檔案數(shù)字化外包的風(fēng)險管理與控制

檔案數(shù)字化外包是信息化的必要工作過程，檔案數(shù)字化外包管理一方面可以提升管理效益，另一方面也面臨著諸多安全風(fēng)險。在安全風(fēng)險管理方法的指引下，通過制定檔案數(shù)字化外包管理策略，實現(xiàn)檔案規(guī)范、有效、長期進(jìn)行數(shù)字化管理的目標(biāo)，對保障數(shù)字檔案的準(zhǔn)確性、可用性及持久性具有十分重要的意義。

檔案數(shù)字化外包安全風(fēng)險分析

信息安全風(fēng)險數(shù)字化外包服務(wù)主要面臨的數(shù)據(jù)信息安全隱患為數(shù)據(jù)暴露、篡改、丟失等風(fēng)險。因為外包服務(wù)商數(shù)據(jù)處理方面的技術(shù)和管理不足，會造成系統(tǒng)的整體威脅，例如在檔案掃描傳遞存儲過程中，由于缺乏必要的安全防護(hù)措施，容易受到未經(jīng)授權(quán)人員利用權(quán)限漏洞或利用系統(tǒng)缺陷入侵獲取信息的威脅。一些外包商因為使用的加密技術(shù)不當(dāng)或存檔設(shè)備管理不當(dāng)，造成數(shù)字化成果遭受病毒感染或機(jī)器故障損壞，導(dǎo)致原始文件丟失和無法找回。另外，外包單位員工違規(guī)，也會造成非法的修改操作，會直接對檔案內(nèi)容的完整可靠造成損害，并有可能引發(fā)后續(xù)分不清責(zé)任的法務(wù)問題。

質(zhì)量控制風(fēng)險在數(shù)字化過程中，由于數(shù)字化成果與原始檔案的一致性下降，不規(guī)范的操作導(dǎo)致整體性的缺陷被釋放。采用不規(guī)范掃描參數(shù)的掃描設(shè)備或者設(shè)備硬件表現(xiàn)的不穩(wěn)定，可能會造成圖像分辨率低、圖像邊線信息缺失，嚴(yán)重影響數(shù)字圖片的文字可讀性和圖像還原清晰度。在數(shù)字處理的過程中，一些可識別性問題，如光學(xué)文字識別技術(shù)對復(fù)雜排版內(nèi)容的誤判或圖像去噪過程中的標(biāo)志符誤刪，就會使得數(shù)字化成果與紙質(zhì)檔案的重點內(nèi)容存在實質(zhì)性差異。同時，一些外包檔案單位在檔案交接過程沒有建立多方位的檢驗制度，一旦發(fā)生傳輸通信中斷或存儲設(shè)備突發(fā)故障就容易出現(xiàn)破碎數(shù)據(jù)丟失的情況，從而產(chǎn)生數(shù)字化體系的漏洞。如果沒有經(jīng)過一定的訓(xùn)練，一些操作不規(guī)范的情況或者執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)過低的情形，就會出現(xiàn)檔案分解順序混亂、元數(shù)據(jù)標(biāo)簽位置出錯等等一系列操作失誤，有時候還會出現(xiàn)紙質(zhì)底檔損壞而電子檔復(fù)制無對位的情況。由于缺乏內(nèi)部質(zhì)控體系，有可能是一批檔案的顏色偏差、漏檢這種不易察覺的問題被隱藏起來，等到后期抽查中就不得不付出巨大的人力和物力用于修正。

成本風(fēng)險許多單位在項目立項初期對硬件采購、人力資源配置和技術(shù)支持等過程的系統(tǒng)經(jīng)濟(jì)成本進(jìn)行估算得不全面，很容易出現(xiàn)超支現(xiàn)象，資金鏈壓力較大。某些承包商將采用非常規(guī)、低價策略承接項目機(jī)會，后期運營維護(hù)使用時會利用設(shè)備升級、數(shù)據(jù)修復(fù)等名目額外收取費用，迫使客戶被動受制于人進(jìn)行付費。外包合同條款中，對于擁有權(quán)、格式轉(zhuǎn)換的附加服務(wù)描述不明，極易出現(xiàn)重復(fù)計費現(xiàn)象，例如數(shù)據(jù)格式無法兼容而再制作時又增加了費用。文件修復(fù)過程中，如果沒有事前籌劃，在出現(xiàn)異常的技術(shù)狀況和存儲介質(zhì)突然損壞等情況的時候，應(yīng)急處理增加額外費用，財政壓力增大。此外，承包商在操作過程的某個節(jié)點提出技術(shù)規(guī)格變化的需求，會被迫在采購時增加采購升級后的掃描設(shè)備，或者專利軟件使用許可，預(yù)算外費用便會提高很大幅度。

文件數(shù)字化工作的效果評價階段，往往會對工作的質(zhì)量產(chǎn)生爭議，還會涉及是否需承擔(dān)返工費用的問題，一旦在修理的責(zé)任問題上有疑慮，就會帶來長期的損失。

檔案數(shù)字化外包工作風(fēng)險防控策略

強(qiáng)化檔案部門監(jiān)管職責(zé)為確保檔案信息的安全及應(yīng)用，要在檔案管理部門中設(shè)置檔案監(jiān)督的專責(zé)崗位，并通過系統(tǒng)的設(shè)置完成對各部門的協(xié)調(diào)工作，如檔案的保管、數(shù)字化及安全等工作，并且制定出包含資格審查、全程跟蹤、結(jié)果驗收程序規(guī)范的管理制度，并在招投標(biāo)過程中重點關(guān)注供應(yīng)商機(jī)要文件的保護(hù)等級及以往完成訂單的履行記錄，選擇具有國家機(jī)要文件制作資質(zhì)的專門企業(yè)，對設(shè)備的性能及數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)是否適合數(shù)字化工作進(jìn)行技術(shù)性評價。在項目實施中，可采用全程抽查的方式來檢驗工程情況，由專門監(jiān)督人員對數(shù)字化產(chǎn)品加工現(xiàn)場的物理性防范及加密數(shù)據(jù)的傳送情況定期檢查，對如掃描精度檢驗、元數(shù)據(jù)的編輯這樣的關(guān)鍵環(huán)節(jié)進(jìn)行二次復(fù)核，另外還要建立包含與外包方簽訂保密協(xié)議、設(shè)備操作日志的保存及發(fā)送信息等的保密管理體制，同時配合常態(tài)化的保密教育來提升外包技術(shù)人員的安全防范能力。最后，要由檔案管理部門與第三方技術(shù)機(jī)構(gòu)聯(lián)合研發(fā)質(zhì)量追蹤平臺來自動檢驗數(shù)字化產(chǎn)品的質(zhì)量，如格式合規(guī)度、圖像完整性等并給出處理措施及修改方式。在驗收方面，形成跨部門驗收小組，按照預(yù)先確定技術(shù)規(guī)定來檢查數(shù)據(jù)可讀性、存儲介質(zhì)可靠性等驗收指標(biāo)，將驗收結(jié)果與合同約定的支付保證金條款直接掛鉤。

落實外包機(jī)構(gòu)安全責(zé)任在資質(zhì)評審方面，建立起覆蓋公司經(jīng)營范圍

核查、行業(yè)進(jìn)人許可和保密證書的二級審批網(wǎng)，重點關(guān)注外包商是否具有開展文件數(shù)字化業(yè)務(wù)的合法資質(zhì)以及之前相關(guān)項目的合規(guī)記錄。外包商也應(yīng)重視自身機(jī)構(gòu)安全管理體系的建設(shè)，尤其是工作安全職責(zé)上的制度建設(shè)，要設(shè)立專門機(jī)構(gòu)進(jìn)行安全監(jiān)管以及配置相應(yīng)安全監(jiān)管員，并建立定期修正數(shù)字化加工期間權(quán)限分組規(guī)則和執(zhí)行操作日志查看的制度。外包商在工作人員管理上要重點增加人工檢查與日常監(jiān)督工作，不僅需要審查員工身份信息和來自警方的清白證明，同時也建立包含保密合約簽署、每年性背景檢查以及職位等級風(fēng)險評定的流程管控模型。針對外包商外包，需要其對供應(yīng)商實施完善的培訓(xùn)課程，如將其主要的安全標(biāo)準(zhǔn)、緊急應(yīng)對預(yù)案和近期保密法律作為必修培訓(xùn)內(nèi)容，采用考試與操練的方式驗收培訓(xùn)效果。此外，還需要定期實施對外包商的安全監(jiān)督管理，關(guān)注其物理環(huán)境的安全設(shè)備運行情況、數(shù)據(jù)傳輸加密協(xié)議更新和銷毀廢棄介質(zhì)記錄，及時發(fā)現(xiàn)問題并解決問題。

不斷完善質(zhì)量管理體系制定包括采集、預(yù)處理和歸檔在內(nèi)的各項技術(shù)規(guī)范，包括圖像分辨率的大小標(biāo)準(zhǔn)、圖像文件格式的兼容要求、元數(shù)據(jù)登記信息的標(biāo)準(zhǔn)要求等規(guī)范準(zhǔn)則，并制定可量化的質(zhì)量測評指標(biāo)。從設(shè)備運行角度制定規(guī)范性日常維護(hù)和調(diào)校方案，檢查掃描儀的光學(xué)組件精度、色彩還原度等關(guān)鍵性能指標(biāo)，采用自動檢查設(shè)備，避免由于掃描儀設(shè)備性能下降造成的失真現(xiàn)象。在數(shù)據(jù)處理環(huán)節(jié)，應(yīng)整合各種核查手段，在文字識別中設(shè)計語義邏輯核查模塊，在圖像消噪中保持圖像原稿的特征標(biāo)識，保證數(shù)據(jù)結(jié)果與實體檔案的意義轉(zhuǎn)換和視覺還原效果的前后統(tǒng)一性。

此外，要構(gòu)建多個部門交叉的質(zhì)量巡查隊伍，利用現(xiàn)場遠(yuǎn)程監(jiān)控圖像抓拍取證、記錄操作記錄，根據(jù)質(zhì)量違規(guī)嚴(yán)重性建立各級問題處置措施，并明確三級產(chǎn)品檢驗達(dá)標(biāo)率考核紅線啟動復(fù)測流程的標(biāo)準(zhǔn)。通過明確供應(yīng)商合同質(zhì)保內(nèi)容對于質(zhì)量違規(guī)行為的界定，將產(chǎn)品驗收合格交付率納人付款流程中，加大質(zhì)量責(zé)任追究約束力度。

制定檔案數(shù)字化風(fēng)險應(yīng)急預(yù)案建立考慮不同硬件故障、數(shù)據(jù)丟失、自然災(zāi)害等多種威脅類型的識別表，按照影響后果和嚴(yán)重等級設(shè)置相應(yīng)的應(yīng)急響應(yīng)計劃、緊急處置決策權(quán)及其各方的協(xié)同工作流程。通過組建由文檔專家、IT技術(shù)人員及安全部門經(jīng)理組成的應(yīng)急響應(yīng)小組定期開展基于模擬攻擊和設(shè)備故障的場景模擬演練活動，提高應(yīng)急流程的實際操作性和快捷性。對于預(yù)案的技術(shù)支撐系統(tǒng)，需要包含備用系統(tǒng)及離線存儲設(shè)備，確保在極端情況下保證核心數(shù)據(jù)的可恢復(fù)性，對數(shù)據(jù)主要存放位置建立各不相同的云備份策略。同時，還要建設(shè)與廠商的協(xié)同應(yīng)急通信機(jī)制，對數(shù)據(jù)泄漏通知時間計劃表和媒體損失管理步驟等內(nèi)容設(shè)定合作條例，用加密通道交換必要的信息記錄和恢復(fù)方法。在預(yù)案中，還需要加入合法性審查部分，對不同威脅類型提前制定律師介人的關(guān)鍵流程，設(shè)置了取證和追責(zé)的一系列標(biāo)準(zhǔn)動作。通過構(gòu)建迭代滾動的預(yù)案維護(hù)機(jī)制，以技術(shù)發(fā)展和外委模式變遷為周期對當(dāng)前的預(yù)案適應(yīng)性進(jìn)行檢視，并在審計中發(fā)現(xiàn)規(guī)律性問題的基礎(chǔ)上對預(yù)案進(jìn)行版本更新。

隨著數(shù)字化轉(zhuǎn)型進(jìn)程加速，檔案管理機(jī)構(gòu)普遍采用外包模式推進(jìn)數(shù)字化工作，但在效率提升的同時暴露出數(shù)據(jù)安全與質(zhì)量控制等系統(tǒng)性風(fēng)險。為此，需要通過加強(qiáng)檔案數(shù)字化外包過程管理加以防控。

（作者單位：濟(jì)南市教育招生考試院）