大數據背景下檔案信息資源整合與共享機制研究

摘 要：在大數據背景下，檔案管理部門在檔案信息資源整合與共享機制的構建方面獲得技術上的支持。當前，部分地區的檔案管理部門已主動采用大數據技術建立共享平臺，對各類檔案信息進行全面收集和整合，并取得了階段性的成果。然而，在取得成績的同時也面臨著數據質量參差不齊、技術標準不統一、安全與隱私保護等現實挑戰。在此背景下，構建更加完善的技術支撐體系，制定統一的標準規范，并建立有效的組織協調機制顯得尤為重要。同時，還要完善相應的保障措施，加大人才培養和資金投入力度，強化安全保障手段，以確保檔案信息安全，為大數據時代檔案事業的穩健發展提供堅實的理論與實踐指導。

關鍵詞：大數據；檔案信息；資源整合；信息共享

大數據時代，數據呈現幾何級增長趨勢，數據類型涵蓋結構化、半結構化及非結構化等多種形態。檔案管理也逐漸由傳統的紙質管理向數字化管理轉型。在此背景下，更高效地利用大數據技術對海量檔案信息進行處理顯得尤為重要。當前，檔案管理部門高度重視大數據技術，以實現對海量檔案數據的精準分析[1]。信息資源整合與共享有助于打破不同檔案部門之間的信息壁壘，進一步提升檔案資源的利用效率，為多元主體提供更加精準的檔案信息服務，推動經濟發展和文化傳承。因此，從這一層面來看，對大數據背景下檔案信息資源整合與共享的現狀進行深入分析，并針對具體問題提出有效的指導策略，顯得尤為迫切。

1 大數據背景下檔案信息資源整合與共享的現狀分析

隨著大數據時代的來臨，檔案管理部門所管理的檔案信息資源已成為重要的資產。然而，傳統的檔案管理模式已無法滿足大數據時代對檔案信息資源高效利用和共享的建設需求。檔案信息廣泛分布于不同地域，部門與機構間存在信息孤島現象，加之數據類型多樣，進一步加劇檔案信息資源的整合難度。

1.1 當前檔案信息資源整合與共享的實踐情況

近年來，隨著信息技術的不斷進步，部分檔案管理部門在信息資源整合與開發方面進行了模式創新。上海市構建“城市記憶工程”檔案信息資源共享平臺。該平臺將圖書館、博物館以及各級檔案館納入其中，通過多元主體的檔案信息共享，覆蓋城市建設、歷史文化、民生領域等多種類型的檔案，用戶可利用此平臺進行一站式查詢，實現了檔案信息的跨部門、跨系統的整合、利用、開發和共享。北京市亦在積極推進“北京數字檔案館”項目，借助該項目對北京市各級檔案資源進行集中存儲，用戶可隨時隨地訪問檔案信息，為社會公眾提供個性化服務，并為學術研究和政府決策提供有力支持。此外，一些地區也在積極推進區域性檔案信息資源共享實踐。杭州市建立檔案信息資源共建共享聯盟，對各級檔案館和相關職能部門的檔案信息進行匯總整合。該聯盟通過制定統一的數據標準和規范，進一步提升了檔案信息的共享效率，為城市發展和建設做出了重要貢獻。

在推進檔案共享共建的基礎上，部分檔案管理部門還在技術手段上展開探索，數據存儲技術、數據處理技術、數據傳輸技術的廣泛應用，為檔案信息資源整合與共享提供堅實的技術支撐。從數據存儲技術層面來看，云存儲技術已在檔案信息資源管理中得到廣泛應用，部分展館將大量檔案數據存儲至云端，既節省存儲空間，又提升檔案數據的存儲效率和可靠性。云存儲服務供應商通過提供數據恢復、備份、容災等功能，切實保障檔案信息安全。從數據處理技術層面來看，當前檔案管理部門已將數據挖掘與數據分析技術應用于檔案數據提取中，通過對檔案數據的分析，可更好地發現檔案數據之間的關聯性。一方面，檔案管理部門通過數據挖掘可對歷史檔案中的人物、事件等信息進行全方位解析，為檔案研究提供全新視角[2]。蘇州市檔案館通過對明清時期的商業檔案進行數據整合和分析，總結出了當時蘇州商業發展的文化特征和歷史脈絡。從數據傳輸技術層面來看，各地檔案管理部門采用了高速光纖網絡和5G技術，為檔案信息資源共享提供了技術保障，進一步提升了檔案信息的傳輸效率。

1.2 檔案信息資源整合與共享機制建設面臨的問題與挑戰

在取得的成績背后，我們也應看到在大數據時代背景下，檔案信息資源的整合與共享機制建設仍面臨一系列問題與挑戰。一是數據準確性有待提升。部分檔案管理部門在檔案信息錄入時采用的方式較為單一，人工錄入過程中易出錯，特別是年代久遠的歷史檔案，其人物姓名、日期等信息可能因多次轉錄或保存不當導致模糊，進而在信息轉化過程中出現偏差，影響數據的真實性。二是技術標準缺乏統一性。在檔案信息管理系統建設過程中，不同地區、不同機構因參建主體差異，采用的技術標準各異，包括元數據標準、文件格式標準、數據編碼標準、接口標準等。這種技術標準的不統一，導致信息數據在交換和共享時系統間兼容性差，難以實現無縫銜接，增加了檔案管理部門在數據整合過程中的成本和難度。三是信息安全隱患不容忽視。在大數據時代背景下，檔案信息安全面臨更大挑戰，信息傳輸過程中易受黑客攻擊、病毒感染和網絡竊聽等威脅。若對安全隱患問題重視不足，可能導致檔案數據信息被泄露或丟失，給國家和社會帶來難以估量的損失。此外，部分檔案包含個人敏感信息，若在共享過程中保存不當，極易被泄露，給當事人帶來困擾。四是管理體制和機制存在障礙。由于檔案信息分布廣泛，部門在協同過程中存在條塊分割、各自為政的情況。若缺乏政府的協調溝通，檔案管理部門在協調過程中可能因部門利益或管理體制問題而難以整合各類檔案信息，項目推進也會遭遇阻力[3]。此外，在檔案信息資源整合與共享過程中，缺乏有效的激勵機制，導致部分部門和機構在工作開展過程中缺乏內在動力，僅被動完成任務，缺乏主動創新求變的積極性。

2 大數據背景下檔案信息資源整合與共享的機制構建

大數據技術的應用與推廣為檔案信息資源管理帶來新的契機，從技術標準和管理層面為檔案信息資源整合與共享提供切實可行的解決方案。技術支撐機制確保檔案數據在存儲、管理、整合過程中的高效性與安全性。標準規范機制則進一步提升檔案數據的兼容性與規范性。組織協調機制的構建，有效解決部門間的協作難題，為檔案信息資源整合與共享匯聚多方力量。

2.1 技術支撐機制

一是數據存儲與管理技術。在大數據時代背景下，傳統的存儲技術已難以滿足當前檔案信息資源整合與共享的需求。因此，需采用更為先進的分布式存儲技術，如Hadoop分布式文件系統（HDFS）和Ceph等。這些技術能夠將海量檔案數據分布于多個節點之上，極大地提升了檔案信息的可擴展性。同時，這些分布式存儲技術具備自動處理節點故障的能力，有效保障檔案數據的安全。配合高效的數據檔案管理系統，可對各類檔案數據進行分類管理，確保數據的一致性。二是數據整合技術。面對多元異構的檔案數據，要運用數據清洗工具對數據進行清洗，以消除重復值和錯誤值，進一步提升數據的準確性和質量。對于字跡模糊或錯誤記錄，可采用圖像識別技術與人工校對相結合的方式，對數據進行清洗和校準。三是數據共享技術。利用云計算技術搭建檔案信息資源共享平臺，借助云計算強大的資源存儲與計算能力，用戶可通過互聯網便捷地獲取所需檔案信息，從而簡化了檔案信息訪問的流程。在平臺上部署數據共享接口和應用程序編程接口（API），可為不同系統間的數據共享提供有力的技術支持。

2.2 標準規范機制

一是制定統一的數據標準。統一的數據標準是數據整合與利用不可或缺的前提，其中數據格式標準尤為關鍵。通過確立統一的文件格式、存儲結構與編碼方式，從而避免數據格式不一致導致的無法讀取或錯誤解析問題，保障檔案信息的質量。在此基礎上，檔案管理部門應要求相關部門嚴格遵守統一的數據標準，確保檔案信息資源整合與共享工作的有效實施。二是應建立規范的業務流程，并對信息全生命周期制定詳盡的操作規范，明確信息收集的范圍與方式。在收集環節，需注重信息的全面性；在檔案管理環節，需制定分類標準與編號規則，以確保檔案歸檔有序，便于后續查詢；在存儲環節，需選擇合適的存儲介質與方式；在利用環節，需明確用戶權限與使用方式，以保障檔案信息的合理利用；在銷毀環節，需嚴格執行相關審批流程，并采用科學的銷毀方法。三是需完善安全隱私標準。安全管理標準應涵蓋物理安全、網絡安全、數據安全等多個層面。物理安全主要包括防火、防盜、防潮等方面的安全；在數據安全方面，需建立防火墻與入侵檢測系統，進一步提高網絡安全防護水平，并制定數據加密、訪問控制、數據恢復等措施，以確保檔案數據的安全性與完整性[4]；在處理個人隱私方面，需嚴格執行隱私保護政策，保障用戶隱私不受侵犯。

2.3 組織協調機制

一是建立跨部門協調小組。鑒于檔案信息資源整合與共享工作涉及部門眾多、領域廣泛，需建立跨部門協調小組以統籌規劃與推進相關工作。該協調小組應由政府牽頭，下設辦公室，設在檔案管理部門，聯合相關業務部門與信息技術部門共同組成。二是明確各部門的職責分工。在協調小組的統一領導下，各部門在檔案信息資源整合與共享過程中需承擔明確的責任與義務。檔案部門主要負責相關政策法規與標準規范的制定，組織開展檔案數據的收集整理、保管與開發工作，相關業務部門則負責檔案的移交，并針對檔案信息資源的開發利用提出意見與建議。信息技術部門則負責檔案信息資源共享平臺的維護與管理工作。通過明確職能分工，防止推諉扯皮現象，形成多元合力。三是需建立溝通與協作機制。應建立定期工作會議制度，協調領導小組應定期召開工作會議，各部門匯報相關工作情況，針對存在的問題共同商討解決方案。同時，借助平臺發布工作動態，共享數據資源，實現信息的互通有無。此外，還需開展聯合項目攻關，針對檔案信息資源整合與共享中存在的重點和難點問題，組織相關部門聯合攻關，解決技術層面的瓶頸問題，進一步提升檔案信息資源整合與共享工作的質量。

3 大數據背景下檔案信息資源整合與共享保障措施

在大數據背景下，檔案信息資源整合與共享作為一項系統工程，既需堅實的人才支撐，又需通過資金投入確保工作的穩步推進。在具體實施過程中，需高度重視人才培養，為檔案信息資源整合與共享輸送兼具大數據技術和檔案專業知識的復合型人才，同時，財政部門亦需為相關工作提供充足的資金支持。

3.1 強化人才培養

高素質的人才隊伍是檔案信息資源整合與共享工作順利開展的重要保障。因此，應將強化人才培養作為核心保障舉措予以落實。一方面，要充分發揮高校在人才培養中的獨特作用。檔案管理部門應加強與高校的聯動，開設相關交叉學科專業或課程模塊。例如，在檔案學專業適當增加數據分析、大數據技術等課程，使學生掌握大數據的基本原理，并結合檔案學專業知識，將所學的信息技術手段應用于檔案問題的解決。另一方面，針對在職檔案管理人員，需依托高校的師資優勢和教學經驗，舉辦短期培訓或專題講座，邀請行業專家對當前檔案信息資源整合與共享的前沿技術進行講解。通過案例分析、實踐操作等方式，幫助參訓人員掌握相關技術和方法，進一步提升檔案管理人員和相關技術人員的專業素養和能力，將所學經驗應用于實際工作。

3.2 加大資金投入

資金問題的解決是確保檔案信息資源整合與共享工作順利開展的關鍵。為此，一是要加強政府財政支持。檔案信息資源整合與共享對經濟社會發展具有重要意義，政府應加大財政投入，并將相關項目納入財政預算，切實保障基礎設施建設、人才培養、技術引入等方面的資金需求。在基礎設施建設方面，應圍繞硬件設施、軟件系統、檔案信息資源共享平臺等方面提供資金支持；在技術研發方面，應支持高校、科研院所和企業開展檔案信息資源整合與共享的相關技術研究，加速科技成果轉化，提升工作成效。同時，應設立專項獎勵資金，對工作表現突出的單位和個人給予獎勵，以激發其對檔案信息資源整合與共享工作的創新積極性[5]。二是構建多元化的資金籌措機制。除政府財政支持外，還應鼓勵檔案管理部門通過引入社會資本的方式支持檔案信息資源整合與共享工作的開展。可以通過合作開發的方式吸引社會資本與檔案管理部門共同開發項目，企業發揮技術和資金優勢，開發檔案信息資源共享的相關產品和服務；檔案管理部門則發揮資源優勢，通過深度合作實現互利共贏。

總之，在大數據時代背景下，檔案信息資源整合與共享機制的建設具有重要意義。不僅有助于提升檔案管理部門的檔案管理質量和開發利用效率，還能滿足不同主體對個性化檔案信息服務的需求。因此，應高度重視檔案信息資源整合與共享機制的建設，將大數據與此項工作深度融合，充分發揮大數據的優勢，讓檔案信息資源更好地服務于經濟社會發展。

參考文獻

[1]單芳.大數據背景下事業單位檔案管理模式分析[J].黑龍江檔案，2024（04）：190-192.

[2]彭慧君.大數據時代下數字檔案館個性化服務研究[J].檔案天地，2023（02）：29-32.

[3]賈文溪，張軍堂，馬曉潔.區塊鏈視域下檔案信息資源的整合路徑研究[J].石家莊學院學報，2022，24（04）：152-156.

[4]侯珊珊.大數據時代檔案信息共享的SWOT分析[J].辦公室業務，2022（06）：106-108.

[5]劉紅.大數據背景下多源檔案資源整合研究[J].機電兵船檔案，2022（01）：58-60.

作者簡介：于志良（1970—），大學學歷，濰坊市濰城區檔案館副研究館員，研究方向：檔案管理。