辦公室自動化背景下醫院檔案信息化建設對策

進入新時期后，醫院檔案管理工作開始面臨更多的挑戰，如工作量更大、管理要求更多等，基于此，有必要在辦公室自動化背景下探究檔案信息化建設方法，尋求更加新穎的建設路徑，解決醫院檔案管理潛在問題的同時，穩定提升檔案管理水平，為醫院高效發展提供支持。

一、辦公室自動化背景

辦公室自動化，指的是有計劃地引人先進設備、技術，改善辦公環境、降低成本、提升辦公效率的一種管理方式。

二、醫院檔案管理特征

分析醫院檔案管理特征，增進對其的基礎了解，為辦公室自動化背景下醫院檔案信息化建設對策探究做好準備。綜合醫院收集的各類資料管理檔案，主要體現在：檔案類型繁多，醫院檔案中包括豐富的內容，如管理類檔案、會計檔案、設備檔案、工程檔案、科研檔案、合同檔案、招采檔案、聲像檔案、實物檔案、紀檢檔案等；安全要求高，不論哪類檔案遺失、破損、泄露，都會給醫院帶來較大的經濟或者聲譽損失，故而醫院多在檔案管理方面增加多道安全保障；管理難度高，醫院發展過程中每日會產生更多新的檔案內容，需管理人員對其加以校核、分類、管理、分享，工作量大、難度高，因此相對容易出現各類問題。

三、辦公室自動化背景下醫院檔案信息化建設對策

1.按需配置軟硬件設備目前大部分醫院的自動化辦公設備很難支持信息化建設的穩定推進，故而按需配置軟硬件設備很重要，做好以下工作。

確定醫院各方面發展狀況：不同醫院的檔案信息化建設迫切程度、經濟狀況、檔案信息化基礎等存在較大差異，故而在配置相關軟硬件設備時，應結合其他方面的要素確定基本的配置計劃，可成立專項信息化建設小組，參考其他醫院檔案信息化建設成果、經驗等，給出具體的信息化建設方案，在建設方案中應列出以下信息：所需的軟硬件類型（如掃描設備、打印設備、檔案管理系統等）、具體的支出額度、支出必要性、對醫院檔案管理工作的改善程度。

遵循相關原則：遵循相關原則，降低醫院經濟壓力，具體包括：循序漸進原則，即不能直接購置所有的軟硬件設備，因醫院目前可能缺少相關的存儲空間、信息化人才，并帶來較大經濟壓力，可參考辦公室辦公人員以及其他相關科室的具體要求，優先配置急需的、價格適宜的設備。余量原則，即在配置軟硬件設備時，還需考慮醫院未來階段業務增長、發展空間擴充等帶來的檔案管理量暴增需求，盡量購置能滿足3～5年醫院檔案信息化管理需求的設備。標準化原則，即所有溝通的設備軟件等，都需遵循國家提出的相關安全、質量標準，減少后續頻繁更換、維修帶來的成本遞增。

2.構建醫院檔案管理平臺雖然目前針對醫院管理的檔案系統充斥于互聯網，但不同醫院之間的檔案管理狀況有著較大不同，很多檔案管理系統中的功能過于匱乏、單一，與醫院真實檔案管理所需背道而馳。針對該種情況，考慮靈活應用計算機網絡、計算技術、人工智能等構建新的醫院檔案管理平臺，豐富平臺功能，兼顧醫院各方面需求，提升檔案管理效能。按照分層、模塊化方式布置平臺功能，保持各模塊功能相互聯系的同時，又能獨立運行，具體功能項包括：

用戶權限管理：為保障檔案安全、私密性，檔案管理平臺提供用戶權限管理功能，根據用戶賬號，識別其身份，賦予其相關權限，其中醫院領導、檔案管理平臺維護人員具備最高權限，各科室、部門主任等具備次一級權限，不同權限賬號只能登錄相關頁面，無權查看相關重要檔案，若因工作需求需查閱、調取、下載相關檔案，需提前作出申請，申請通過后執行相關操作。

行政檔案管理：覆蓋行政管理全生命周期，包括行政檔案創建、審核、修改、歸檔、編研、利用、銷毀等各環節；提供行政管理檢索功能，支持關鍵詞、組合條件、全文等形式檢索，且檢索過程歷史留痕，便于追索。

科研檔案管理：科研課題管理，提供醫療科研項目申報、申報進度監管、申報成功提醒等功能；科研經費管理，提供科研預算方案設計、預算支出、預算調撥、經費審批、報銷明細等功能；科研績效成果管理，對科

研著作、科研論文、成果等提出相關獎勵措施，以檔案形式存儲到醫療科研人員個人、醫院管理體系中；科研項目統計，以項目形式記錄科研人員組成、所屬科室、科研起始時間、專利數量、第一作者等信息[5]。

安全與保密管理：提供安全管理功能，包括IP訪問限制、防擴散水印、數據加密、口令、防火墻、細粒化權限控制、用戶行為/文件操作日志等。

3.智慧檔案館建設部分大型三甲醫院對于檔案管理的需求更高，可考慮結合其實際搭建智慧檔案館，整合檔案管理資源，聯合檔案管理平臺，提升檔案管理信息化建設效果。

實現相關技術靈活應用：檔案全文數據化技術，引人人臉識別技術、聲音轉化文字技術、手寫字掃描識別技術、光學字符識別技術等，支持各類檔案錄人。數據挖掘與推送技術，如依靠聚類分析、關聯分析、異常分析、特異群組分析技術等，挖掘相關檔案中的潛在價值，實現定向推送、自主推送、關聯性推送。物聯網技術，將檔案環境、檔案實體、醫院業務系統、檔案使用者與管理者等聯合起來，實現相關檔案的跟蹤監控、自動調取，柜架的自動啟閉，檔案保管環境的自動調節。

檔案館系統組成：環境監控子系統，包括智能恒溫消毒一體機、溫濕度傳感器、空調傳感器、漏水控制器、空氣質量云測儀等，為紙質檔案保存提供良好環境。庫房十防感知子系統，包括紅外雙鑒人侵探測器、振動探測器、玻璃破碎探測器、聲光報警器、超聲波驅鼠器、煙感探測器等，避免檔案被盜或者破損。智能密集架子系統，購置智能密集架，實現檔案合理分類保存。RFID管理子系統，由標簽打印機、手持式盤庫機、智能盤點車、館員工作站、RFID通道門等。

智能門禁系統，包括智能門禁控制器、攝像頭、視頻監控主機等，無關人員嚴禁人內。各個子系統關聯檔案庫房管理平臺，實現一體化管理。

4.信息化人才隊伍建設雖然目前醫院的辦公室中已經匯聚了較多的人才，但其對信息化技術的應用，多停留在表面，對于目前信息化技術中的代表性技術，如人工智能、云計算等使用程度較低，未能發揮其在檔案管理中的真實功效，故而有必要進行信息化人才隊伍建設，支持檔案管理信息化建設流程。

改革培訓機制：以往針對辦公室檔案管理人員的培訓，多是醫療知識、制度等方面的培訓，涉及信息化要素的內容較少，基于此對其加以改革，綜合檔案管理人員在日常工作中的信息化管理需求，列出相關培訓科目，以供檔案管理人員靈活選擇。鼓勵檔案管理人員通過各種方式接觸、學習新的檔案信息化管理方法，醫院則對其做出資金捕捉，形成對其的激勵作用。

引入高質量人才：在社會范圍內引入高質量人才，從醫療知識、管理能力、信息化素養三個方面考察高質量人才綜合能力，使其在具體的崗位上起到“以點帶面”的作用，改善醫院檔案管理環境，并結合醫院現狀，推出信息化管理政策、措施等，形成更好的檔案信息化管理氛圍。

綜上，文章就辦公室自動化背景下醫院檔案信息化建設對策展開了綜合論述與分析，以上提出的各類策略在落實中具備較大的可行性，有效提升了醫院檔案管理效果。在下一階段的發展進程中，仍需不斷引人新的信息化技術、設備等，保障醫院檔案管理先進性，賦予醫院檔案管理更多的可能性。

（作者單位：西安航天醫院）