數字化背景下建設項目檔案管理的轉型研究

摘 要：在數字化時代，信息技術的飛速發展在一定程度上改變了各行業的運作模式。建設項目檔案管理作為建設項目管理的重要組成部分，也面臨著新的挑戰。文章全面剖析了數字化背景下建設項目檔案管理面臨管理意識淡薄、數字化進程緩慢、安全風險高以及人才短缺等困境，為實現數字化背景下建設項目檔案管理的轉型，提出了具體的應對策略，以適應時代發展的需求，提高建設項目檔案管理的效率與價值。

關鍵詞：數字化；建設項目；檔案管理；轉型策略

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

建設項目檔案是項目建設過程中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，其對于項目的竣工驗收、運營維護、改擴建以及歷史文化傳承等具有極為重要的意義。在數字化浪潮席卷下，傳統的建設項目檔案管理模式已難以滿足時代發展的需求，如何利用數字化技術實現建設項目檔案管理的轉型，成為當前檔案管理領域需要解決的重要課題。

一、數字化背景下建設項目檔案管理現狀及問題

1.管理意識淡薄

許多建設項目相關方對檔案管理的重視程度不夠。在項目建設過程中，往往將主要精力集中于工程進度、質量和成本控制等方面，檔案管理被視為可有可無的附屬工作。項目管理人員缺乏對檔案管理重要性的清晰認識，未將其納入項目整體規劃和績效考核體系，導致檔案收集不及時、不完整以及整理不規范、歸檔工作滯后等問題頻繁出現。這種淡薄的管理意識嚴重制約了建設項目檔案管理水平的提高，影響了檔案在項目后續運營、維護、改造以及歷史追溯等方面作用的發揮。

2.數字化進程緩慢

部分建設項目單位在檔案管理信息化建設方面投入不足，計算機等設備設施陳舊、性能低下，網絡帶寬有限且穩定性差，信息化基礎設備設施落后。這些落后的信息化基礎設備設施無法滿足大規模檔案數字化加工、存儲和傳輸的需求。例如，在檔案數字化掃描過程中，由于計算機處理速度慢，導致掃描效率低下，網絡傳輸速度不足，使得檔案數據在不同部門或系統之間的共享和傳遞耗時過長，嚴重影響了工作效率。

現有的建設項目檔案管理系統部分存在功能單一、集成度低的問題。許多系統僅能實現基本的檔案錄入、存儲和檢索功能，無法與項目建設過程中的其他業務系統，如項目管理系統、工程設計系統、采購管理系統等開展有效的數據交互和集成，導致檔案信息與項目業務信息脫節，形成“信息孤島”。例如，在項目建設過程中，工程變更信息無法及時同步到檔案管理系統中，使得檔案中的工程資料與實際建設情況不一致，影響了檔案的準確性和可靠性。此外，檔案管理系統的檢索功能也較為簡單，通常只能開展基于關鍵詞的檢索，難以滿足用戶對檔案信息多維度、深層次查詢的需求，降低了檔案的利用價值。

3.安全風險高

隨著建設項目檔案管理數字化程度的提高，網絡安全風險日益凸顯。檔案管理系統面臨著來自外部的黑客攻擊、病毒感染和惡意軟件入侵等威脅。黑客可能通過網絡漏洞竊取檔案數據，病毒和惡意軟件可能破壞檔案存儲介質或篡改檔案內容，導致檔案信息被泄露、丟失或損壞。例如，一些涉及重大建設項目的核心技術資料、商業機密等一旦被泄露，將給項目建設單位帶來經濟損失和聲譽損害。

另外，在檔案數據存儲方面，存儲介質的安全性和穩定性存在問題。硬盤、光盤等存儲介質可能因物理損壞、老化和磁場干擾等原因導致數據丟失。同時，對于存儲介質管理缺乏規范的制度和措施，如存儲介質的存放環境不符合要求、備份介質的定期檢查和更新機制不完善等。在數據傳輸過程中，由于缺乏加密技術或安全傳輸協議的保障，檔案數據容易被竊取或攔截。例如，在通過互聯網將檔案數據傳輸給異地合作單位或上級部門時，如果未采取加密傳輸措施，數據在傳輸過程中就處于“裸奔”狀態，極易被不法分子竊取。

4.人才短缺

建設項目檔案管理數字化轉型需要具備多方面知識和技能的復合型人才。然而目前，檔案管理隊伍中此類人才嚴重匱乏。大多數檔案管理人員僅熟悉傳統的檔案管理業務，對信息技術的了解和掌握程度較低。他們缺乏檔案數字化加工、檔案管理系統開發與維護以及數據安全管理等方面的專業知識和技能，在面對數字化檔案管理工作時，往往顯得力不從心，無法有效地開展工作。例如，在檔案數字化掃描過程中，由于不熟悉掃描設備設施的操作和圖像處理技術，可能導致掃描質量不高。在檔案管理系統出現故障時，無法及時排查和修復故障，影響系統的正常運行。此外，由于缺乏相關培訓和學習機會，檔案管理人員的知識結構更新緩慢，難以適應數字化時代檔案管理工作快速發展的要求。

二、數字化背景下建設項目檔案管理的轉型策略分析

1.增強管理意識

項目主管方通過組織開展檔案管理培訓、專題講座和研討會等形式，向建設項目各參與方宣傳檔案管理的重要性。邀請行業專家、學者或成功案例企業代表來講解和分享，使項目管理人員、工程技術人員和施工人員等深刻認識到檔案是建設項目的重要資產，是項目決策、運營管理和歷史追溯等方面的重要依據。例如，可以通過案例分析展示檔案在解決項目糾紛、追溯工程質量和傳承技術創新等方面發揮的關鍵作用，從而提高各方對檔案管理的重視程度，增強其檔案管理意識。

此外，項目主管方應制定完善的建設項目檔案管理制度，明確檔案管理的職責分工、工作流程、質量標準和考核機制。將檔案管理納入項目建設的整體規劃和日常管理工作中，與項目進度、質量和成本控制等工作同等對待。例如，規定在項目立項階段就啟動檔案管理工作，明確項目建設各階段檔案收集的范圍、內容、時間節點和責任人。在項目實施過程中，建立檔案管理工作的定期檢查和通報制度，對檔案收集、整理和歸檔工作不力的單位或個人實行督促整改。在項目竣工驗收階段，將檔案作為重要的驗收內容之一，只有檔案驗收合格后，項目才能通過整體竣工驗收。通過建立健全制度，使檔案管理工作有章可循、有據可依，確保檔案管理工作的順利開展。

2.推進數字化建設

加大對建設項目檔案管理信息化基礎設備設施的投入，更新和升級計算機、網絡等設備設施，配備高性能的服務器、大容量的網絡存儲設備設施、存儲區域網絡等，以滿足檔案數字化加工、存儲和管理的需求。同時，提高網絡帶寬和穩定性，確保檔案數據在不同部門、不同系統之間能夠快速、安全地傳輸。例如，采用光纖網絡或高速無線網絡技術，實現項目現場與檔案管理中心之間的高速數據傳輸，提高檔案信息共享和協同工作的效率。此外，還應加強對信息化基礎設備設施的維護和管理，建立定期巡檢、故障預警和及時修復機制，保障基礎設備設施的正常運行。

同時，開發和構建一體化的建設項目檔案管理系統，實現檔案管理系統與項目建設其他業務系統的深度集成和數據共享。該系統應具備全面的檔案管理功能，包括檔案的收集、整理、歸檔、存儲、檢索、利用和統計分析等。在檔案收集環節，通過與項目業務系統的接口，實現檔案資料的自動采集和捕獲，如工程圖紙、合同文件和施工記錄等能夠自動從相關業務系統傳輸到檔案管理系統中，并實施智能分類和整理。在檔案檢索環節，采用先進的檢索技術，如全文檢索、語義檢索和多維度檢索等，滿足用戶對檔案信息復雜查詢的需求。例如，用戶可以通過輸入關鍵詞、時間范圍、文件類型和項目階段等條件組合檢索，快速、準確地獲取所需檔案信息。此外，一體化檔案管理系統還應具備用戶權限管理、數據安全管理和系統日志管理等功能，保障檔案管理系統的安全穩定運行。

3.保障檔案安全

建立多層次的網絡安全防護體系，防范網絡安全威脅對建設項目檔案管理系統的攻擊。采用防火墻、入侵檢測系統、入侵防范系統和防病毒軟件等多種網絡安全技術和產品，全方位地防護檔案管理系統。定期對系統開展安全漏洞掃描和修復，及時更新網絡安全設備設施的特征庫和規則庫，確保系統能夠抵御各類已知和未知的網絡攻擊。例如，設置防火墻規則，限制外部網絡對檔案管理系統的非法訪問。利用入侵檢測系統實時監測系統網絡流量，發現異常行為及時報警并采取相應措施。安裝防病毒軟件，定期對系統實施病毒查殺，防止病毒感染和傳播。同時，加強網絡安全監控和應急響應機制，建立專門的網絡安全監控團隊，實時監測系統安全狀況，一旦發生網絡安全事件，能夠迅速啟動應急響應預案，采取有效措施，降低事件造成的損失。

在檔案數據存儲方面，選擇安全可靠的存儲介質和存儲架構。采用冗余存儲技術、分布式存儲系統等，防止因存儲介質故障導致數據丟失。例如，使用冗余磁盤陣列（RAID）技術，通過數據冗余備份提升存儲的可靠性。采用分布式存儲系統，將檔案數據分散存儲在多個節點上，即使某個節點出現故障，也不會影響整個系統的數據存儲和訪問。同時，加強對存儲介質的管理，建立規范的存儲介質存放環境和管理制度，定期檢查和維護存儲介質，確保其正常運行。在數據傳輸方面，采用加密技術加密處理檔案數據，如使用SSL/TLS 協議加密傳輸數據，確保數據在傳輸過程中的機密性和完整性。建立數據傳輸日志和審計機制，詳細記錄和審計數據傳輸的源地址、目的地址、傳輸時間和傳輸內容等信息，便于追溯和管理數據傳輸過程中的安全問題。

4.培養專業人才

制訂系統的人才培養計劃，針對建設項目檔案管理人員開展多方面的培訓。首先，加強檔案管理專業知識培訓。包括檔案分類、編目、鑒定、保管和利用等方面的知識和技能，提高檔案管理人員的專業水平；其次，開展數字化技術培訓。例如，開展檔案數字化加工技術、檔案管理系統操作與維護和數據安全管理等培訓，使檔案管理人員掌握數字化檔案管理的相關技術和工具。此外，還應鼓勵檔案管理人員參加項目管理、信息技術等相關領域的培訓和學習，拓寬其知識面和視野，培養其成為具備多方面知識和技能的復合型人才。例如，可以與高校、專業培訓機構合作，舉辦各類培訓班、研修班，也可以組織內部培訓和交流活動，由經驗豐富的員工或專家授課或分享經驗。通過多種形式的培訓，不斷提升檔案管理人員的綜合素質和業務能力；最后，加大對建設項目檔案管理優秀人才的引進力度。制定具有吸引力的人才引進政策，如提供優厚的薪酬待遇、良好的職業發展空間和舒適的工作環境等，吸引具有檔案管理、信息技術和項目管理等多學科背景的專業人才加入，可以通過校園招聘、社會招聘等渠道，廣泛選拔優秀人才。同時，建立人才儲備機制，與高校相關專業建立合作關系，提前鎖定優秀畢業生，為建設項目檔案管理隊伍注入新鮮血液。引進優秀人才不僅可以直接提升檔案管理隊伍的整體素質，還可以帶來新的理念、方法和技術，促進檔案管理工作的創新和發展。

5.促進資源開發利用

利用大數據分析、數據挖掘等技術手段，深入分析和挖掘建設項目檔案數據，發現檔案數據的潛在價值。例如，通過對項目成本檔案數據的分析，找出成本控制的關鍵因素和優化路徑。通過對項目質量檔案數據的分析，預測質量風險點并提出預防措施。通過對項目進度檔案數據的分析，總結項目進度管理的經驗教訓，為后續項目提供參考。同時，結合數據可視化技術，將分析結果以圖表、圖形等形式呈現出來，為項目決策提供更加清晰、準確的數據支持。通過深入挖掘檔案價值，使檔案資源從傳統的資料存儲形式轉變為具有決策價值的信息資產，提升檔案資源在項目建設和運營管理中的作用和地位。

建立建設項目檔案信息共享平臺，實現檔案信息在項目建設各參與方之間的共享與合作。通過平臺，項目業主、設計單位、施工單位和監理單位等可以方便地查詢、獲取和利用檔案信息，提高信息交流和溝通的效率。例如，施工單位可以在平臺查詢設計單位提供的設計圖紙和技術規范，確保施工過程符合設計要求。監理單位可以通過平臺實時了解施工進度、質量情況，加強對施工過程的監督管理。項目業主可以利用平臺綜合管理和分析整個項目的檔案信息，為項目決策提供全面的信息支持。同時，鼓勵各方在平臺開展檔案信息的合作與交流，共同完善檔案資料。例如，各方可以分享和討論項目建設過程中出現的問題和解決方案，并將相關信息整理歸檔到檔案管理系統中，豐富檔案資源內容。通過加強檔案信息共享與合作，提高項目建設的整體協同性和管理效率，實現檔案價值的最大化。

三、結語

數字化背景下建設項目檔案管理的轉型是時代發展的必然要求。面對當前存在的問題，通過增強管理意識、推進數字化建設、保障檔案安全、培養專業人才以及促進資源開發利用等一系列轉型策略的實施，能夠有效地提高建設項目檔案管理的水平和效率，充分發揮檔案資源在項目建設和運營管理中的重要作用。建設項目檔案管理相關方應積極適應數字化時代的發展趨勢，不斷探索創新，持續完善檔案管理工作，為建設項目的成功實施和可持續發展提供堅實的檔案保障。

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作者單位：中車長春軌道客車股份有限公司

作者簡介：李慧瑩（1988—），女，漢族，吉林人，本科，館員，研究方向：科技檔案、基建檔案、設備檔案、建設項目檔案。