新《檔案法》實(shí)施背景下《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案信息化管理研究

摘 要：根據(jù)《母嬰保健法》的相關(guān)規(guī)定，《出生醫(yī)學(xué)證明》作為醫(yī)學(xué)文書，具有法律效力。做好《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案信息化管理，有利于提高檔案管理現(xiàn)代化水平。新修訂的《檔案法》將檔案信息化建設(shè)提至前所未有的高度，為《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案信息化建設(shè)提供了強(qiáng)有力的法治保障。本文以新《檔案法》實(shí)施為研究背景，從目標(biāo)、要求和保障三個方面分析了新《檔案法》實(shí)施下《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案信息化管理面臨的新形勢，同時，針對《檔案法》實(shí)施的新要求，從檔案業(yè)務(wù)融合、信息共享、信息技術(shù)應(yīng)用、信息資源質(zhì)量和管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)等五個方面探討了檔案管理存在的現(xiàn)實(shí)問題。最后，提出了檔案信息化綜合管理路徑，具有很強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)針對性，積極的參考應(yīng)用價(jià)值，有利于不斷提升婦幼保健檔案管理現(xiàn)代化水平。

關(guān)鍵詞：《檔案法》；《出生醫(yī)學(xué)證明》；檔案信息化

隨著檔案管理面臨的形勢和要求發(fā)生了巨大變化，《檔案法》于2020年完成了修訂，次年正式頒布實(shí)施。此次修訂的一大顯著特點(diǎn)就是全方位地規(guī)定檔案信息化建設(shè)內(nèi)容和要求。包括檔案信息化建設(shè)的規(guī)劃、安全、合規(guī)、要求等做出了專門規(guī)定，這是以立法的形式就檔案信息化建設(shè)做出的重要規(guī)定，把檔案信息化建設(shè)上升至法律規(guī)定的高度。為加強(qiáng)全國檔案事業(yè)工作的頂層規(guī)劃指引。2021年出臺了《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》。該《規(guī)劃》成為新時代檔案事業(yè)發(fā)展的根本遵循，并將“檔案信息化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型”作為“十四五”時期檔案事業(yè)發(fā)展的指導(dǎo)思想，明確2025、2030年檔案信息化建設(shè)的中長期目標(biāo)任務(wù)。提出把檔案信息化建設(shè)作為“十四五”時期全國檔案事業(yè)發(fā)展的重要任務(wù)之一，大力實(shí)施“檔案信息化強(qiáng)基工程”。檔案法律法規(guī)的頒布實(shí)施以及檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃的頂層設(shè)計(jì)，都為新時代檔案事業(yè)發(fā)展指明了方向，明確了重點(diǎn)。

1996年1月，我國正式開始使用《出生醫(yī)學(xué)證明》。根據(jù)規(guī)定，《出生醫(yī)學(xué)證明》是由國家衛(wèi)健委統(tǒng)一印制，以省、自治區(qū)、直轄市為單位統(tǒng)一編號，只能由批準(zhǔn)開展助產(chǎn)技術(shù)服務(wù)并依法取得《母嬰保健技術(shù)服務(wù)許可證》的醫(yī)療保健機(jī)構(gòu)簽發(fā)。2018年，全國首張全省通用的出生醫(yī)學(xué)證明電子證照在廣東省廣州市婦女兒童醫(yī)療中心發(fā)出。2020年12月，國家衛(wèi)健委啟動依托全國一體化在線政府服務(wù)平臺，在該平臺推廣應(yīng)用電子《出生醫(yī)學(xué)證明》，從而實(shí)現(xiàn)了原本分散于各助產(chǎn)機(jī)構(gòu)信息系統(tǒng)與婦幼健康信息系統(tǒng)聯(lián)通，共享互通。

1 檔案信息化管理新形勢

新《檔案法》的實(shí)施，通篇體現(xiàn)了對檔案信息化建設(shè)的高度重視。同時，檔案信息化建設(shè)也被納入了《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》，也是《規(guī)劃》中明確提出需要完成的主要任務(wù)之一，這是適應(yīng)信息時代發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要，也是婦幼保健部門推動《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案信息化建設(shè)需要面對的形勢任務(wù)。

1.1 檔案信息化新目標(biāo)

新修訂的《檔案法》第一條就明確規(guī)定檔案信息化建設(shè)，提出“提高檔案信息化建設(shè)水平”“推進(jìn)國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化”[1]。《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案作為國家檔案的重要組成部分，其檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)與國家檔案信息化建設(shè)目標(biāo)一致，都是要不斷提高婦幼保健機(jī)構(gòu)《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案信息化建設(shè)的水平。到2025年，檔案信息化建設(shè)再上新臺階，《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案工作基本實(shí)現(xiàn)數(shù)字轉(zhuǎn)型，《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案信息化與婦幼保健業(yè)務(wù)工作深度融合，不斷推進(jìn)婦幼保健治理體系和治理能力現(xiàn)代化，為中國特色社會主義婦幼保健事業(yè)服務(wù)。

1.2 檔案信息化新要求

新修訂的《檔案法》就檔案信息化建設(shè)做出一系列新規(guī)定，這些新規(guī)定也是《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案信息化管理方面需要落實(shí)的新標(biāo)準(zhǔn)、新要求。如要堅(jiān)持黨對檔案信息化工作的領(lǐng)導(dǎo)；檔案信息化工作要實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”原則；要把《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案信息化納入婦幼保健部門信息化發(fā)展規(guī)劃；要把《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理信息系統(tǒng)與婦幼保健其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)相互銜接；婦幼保健部門要加強(qiáng)《出生醫(yī)學(xué)證明》在內(nèi)的各類檔案信息化建設(shè)，并要切實(shí)采取相應(yīng)措施確保檔案信息安全。

1.3 檔案信息化新保障

新修訂的《檔案法》原則、內(nèi)容及立法精神都為《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案信息化建設(shè)管理等提供了法律保障。如新修訂的《檔案法》第三十七條做出了“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案同等效力”的法律認(rèn)可，使《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案信息化從法律效力上得到了認(rèn)可；《檔案法》也明確了電子檔案有效的具體規(guī)定，即《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案信息化滿足“來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”即可具有與傳統(tǒng)載體檔案同等效力。《出生醫(yī)學(xué)證明》電子檔案移交入館時，需要確保“四性”要求。即完成《出生醫(yī)學(xué)證明》電子檔案“真實(shí)性、完整性、可用性、安全性”的“四性”檢測才能正式入館，這也是檔案信息化的實(shí)質(zhì)要求。《檔案法》第三十五條提出要把檔案信息化建設(shè)納入各級政府信息化發(fā)展規(guī)劃，這也是從政府層面為檔案信息化建設(shè)管理提供保障[2]。

2 檔案信息化管理的新問題

2.1 檔案業(yè)務(wù)融合不高

《檔案法》提出要加快推進(jìn)檔案管理信息系統(tǒng)與其他系統(tǒng)相銜接，這是實(shí)現(xiàn)檔案工作與業(yè)務(wù)融合的具體要求。但從婦幼保健部門《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理現(xiàn)狀來看，當(dāng)前檔案工作主要還是以傳統(tǒng)的紙質(zhì)實(shí)體檔案管理為主，新生兒篩查檔案、婦產(chǎn)科檔案、孕檢檔案等，包括《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案的收集、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、文件歸檔以及檔案審查、移交等業(yè)務(wù)工作還是以現(xiàn)場為主，網(wǎng)上檔案移交、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、申報(bào)、移交等開展的較少。《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案與其他婦幼保健業(yè)務(wù)檔案之間融合度不強(qiáng)，婦幼保健各業(yè)務(wù)檔案管理依然是條塊型，缺少橫向溝通聯(lián)系，檔案管理效力較低。

2.2 信息共享程度較低

目前，一般縣婦幼保健院下設(shè)婦保科、兒保科、醫(yī)技科、行政科等科室，承擔(dān)著為全縣婦女兒童提供婦幼保健服務(wù)、助產(chǎn)技術(shù)服務(wù)、婚檢及出生缺陷綜合防治服務(wù)職責(zé)，為全縣婦女兒童提供全生命周期婦幼保健和計(jì)劃生育服務(wù)。但從檔案管理角度來看，檔案信息資源共享機(jī)制缺乏，《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案、助產(chǎn)技術(shù)檔案、出生缺陷綜合防治檔案等部門檔案信息化管理系統(tǒng)缺少共享渠道，與檔案管理部門之間沒有建立直接的檔案信息移交、共享系統(tǒng)，出現(xiàn)“信息孤島”現(xiàn)象。

2.3 信息技術(shù)應(yīng)用不足

《檔案法》第六條規(guī)定，國家鼓勵和支持檔案技術(shù)創(chuàng)新，推動檔案科技進(jìn)步。《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中提及大數(shù)據(jù)、人工智能等新一代信息技術(shù)以及可信存儲、驗(yàn)證體系等應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)“增量電子化、存量數(shù)字化”。但從當(dāng)前婦幼保健檔案管理部門來看，檔案信息化建設(shè)主要還是以傳統(tǒng)的計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用為主，大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈、人工智能等新一代信息技術(shù)應(yīng)用不足。新一代信息技術(shù)不足又直接影響了檔案信息化的迭代升級，使得包括《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案在內(nèi)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)檔案管理難以實(shí)現(xiàn)智能化、數(shù)字化，檔案“存史資政育人”作用發(fā)揮不明顯。

2.4 信息資源質(zhì)量薄弱

《檔案法》第三十五條規(guī)定，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)；第三十八條規(guī)定，國家鼓勵和支持推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化。當(dāng)前，婦幼保健部門檔案信息化建設(shè)還存在檔案信息資源數(shù)量不足、質(zhì)量不高等問題。突出表現(xiàn)在檔案數(shù)字化率較低，新產(chǎn)生的《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案等雖然實(shí)現(xiàn)了直接存檔，但與傳統(tǒng)檔案之間缺少有機(jī)聯(lián)系，檔案信息資源集成度不高，難以有效滿足婦幼保健檔案信息資源的深層次開發(fā)與利用需要。存量的婦幼保健業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化進(jìn)展緩慢[3]。

2.5 檔案管理標(biāo)準(zhǔn)缺乏

《檔案法》第三十七條規(guī)定，國家檔案主管部門會同有關(guān)部門制定電子檔案管理辦法。但就《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理來看，還存在著[4]：缺少一部統(tǒng)一的管理規(guī)范。如將《出生醫(yī)學(xué)證明》存放于婦產(chǎn)科、醫(yī)務(wù)處、綜合檔案室、病案室保管，多頭管理導(dǎo)致管理權(quán)屬劃分不清，《出生醫(yī)學(xué)證明》的保管期限缺少明確、統(tǒng)一的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，使得《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理方式單一、信息化程度不高，檔案檢索手段較原始，不利于普通民眾查詢。

3 檔案信息化管理的新路徑——基于《檔案法》實(shí)施為背景

依法管理《出生醫(yī)學(xué)證明》對規(guī)范出生人口登記、加強(qiáng)母嬰保健具有重大意義[5]。新修訂的《檔案法》將檔案信息化建設(shè)提高到了前所未有的高度，這是以法律形式明確了檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)和要求，也為《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案信息化建設(shè)管理提供了根本法治保障。新時代，要積極應(yīng)用區(qū)塊鏈、大數(shù)據(jù)、人工智能等新一代信息技術(shù)，不斷提高《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案信息化建設(shè)水平。

3.1 網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，管理流程信息化

認(rèn)真貫徹落實(shí)《檔案法》的規(guī)定和要求，積極搭建《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案網(wǎng)絡(luò)管理平臺（見圖1）[6]，明確檔案管理權(quán)限，實(shí)現(xiàn)專人管理，按照“增量電子化、存量數(shù)字化”原則，既要做好館藏《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案數(shù)字化，也要加快做好新增檔案信息化錄入，設(shè)置《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案的查詢終端。根據(jù)不同查詢對象，賦予不同的《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案查詢范圍，便于民眾查詢個人信息，不斷提升檔案利用效率。此外，還要積極利用互聯(lián)網(wǎng)、檔案管理系統(tǒng)平臺，將《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案等信息錄入管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案查詢、檢索、統(tǒng)計(jì)等網(wǎng)絡(luò)化管理。積極打造《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案在線歸檔系統(tǒng)，打通與婦幼保健其他業(yè)務(wù)之間的聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)從檔案信息生成、收集、整理、歸檔等全生命周期的管理，實(shí)現(xiàn)“一鍵歸檔”“一鍵移交”以及“一網(wǎng)通辦”。

3.2 技術(shù)應(yīng)用，資源建設(shè)數(shù)字化

根據(jù)《檔案法》《檔案法實(shí)施條例》以及《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》，堅(jiān)持“增量電子化、存量數(shù)字化”原則，加快推進(jìn)《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案數(shù)字化建設(shè)。一方面，成立專班，組織人員集中開展館藏紙質(zhì)《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案的數(shù)字化，大力推進(jìn)館藏檔案資源的“存量數(shù)字化”工作，使傳統(tǒng)的紙質(zhì)《出生醫(yī)學(xué)證明》實(shí)現(xiàn)100%的數(shù)字化采集。另一方面，要按照“增量電子化”原則，將新生成的《出生醫(yī)學(xué)證明》及時錄入檔案管理系統(tǒng)。并與婦幼保健其他業(yè)務(wù)建立聯(lián)系，圍繞婦幼保健業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)資源，整合全院業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)資源，實(shí)現(xiàn)各個業(yè)務(wù)檔案資源的數(shù)字化集成。積極利用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等新一代信息技術(shù)，按照“真實(shí)、完整、可用、安全”的標(biāo)準(zhǔn)和要求，不斷提升檔案數(shù)字資源質(zhì)量。

3.3 制度建設(shè)，檔案管理規(guī)范化

檔案主管部門與衛(wèi)健部門做好頂層規(guī)章制度設(shè)計(jì)，研究出臺《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案的管理規(guī)范，明確《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案信息化建設(shè)內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)，以及保存期限、范圍和歸檔要求。同時，婦幼保健部門也要立足自身檔案信息化管理實(shí)際，從《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案歸檔、整理、查詢、檢索和利用等，為全方位地做好檔案管理提供完善的制度設(shè)計(jì)。此外，圍繞檔案制度建設(shè)，還要積極打造《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案的專題數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)與婦幼保健其他系統(tǒng)之間的檔案數(shù)據(jù)交換與共享。注重檔案的開發(fā)利用，制定檔案管理激勵機(jī)制等，不斷提高檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化水平。

3.4 隊(duì)伍建設(shè)，人才培養(yǎng)專業(yè)化

人才隊(duì)伍建設(shè)是《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案信息化管理的重要保障。要根據(jù)《檔案法》實(shí)施背景下檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)實(shí)需要，著力打造一支高素質(zhì)的專業(yè)化檔案管理人才隊(duì)伍。一方面，要組織開展《檔案法》《檔案法實(shí)施條例》等法律法規(guī)的專題學(xué)習(xí)，全面了解和掌握檔案信息化建設(shè)管理的最新要求、最新規(guī)定和最新標(biāo)準(zhǔn)。另一方面，要根據(jù)檔案管理的實(shí)際需要，做好專業(yè)人才的引進(jìn)。要圍繞復(fù)合型檔案人才隊(duì)伍建設(shè)目標(biāo)，既要做好檔案學(xué)理論知識的學(xué)習(xí)，也要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)、信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等知識的培訓(xùn)。同時，也要針對婦幼保健部門檔案人員較少的現(xiàn)狀，采取“專職+兼職”相結(jié)合的模式，在專職檔案員業(yè)務(wù)素能提升的基礎(chǔ)上，在各業(yè)務(wù)科室配備1—2名兼職資料員，由專職人員做好兼職人員檔案業(yè)務(wù)的培訓(xùn)，形成工作合力，共同推動檔案信息化建設(shè)和管理，為婦幼保健事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展貢獻(xiàn)每一名蘭臺人的智慧和力量。

結(jié)語

新《檔案法》的頒布實(shí)施，為檔案事業(yè)發(fā)展提供了有力的法治保障。《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案信息化建設(shè)意義重大，不僅提升了檔案管理效率，還規(guī)范了《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理，保障了《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理的真實(shí)完整、規(guī)范保管、便捷查詢，更為推進(jìn)民生檔案服務(wù)、使“讓群眾少跑腿，讓數(shù)據(jù)多跑路”落到實(shí)處。

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作者簡介：吳慧華（1978.11—），大學(xué)學(xué)歷，福建省光澤縣婦幼保健院館員，主要從事婦幼保健院檔案管理工作。