行政單位內控管理的薄弱環節及優化探究

摘" 要：新時代，行政單位應以文化為支撐構建優質內控管理環境，提升風險評估水平，開展多元化管理活動，注重部門間的溝通與信息共享，同時做好監督工作。在此基礎上，行政單位還需優化內控管理理念、手段、體系、制度、條件，達到提升管理效果的目的，助推行政單位的穩健發展。

關鍵詞：行政單位；內控管理；理念優化

【DOI】10.12231/j.issn.1000-8772.2025.04.157

引言

內控管理主要指的是依托內部控制系統展開管理工作，達成運營目標，增加單位綜合效益。有些行政單位內控管理效果不明顯，管理理念、手段等都需要推陳出新，才能保證內控管理的發展性、時代性、創新性。因為內控管理有利于行政單位增強凝聚力、規避運營風險、優化配置單位資源、達成發展目標，所以需注重補齊短板，持續提升內控管理水平。基于此，為了使內控管理達到預期效果，達成提升管理水平的目標，探析行政單位內控管理的薄弱點與重點環節以及優化管理效果的策略尤為重要。

1 概述內控管理

內控即內部控制，主要是指行政單位內部所構建的機制，可以使部門之間分工明確、責任共擔、互相制約、高效配合，從而保證資產安全、財會信息精確無誤、貫徹落實運營目標，以及在目標觸底期間做好自我規劃、約束、調整、監督與控制等工作，進而增加單位的經濟效益、人文效益、社會效益等。內控管理主要是指依托內部控制機制開展管理工作，管理對象涉及資產、項目、預決算、收支、合同等，有著多樣性與復雜性。內控管理的主要價值是在發揮管控作用期間整合內部資源，調動各個部門參與內控的積極性，進而重構管理系統，用“由下至上”的業務式管理系統取代“由上至下”的一貫式管理系統。以業務活動為支點，開展內控管理工作，可以提高相關工作的觸底性，也可通過內控管理解決具體問題，達到助力行政單位穩健發展的效果。

2 行政單位內控管理薄弱與重點環節

內控管理要素包括環境、風險評估、控制活動、部門溝通與信息共享、內控監控五大點，這既是在內控管理中容易出現的薄弱環節，又是開展內控管理工作的重點環節，因此，緊抓五要素可以使內控管理工作事半功倍，彌補薄弱環節，提高內控管理質量。

2.1 以單位文化為支撐構建優質內控管理環境

內控管理環境是行政單位運營架構的映射，會給內控管理意識、目標、狀態等帶來廣泛且深遠的影響，還可能會削弱“軟管理”功能，因此，需要行政單位以社會主義核心價值思想為內核營造單位文化，弘揚主流思想，保證單位思想、員工思想和諧統一，體現出誠信、敬業、法治等價值理念對個人意識、行為的積極影響，營造和諧的管理氛圍，為內控管理提質增效奠定基礎。

2.2 提升內控管理風險評估水平

內控管理的任務之一是實現行政單位運營目標，在目標觸底期間可能會遇到諸多風險，因此，應運用行之有效的舉措加以識別、分析與控制，達到規避風險的目的，從而在風險可控的條件下，達成單位的運營目標。行政單位通過內控管理可以關注各個業務端，分析內部、外部因素對業務活動帶來的影響，也可在信息共享條件下，及時整合部門資源，共同防控風險。基于此，行政單位應提升內控管理風險評估水平，側重評析運營風險，掃除運營目標觸底障礙，進而提升內控管理的戰略高度，有效統攬全局洞悉風險，通過風險管控更好地開展運營工作。

2.3 有效開展多元化內控管理工作

發現與評估風險并非內控管理工作的終點，而是起點以及發力點，行政單位應根據風險評估結果采取相應措施，包括核算、授權、調節等，并保證這些措施能夠發揮出應有的作用。內控管理活動具有多元性特點，行政單位可從戰略角度出發開展控制活動，同時引領各部門、各運營環節從實際出發開展內控管理工作。以行政單位基建項目為例，可以將項目成本風險視為管控要點，項目設計小組、財務部門均需評析成本風險，并了解風險成因，然后在此基礎上開展內控管理工作，如使用BIM技術設計5D模型、運用業財融合手段降低采購成本等，繼而保證內控管理工作的多元性與實效性。

2.4 注重部門溝通與信息共享

開展內控管理工作可以消除行政單位內部門聯動的阻力，因此，可以將各部門視為信息共享鏈路上的節點，為部門溝通提供支持，使部門能維系彼此協作、制衡的健康關系，在增強部門協同效應的同時，完成單位的運營任務。為了彌補部門信息共享的薄弱環節、提高部門間的溝通效率，行政單位可打造數字化內控管理平臺，利用網絡開放度較高的特點，為建設上下聯動型信息實時共享機制提供支持，同時可以打造內部、外部信息溝通雙循環系統，實現行政單位整合信息資源的目標[1]。

2.5 做好內部監控工作

在行政單位內控管理過程中，監控屬于要素之一，是內控管理發揮作用的重點環節，因此，需要行政單位做好內部監控工作，針對管理程序、方法、過程等進行監控。第一，利用管理會計報告了解業務端的運營情況，借助針對性、靈活性、客觀性兼具的報告內容發現管理缺陷，從而找準內部監控的突破口，提高內控管理效率。第二，針對風險較大的重點管理對象進行個別評估，并制訂配套的內部監控方案。第三，依托行政單位戰略性發展方案、業務端管理計劃，從宏觀、微觀兩個角度開展可持續性的監控工作。

3 行政單位內控管理效果優化策略

3.1 優化內控管理理念

因為管理理念能夠影響管理行為以及管理效果，所以理念的先進性與內控管理效果成正比關系。為了優化內控管理效果，行政事業單位可以實施下述管理理念：第一，針對性管理理念。在明晰內控管理對象的條件下，篩選管理關鍵點，并開展有針對性的管理活動。以行政單位預算為例，需要對預算職責權限是否合理、預算編制是否合規、預算編制和執行以及審批等崗位是否互相分離等方面進行內控管理，能夠達到有效防范預算風險的效果。第二，人本性管理理念。通過分析內控管理薄弱環節與重點環節，發現內部環境是內控要素之一，能夠影響管理效果，需要營造積極健康的文化環境來感染和影響員工，只有行政單位全員協作，才能落實內控管理目標，基于此，從優化內控管理效果的角度出發，行政單位需要推行人本性管理理念，引領員工解析個人與單位之間的關系，認識到個人工作態度、方法等是引發運營風險的一大因素，應從防范風險角度著眼參與內控，包括自我調控、互相監控兩種方式，從而在“人人風控”的狀態下提高內控管理質量。第三，精益型管理理念。一方面，行政單位的內控管理工作需要落細、落實，既要明確管控對象，又要精準細化內控管理分支；另一方面，在內控管理中，需要關注綜合效益，以免出現人、物、財的投入與管理效果不成正比的情況，同時還要關注行政單位的社會效益、人文效益、創新效益等，繼而保證內控管理工作有意義[2]。

3.2 優化內控管理手段

在數字時代，行政單位已然認識到“數字+”管理的必要性，如提高管理效率、防范管理風險、共享管理信息等。為了優化內控管理效果，行政單位可實施“數字+內控”管理手段。在分析內控對象之間的關聯時，可以使用知識圖譜技術。首先，獲取原始數據。數據與內控對象有關，生成主題式文獻信息。其次，將文獻信息轉變為可視化內容。以計量單元為支點，形成可視化矩陣，并用矩陣體現出內控對象之間的關系。最后，借助背景知識深度解讀圖譜，給行政單位制訂綜合性、戰略性、科學性兼顧的內控管理方案提供支持。在彌補內部風險評估薄弱環節的過程中，行政單位可使用大數據技術。一方面，占據利于風險評估的數據；另一方面，對數據的演變趨勢、主要特征等加以探究，為推行前瞻性較強的內控管理措施提供依據。從理論上講，任何對行政單位內控管理有益的技術手段都可以在管理工作中發揮作用，這取決于行政單位管理系統的完善性與穩定性。為了從技術賦能角度優化內控管理效果，行政單位需要建立健全“數字+內控”管理系統。該系統由以下幾部分組成：第一，理論部分。行政單位需要將內控管理理論、高新技術理論融合在一起，將行政單位數字化建設政策視為內控管理系統智慧化升級的依據之一，進而為技術賦能內控管理奠定理論基礎。第二，數據部分。在數字時代，數據是行政單位的一種重要資源，想要利用數據解決內控管理難題、彌補薄弱環節、提升管理水平，行政單位就需要組建數據庫，存儲以往的內控信息，還要不斷獲取運營期間生成的動態信息。這些信息與各個部門關系緊密，能夠體現行政單位過去、現在的情況，以及未來的發展預測，因此應保證內控管理貫穿行政單位價值鏈以及重點項目的全生命周期。第三，應用部分。一方面，行政單位應緊抓五要素，提升內控管理水平，利用虛擬現實、人工智能等技術，設置內部環境、監督、風險評估等控制模塊；另一方面，設置預算控制、審批審核控制、關鍵業務控制、實物資產管控、無形資產管控等應用功能模塊，不僅可以增強內控管理的針對性與聚焦性，還可以滿足巨量數據優化配置的需求，保證各類技術發揮作用。第四，反饋部分。行政單位內控管理數字化變革無法一勞永逸，應緊隨技術變革以及單位發展動態做出調整，因此，應在管理系統內設置反饋部分，通過實時反饋識別薄弱環節，有傾向性地運用數字技術優化管理效果[3]。

3.3 優化內控管理體系

在內控管理滲入行政單位日常運營系統的大背景下，相關管理活動不僅能提升風險管理水平，還能提高合規管理的有效性，為風險管理、內控管理、合規管理三位一體共建管理體系提供了可能性。從行政單位管理需求的角度來看，風險管理、內控管理、合規管理一體化是發展趨勢，能夠優化內控管理體系。為了構建三位一體的管理體系，行政單位需要做到“四個統一”：第一，統一組織職能。組建集內控、合規、風險管理于一體的管理小組，明確該小組責權，由該小組負責制定與推行管理章程、標準、流程、方法等，既可簡化單位管理組織架構，避免職能交叉，又可提高管理效率，匯聚部門力量，有效完成管理任務。第二，統一工作機制。在合規、內控、風險管理部門合并后，需統一三方聯動工作機制。從宏觀來講，需要在年初規劃部署、年中反饋調整、年末總結三大節點上下功夫，確保三方信息共享、責任共擔、形成合力；從微觀來講，需要以內控管理為主，從前期規劃管控、動態發展控制、后期監督控制三個角度統一工作機制，保證內控力量貫穿行政單位的合規管理、風險管理，同時，可根據監督反饋所列出三位一體管理體系優化升級整改清單，保證工作機制更具有統一性與實效性。第三，統一管理制度。其目的是為內控、合規、風險管理三位一體提供行動準則，如可推行《數字+三位一體管理制度》，闡明數字技術在三位一體管理過程中發揮作用的方法與基本流程，指導工作人員使用數字技術落實管理目標。第四，統一評價體系。對內控、合規、風險一體化管理效果加以評價與審計，同時評價應具備客觀性、規范性，不僅需要說明管理現狀，也需要“寫好審計下半篇文章”。在發現薄弱環節后，需要明晰整改要點與手段，達到通過審計提升管理水平的效果。

3.4 優化內控管理制度

首先，內控管理制度實施目標、細則等均需要明確，包括內控崗位授權、內控報告、內控批準、內控責任、內控考核等方面，同時制度內容應細致且有實操性。以內控報告制度為例，需要明確報告人、接收報告人，以及報告的傳遞路徑、頻率、內容、時間等，保證內控報告能發揮作用，如實時反饋、共享信息、改進內控管理舉措等。其次，內控管理制度需要根據行政單位發展情況予以調整。例如，在推行知識圖譜技術的過程中，可以不斷積累經驗，并制定《基于知識圖譜的內控管理制度》，為有效運用高新技術完成內控管理任務提供支持。最后，內控管理制度需要具備權威性，其制定與調整應遵循一定的章程，以免弱化制約功能，因此，行政單位應構建穩定的內控管理制度更新系統，為制度優化升級提供條件[4]。

3.5 優化內控管理條件

行政單位內控管理保障性條件可以優化管理效果，主要條件有以下幾個：第一，軟硬件條件。在內控管理智慧化變革背景下，行政單位需要注重更新軟硬件，打造安全、穩定、高效的數字化管理環境，不僅能夠優化內控環境，還能助力物聯網、大數據等管理技術創新與升級。第二，人才條件。行政單位需要面向兩類群體開展培訓工作，即合規、風險、內控一體化管理小組的工作人員和配合管理小組落實內控管理目標的各崗位工作人員。因為兩類群體工作內容不盡相同，在內控管理中發揮著不同的作用，所以需要有針對性地開展培訓工作，使各崗位工作人員能積極主動地補齊自身短板、盡職盡責、追求卓越。第三，戰略條件。在開展內控管理活動前，工作人員需要明晰行政單位發展戰略，將戰略目標視為管理的起點與落腳點，優化內控管理效果。第四，考核條件。因為內控管理需要全員參與，各崗位的工作質量將直接影響管理效果，所以需要通過考核調動各崗位員工參與內控管理工作的積極性。在考核前，需要做好講解工作，使工作人員能明確自身需要達到的管理目標，同時也可以約束個人行為，主動防范風險。在工作人員接受考核時，需要重視動態反饋與指導，幫助工作人員糾正內控管理偏差，有效補足薄弱環節。在考核結束后，需要做好解釋說明工作：一方面，增強考核結果的說服力與權威性；另一方面，可用考核結果鞭策工作人員探索提高工作質量的路徑。此外，行政單位還可從補齊能力短板的角度，調整培訓計劃，保證培訓的人本性和實效性，繼而優化內控管理效果[5]。

4 結束語

綜上所述，行政單位在運營期間需要加強內控管理，充分發揮內控的作用，如部門高效溝通、保證資產安全等。為了優化內控管理效果，行政單位需要重視理念升級，使用高新技術補足薄弱環節，同時應根據單位發展情況及時調整管理制度。在合規、風險、內控高度統一的基礎上，應優化管理體系，使考核、軟硬件、人才培養等條件共同發揮作用，提高內控管理質量，助力行政單位穩健發展。

參考文獻

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[3]譚麗娟.新形勢下加強行政事業單位內控管理的必要性與對策[J].納稅，2021，15（03）：169-170.

[4]劉亞蘭.基于新政府會計制度下的行政事業單位內部控制管理分析[J].納稅，2020，14（34）：117-118.

[5]馬冉.大數據時代下財務管理升級對行政單位內控影響及對策[J].中國產經，2020（10）：145-146.

作者簡介：邢文杰（1990-），女，漢族，山東濟南人，本科，中級會計師，研究方向：內控管理、財務信息化建設。