新時代背景下普通公路工程檔案管理工作研究

摘 要：近年來，隨著我國公路事業(yè)的成熟發(fā)展，普通公路的工程檔案管理工作也得到更多重視。針對普通公路本身的復(fù)雜性和多樣性，務(wù)必要提高檔案管理工作水平，積極應(yīng)變突發(fā)情況，滿足新時代背景下普通公路工程檔案管理的核心需求。鑒于此，本文將著重分析普通公路工程檔案管理的情況，了解其中存在的問題，并提出具體優(yōu)化策略。旨在推動我國普通公路工程檔案管理水平的提高。

關(guān)鍵詞：普通公路；工程檔案管理；工作研究

檔案管理作為普通公路工程中十分重要的組成部分，關(guān)乎信息記錄的完整性，歷史經(jīng)驗的傳承，也會決定后續(xù)普通公路工程的施工效果。隨著公路建設(shè)的不斷成熟和發(fā)展。檔案管理也面臨著前所未有的挑戰(zhàn)。由于普通公路的施工周期長，參與方較多，往往會導(dǎo)致數(shù)據(jù)資料保管的異常復(fù)雜。但傳統(tǒng)檔案管理方式已經(jīng)很難滿足現(xiàn)代普通公路工程建設(shè)的需求，如何創(chuàng)新改良現(xiàn)有的檔案管理模式將是所要考慮的重點問題。

1 普通公路工程檔案管理概述及價值分析

1.1 概述

普通公路工程檔案作為公路在進行立項、養(yǎng)護、建設(shè)等過程中，形成具有一定保存價值的文字、圖片等形式和載體的記錄。這些原始記錄有效保存了一段時間內(nèi)普通公路工程中的相關(guān)數(shù)據(jù)資料和公路建設(shè)的全過程。普通公路工程檔案管理也是國家檔案管理的重要組成部分。工程檔案管理工作在一定程度上會直接影響甚至決定著工程管理的成敗。因此，務(wù)必要高度重視并切實抓好項目檔案管理工作。由于普通公路工程檔案管理涉及公路施工的各個環(huán)節(jié)，也是一項十分復(fù)雜且艱巨的系統(tǒng)任務(wù)，務(wù)必要多方配合。還要注重構(gòu)建成熟完善的檔案管理體系，將理論與實際相結(jié)合，切實推動檔案管理工作的高質(zhì)量發(fā)展。

1.2 價值分析

普通公路工程檔案是公路工程建設(shè)中的重要組成部分，包含公路建設(shè)全過程的數(shù)據(jù)和具體流程與關(guān)鍵資料，能夠為后續(xù)的決策提供重要的參考依據(jù)。一般情況下，普通公路工程在施工之前，相應(yīng)的檔案管理開始建立。按照相關(guān)要求，在普通公路工程建設(shè)中，工程檔案的產(chǎn)生與整個施工的進度保持一致。在施工的全過程，要嚴格記錄相關(guān)數(shù)據(jù)材料和具體指標，將其作為日后查驗的依據(jù)。因此，普通公路工程檔案也是衡量公路工程質(zhì)量的重要指標。對于普通公路工程施工具有監(jiān)管性作用。近年來，隨著我國普通公路工程事業(yè)的成熟發(fā)展，大量的公路工程檔案隨之產(chǎn)生。這些檔案也逐步形成交通建設(shè)局的重要資源。因此，提高普通公路工程檔案管理水平至關(guān)重要。

2 新時代背景下普通公路工程檔案管理的制度規(guī)范

2.1 立法體系的完善與創(chuàng)新

目前，普通公路工程檔案管理的法律基礎(chǔ)已形成以《檔案法》為核心、專項法規(guī)為支撐的復(fù)合型立法體系。新修訂的《檔案法》增設(shè)“電子檔案法律效力”專章，明確電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等法律地位，這為公路工程電子檔案管理提供了根本遵循。與之配套的《交通檔案管理規(guī)定》細化要求，規(guī)定公路工程檔案保存期限應(yīng)不少于該公路設(shè)計使用年限，且銷毀前需經(jīng)省級交通主管部門批準，強化了檔案管理的法定約束力。針對智能建造帶來的新業(yè)態(tài)，《公路工程設(shè)計施工總承包管理辦法》等規(guī)章增設(shè)檔案管理條款，要求EPC項目總承包單位對勘察、設(shè)計、施工全過程檔案承擔統(tǒng)籌責任。2023年發(fā)布的《智慧公路建設(shè)指南》進一步明確，基于物聯(lián)網(wǎng)采集的施工過程數(shù)據(jù)應(yīng)按1Hz頻率存儲，且需保留原始數(shù)據(jù)包與可視化分析結(jié)果雙重備份，這些規(guī)定為新型檔案載體管理提供了法律依據(jù)。

2.2 標準體系的健全與發(fā)展

技術(shù)標準體系是制度實施的重要支撐?，F(xiàn)行《公路工程文件材料立卷歸檔細則》將歸檔文件擴展至23個大類168個子項，新增無人機航拍影像、地質(zhì)雷達檢測圖譜等新型檔案材料。在電子檔案領(lǐng)域，《交通電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》設(shè)定四項核心技術(shù)指標：元數(shù)據(jù)捕獲完整率≥98%、格式轉(zhuǎn)換準確率≥100%、檢索響應(yīng)時間≤3秒、系統(tǒng)可用性≥99.9%，這些量化標準為檔案數(shù)字化提供了明確的技術(shù)指引。

2.3 制度框架的構(gòu)建與優(yōu)化

普通公路工程檔案管理制度體系，已從單一保管要求發(fā)展為覆蓋全生命周期的管理體系。在立項階段，《公路建設(shè)項目前期工作管理辦法》規(guī)定可行性研究報告必須包含檔案管理專篇，明確檔案室建設(shè)標準、數(shù)字化實施方案及經(jīng)費預(yù)算。這一前置性制度安排，從根本上改變了“重建設(shè)輕檔案”的傳統(tǒng)管理模式。施工階段的制度創(chuàng)新體現(xiàn)在過程控制機制的強化。交通運輸部推行的“三同步”制度（檔案生成與工程進度同步、檢查與質(zhì)量驗收同步、移交與項目竣工同步），要求監(jiān)理單位每個月核查施工記錄的完整性，對隱蔽工程影像資料實行“當日拍攝、三日歸檔”的時效管理。某跨省公路項目試點“區(qū)塊鏈+檔案”的管理模式，該經(jīng)驗已被納入《公路工程電子檔案管理規(guī)范》修訂草案?？⒐を炇窄h(huán)節(jié)的制度完善尤為顯著。《公路工程竣（交）工驗收辦法》實施細則規(guī)定，項目檔案驗收實行“一票否決制”，檔案專項得分低于90分不得通過竣工驗收。在檔案移交方面，建立“雙套制”保管要求，重要橋梁隧道工程需同時向項目建設(shè)單位、屬地檔案館移交紙質(zhì)與電子檔案，確保檔案資源的戰(zhàn)略備份安全。

3 普通公路工程檔案管理工作中存在的問題

3.1 工程檔案管理意識不強

工程檔案管理意識不強是普通公路工程檔案管理中存在的問題之一。大多數(shù)普通公路檔案管理部門對改善基礎(chǔ)設(shè)施、創(chuàng)新檔案管理方式不夠重視，在互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、智慧檔案館等新技術(shù)應(yīng)用方面缺乏主動思考，使得城建檔案的接收、保存、查閱等工作大多依靠人工完成，距離智能化檔案管理存在較大差距。煩瑣性較強的工作需要全面整合數(shù)據(jù)信息，有些公路施工單位管理者忽視公路檔案管理的重要性，甚至?xí)J為檔案管理只是輔助性作用，對于公路工程的建設(shè)毫無意義。而這種認知的不足，也會導(dǎo)致具體工作人員針對檔案管理的認識存在偏差。與此同時，普通公路工程檔案中包含對今后公路進行預(yù)防性養(yǎng)護的重要數(shù)據(jù)，同時具有法律效應(yīng)。但許多施工單位忽視檔案管理，沒有將檔案本身的法律效應(yīng)放在重要位置，在施工時往往會出現(xiàn)為了趕進度而違例特批等一系列不規(guī)范程序，并且這些不規(guī)范程序沒有列入檔案管理中，也影響檔案管理的真實性。

3.2 工程檔案管理開發(fā)利用水平有待提高

工程檔案管理開發(fā)利用水平有待提高，是普通公路工程檔案管理中存在的又一問題。檔案管理的開發(fā)和利用與信息化建設(shè)息息相關(guān)。仍有部分地區(qū)在普通公路工程建設(shè)中對信息化技術(shù)的應(yīng)用不夠充分，導(dǎo)致內(nèi)部的檔案管理仍然沿用費時費力的傳統(tǒng)人工管理方法。隨著公路項目的增多，普通公路檔案的規(guī)模和體量不斷增大，在互聯(lián)網(wǎng)信息化方面的投入較少，造成大多數(shù)普通公路檔案仍然以紙質(zhì)檔案為主，基于互聯(lián)網(wǎng)接收和云存儲的電子檔案移交方式存在滯后性。再加上許多普通公路部門缺乏復(fù)合型工程檔案管理人才。現(xiàn)有的工作人員已經(jīng)習(xí)慣原有的檔案管理方式，甚至?xí)霈F(xiàn)消極怠工的行為，不愿意接觸新鮮事物，也很難懂得如何進行數(shù)字化操作。再加上普通公路工程檔案工作需要掌握檔案、工程和計算機技術(shù)等多學(xué)科知識的復(fù)合型人才，而有關(guān)單位對這類人才的培養(yǎng)力度較小。或是對于普通公路工程領(lǐng)域?qū)n案管理的重要性認識不夠，造成檔案人才流失嚴重、結(jié)構(gòu)失衡。這些問題都會導(dǎo)致工程檔案管理的開發(fā)效果不夠理想，信息化建設(shè)步伐存在明顯滯后性。

3.3 工程檔案管理案卷質(zhì)量不符合標準

工程檔案管理案卷質(zhì)量不符合標準是目前普通公路工程檔案管理中存在的又一問題。目前，我國針對普通公路工程檔案管理方面并沒有制定明確的規(guī)范標準，導(dǎo)致不同地區(qū)的公路工程檔案管理執(zhí)行標準有較大差別。質(zhì)量不符合標準時，會直接導(dǎo)致操作上的問題。還有許多工程項目在前期施工時，沒有建立與檔案管理相關(guān)的管理機制，不合理的檔案管理制度很難有效對接普通公路施工需求，檔案管理人員對于普通公路建設(shè)的整體進度難以把握。有些建設(shè)單位只注重設(shè)計、施工過程和竣工的資料收集和編制，忽視了設(shè)計前期和監(jiān)理的資料，也會導(dǎo)致工程項目的檔案資料輕重不夠明確，還會偶爾出現(xiàn)弄虛作假的情況。部分工作人員不注重工程檔案的建設(shè)，可能會偷奸耍滑，或是因為個人利益，導(dǎo)致工程檔案的資料歸集有了明顯的偏向性，或是出現(xiàn)走過場的情況，嚴重影響后續(xù)公路工程的養(yǎng)護和維修。

4 新時代背景下普通公路工程檔案管理工作優(yōu)化策略

4.1 加強工程建設(shè)項目檔案規(guī)范化管理

為切實提高新時代背景下普通公路工程檔案管理水平，需要做到檔案的規(guī)范化管理，也要及時轉(zhuǎn)變工作人員的思想認知，提高對檔案管理的重視程度。確保工程檔案從資料收集、歸檔、整理朝向規(guī)范化、標準化的方向發(fā)展。針對檔案整理中的部分重難點問題，要提前做好準備工作，期間文件資料的收集整理也要為后續(xù)普通公路工程竣工做好充分準備。工程項目管理者要起到模范帶頭作用，將項目檔案管理工作列入考核中。鞭策更多工作人員能轉(zhuǎn)變原有的認知，提高個人業(yè)務(wù)水平，共同投入項目檔案管理中，形成規(guī)范化管理模式，還要嚴格審核，規(guī)范管理程序。施工單位務(wù)必要對普通工程施工的每個環(huán)節(jié)進行自檢，主管單位的負責人需要針對工程項目檔案的真實性、完整性進行再次嚴密審查并簽署意見保存。對于某些隱蔽工程師，要全程保留相關(guān)數(shù)據(jù)資料，確保資料的真實完整，為后續(xù)普通公路的維護提供思路依據(jù)。若發(fā)現(xiàn)有不合格的文件資料時，要責令相關(guān)部門及時修正。通過嚴格規(guī)范的審核程序，能促使普通公路工程檔案管理規(guī)范、科學(xué)以及如期完成工程建設(shè)。

4.2 創(chuàng)新普通公路工程項目檔案管理體系

創(chuàng)新普通公路工程項目檔案管理體系，是新時代背景下普通公路工程檔案管理的又一優(yōu)化策略。通過上述分析得知，我國許多地區(qū)在進行普通公路建設(shè)時，內(nèi)部檔案管理體系存在明顯滯后性，甚至仍然停留在計劃經(jīng)濟時期，影響檔案管理的工作效果。對此，要創(chuàng)新檔案管理模式，使得檔案管理朝向科學(xué)化、數(shù)字化的方向發(fā)展。建立檔案數(shù)據(jù)庫，保障信息數(shù)據(jù)的真實可靠和安全。在信息化時代下，互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)了信息在線共享。當應(yīng)用到普通公路工程項目檔案管理中，能夠方便工作人員高效準確地完成記錄任務(wù)。再加上普通公路本身具有數(shù)據(jù)量巨大且種類繁多等特點，展開信息化、數(shù)字化建設(shè)，通過構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫，能夠?qū)崿F(xiàn)精準管理。與此同時，要實現(xiàn)公路工程檔案數(shù)字化管理的審核制度，為其提供更加方便、真實的數(shù)據(jù)信息。利用現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，建立相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)資源平臺，利用先進的技術(shù)構(gòu)建電子化檔案，進一步延長資料的使用壽命，切實提升檔案工作人員的安全意識，力爭上游，做好技術(shù)上的突破和安全防護工作，避免出現(xiàn)公路工程檔案丟失、被竊取等情況。與此同時，普通公路工程的檔案管理務(wù)必要高度重視信息化工作。將項目建設(shè)管理信息化和檔案信息化有機結(jié)合到一起，率先部署普通公路工程質(zhì)量信息系統(tǒng)，為公路質(zhì)量管理提供實時監(jiān)控手段，切實提高檔案管理工作的科學(xué)性和有效性，以及保證各個環(huán)節(jié)的公路工程檔案都可及時投入使用。特別是在竣工文件編制階段，在公路工程檔案信息系統(tǒng)中，要通過應(yīng)用各類數(shù)據(jù)在后臺導(dǎo)入公路項目的竣工文件管理中，形成電子文檔。

4.3 構(gòu)建符合公路工程檔案的管理模式

為推動新時期普通公路工程檔案管理的高質(zhì)量發(fā)展。務(wù)必要構(gòu)建標準且嚴格的檔案管理機制，完善檔案管理工作流程。規(guī)范檔案工作列入項目工程的整體發(fā)展規(guī)劃中。將每項工程建設(shè)的規(guī)劃都詳細列舉并有效保存，還要嚴格執(zhí)行并落實檔案工作程序。隨后，要增加投入，著力改善普通公路工程檔案管理的硬件及軟件環(huán)境。對于硬件環(huán)境而言，通過優(yōu)化現(xiàn)有的公路工程檔案管理環(huán)境，實現(xiàn)技術(shù)硬件的現(xiàn)代化發(fā)展。此外，要注重開發(fā)建設(shè)公路工程檔案管理軟件。通過實現(xiàn)硬件、軟件相結(jié)合，優(yōu)化普通公路工程檔案的管理環(huán)境。在此基礎(chǔ)上，要細化普通公路工程施工階段出現(xiàn)銜接部分的檔案規(guī)劃，并及時制定細則，避免為了趕工期而越過檔案管理的情況出現(xiàn)。還要細化公路工程檔案管理責任，落實到每一個工作人員頭上，避免出現(xiàn)責任推諉的問題，并構(gòu)建完善的獎懲機制，加強檔案管理工作的監(jiān)管和控制。一要注重對檔案管理工作地基的巡視和技術(shù)指導(dǎo)，二要加強竣工階段的檔案編制。要保證各個參建單位竣工材料在經(jīng)過檔案工作小組審核無誤后，才可定檔。保障普通公路工程檔案管理的各項工作均處于合格的流程中運行。

總而言之，由于普通公路工程檔案管理工作面臨整理復(fù)雜性、信息化滯后等諸多問題。因此，在今后務(wù)必要加強工程建設(shè)項目的檔案規(guī)范化管理，創(chuàng)新普通公路工程項目檔案管理體系，并構(gòu)建符合公路工程的檔案管理模式。在推動檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展后，實現(xiàn)普通公路工程經(jīng)濟效益和社會效益的雙贏。

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（作者單位：吉林省公路管理局）