探析提升多院區醫院檔案管理信息化服務路徑與對策

中圖分類號：F061.3；G271

文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2025）08-248-02

隨著社會經濟的快速發展和國家醫療衛生體制的改革，國內較多三級甲等公立醫院逐漸成“一院多院區”的發展趨勢，這種發展模式給醫院的檔案管理信息化服務水平提出了更多更高的要求，給多院區醫院的檔案管理信息化發展帶來了更多的挑戰和思考，諸多問題亟待解決。

現結合的“一院多院區”檔案管理信息化服務為例進行探析。

一、“一院多院區\"的檔案管理信息服務現狀與服務要求

（一）檔案管理信息服務的現狀

目前，該三級甲等公立醫院處于“一院四區”的發展格局，醫院的檔案主要涉及醫院綜合檔案、醫院病案和人事檔案三大類。醫院的綜合檔案是由醫院院辦室負責管理，醫院的病案由醫院的病案室負責管理，醫院的人事檔案由人事部門負責管理，這三個科室分別使用三家公司的檔案管理信息化軟件，其軟件功能互不兼容，在軟件開發和功能拓展空間方面受限，造成醫院“一院多院區”的檔案管理信息化系統建設不統一，檔案管理信息化軟件系統功能不能有效統一開發，直接影響了醫院檔案管理信息資源整合和服務水平的發揮。醫院經過多年來的不懈努力，對過去的歷史病案和每日新生成的病案已全部實現病案信息的信息化和數字化。在國家衛生健康部門對電子病案政策大力扶持和統一規范要求下，醫院在病案信息化建設方面投入較大，統一規范了醫院病案的電子病歷，完成了門診電子病歷和住院病歷信息化、數字化改造，使醫院病案全面數字化完成，病案數字化率達 100% 。醫院綜合檔案室主要是以紙質檔案為主的行政管理檔案，由于綜合檔案紙質檔案數量多，檔案信息化水平滯后，醫院在檔案設備、技術力量方面投入不足，沒有完全實現信息化，造成綜合檔案管理信息化服務質量落后，綜合檔案使用單機版檔案管理軟件，只是實現了對綜合檔案目錄的基本檢索，對部分重要的且利用率較高的長久存放的檔案進行了信息化管理，綜合檔案要實現信息化需要投入更多資金和硬件設施，為節省成本，綜合檔案和人事檔案仍然主要是采用傳統的檔案管理模式，醫院多院區的快速發展，醫院檔案管理人員的專業技術水平和業務能力不能很好地與現代醫院檔案管理信息化服務水平相適應。

（二）醫院“一院多院區”創新發展對檔案管理信息化服務提出了新要求

醫院“一院多院區”所在的地域位置大部分相對分散，除主院區（舊院區）位置在城市中心繁華區域外，大多數新建設院區處在城市新規劃的郊區或靠城市的開發新區邊遠地段。醫院的多個院區共有統一法定代表人，財務統一管理，人事統一調配，多個院區是統一的整體，更不是人、財、物的簡單平均分配，而是根據醫院臨床科室、門診科室、醫療輔助檢查、化驗檢測科室、相關服務臨床科室和醫院行政職能科室等科室的具體特點，對多院區的各個科室發展整體權衡，優化組合，科學布局，統一領導和統一管理。醫院多院區形成的新檔案存量日益增加，檔案管理的工作量增多，相對醫院的檔案管理難度加大，在檔案系統化管理方面出現了許多新問題思考和新挑戰。

二、檔案管理信息服務存在的主要問題

一是由于醫院新院區檔案建設的基礎項目、條件不同，設施設備投入不足，各科室和各科室間所形成的檔案缺乏精細化規范管理，職工普遍對檔案重要性和認知度不高，嚴重制約了檔案管理信息化服務質量提升的發展步伐。

二是主院區檔案庫房紙質檔案存量多，檔案庫房使用比較緊張，檔案信息化建設滯后，檔案管理條件相對比較傳統，新院區的檔案庫房建設寬敞，但檔案專業管理人員少，參加檔案業務培訓不及時，檔案硬件設施配備和檔案管理軟件資金投入不能及時到位。常態下新院區科室之間在檔案管理方面磨合期較短，檔案職能管理部門與相關檔案形成部門缺乏有效的檔案專業技能信息溝通和協調機制，造成新生成檔案材料不齊全、標準不統一，檔案不能及時完整歸檔。

通過對醫院檔案管理現狀和存在問題的分析，筆者認為，醫院“一院多院區”檔案管理信息化服務需要進行系統的統一規范化管理，根據醫院不同類別的檔案，制定對應的有效檔案管理措施，不斷促進醫院檔案管理信息服務的持續穩定發展，不斷全面提升檔案管理信息化服務質量。

三、提升檔案管理信息化服務的措和策略

（一）緊跟國家、醫院發展形勢，創新檔案管理和信息服務機制

醫院“一院多院區”在國家衛生政策和城市發展的科學規劃和行動下，更加適應和滿足了當地群眾的衛生服務需求。客觀上，醫院多院區的醫療資源均衡化發展模式，促使區域檔案信息資源合理配置，從國家層面上講，醫院多院區的發展模式緩解了醫院醫療資源過于集中，實現了群眾看病分流的層級化發展，緩解了醫院主院區的就醫和管理服務的壓力。但是，伴隨著醫院多院區的發展布局，也給醫院的檔案管理和檔案信息服務效能發揮帶來了更多困難，醫院要緊跟多院區各科室的發展需求，創新多院區的檔案管理信息化服務模式。在多院區檔案管理信息化服務建設中，本著遵循節約成本，提高利用的原則，優化配置醫院檔案管理信息資源，發揮醫院主院區檔案管理的核心作用，積極協調醫院多院區檔案硬件設施、軟件系統管理的規范化統一，全面協調，統一管理，科學設置，從制度上加以規范，適時動態調整檔案管理模式，形成有效的檔案管理創新機制。從根本上樹立檔案管理人才是關鍵，加快檔案管理人員專業技能和信息管理水平的全面提升，提升人文關懷質量，顧全大局，消除各院區之間的檔案管理服務質量差異化，面向社會，努力提供高質量的智能化檔案服務與知識服務，滿足職工和患者對檔案利用服務的更多需求。

（二）加強醫院各院區對檔案管理服務的磨合協調，實現檔案管理的同質化發展

醫院檔案管理部門的檔案管理人員，平時與臨床科室和職能科室溝通較少，各院區檔案信息溝通渠道不暢通。要打破醫院職能檔案管理科室及臨床科室之間的檔案管理信息服務的壁壘，堅持問題導向，暢通科室間所形成的檔案管理質量和信息服務渠道，加強檔案管理質量的溝通、交流和評估，盡快適應醫院新院區檔案管理信息化工作的發展趨勢，不斷提升醫院檔案管理服務質量。對各院區的檔案主要形成科室進行上門指導服務，及時解決相互間的層次需求矛盾，加強檔案管理知識的宣傳，提高醫院職工對檔案重要性的認知度，從源頭上把好各院區檔案管理質量關和檔案信息安全關，全院整體協調，科室之間加強交流合作，共同提升檔案管理質量，進而提升檔案管理信息化服務的同質化健康發展。

（三）搭建醫院檔案信息化服務平臺，實現檔案管理信息資源共享，不斷提升為群眾服務的滿意度

醫院多院區之間的地域性差異，倒逼檔案管理信息化建設要積極適應醫院的全面健康發展，把醫院檔案管理信息化建設服務指標納入醫院年度考核目標，制定和完善檔案管理激勵和問責機制。通過在工作實踐中不斷探索，要提升檔案信息化管理服務功能，必須搭建以主院區為中心輻射到所有新院區的檔案信息綜合服務平臺，統一管理檔案信息服務，對各院區檔案信息資源進行匯聚融合，實現信息資源共享。根據國家法律要求，使用互聯網需完成實名驗證，醫院首先完成對患者病情隱私做好前提安全性和保密性保障工作。目前，各院區開通了自助機病歷打印線上服務功能。醫院各院區病案全部實現了電子病歷進行自助機打印病歷，有效助推了醫院綜合檔案和人事檔案管理信息化建設的進程。該院就診的住院患者到醫院去申請打印病歷時，首先按照醫院打印病歷要求，患者本人攜帶身份證（或上傳患兒本人戶口本、照片和代理人身份證照片到自助機打印系統）身份信息認證，而后按照自助機提示的繳費、封存、加蓋鮮章操作流程，完成病歷打印；其次，也可以通過關注醫院“醫郵寶”公眾號，通過互聯網按流程要求辦理病歷郵寄申請并支付快遞費，方便快捷服務于患者對病歷打印的需求，爭取讓“數據多跑路、群眾少跑腿”，不斷改善群眾就醫環境和就醫體驗，提高為群眾辦實事效率，努力提高醫院多院區的檔案管理信息服務智能化水平，不斷滿足群眾健康的多層次服務需求。

結束語

總之，醫院“一院多院區”的檔案管理信息化服務，要緊跟新時代醫院的信息化建設發展步伐，充分發揮醫院主院區檔案管理信息服務的“領頭雁”作用，帶動醫院多院區檔案管理信息服務的同質化發展，強化檔案管理信息資源的優化配置作用，充分梳理和挖掘各院區檔案管理信息資源共享的利用價值，助推醫院各院區檔案管理信息服務的高質量發展，為醫院領導的科學決策、專業技術人才梯隊建設和醫院的可持續發展提供重要的信息參考依據。

參考文獻：

[1]李三和，呂有標，史艷香.公立醫院一院多區的內涵、境遇及創新路徑[].中國醫院管理，2023（09）

[2]聶云霞，溫蓉玉.數字時代檔案工作者的能力再造研究[].山西檔案，2023（02）

（作者單位：山西省兒童醫院（山西省婦幼保健院）山西太原030013）

（責編：若佳）