中學文書檔案“四化”管理途徑

摘 要：中學文書檔案是在日常管理過程中產生的，具有重要的存史資政育人功能。本文以《檔案法》實施為背景，立足中學文書檔案管理實際，提出中學文書檔案規范化收集、標準化整理、精細化管理和綜合化利用的“四化”管理理念以及“四化”具體的實施舉措，具有很強的理論意義和實踐指導價值。中學文書檔案落實“四化”管理，有利于提升文書檔案管理的整體質量和效率，進一步發揮文書檔案的綜合價值，為中學教育教學管理、校園文化建設等發揮應有價值。

關鍵詞：文書檔案；規范化；標準化；科學化；綜合化

文書檔案是機關、團體、企事業單位在行政管理事務活動中產生的，由命令、指示、決定、請示、批示等通用文書轉化而來的那部分檔案的習慣稱謂。中學文書檔案是中學管理工作的重要組成部分，詳細記錄了學校的發展歷程，收集、整理、檢索、利用文書檔案能夠為中學行政管理提供重要經驗參考，也能為中學校志編寫、校園文化建設提供第一手詳盡資料，發揮文書檔案“存史資政育人”的價值功能。因此，文書檔案管理質量的高低，直接關系著文書檔案的價值和意義[1]。近年來，隨著信息技術的應用以及《檔案法》《檔案法實施條例》等法律法規的陸續頒布實施，文書檔案管理的外部形勢和內在要求發生了巨大變化，也提出了新的更高要求。

1 規范化收集，把握規律性

中學文書檔案形成有其系統特點和行業規律，要全面認識其形成的規律性，把握文書資料的特征性，堅持規范收集，確保應收盡收，符合標準要求。

1.1 認識規律

從中學文書檔案形成時間看，主要來自教育教學及行政管理各個階段和過程。突出體現在自然年度、學年度，收集時間上要有所側重。如每一學年之初，教務處負責教學計劃制定、新聘教師及新入學學生的花名冊統計、學科教研組織實施。辦公室在學校管理階段負責學校規章制度的制定及修訂完善。每一學年之初及結束階段，教學小組負責各學科教學計劃落實及評估管理等等。從中學文書檔案來源規律看，主要來自內部機構，收集的重點在學校各組成部門。如教務處的文書檔案主要有教學改革、教學評估、學科建設等；人事部門的文書檔案有干部任免、人事安排；校團隊產生的活動資料等。在文書檔案收集時要有針對性、有側重地做好不同部門文書檔案的收集。

1.2 把握特點

把握中學文書檔案特點，有利于從整體上落實文書檔案收集工作。從載體形式看，中學文書檔案具有多樣性。文書檔案以電子文件形式為主，也有紙質文件，還有視音頻資料等，載體形式多樣，收集時要有所側重，并要采取相應安全保障措施。從來源看，中學文書檔案具有廣泛性。這里的廣泛包括時間上的廣泛集中性和部門上的相對廣泛性。即，中學文書檔案主要產生于每一學年之初及末期以及辦公室、教務處等行政管理部門。從內容看，中學文書檔案具有行業性。即中學文書檔案內容突出體現“教育”行業屬性，無論是人事任免、制度設置都圍繞“教育”開展，知識屬性的行業性較強[2]。

1.3 堅持規范

針對中學文書檔案的前述規律和特點，收集時應始終堅持規范化。一方面，要明確收集范圍。按照《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》等規范和標準，結合實驗中學檔案管理實際，制定實驗中學紙質文書檔案、電子文書檔案歸檔范圍，用以指導文書檔案收集，進一步增強文書檔案收集的針對性、實效性，確保應收盡收。另一方面，要講求方式方法。具體來說就是要堅持“三同步”原則：首先是資料收集與日常登記同步。探索建立文書檔案資料登記制，學校檔案管理部門與教研組、年級組、教務管理組、后勤保障等之間的聯系，增強文書檔案收集意識，做好日常行文、上級來文登記，并與資料收集結合起來，按照學年度、財務年度、自然年度規范移交文書檔案。其次是資料收集與制度落實同步。將中學文書檔案資料收集與公文管理、行政管理、教學管理、人事管理等相關管理制度結合起來，在其他部門組建一定數量的兼職資料員，做到管理制度落實與文書檔案移交、收集同步規范進行。最后是資料收集與檔案服務同步。為進一步增強其他部門移交文書檔案的自覺性、積極性和主動性，中學檔案管理部門要始終堅持文書檔案移交與文書檔案服務利用同步，通過提供優質高效的文書檔案服務，提升文書檔案移交、收集工作的重要性認識，更加自覺主動地配合文書檔案的規范收集。

2 標準化整理，追求合理性

隨著檔案事業的快速發展，檔案領域頒布了一系列國家標準、行業標準，如《檔案分類標引規則》《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》《文書檔案案卷格式》等，這些標準為文書檔案統一整理提供了現實保障。文書整理是一項重復性工作，針對每年收集起來的文書檔案，按照統一標準要求進行重復性工作。因此，文書檔案整理應堅持標準化原則，達到整理效果的高度統一，獲得最佳文書檔案整理秩序和社會效益。

2.1 整理流程標準化

檔案完成收集并經清點驗收后進入整理環節，熟悉并落實標準化整理流程有利于提高整理質量和效率。首先，成立工作小組。明確檔案整理人員、分管領導，組建整理工作專班。其次，確定整理范圍。認真審查收集的文件，將不屬于歸檔范圍或重復的文件剔除，逐份檢查文件的完整性，是否存在“張冠李戴”材料。檢查正式文件是否辦理完畢等。再次，采取技術加工。將納入整理范圍的待整理文件進行技術加工，使其符合整理標準和要求，如去除金屬物、塑料外殼，空白裁邊，幅面大小是否符合要求，盡量保持大小一致。最后，開展文件整理。根據相關規定，紙質和電子文件按照組件、分類、排列、編號、編目整理。其中歸檔電子文件整理時還需要做好格式轉換、元數據收集、歸檔數據包組織、存儲等。紙質歸檔文件編目完成后還需要進行修整、裝訂、編頁、裝盒和排架。

2.2 整理規章標準化

歸檔文件整理是一項專業性很強的工作，整理的要求和依據要嚴格遵守各項規章制度。目前，有關歸檔文件整理的規定主要有：《干部檔案整理工作細則》《印章檔案整理規則》《歸檔文件整理規則》《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》《企業檔案管理規定》等，這些規章標準及規范性文件，都是檔案整理的現實依據。

2.3 整理規則標準化

除了整理流程和整理規章標準化外，檔案整理要按照一定的原則和要求，始終保持相應的整理規則，從而達到預期整理效果。一方面，檔案整理必須遵循文件形成規律的規則，要充分考慮文件材料內容及形式上的形成特點與規律，整理時要實現二者的有機結合，使檔案整理能夠反映歷史真實面貌；另一方面，檔案整理必須保持文件材料之間歷史聯系的規則。具體來說，就是要從來源聯系、時間聯系、內容聯系、形式聯系四個方面做好檔案整理工作。以形式聯系為例，文件在記錄表達方式、種類名稱及制作材料方面有異同，按照文件形式聯系，將相同載體、記錄表達方式及種類的文件整理集中，便于按形式特征管理和利用檔案。再次，檔案整理必須遵循充分利用原有整理基礎的規則。充分利用原有檔案整理基礎，既能保持文件材料間的原有歷史聯系，維護單位歷史的真實面貌，也能節省人力物力和財力，降低檔案整理成本，提高檔案整理效率。即在原有整理基礎上進行檔案整理，尊重和利用原有檔案成果，維持檔案整理體系和原有狀態，實現整理預期目的，使整個檔案整理更趨合理性、科學性。

3 精細化管理，堅持質效性

在社會分工及各類服務不斷向精細化演變的同時，精細化管理作為一種全新的管理方式被應用于實際工作中[3]。作為一種科學、先進的管理方式，精細化管理將流程中的每一個環節精準把控，以求極致的標準和要求推動文書檔案管理實現高質量[4]。

3.1 精細責任分工

中學成立以分管檔案校領導為組長的檔案工作領導小組，明確檔案管理工作部門承擔檔案收集、整理、利用、統計、銷毀等業務的統籌協調及管理責任，其他部門承擔其職責范圍內的文書檔案的收集、移交職責。除了明確部門責任分工外，還進一步細化了分管領導的分管責任、部門負責人的管理責任以及檔案管理員的直接責任，精細責任分工有利于提升責任意識，增強工作合力。

3.2 精細分級預警

在每一學年度、自然年度、財務年度等特殊時期、文書檔案移交接收的關鍵期，辦公室或檔案部門派人員上門主動做好文書檔案資料收集的政策宣講，以及文書檔案接收的具體要求，同時也督促相關部門做好文書檔案的移交工作，并做好文書檔案資料的收集移交登記，檔案部門對錄入及移交情況進行核查，分級分類建立預警臺賬，在歸檔月期間以周為單位進行提醒、督促，壓實相關部門及人員的工作責任。

3.3 精細專項培訓

文書檔案管理是一項專業性工作，既要檔案專職人員熟練掌握各項業務技能，又需要檔案兼職員掌握一定的檔案專業知識，協助做好文書檔案前期收集工作。為此，針對不同人員的業務技能現狀，分層分類組織開展精細化業務知識培訓，通過邀請檔案專家、業務骨干以及選派人員赴先進地區參觀學習等，提升業務培訓質量。此外，在歸檔月、檔案宣傳月等特殊時間，做好文書檔案知識學習宣傳，營造濃厚的檔案管理氛圍。

3.4 精細過程管控

按照全生命周期理念，做好文書檔案前端行文、起草、發文，中端文書檔案資料收集、整理、編目、檢索、利用以及末端文書檔案價值鑒定、統計、銷毀等全過程精細化管理，把精細化管理理念、精神和要求落實到文書檔案管理的全過程。

3.5 精細監督指導

嚴格落實《檔案法》《檔案法實施條例》等法律法規，把法規要求和規定落實到文書檔案管理全過程、各方面。如檔案工作責任制落實情況、檔案設施設備人員配備及管理情況、文書檔案信息化建設及安全保障情況等。

4 綜合化利用，實現效益性

檔案工作是一項記錄歷史、傳承文明、服務社會、造福人民的重要工作。檔案工作“貴在于活、重在于用”[5]。中學文書檔案管理也要注重綜合化利用，發揮中學文書檔案“存史資政育人”的價值功能，實現價值最大化。

4.1 服務于學校管理

中學文書檔案利用要始終堅持從實際需求出發，隨著中學教育改革發展的現實需要，無論是教育教學還是日常行政管理，都需要在歷史中提煉經驗，在發展中總結規律，所有這些都離不開檔案資料的查詢和利用。例如，通過各個時期教學管理制度的匯編，編纂中學日常管理制度，用以指導完善學校新的制度建設。通過教學改革探索文書檔案資料的整理，如各個時期教學改革方面的檔案資料，通過挖掘整理，為新的教育教學改革的推動提供重要參考。

4.2 服務于思政教育

為培養學生“德智體美勞”全面發展，中學還承擔著重要的德育工作，通過各個時期館藏優秀教職員工事跡資料的整理，挖掘優秀教師先進事跡，提煉教書育人的典型實例作為日常思想政治教育工作的鮮活素材。此外，各個時期學校培養出來的優秀學生檔案，這些學生身上所展現出的拼搏、進取、好學、向上的精神，也是為日常思政教育提供學習的榜樣。因此，中學文書檔案的信息挖掘、提煉，能夠作為思政教育的重要素材，提升思政教育的針對性、實效性。

4.3 服務于校園文化建設

文化作為軟實力，也是中學發展的重要硬實力。經驗得以總結、規律得以認識、歷史得以延續，中學各項教育教學和文化建設得以發展都離不開檔案，離不開文書檔案資料的信息支撐。注重文書檔案資料價值的發揮，利用文書檔案要注意把握：一要重視文書檔案價值的挖掘。無論是領導還是檔案管理者，都要有利用文書檔案、發揮文書檔案價值的思想意識，始終把檔案利用擺在更加突出的位置，注重搞好中學文書檔案信息資源開發和價值利用。二要注重文書檔案的利用總結。檔案具有“存史資政育人”功能，利用檔案有其自身的特點和規律，要善于在運用檔案中總結成功經驗，重視文書檔案編研，重視特色文書檔案資料的收集和整理，重視在校慶等特殊時期利用檔案，讓檔案價值得以最大化呈現。三要提高檔案利用的水平。要始終圍繞現代化、科學化、規范化和標準化原則，注重運用好現代信息網絡技術、大數據挖掘技術、云計算等，不斷提升文書檔案利用的現代化水平。此外，文書檔案利用也要堅持安全保密原則，把握利用邊界，注重在保真、保密下的高效利用。

結語

中學文書檔案是中學教育教學管理的歷史見證，有其自身管理的特點、規律和要求，同時，中學文書檔案還具有很強的“存史資政育人”功能。一方面，要按照“全生命”周期理念，做實文書檔案的收集、整理和管理；另一方面，也要按照價值最大化原則，注重文書檔案在中學教育教學管理中的應用，切實發揮文書檔案的利用價值，助力中學教育教學高質量發展，為中學教育事業發展改革助力。

參考文獻

[1]彭媛媛.淺談高校辦公室的文書檔案管理[J].神州，2011（6）：105，107.

[2]蘇玲萍.中學檔案資料收集工作規范化高效開展研究[J].辦公室業務，2020（11）：135，139.

[3]王濤.精細化管理在醫院檔案管理中的應用分析[J].云南檔案，2021（4）：56-57.

[4]宋平.基于六西格瑪理論文書檔案精細化管理研究[J].蘭臺內外，2024（21）：19-21.

[5]范秀琴.檔案信息資源開發利用之我見[J].檔案與社會，2008（4）：45-46.

作者簡介：戈芳（1977.6—），大學學歷，濟寧市實驗中學館員，主要從事檔案管理研究。