(yīng)用

在技術(shù)應(yīng)用層面，首先，可以在網(wǎng)絡(luò)邊界部署新一代防火墻和入侵防御系統(tǒng)，建立安全隔離區(qū)；對存儲的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分級分類加密保護(hù)，重要數(shù)據(jù)采用國密算法加密；結(jié)合生物識別、數(shù)字證書等多因素認(rèn)證技術(shù)，實施細(xì)粒度的訪問控制機制；建立完整的數(shù)據(jù)生命周期安全管理體系，對電子檔案的生成、傳輸、存儲、利用和銷毀各環(huán)節(jié)實施全程加密和完整性校驗。其次，基于云環(huán)境特點，應(yīng)特別加強虛擬化安全防護(hù)，部署云安全資源池，實現(xiàn)安全能力的彈性擴(kuò)展；運用區(qū)塊鏈技術(shù)建立檔案操作存證系統(tǒng)，確保操作行為的不可篡改和可追溯。最后，還應(yīng)積極運用新技術(shù)預(yù)測安全風(fēng)險，如利用人工智能技術(shù)進(jìn)行異常行為分析；建設(shè)安全態(tài)勢感知平臺，提升防御能力。

3.管理體系

在管理層面，要建立健全的安全運維管理體系，制定詳細(xì)的系統(tǒng)安全運維規(guī)范，明確補丁更新、漏洞掃描、安全審計等工作的標(biāo)準(zhǔn)化流程；部署統(tǒng)一的安全運維平臺，實現(xiàn)對網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、安全設(shè)備、服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫等的集中監(jiān)控；建立全天候安全值守機制，配備專業(yè)安全團(tuán)隊實時分析安全日志，通過SIEM（安全信息和事件管理）系統(tǒng)進(jìn)行安全事件關(guān)聯(lián)分析，及時發(fā)現(xiàn)和處置威脅；定期開展?jié)B透測試和風(fēng)險評估，模擬黑客攻擊以檢驗系統(tǒng)防護(hù)能力。

4.責(zé)任體系

在責(zé)任體系建設(shè)方面，要建立健全的安全責(zé)任機制，明確各級人員的安全職責(zé)，將安全要求納入信息化項目全生命周期管理，在項目立項、建設(shè)、驗收各環(huán)節(jié)設(shè)置安全評審節(jié)點；對不同敏感級別的數(shù)據(jù)實施差異化保護(hù)措施；健全應(yīng)急響應(yīng)機制，制定詳細(xì)的網(wǎng)絡(luò)安全應(yīng)急預(yù)案并定期演練。

總之，要構(gòu)建一個全面、動態(tài)、智能的檔案信息安全防護(hù)體系，助力檔案信息化建設(shè)安全穩(wěn)步推進(jìn)。

四、結(jié)語

綜上所述，檔案信息化建設(shè)是順應(yīng)信息時代發(fā)展的必然選擇，也是提升檔案管理效能、促進(jìn)信息資源共享的重要舉措。隨著大數(shù)據(jù)、人工智能、區(qū)塊鏈等技術(shù)的深度應(yīng)用，檔案信息化將向智慧化、協(xié)同化方向發(fā)展。檔案管理部門應(yīng)統(tǒng)一數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，推動跨部門、跨區(qū)域的數(shù)據(jù)整合與共享，充分發(fā)揮檔案資源的社會價值；注重人才隊伍建設(shè)，培養(yǎng)復(fù)合型人才，為檔案信息化建設(shè)提供人才支撐；注重安全建設(shè)，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性、完整性。只有科學(xué)規(guī)劃、穩(wěn)步推進(jìn)，才能實現(xiàn)檔案事業(yè)的繁榮發(fā)展，使之更好地服務(wù)于社會發(fā)展與文化建設(shè)。

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（作者簡介：帥欣盛，女，本科，中國人民政治協(xié)商會議福建省三明市委員會，館員，研究方向：檔案管理）

（責(zé)任編輯 張云逸）