AI賦能事業(yè)單位檔案管理提質(zhì)增效的路徑分析

摘 要：人工智能技術(shù)的進(jìn)步改變了社會(huì)管理工具與形態(tài)，展現(xiàn)出深刻的應(yīng)用價(jià)值。本文探討了人工智能技術(shù)的分類與應(yīng)用前景，認(rèn)為人工智能在檔案智慧化管理、檔案服務(wù)、開發(fā)利用與編輯研究方面具有重要作用。為推動(dòng)檔案管理與人工智能的深度融合，事業(yè)單位要著力提升數(shù)據(jù)化管理意識、加強(qiáng)資源數(shù)字化發(fā)展、提高人才隊(duì)伍素質(zhì)，夯實(shí)人工智能應(yīng)用的實(shí)踐基礎(chǔ)，促進(jìn)檔案管理邁向智能化、智慧化。

關(guān)鍵詞：人工智能；事業(yè)；單位檔案管理

從2016年開始，世界各國都將人工智能發(fā)展上升為國家戰(zhàn)略。我國相繼出臺“數(shù)字中國”等戰(zhàn)略，將人工智能作為重要的前瞻性科技項(xiàng)目。人工智能儼然成為新一代技術(shù)革命的中堅(jiān)力量，也深刻改變著檔案管理的實(shí)踐方式。當(dāng)前，事業(yè)單位檔案管理正從傳統(tǒng)到現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型，迫切需要人工智能技術(shù)重塑檔案管理體系，提升檔案治理效能。為此，有必要厘清人工智能與檔案管理的結(jié)合點(diǎn)，梳理保障措施，更好地發(fā)揮賦能作用，為事業(yè)單位檔案管理開拓廣闊空間。

1 人工智能技術(shù)的分類與應(yīng)用前景

人工智能技術(shù)作為新一代信息技術(shù)的代表，在檔案管理領(lǐng)域具有廣闊的應(yīng)用前景。

1.1 生物識別技術(shù)

生物識別技術(shù)將唯一、穩(wěn)定的生物特征進(jìn)行存儲、測量與分析，結(jié)合計(jì)算機(jī)與光學(xué)、聲學(xué)、生物傳感器和生物統(tǒng)計(jì)學(xué)原理等，依據(jù)人體的生理特征或者行為特征來進(jìn)行身份驗(yàn)證的識別，是一種高效、穩(wěn)定的安全認(rèn)證方式[1]，此項(xiàng)技術(shù)在金融、醫(yī)療、教育等領(lǐng)域廣泛應(yīng)用，滿足了不同場域和行業(yè)的業(yè)務(wù)需求。在檔案管理方面，采取密碼認(rèn)證+指紋或人臉等方式鑒別，有利于增強(qiáng)數(shù)據(jù)管理的安全性，避免檔案資源非法篡改或利用。

1.2 深度學(xué)習(xí)

深度學(xué)習(xí)是通過構(gòu)建多層神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)模型來模擬人腦神經(jīng)元的工作方式，從而讓計(jì)算機(jī)能夠自主學(xué)習(xí)并提取數(shù)據(jù)中的高級特征[2]。深度學(xué)習(xí)以大規(guī)模數(shù)據(jù)采集、優(yōu)化算法、正則化技術(shù)為基礎(chǔ)，被廣泛應(yīng)用于自然語言處理、語音識別和圖像分類領(lǐng)域，已成為人工智能領(lǐng)域最突出的代表。在檔案管理方面，深度學(xué)習(xí)有利于完善數(shù)據(jù)檢索，使得檔案內(nèi)容信息管理從傳統(tǒng)的手工操作模式轉(zhuǎn)變?yōu)橹悄芑⒆詣?dòng)化的現(xiàn)代管理模式，極大地提升了檔案工作的專業(yè)性和科學(xué)性。

1.3 語音處理技術(shù)

語音技術(shù)是人工智能的重要分支，是讓計(jì)算機(jī)能夠理解和生成人類的語音，實(shí)現(xiàn)與人類自然、流暢、高效的交互。語音技術(shù)涵蓋了語音識別、語音合成與轉(zhuǎn)換、聲紋識別、情感分析等多個(gè)領(lǐng)域，在智能客服、智能教育、智能家居等多個(gè)場景中展現(xiàn)出巨大的價(jià)值和潛力。該技術(shù)有助于聲像檔案內(nèi)容的轉(zhuǎn)錄，也有利于口述檔案、會(huì)議情況等內(nèi)容的轉(zhuǎn)換，為開發(fā)聲像類檔案提供了技術(shù)支撐。

1.4 知識圖譜

知識圖譜是一種基于圖的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，用來描述知識和建模世界萬物之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系的技術(shù)方法。知識圖譜三元組為其基本構(gòu)成單位，即實(shí)體—關(guān)系—實(shí)體構(gòu)成[3]。該技術(shù)能夠從大量文檔中檢索出相關(guān)信息，然后基于這些信息生成回答。這種方法無需為每個(gè)特定任務(wù)重新訓(xùn)練整個(gè)大模型，只需掛接對應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，適用于知識密集型任務(wù)。在檔案管理中，知識圖譜技術(shù)能夠進(jìn)行數(shù)據(jù)的校驗(yàn)與編輯，增強(qiáng)檢索功能，為各種復(fù)雜任務(wù)提供更加高效和精準(zhǔn)的解決方案。

1.5 智能標(biāo)簽

RFID電子標(biāo)簽是一種集成射頻識別技術(shù)的智能標(biāo)簽，能夠在無線射頻信號的作用下實(shí)現(xiàn)對物體的唯一標(biāo)識和追蹤。與傳統(tǒng)技術(shù)相比，它能實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)管理與實(shí)時(shí)監(jiān)控，具有更高的安全性和處理速度。在檔案管理中，智能標(biāo)簽具有廣闊的應(yīng)用前景。RFID智能檔案管理系統(tǒng)可以全面管理紙質(zhì)與電子檔案資料，從檔案的收集、入庫、整理、發(fā)布、歸檔、查詢、借閱等方面進(jìn)行全過程的控制和管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息管理傳輸?shù)淖詣?dòng)化、檔案資料一體化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和共享化，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。

1.6 智能機(jī)器人

機(jī)器人集成多種AI技術(shù)，擁有智能跟隨、遠(yuǎn)程控制等先進(jìn)功能，已廣泛應(yīng)用于智慧辦公、展廳展館、養(yǎng)老醫(yī)療等多個(gè)領(lǐng)域。機(jī)器人能夠使人類從繁重的機(jī)械性勞動(dòng)中解放出來，在檔案上架、檔案資源收集等工作中，可以代替人類進(jìn)行智能化操作，高效、快捷、安全地完成檔案的基礎(chǔ)性任務(wù)。

2 人工智能技術(shù)在事業(yè)單位檔案工作的應(yīng)用路徑

檔案管理與人工智能在應(yīng)用層次上具有許多契合點(diǎn)，有助于提升事業(yè)單位檔案管理的“厚度”與“韌性”。

2.1 智慧化管理檔案資源

《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》指出：加強(qiáng)大數(shù)據(jù)、人工智能等新一代信息技術(shù)在數(shù)字檔案館（室）建設(shè)中的應(yīng)用，推動(dòng)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)優(yōu)化升級。事業(yè)單位要將人工智能與檔案管理深度融合，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求。當(dāng)前，智慧化管理理念已經(jīng)在檔案領(lǐng)域得到認(rèn)可，實(shí)現(xiàn)了檔案自動(dòng)化分類、整理、檢索和存儲。智慧化管理主要體現(xiàn)在檔案的分類、歸檔、鑒定和保管方面。一是自動(dòng)分類。利用自然語言處理、機(jī)器學(xué)習(xí)，對檔案內(nèi)容進(jìn)行深度分析和理解，自動(dòng)識別文檔中的關(guān)鍵詞、主題和語義結(jié)構(gòu)，從而將檔案資源自動(dòng)分類到相應(yīng)全宗。這種技術(shù)不僅提高分類的準(zhǔn)確性，還大大減少人工干預(yù)的需求。二是自動(dòng)歸檔。該技術(shù)主要利用自然語言處理、圖像識別對文檔內(nèi)容進(jìn)行深度解析，自動(dòng)識別文檔類型、關(guān)鍵詞、日期等關(guān)鍵信息，并據(jù)此進(jìn)行智能分類與歸檔。無論是報(bào)告，還是圖片、視頻，都能迅速找到它們應(yīng)有的位置，提高檔案信息管理的精度。事業(yè)單位檔案復(fù)雜多樣，利用該模式可快速將資源歸類到相應(yīng)的全宗和目錄，便于后期查詢利用。三是智慧化鑒定。劃控鑒定是事業(yè)單位開放的主要環(huán)節(jié)。智慧化鑒定在檔案分類和歸檔基礎(chǔ)上，利用圖像識別等技術(shù)結(jié)合專家系統(tǒng)，設(shè)定關(guān)鍵詞、內(nèi)容與圖像對檔案全文分析，提取核心信息，組建關(guān)鍵詞庫，提高鑒定工作的準(zhǔn)確性。目前，智能化鑒定技術(shù)在事業(yè)單位運(yùn)用已較為成熟，但需要注意鑒定標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)置，為鑒定工作提供指南和規(guī)范。

2.2 智能化利用

人工智能實(shí)現(xiàn)高效化、便捷化智能服務(wù)模式，從根本上改變事業(yè)單位檔案管理的形態(tài)。一是個(gè)性化推薦服務(wù)。通過深度學(xué)習(xí)、數(shù)據(jù)處理和用戶畫像等方式，數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)更加精準(zhǔn)和個(gè)性化的推薦，讓利用者在海量信息中快速找到適合自己的內(nèi)容。借助對利用者行為特征的深度分析，系統(tǒng)能夠描繪出利用者的興趣與潛在需求。這種畫像的構(gòu)建涵蓋利用者的基本信息以及更隱性的數(shù)據(jù)，利用記錄和瀏覽習(xí)慣，這些細(xì)致的分析讓數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)能夠?yàn)槔谜咛峁┝可矶ㄖ频膬?nèi)容。從事業(yè)單位角度來看，個(gè)性化推薦構(gòu)建了新的檔案知識化結(jié)構(gòu)，為利用者提供豐富的數(shù)據(jù)資源。二是信息共享利用。云計(jì)算和大數(shù)據(jù)技術(shù)整合事業(yè)單位各類檔案信息，建立檔案共享一體化平臺，有利于打破“檔案數(shù)據(jù)煙囪”，實(shí)現(xiàn)資源優(yōu)化配置。事業(yè)單位開發(fā)檔案遠(yuǎn)程共享服務(wù)平臺，協(xié)調(diào)和管理團(tuán)隊(duì)成員共享的文檔和文件，也為檔案利用提供業(yè)務(wù)辦理通道。三是數(shù)據(jù)挖掘和可視化分析。數(shù)據(jù)挖掘的主要目標(biāo)是發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)中的模式、趨勢和洞察力，幫助決策者做出更準(zhǔn)確的判斷和預(yù)測。可視化專注于將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為圖形或圖像的形式，使得人們能夠更直觀地理解和分析數(shù)據(jù)，兩種工具能夠幫助利用快速識別模式和趨勢，激活檔案資源的潛在價(jià)值。事業(yè)單位對某項(xiàng)業(yè)務(wù)檔案通過條形圖展示，以更顯著的方式顯示業(yè)務(wù)發(fā)展的脈絡(luò)，為政策調(diào)整提供依據(jù)。四是智能化檢索。隨著技術(shù)的不斷升級和算法的持續(xù)優(yōu)化，信息檢索在多模態(tài)數(shù)據(jù)處理、智能推薦等方面效率顯著提升，利用者在數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)輸入關(guān)鍵字和句子，系統(tǒng)就能自動(dòng)篩選相匹配的信息，避免在海量數(shù)據(jù)中錯(cuò)失有價(jià)值信息。該技術(shù)得益于自然語言處理、機(jī)器學(xué)習(xí)和深度學(xué)習(xí)等技術(shù)的發(fā)展，并在事業(yè)單位檔案利用中廣泛應(yīng)用。

2.3 智能化編研

人工智能為事業(yè)單位編研開發(fā)提供高效、精準(zhǔn)的技術(shù)支持，顯著提高檔案資政的能力和水平。一是智能選題。利用關(guān)鍵詞篩選技術(shù)，對龐大的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，識別出高頻和關(guān)鍵詞語應(yīng)用在編研選題階段，為編研選題提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支撐。在檔案數(shù)據(jù)利用分析的基礎(chǔ)上，查找關(guān)鍵詞，精準(zhǔn)對接政府和人民群眾的需求。二是智能聚合資源。對于給定的編研題目進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的遴選，借助自然語言分析算法將與編研題目相關(guān)聯(lián)的檔案數(shù)據(jù)信息作為提取和匯總，為編研工作提供素材[4]。對民生、環(huán)境等關(guān)鍵選題進(jìn)行數(shù)據(jù)整合，匯聚共享領(lǐng)域內(nèi)的有效資源，為資政參考奠定資源基礎(chǔ)。三是智能輔助決策。服務(wù)好中心大局、服務(wù)好人民群眾是事業(yè)單位檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。事業(yè)單位可通過數(shù)據(jù)識別、資源整合和分析可視化的輔助決策模式，將分散化、離散性強(qiáng)的檔案資源進(jìn)行知識化重組，實(shí)現(xiàn)檔案資源規(guī)律的價(jià)值化闡釋。通過分析檔案的人、事、地點(diǎn)等要素，厘清關(guān)鍵信息和內(nèi)容要義，提取有價(jià)值的信息，提升檔案資政的深度。

3 人工智能技術(shù)在事業(yè)單位檔案工作應(yīng)用的保障措施

人工智能技術(shù)的應(yīng)用離不開強(qiáng)有力的組織領(lǐng)導(dǎo)和人才支撐，需要協(xié)調(diào)各方，共同努力，為技術(shù)應(yīng)用提供良好的環(huán)境。

3.1 做好數(shù)字化轉(zhuǎn)型的基礎(chǔ)工程

數(shù)據(jù)是人工智能的基礎(chǔ)。事業(yè)單位信息化加工緩慢問題制約著信息化進(jìn)程，要把數(shù)字化加工作為基礎(chǔ)性工程抓實(shí)抓牢。一是加強(qiáng)存量數(shù)字化工作。按照輕重緩急原則，根據(jù)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》制定檔案數(shù)字化項(xiàng)目要求，細(xì)化項(xiàng)目實(shí)施方案，加強(qiáng)與檔案數(shù)字化外包公司的溝通，確保檔案目錄著錄、檔案掃描、圖像處理存儲、數(shù)據(jù)質(zhì)檢掛接、數(shù)據(jù)驗(yàn)收備份、案卷（件）復(fù)原、成果管理等各個(gè)環(huán)節(jié)落到實(shí)處。二是構(gòu)建數(shù)字檔案資源管理系統(tǒng)。運(yùn)用人工智能技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、人機(jī)交互技術(shù)等新一代信息科技，推動(dòng)檔案系統(tǒng)的流程重構(gòu)、技術(shù)和平臺整合，建設(shè)包含電子文件歸檔接收、檔案查詢利用服務(wù)等功能于一體的數(shù)字檔案管理服務(wù)一體化平臺。三是建設(shè)專題數(shù)據(jù)庫。加快推進(jìn)檔案資源建設(shè)，加強(qiáng)事業(yè)單位發(fā)展中重大戰(zhàn)略、重大項(xiàng)目、重大活動(dòng)的檔案收集，構(gòu)建量質(zhì)并舉的數(shù)字檔案“資源庫”。

3.2 夯實(shí)人工智能安全底線

隨著人工智能技術(shù)應(yīng)用的普及，其安全風(fēng)險(xiǎn)也逐步顯現(xiàn)。人工智能信息系統(tǒng)受外部網(wǎng)絡(luò)攻擊、內(nèi)部員工違規(guī)操作等因素影響，產(chǎn)生信息被泄露、信息系統(tǒng)宕機(jī)等安全風(fēng)險(xiǎn)，事業(yè)單位必須采取綜合性措施加以防范。在制度方面，事業(yè)單位應(yīng)與開發(fā)者簽訂利用協(xié)議，督促其自覺履行法定的安全保障義務(wù)，同時(shí)采取必要的技術(shù)措施和內(nèi)部管理制度，確保信息系統(tǒng)安全和信息服務(wù)的穩(wěn)定持續(xù)提供。在技術(shù)層面，研發(fā)者、服務(wù)提供者應(yīng)當(dāng)在研發(fā)環(huán)節(jié)全面評估潛在的安全風(fēng)險(xiǎn)并設(shè)置相應(yīng)的應(yīng)對方案，同時(shí)根據(jù)網(wǎng)絡(luò)安全態(tài)勢的變化，及時(shí)升級安全技術(shù)措施。事業(yè)單位要加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)的安全教育，定期組織網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)安全學(xué)習(xí)培訓(xùn)，及時(shí)修復(fù)安全漏洞，梳理網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)，排查網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)，提升數(shù)據(jù)安全意識。

3.3 抓好人工智能管理意識的提升

《檔案法實(shí)施條例》要求加強(qiáng)檔案資源深度挖掘和開發(fā)利用。人工智能時(shí)代，樹立數(shù)據(jù)思維是新時(shí)期的必然選擇，是數(shù)據(jù)賦能的前提和基礎(chǔ)。通過強(qiáng)化人工智能，事業(yè)單位能夠釋放檔案的乘數(shù)效應(yīng)，推動(dòng)業(yè)務(wù)創(chuàng)新和發(fā)展。因此，要將人工智能應(yīng)用納入單位發(fā)展全局，開展流程再造，制訂工作計(jì)劃，細(xì)化任務(wù)分工，加強(qiáng)同有關(guān)部門的合作，主動(dòng)融入數(shù)字政府建設(shè)。進(jìn)一步加強(qiáng)資金保障，拿出專項(xiàng)資金支持人工智能技術(shù)融入數(shù)據(jù)系統(tǒng)建設(shè)，保障技術(shù)應(yīng)用經(jīng)費(fèi)充足。事業(yè)單位要加強(qiáng)與企業(yè)、檔案機(jī)構(gòu)、學(xué)術(shù)團(tuán)體的跨界交流合作，實(shí)現(xiàn)新技術(shù)與實(shí)踐的有機(jī)融合，打造人工智能賦能事業(yè)單位發(fā)展新模式。要始終保持開放、包容的心態(tài)看待技術(shù)進(jìn)步，提高檔案系統(tǒng)的兼容性，不斷提高智慧化管理水平。

3.4 切實(shí)提高檔案人員數(shù)字化素養(yǎng)

《數(shù)字中國建設(shè)整體布局規(guī)劃》指出，要著力培養(yǎng)數(shù)字思維、數(shù)字認(rèn)知、數(shù)字技能。對于檔案人員來說，需要具備數(shù)據(jù)信息獲取、處理、應(yīng)用與共享等能力。因此，一方面，檔案管理人員要系統(tǒng)掌握人工智能、大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈等數(shù)字化技術(shù)，掌握相關(guān)軟件應(yīng)用。比如，數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)、圖像識別系統(tǒng)等，善做數(shù)據(jù)管理的行家能手；另一方面，事業(yè)單位要加強(qiáng)技能培訓(xùn)，通過定期培訓(xùn)與常態(tài)化教育，不斷提高檔案人員的理解認(rèn)知，激發(fā)創(chuàng)新活力。要積極推廣數(shù)字技術(shù)應(yīng)用，增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全意識，在數(shù)字政府建設(shè)、數(shù)據(jù)共享應(yīng)用等方面豐富教育學(xué)習(xí)資源，加強(qiáng)能力提升培訓(xùn)，打造一支專業(yè)能力強(qiáng)、技術(shù)水平高的檔案管理人員隊(duì)伍。

結(jié)語

隨著人工智能技術(shù)的加速發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理迎來新的技術(shù)支撐，如何在新環(huán)境下試點(diǎn)和探索成為行業(yè)內(nèi)需要解決的核心問題。近年來，我國高度重視人工智能等新技術(shù)的戰(zhàn)略地位，打造了一批具有世界影響的前沿領(lǐng)域，事業(yè)單位檔案管理者要有長遠(yuǎn)眼光和實(shí)踐精神，推動(dòng)人工智能與檔案管理深度融合，探索可復(fù)制可推廣的實(shí)踐路徑，以期為事業(yè)單位更廣泛更深入地應(yīng)用提供參考，推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理智能化發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]顧群.基于人工智能技術(shù)的檔案管理研究[J].蘭臺世界，2024（07）：15-16.

[2]李秀華.論人工智能賦能高校檔案工作的應(yīng)用路徑及其優(yōu)化策略[J].檔案管理，2024（07）：07-08.

[3]邊媛.信息化時(shí)代背景下高校檔案館信息服務(wù)升級研[J].北京檔案，2022（02）：19-20.

[4]莊冰冰.淺析AI技術(shù)的發(fā)展對影像檔案的影響[J].山東檔案，2024（04）：14-15.

作者簡介：歐陽燕（1973—），大學(xué)學(xué)歷，廣西壯族自治區(qū)教育技術(shù)和信息化中心一級教師、檔案員，研究方向：檔案管理。