校史編纂中檔案的利用及啟示

摘 要：校史編纂是回顧高校發展歷程的重要手段，也是校園文化建設的一項重要內容。校史編纂會涉及檔案查閱、復制、摘錄、展示等利用。本文以校史編纂中檔案利用為研究視角，提出了校史編纂具有的“存史資政育人”的現實意義，探討了校史編纂與檔案利用之間的關系，以及校史編纂中檔案利用的具體方式，直觀展示了校史編纂中檔案利用及作用的發揮。同時，提出了校史編纂中檔案利用的實踐啟示，對進一步做好校史編纂中檔案的利用具有積極的現實意義。

關鍵詞：校史編纂；檔案利用；啟示

校史是一所學校發展軌跡的真實記錄，記錄了學校從建立、發展和變遷過程的文獻資料。高校校史是地方史、教育史的重要組成部分，也是高校校園文化建設的重要內容，具有“存史、資政、育人”重要功能。校史編纂是對一所學校發展軌跡全面、客觀、真實地系統記錄與編纂，形成一部反映學校歷史的文獻資料。校史編纂涵蓋了學校在各個歷史時期的政治、經濟、文化、教育等方面的內容，包括學校創辦背景、發展歷程、重大事件、重要人物、教育理念、科研成果、校園文化等。檔案工作是一項基礎性工作，經驗得以總結，規律得以認識，歷史得以延續，各項事業得以發展，都離不開檔案[1]。校史編纂離不開檔案信息資料的支撐，同時，校史編纂又會豐富檔案內容，拓展檔案功能，促進高校檔案的整理和利用。本文聚焦于西北大學現代學院校史編纂實踐，剖析校史編纂過程與檔案利用之間的關聯，闡述其蘊含的重要意義。

1 校史編纂的現實意義

編纂，就是將大量文獻資料進行整理、編輯形成系統文獻或書籍，如《西北大學現代學院年鑒》。與編撰不同，編纂更側重于對已有資料的整理、編輯，強調資料的系統性、完整性。每一個高校都有其一段令人難忘的發展史，每一段發展史記錄了一代又一代高校師生的接續奮斗史。校史編纂具有多方面的現實意義，這也是校史編纂受到高校重視的重要原因。

1.1 存史

存史即保存歷史。校史編纂也是存史的過程。一方面，記錄高校的發展歷程。將高校從初創之處點滴記錄、逐步發展到壯大的完整記錄，其間涵蓋了高校在不同歷史時期的重大事件、重要決策、專家學者、科研成果、學科創設等，將這些檔案資料按照相應主題進行編纂，使其更具體系化、系統性，為學校的發展歷程保存住一份更為翔實的檔案史料。另一方面，保存高校珍貴資料。在校史編纂過程中，會圍繞編纂主題大量收集、整理文獻資料、圖片、實物等，這些珍貴資料都是高校發展史的珍貴見證，在支撐校史編纂的同時，也為后人研究高校歷史提供了更為豐富的素材。

1.2 資政

資政，即幫助治理國家政務。資政重在“助”，側重輔政的功用和效果。校史編纂亦能夠發揮出資政功能。一方面，提供決策參考。通過檔案資料收集，研究高校的發展歷史，讓當前高校管理者全面了解高校不同發展階段的辦學經驗、校訓和規律，通過這些經驗總結、規律分析為當前和未來的高校發展戰略的制定、學科建設、人才培養等重大決策提供參考依據，知往而鑒今，使決策更具科學性、可執行性。另一方面，促進學校發展。校史編纂過程中會重點收集蘊含高校發展脈絡、特色資源優勢，使高校的發展歷程能更為清晰地呈現，有助于高校根據其特色優勢，明確發展定位，推動高校實現更好地發展。

1.3 育人

育人，即教育、培養人。高校校史檔案中含有大量歷史資料，校史檔案編纂能發揮良好的育人功能。一方面，傳承學校精神。校史反映學校的辦學理念、校訓、校風、學風等精神文化內涵，通過校史編纂，并將編纂的成果作為教育學生的重要現實資料，可將高校優良作風代代傳遞，培養學生對學校的認同感、歸屬感，激發學生愛校榮校之情。另一方面，激勵學生成長。校史中記載著高校杰出校友、優秀師生的事跡，能夠為學生成長樹立榜樣，激勵學生努力探索、積極進取，激勵著學生健康成長。

2 校史編纂與檔案利用的關系

校史編纂是將學校發展軌跡中形成的辦學特色、精神文化、杰出人物等方面內容，以文字、圖片、圖表等形式收集、整理、編排，使其具有系統性、真實性的校史文獻資料過程。檔案利用則是指利用者以閱覽、復制、摘錄等方式使用檔案的活動。校史編纂必然會利用到檔案復制、摘錄，檔案利用又會豐富校史編纂成果，提升校史編纂質量。可見，二者是相輔相成，互為促進關系。

2.1 校史編纂豐富檔案利用形式

校史編纂是建立在館藏檔案資源基礎之上，并按照校史編纂的客觀需要對這些館藏檔案資源進行重新篩選、整理、加工，從而將原本分散、雜亂的檔案信息按照一定主題、邏輯和順序重新組織，使其形成新的具有系統性、有序性的成果形態。從體例形式來看，校史編纂包括編年體（以時間為經、高校重大事件為緯，按時間順序逐年、逐日記載學校的發展歷程，如《xxx學校史2003-2023》）、紀事本末體（以高校史上重大事件或重要工作為主線，與該事件或工作相關資源集中在一起編寫。如《xxx學校xx項重大科研項目史》）、章節體（將校史內容按照不同主題或階段劃分，形成若干章節。這些體例形式再以文字敘述、圖片展示、實物陳列等內容呈現，通過內刊印發、數字校史、公開出版等形式發表，豐富了檔案的利用形式。

2.2 檔案利用激發校史編纂動力

離開檔案利用，校史編纂將成為無源之水、無本之木，也就無從談起校史編纂。閱覽、復制、摘錄館藏檔案資源又能夠進一步激發校史編纂的動力，成為校史編纂動力的源泉。一方面，檔案利用滿足校史編纂需求。校史編纂的目的是圍繞某一主題開發檔案資料信息，校史編纂人員根據社會需求，學校建設、宣傳以及周年紀念或日常管理等確定相應編纂的內容和選題，使編研成果更為豐富、內容更加全面。另一方面，檔案利用推動校史編研工作。在檔案閱覽、復制、摘錄過程中，校史編纂者會根據校史編纂需求及反饋不斷推動校史編纂的改進和發展，若校史編研成果不能有效展現編纂目標和需求，校史編纂者就會及時調整編纂方法、內容和形式，提高校史編纂的成果質量和實用性。可見，檔案利用能夠進一步推動校史編纂，為校史編纂提供源源不斷的素材。

2.3 校史編纂與檔案利用相互促進

校史編纂與檔案利用都是高校檔案工作的重要組成部分，二者相互促進、彼此成就，共同推動高校檔案工作高質量發展。一方面，提高檔案的利用效率。高質量的校史編纂成果能夠提高檔案的利用效率。校史編纂人員在編纂過程中對高校館藏檔案資料進行全面、深入地分析和研究，并圍繞校史編纂內容和需要進行提煉、概括，最終以某種形式呈現，廣大師生或科研工作者，甚至是普通社會大眾都可以通過閱讀校史編纂成果而快速地獲取所需信息，也能夠更好地宣傳高校自身，無需逐卷逐頁查閱原始檔案。另一方面，豐富校史編纂內容。在檔案利用過程中，利用者或許會發現新的信息和線索，將這些新線索、信息反饋給編纂者，為校史編纂提供新的素材和思路，使校史編纂更加全面、深入。例如，高校檔案利用者在查閱檔案時發現重要史料信息未被編入校史，編纂者根據這些信息進一步補充和完善校史編纂成果。

3 校史編纂中對檔案利用的方式

3.1 查閱檔案

在成立校史編纂委員會、編纂辦公室，確定校史編纂選題并啟動編纂之后，需要校史編纂者赴高校檔案館、院系檔案室等場所，直接查閱檔案。查閱檔案包括紙質檔案和數字檔案。尚未數字化的紙質檔案也是校史編纂需要重點利用的，查閱時要履行檔案查閱手續，查閱結束及時歸還。已經數字化的檔案，查閱者可直接登錄高校數字檔案館系統，通過輸入主題詞、關鍵詞等方式，快速、準確地篩選出與校史編纂相關的電子檔案資料。

3.2 復制檔案

經查閱，符合校史編纂需求的，還需要進行復制，包括復印和掃描。前者主要是針對高校紙質檔案，通過復印獲取副本，方便校史編纂者在編寫校史過程中隨時查閱、參考。復印檔案既要做到全面復印，應復印盡復印，滿足校史編纂的實際需要，又要做到安全復印，保護好紙質檔案原件的安全。后者主要是針對數字復制，即將已經掃描成的紙質檔案的電子文件，通過存儲、傳輸和進一步數字化處理，滿足校史編纂的需要。

3.3 整理與檔案編目

在查閱、復制檔案之后，還需要將收集起來與校史編纂需要相關的檔案資料進行專題整理與檔案編目。其中專題整理，就是要結合校史編纂需求，將檔案進行專題梳理和整理。如上海財經大學檔案館針對高校學科史編纂，將復印、掃描的檔案整理形成《復校后本科、研究生教學計劃和教學方案類檔案清單》《院系工作總結和工作計劃類檔案清單》《學校年鑒類檔案清單》《館藏干部任免檔案匯編》等，提升查檔效率和利用效果。檔案編目，就是對檔案進行分類、編號、著錄等編目工作，使整理的檔案更加系統、有序，便于檢索、利用。

3.4 展示檔案

校史編纂結束，會以適當形式予以展示編纂成果，滿足社會需求，也能夠起到很好的宣傳高校自身的效果。成果出版，是校史編纂成果最為常見的形式，包括（1）校史書籍。即將校史編纂成校史書籍。如《xxx校志2002-2023》等。校史匯編。將高校各種檔案史料以文件、照片、報道、口述記錄等形式整理匯編，形成資料集。如《xxx高校史料匯編》。（2）校史展覽。將校史編纂成果制成展覽，在檔案館舉辦“xxx高校記憶”校史展，展示高校篳路藍縷的歷史變遷和輝煌歷程。隨著新媒體技術的應用，高校建立起網站、某信公眾號等平臺，將校史編纂成果及時發布于線上平臺，讓社會公眾及廣大師生更便捷地了解高校發展的歷史。

4 校史編纂中檔案利用的幾點啟示

4.1 全面收集檔案是基礎

根據《檔案法》《高等學校檔案管理辦法》等法律法規，高校均建立了較為規范的檔案管理制度，涵蓋了檔案收集、整理、利用、銷毀、統計等全過程、各方面。校史編纂需要建立在大量檔案資料的基礎之上，圍繞校史編纂不同選題做好檔案資料的全面收集。這是做好校史編纂的前提和基礎。全面收集檔案是建立在檔案工作者日常精細檔案工作基礎之處，制定高校歸檔范圍和保管期限，圍繞歸檔范圍做到應歸盡歸。同時，還要對歸檔檔案進行清理摘選、分類整理，重點收集記錄學校重大事件、重要人物的檔案[2]。必要時，可通過發動校友，征集高校發展過程中各個時期的檔案史料，尤其是散落于民間的早期高校檔案實物檔案，這些檔案史料在校史編纂中發揮著十分重要的作用。

4.2 充分利用檔案是關鍵

全面收集是前提和基礎，而整理利用則是關乎校史檔案編纂成敗的關鍵。校史編纂者應將收集到的高校檔案史料進行廣泛研讀，并選取其中十分重要的資料按照時間或者人物進行整理，以校志、校史、人物志等形式進行二次開發，做到重要檔案資料應用盡用。同時，也要加大校史編纂成果的宣傳和應用。通過高校網站、某信公眾號等平臺載體，宣傳校史編纂成果。條件允許的，還可以專門開發校史App軟件，供公眾使用。此外，還要注重人工智能技術、虛擬現實技術應用，增強校史編纂成果的展示效果。

4.3 推動雙向轉換是根本

校史編纂與檔案利用二者相輔相成，相互促進，校史編纂中檔案利用要注重推動二者雙向轉換、彼此成就，這是根本。一方面，在校史編纂時要重視檔案利用。通過閱覽、復制、摘錄等利用方式，為校史編纂提供源源不斷的檔案史料支撐，使校史編纂更全面、更客觀。另一方面，在檔案利用時要做好校史編纂作用的發揮。重視校史編纂成果的宣傳利用，利用數字技術將校史編纂成果轉化為數字形式，便于檔案瀏覽和查閱，豐富檔案利用途徑和形式。如開辟線上線下特藏室，給予高校特藏檔案以特殊保護和展示，以記憶展演反哺記憶建構[3]。

結語

校史編纂是檔案工作的一項重要內容，是總結高校發展歷程的重要手段，也是總結高校建設、發展、管理的現實成果，具有“存史資政育人”功能。校史編纂離不開檔案信息支撐，閱檔、查檔、摘錄等檔案利用保障校史編纂的科學性、規范性，二者相互促進。校史編纂過程中要注重做好檔案資料的全面收集、充分利用和推動雙向轉換，不斷豐富校史編纂的內容，提升檔案利用質效。

參考文獻

[1]金德海.以“四個得以”為指導譜寫檔案事業高質量發展新篇章[J].檔案與建設，2020（11）：53-55.

[2]汪波.張新華高校校史館建設中檔案館藏資源的作用與開發利用——以南華大學校史館建設為例[J].文教資料，2016（32）：128-129，153.

[3]張婉瑩.以記憶展演反哺記憶建構——以安徽大學校史編纂與文化傳播工作為例[J].檔案與建設，2022（4）：51-54.

作者簡介：占楷（1993.11—）男，大學學歷，西北大學現代學院助理館員，主要從事檔案利用與服務研究。