《企業(yè)檔案管理規(guī)定》實施背景下檔案信息化建設(shè)的要求及對策探析

摘 要：《企業(yè)檔案管理規(guī)定》是企業(yè)檔案工作的行動指南，也是企業(yè)檔案信息化建設(shè)的重要依據(jù)。新時代，企業(yè)檔案信息化建設(shè)要始終圍繞該規(guī)定，把握其精神實質(zhì)和本質(zhì)要求，把條款精神和要求落實到檔案管理工作實踐。本文以《企業(yè)檔案管理規(guī)定》實施為背景，分析了企業(yè)檔案信息化建設(shè)的具體要求，并就進一步做好學(xué)習(xí)宣傳以及貫徹落實、推動企業(yè)檔案信息化建設(shè)提出具體措施，不斷提高企業(yè)檔案現(xiàn)代化、信息化水平，助力企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。

關(guān)鍵詞：《企業(yè)檔案管理規(guī)定》；檔案信息化建設(shè)

檔案信息化是建立在現(xiàn)代通信、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)基礎(chǔ)之上，是推進檔案治理體系和檔案資源、利用、安全體系建設(shè)的重要支撐，也是新時代引領(lǐng)檔案事業(yè)現(xiàn)代化的重要引擎[1]。2023年10月1日起施行的《企業(yè)檔案管理規(guī)定》將“檔案信息化建設(shè)”單獨設(shè)立為一章，與《檔案法》的“檔案信息化建設(shè)”體系一脈相承，是《檔案法》的立法宗旨及精神的延續(xù)。檔案信息化核心內(nèi)容包括數(shù)字化轉(zhuǎn)換、網(wǎng)絡(luò)化傳播、智能化管控和高效利用[2]。檔案信息化建設(shè)就是要把核心內(nèi)容從理論變?yōu)楝F(xiàn)實。《企業(yè)檔案管理規(guī)定》的頒布實施，進一步加快了檔案工作戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型，為驅(qū)動引領(lǐng)企業(yè)檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展提供有力法治保障。

1 《企業(yè)檔案管理規(guī)定》實施背景下檔案信息化建設(shè)要求[3-4]

1.1 總體要求

一是主要職責(zé)。首先是企業(yè)之責(zé)。《檔案法》《檔案法實施條例》以及《企業(yè)檔案管理規(guī)定》都把“檔案信息化建設(shè)”作為企業(yè)應(yīng)盡法律之責(zé)，以法律法規(guī)和部門規(guī)章的形式確立了企業(yè)檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)實必要性和極端重要性。同理，企業(yè)開展檔案信息化建設(shè)是落實法律法規(guī)和部門規(guī)章的具體體現(xiàn)，是執(zhí)行法律法規(guī)賦予其重要職責(zé)的具體實踐。因此，檔案信息化建設(shè)是企業(yè)的“必答題”而非“可選項”。企業(yè)檔案信息化建設(shè)是推動企業(yè)檔案轉(zhuǎn)型升級、實現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展的重要舉措。其次是政府之責(zé)。《檔案法》還要求各級政府把檔案信息化納入地方信息化發(fā)展規(guī)劃，這里的信息化既包括企業(yè)檔案信息化，也包括機關(guān)、團體、事業(yè)單位檔案信息化。二是總體原則。企業(yè)檔案信息化建設(shè)是一項系統(tǒng)性工程，涉及檔案信息化軟硬件建設(shè)，包括后期的運行維護和管理。堅持一致性原則，企業(yè)檔案信息化建設(shè)與企業(yè)信息化建設(shè)目標(biāo)一致、發(fā)展戰(zhàn)略愿景一致；堅持整體性原則，企業(yè)檔案信息化建設(shè)是企業(yè)信息化建設(shè)的組成部分，納入企業(yè)整體工作中謀篇布局；堅持協(xié)同性原則，企業(yè)檔案信息化與企業(yè)辦公、財務(wù)、生產(chǎn)、經(jīng)營、服務(wù)等業(yè)務(wù)相銜接，打通檔案信息資源共享渠道。三是主要思路。企業(yè)檔案信息化建設(shè)要始終以服務(wù)企業(yè)生產(chǎn)發(fā)展實際需要為出發(fā)點和落腳點，做好整體規(guī)劃設(shè)計，分步實施，統(tǒng)籌推進，條件成熟時再建設(shè)“數(shù)字檔案館（室）”。

1.2 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

企業(yè)檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施是關(guān)鍵，根據(jù)《企業(yè)檔案管理規(guī)定》第五十四條規(guī)定，包括：（1）網(wǎng)絡(luò)設(shè)施。企業(yè)檔案信息化建設(shè)常見網(wǎng)絡(luò)設(shè)施有交換機、路由器、防火墻、VPN服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)接口卡（NIC）、網(wǎng)關(guān)、集線器等，布設(shè)企業(yè)局域網(wǎng)，與互聯(lián)網(wǎng)隔離，網(wǎng)絡(luò)設(shè)施運行要能保障檔案數(shù)據(jù)備份及信息的穩(wěn)定傳輸。（2）服務(wù)器及存儲設(shè)備。企業(yè)檔案信息化建設(shè)服務(wù)器包括文件服務(wù)器、電子郵件服務(wù)器、網(wǎng)站服務(wù)器、FTP服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫服務(wù)器，不同服務(wù)器有其特定功能及適用場景，根據(jù)企業(yè)存儲容量、訪問人數(shù)、數(shù)據(jù)安全性及訪問速度選擇相應(yīng)的服務(wù)器類型。如網(wǎng)站服務(wù)器，又叫Web服務(wù)器，要求能支持HTTPS協(xié)議，保障數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩浴⒎€(wěn)定性。數(shù)據(jù)庫服務(wù)器能夠支持DBMS、MySQL數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)。傳統(tǒng)檔案存儲設(shè)備有密集架、檔案柜，電子檔案信息化存儲設(shè)備主要利用電（如RAM、ROM存儲器）、磁（如硬盤、磁帶等）、光學(xué)（CD或DVD）等方式為媒介加以存儲。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，存儲設(shè)備尺寸越來越小，容量越來越大，接口方式也更靈活。（3）基礎(chǔ)軟件。相對于企業(yè)檔案信息化建設(shè)中使用到計算機、掃描儀等硬件設(shè)施，還需要配備一定的基礎(chǔ)軟件，如辦公軟件WPS Office、Microsoft Office、操作系統(tǒng)軟件、查殺病毒軟件等。（4）安全保障系統(tǒng)。信息化背景下企業(yè)電子檔案面臨著非傳統(tǒng)安全因素威脅，除了做好傳統(tǒng)“八防”外，還需要應(yīng)用先進技術(shù)，維護應(yīng)用系統(tǒng)、檔案信息傳輸、存儲安全，筑牢安全防線。包括數(shù)字簽名技術(shù)、防火墻技術(shù)、訪問日志、審計跟蹤等。（5）終端及輔助設(shè)備。根據(jù)企業(yè)檔案數(shù)量、規(guī)模及管理需求，配備檔案信息化建設(shè)所需相應(yīng)數(shù)量的終端及輔助設(shè)備。如計算機、掃描儀、打印機、恒溫恒濕防磁柜、多電腦切換器（KVM）、標(biāo)準(zhǔn)機柜、即插即用抗電涌插座等。

1.3 電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)

《企業(yè)檔案管理規(guī)定》要求企業(yè)電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)參照《檔案信息系統(tǒng)運行維護規(guī)范》執(zhí)行，并對企業(yè)電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)提出具體要求：（1）安全全面。企業(yè)電子檔案管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)、網(wǎng)絡(luò)、保密應(yīng)滿足國家安全標(biāo)準(zhǔn)。非涉密檔案信息系統(tǒng)安全要達到檔案信息系統(tǒng)安全保護的管理、技術(shù)要求。涉密檔案信息系統(tǒng)安全要符合《涉及國家秘密的信息系統(tǒng)分級保護技術(shù)要求》。（2）功能齊全。《企業(yè)檔案管理規(guī)定》中明確要求企業(yè)電子檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備收集、管理、保存、利用等10項基本功能，而且根據(jù)企業(yè)電子檔案管理需要，適當(dāng)增加公文分發(fā)控制、電子檔案審核等可選功能。因此，企業(yè)電子檔案管理信息系統(tǒng)功能設(shè)置應(yīng)考慮系統(tǒng)的功能性、易用性、安全性、兼容性和可擴展性，即系統(tǒng)應(yīng)支持多種文件格式與操作系統(tǒng)，系統(tǒng)能夠適應(yīng)未來檔案量的增長或功能需求變化等。（3）銜接暢通。《企業(yè)檔案管理規(guī)定》中明確提出企業(yè)電子檔案管理信息系統(tǒng)要能夠與其他信息系統(tǒng)相互銜接。這里的其他系統(tǒng)包括人事管理系統(tǒng)、辦公自動化OA系統(tǒng)、財會系統(tǒng)、電子郵件系統(tǒng)等有效銜接，使業(yè)務(wù)系統(tǒng)檔案信息實時歸檔，實現(xiàn)電子檔案集成化管理。（4）規(guī)范運維。《企業(yè)檔案管理規(guī)定》明確提出企業(yè)電子檔案信息系統(tǒng)要能夠“規(guī)范運行、定期維護”，包括巡檢、備份。企業(yè)對檔案信息系統(tǒng)運維應(yīng)執(zhí)行《檔案信息系統(tǒng)運行維護規(guī)范》，成立企業(yè)檔案信息系統(tǒng)運維領(lǐng)導(dǎo)小組與實施小組，選擇運維模式（自主、部分外包或外包），確定運維對象（網(wǎng)絡(luò)、硬件平臺、應(yīng)用系統(tǒng)、基礎(chǔ)環(huán)境和數(shù)據(jù)等），運維實施，改進。

1.4 業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)

（1）系統(tǒng)歸檔功能。《企業(yè)檔案管理規(guī)定》提出了辦公自動化OA系統(tǒng)、產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)、產(chǎn)業(yè)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)、會計核算系統(tǒng)、電子郵件系統(tǒng)等多個信息系統(tǒng)中要具有歸檔功能，滿足歸檔需求。（2）文件歸檔格式。《企業(yè)檔案管理規(guī)定》只是做出“選擇適宜的電子文件格式”，常見的電子文件格式有WPS、DOC（X）、RTF、OFD、PDF、TIFF，不同電子文件格式對操作系統(tǒng)及硬件配備要求也有差異。企業(yè)要選擇普遍適用的電子文件格式、轉(zhuǎn)換便捷性的電子格式，無法轉(zhuǎn)換為電子檔案存儲要求格式的要慎用。（3）元數(shù)據(jù)。包括內(nèi)容信息以及內(nèi)容背景、結(jié)構(gòu)信息等。（4）歸檔接口。電子檔案歸檔接口應(yīng)嚴(yán)格落實《電子文件歸檔和電子檔案管理規(guī)范》，選擇Webservice、中間數(shù)據(jù)庫及存儲結(jié)構(gòu)等適宜的歸檔接口。

1.5 電子文件歸檔

（1）歸檔范圍。《企業(yè)檔案管理規(guī)定》指出，企業(yè)電子文件歸檔包括企業(yè)內(nèi)部信息系統(tǒng)批量或零散形成的電子文件，以及外部接收屬于歸檔范圍的電子文件。這里的信息系統(tǒng)包括郵件系統(tǒng)、辦公系統(tǒng)、會計核算系統(tǒng)等。此外，屬于歸檔范圍、非信息系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件也應(yīng)納入歸檔范疇。（2）歸檔時間。《企業(yè)檔案管理規(guī)定》明確企業(yè)電子文件三種歸檔原則：實時歸檔原則，即無其他載體的電子文件應(yīng)實時歸檔；同步歸檔原則，即與同批次其他載體文件應(yīng)同步歸檔；協(xié)調(diào)歸檔原則，即電子文件歸檔與其他載體文件歸檔時間上要相協(xié)調(diào)。（3）歸檔格式。根據(jù)保存時間不同，有不同的歸檔格式要求。非長期保存的電子文件應(yīng)轉(zhuǎn)換成符合相應(yīng)要求的歸檔格式，也可以將電子文件轉(zhuǎn)換成專用軟件歸檔；長期保存的電子文件，在可轉(zhuǎn)化、不綁定軟硬件、開放格式及文件自包含等方面符合歸檔格式要求。（4）整理要求。《企業(yè)檔案管理規(guī)定》提出電子文件整理應(yīng)參照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》執(zhí)行。此外，存在電子文件與傳統(tǒng)載體文件并存情形的，要在企業(yè)電子檔案管理信息系統(tǒng)中建立電子文件與傳統(tǒng)載體文件之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，建立這種關(guān)聯(lián)關(guān)系的目的就是在于保障檔案檢索、利用的便利化、高效化。

1.6 電子檔案管理

日常的電子檔案管理在歸檔之后需要長期落實。根據(jù)《企業(yè)檔案管理規(guī)定》，電子檔案管理涉及安全保密、存儲備份、“四性”檢測、評估遷移和銷毀等，涵蓋電子檔案全生命周期的管理內(nèi)容。安全始終是包括電子檔案在內(nèi)的各類形式或載體檔案管理的底線，包括數(shù)據(jù)、網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)及保密等全方位的安全。存儲備份也是從電子文件轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案的重要手段，電子檔案存儲包括離線存儲和在線存儲。明確規(guī)定“重要檔案應(yīng)當(dāng)離線存儲”，離線存儲就是脫離計算機、存儲系統(tǒng)將電子檔案存儲于光盤、磁盤、縮微膠片等介質(zhì)。此外，還明確提出要做好電子檔案管理信息系統(tǒng)備份，備份的目的在于發(fā)生災(zāi)變之后能夠迅速恢復(fù)電子檔案數(shù)據(jù)。在電子檔案管理過程中，企業(yè)還要對電子檔案的“真實性、完整性、可用性、安全性”組織人員進行檢測，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。針對介質(zhì)老化、損壞等情形的，還要及時做好企業(yè)電子檔案評估遷移，延長企業(yè)電子檔案使用周期。當(dāng)企業(yè)電子檔案達到保存期限，經(jīng)鑒定無需繼續(xù)保存的，需要按照規(guī)定銷毀，銷毀時要嚴(yán)格遵守規(guī)范，按照電子檔案鑒定—編制銷毀清冊—審批—實施銷毀等流程進行銷毀。

1.7 檔案數(shù)字化工作

《企業(yè)檔案管理規(guī)定》體現(xiàn)了《檔案法》中“國家鼓勵和支持推進傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化”以及《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中“增量電子化、存量數(shù)字化”部署要求，將傳統(tǒng)載體的紙質(zhì)檔案、錄音錄像檔案進行數(shù)字化。企業(yè)檔案數(shù)字化一般委托第三方專業(yè)機構(gòu)協(xié)助完成，嚴(yán)格執(zhí)行《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》系列標(biāo)準(zhǔn)。

1.8 電子檔案法律效力

《檔案法》賦予“電子檔案”與“傳統(tǒng)載體檔案”同等效力。《企業(yè)檔案管理規(guī)定》也做了相同規(guī)定，提出電子檔案要滿足“來源可靠、程序規(guī)范和要素合規(guī)”三個要件。

2 《企業(yè)檔案管理規(guī)定》實施背景下檔案信息化建設(shè)措施

2.1 加強學(xué)習(xí)宣傳

從《企業(yè)檔案管理規(guī)定》公布至正式實施是學(xué)習(xí)宣傳的關(guān)鍵期、黃金期。作為企業(yè)檔案管理者要帶頭學(xué)習(xí)，熟練掌握《企業(yè)檔案管理規(guī)定》的具體內(nèi)容，尤其是有關(guān)企業(yè)檔案信息化建設(shè)方面的規(guī)定，逐條逐句地學(xué)習(xí)領(lǐng)會。此外，還要做好宣傳，通過企業(yè)互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)、“兩微一端”等媒體平臺，全方位宣傳《企業(yè)檔案管理規(guī)定》的精神實質(zhì)，在企業(yè)營造貫徹落實《企業(yè)檔案管理規(guī)定》的濃厚氛圍。還可以邀請專家來企業(yè)授課、開展送知識下企業(yè)等活動，把《企業(yè)檔案管理規(guī)定》普法宣傳送到生產(chǎn)經(jīng)營一線。

2.2 堅持系統(tǒng)觀念

企業(yè)檔案信息化建設(shè)既涉及硬件建設(shè)，也包括軟件建設(shè)；既有禁止性規(guī)定，也有強制性規(guī)定，還有倡導(dǎo)性要求，要始終堅持系統(tǒng)觀念，要把企業(yè)檔案信息化建設(shè)納入企業(yè)檔案工作、企業(yè)現(xiàn)代化管理以及信息中國建設(shè)中謀劃和推動，聚焦企業(yè)檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展、現(xiàn)代企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的現(xiàn)實需要，做好頂層規(guī)劃設(shè)計，重視企業(yè)檔案數(shù)字資源建設(shè)，打牢軟硬件基礎(chǔ)，注重信息化安全保密，培育高素質(zhì)檔案人才隊伍，一體推進企業(yè)檔案信息化建設(shè)。

2.3 突出問題導(dǎo)向

企業(yè)檔案信息化建設(shè)是一個持續(xù)推進、不斷完善、與時俱進的發(fā)展過程，在實踐中得到發(fā)展，也在發(fā)展中得到鞏固和提升。在此過程中必然會出現(xiàn)新情況、新問題，如企業(yè)發(fā)展到一定階段其檔案信息化建設(shè)滯后于整體信息化水平，企業(yè)新增業(yè)務(wù)系統(tǒng)缺少相應(yīng)的歸檔功能，電子檔案管理信息系統(tǒng)不完備以及電子檔案移交不規(guī)范等問題，都需要在制度層面加以解決，持續(xù)推進制度的修訂和完善，并將其作為指導(dǎo)新時期企業(yè)檔案信息化建設(shè)的重要依據(jù)，推動企業(yè)檔案工作轉(zhuǎn)型升級、創(chuàng)新發(fā)展。

2.4 強化安全底線

安全始終是檔案工作的紅線和底線，企業(yè)檔案信息化建設(shè)要始終兜牢安全底線，把信息化中涉及的檔案安全貫徹落實到各個環(huán)節(jié)、各個方面，牢固樹立總體國家安全觀，結(jié)合企業(yè)檔案管理實際需要，科學(xué)統(tǒng)籌更高水平的檔案信息化安全管理，織密織緊“人防、物防、技防”檔案信息化安全防線。同時要加強檔案安全保密知識培訓(xùn)，提升安全保密意識和能力，加強檔案安全應(yīng)急演練，提高應(yīng)對檔案信息化安全突發(fā)事件的能力和水平。

結(jié)語

《企業(yè)檔案管理規(guī)定》是新時代企業(yè)檔案工作的重要依據(jù)，要把檔案信息化建設(shè)作為貫徹落實的一項重要任務(wù)，熟練掌握檔案信息化建設(shè)的具體要求，并將這些要求落實到檔案信息化建設(shè)的具體行動中，堅持系統(tǒng)觀念、突出問題導(dǎo)向，強化安全底線，提高企業(yè)檔案信息化水平，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營發(fā)展提供支持。

參考文獻

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[4]車昊珈.企業(yè)檔案信息化建設(shè)要求（下）——《企業(yè)檔案管理規(guī)定》解讀之九[J].中國檔案，2024（9）：30-31.

作者簡介：趙航（1989.11—），中車長春軌道客車股份有限公司館員，主要從事檔案研究。