檔案信息化標準體系建設與實施路徑研究

摘 要：隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案信息化已成為檔案管理領(lǐng)域的重要趨勢。本文深入探討了檔案信息化標準體系建設的重要性，詳細分析了其建設原則、構(gòu)成要素以及當前面臨的挑戰(zhàn)，并提出具有針對性的實施路徑，旨在為推動檔案信息化建設的規(guī)范化、高效化發(fā)展提供理論支持與實踐指導，促進檔案信息資源的有效整合、共享與利用，提升檔案管理的整體水平與服務質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：檔案信息化；標準體系建設；實施路徑

檔案作為人類社會活動的真實記錄，具有極其重要的憑證價值和參考價值。檔案信息化不僅能夠提高檔案管理的效率和質(zhì)量，更有利于檔案信息資源的開發(fā)利用，為社會各方面提供更加便捷、高效的信息服務。國家檔案局出臺《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2016）?、《檔案信息系統(tǒng)運行維護規(guī)范》（DA/T56-2014）、《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》等規(guī)范和規(guī)定，為檔案信息化標準體系建設提供了規(guī)范性頂層設計。統(tǒng)一規(guī)范的檔案信息化標準體系建設是實現(xiàn)檔案信息化科學、有序發(fā)展的關(guān)鍵基礎，能夠規(guī)范檔案信息化建設過程中的各項活動，確保不同系統(tǒng)、不同地區(qū)之間檔案信息的兼容性、互操作性和共享性。

1 檔案信息化標準體系建設的重要性

1.1 保障檔案信息的真實性與完整性

檔案信息化過程中，通過制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)采集、存儲、傳輸?shù)葮藴剩梢杂行П苊庖蚣夹g(shù)差異或人為操作失誤導致的檔案信息失真或缺失。檔案信息化標準體系規(guī)定了檔案數(shù)字化的技術(shù)要求、格式規(guī)范以及元數(shù)據(jù)標準等，使得檔案信息在各個環(huán)節(jié)都能得到準確的記錄和維護，從而確保其真實性與完整性，為檔案的長期保存和有效利用奠定堅實基礎。

1.2 促進檔案信息資源的共享與利用

在缺乏標準體系的情況下，不同檔案管理機構(gòu)所采用的信息系統(tǒng)可能相互獨立，數(shù)據(jù)格式和接口各不相同，嚴重阻礙檔案信息資源的共享與流通。檔案信息化標準體系明確數(shù)據(jù)共享的接口規(guī)范、數(shù)據(jù)交換格式以及權(quán)限管理等標準，使得各機構(gòu)之間能夠?qū)崿F(xiàn)無縫對接，打破信息孤島，促進檔案信息資源在更大范圍內(nèi)的共享與利用，充分發(fā)揮檔案信息的價值，為社會各界提供多樣化的信息服務。

1.3 提高檔案管理的效率與質(zhì)量

統(tǒng)一的標準體系為檔案信息化建設提供明確的規(guī)范和指南，有助于減少檔案管理過程中的重復性工作和錯誤率。標準化的檔案分類體系和編號規(guī)則能夠使檔案的整理和檢索更加便捷高效。規(guī)范化的業(yè)務流程標準能夠優(yōu)化檔案管理的各個環(huán)節(jié)，提高工作效率和管理水平。同時，標準體系還為檔案信息化項目的規(guī)劃、實施和評估提供科學依據(jù)，有利于保障項目的順利進行和取得良好的效果。

1.4 推動檔案信息化產(chǎn)業(yè)的健康發(fā)展

檔案信息化建設涉及眾多的技術(shù)產(chǎn)品和服務提供商，如軟件開發(fā)企業(yè)、硬件設備制造商、數(shù)據(jù)存儲與安全服務機構(gòu)等。檔案信息化標準體系的建立為這些企業(yè)提供了統(tǒng)一的市場規(guī)則和技術(shù)規(guī)范，有利于促進企業(yè)之間的公平競爭，引導企業(yè)加大技術(shù)研發(fā)投入，提高產(chǎn)品和服務質(zhì)量，推動檔案信息化產(chǎn)業(yè)的健康、有序發(fā)展，形成良好的產(chǎn)業(yè)生態(tài)環(huán)境。

2 檔案信息化標準體系建設的原則

2.1 科學性原則

檔案信息化標準體系的建設必須遵循檔案學、信息科學以及相關(guān)技術(shù)領(lǐng)域的科學原理和規(guī)律。在標準的制定過程中，要充分考慮檔案信息的特點和管理需求，運用科學的方法調(diào)研、分析和論證，確保標準的合理性、準確性和有效性。在制定檔案數(shù)字化技術(shù)標準時，要依據(jù)圖像學、光學字符識別等技術(shù)原理，確定合適的掃描分辨率、色彩模式、圖像壓縮算法等參數(shù)，以保證數(shù)字化檔案的質(zhì)量和可用性。

2.2 系統(tǒng)性原則

檔案信息化標準體系應是一個完整的系統(tǒng)，涵蓋檔案信息化建設的各個方面和各個環(huán)節(jié)。從檔案信息的采集、整理、存儲、傳輸、利用到安全保障等，都要有相應的標準規(guī)范約束。同時，各個標準之間要相互協(xié)調(diào)與銜接，形成一個有機的整體，避免標準之間的沖突和矛盾。檔案元數(shù)據(jù)標準與數(shù)據(jù)交換標準應相互配合，確保在檔案信息交換過程中元數(shù)據(jù)能夠準確地描述檔案信息的特征和內(nèi)容，實現(xiàn)信息的有效傳遞和共享。

2.3 實用性原則

標準體系的建設要緊密結(jié)合檔案信息化建設的實際需求和應用場景，確保制定的標準具有較強的可操作性和實用性。標準應明確具體的技術(shù)要求、實施步驟和方法，便于檔案管理機構(gòu)和相關(guān)人員在實際工作中貫徹執(zhí)行。在制定檔案管理軟件功能規(guī)范標準時，要充分考慮檔案管理人員的操作習慣和業(yè)務流程，使軟件功能既符合檔案管理的專業(yè)要求，又易于使用和推廣，避免標準過于理論化或理想化而難以實施。

2.4 兼容性原則

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和更新?lián)Q代，檔案信息化標準體系要具備良好的兼容性，能夠適應不同技術(shù)平臺、不同系統(tǒng)架構(gòu)以及不同數(shù)據(jù)格式之間的兼容與整合需求。在標準制定過程中，要充分考慮國際、國內(nèi)相關(guān)標準的兼容性，積極采用國際通用標準和先進技術(shù)規(guī)范，使我國的檔案信息化標準體系與國際接軌，便于在全球范圍內(nèi)開展檔案信息的交流與合作。在檔案數(shù)據(jù)存儲格式標準方面，可參考國際上廣泛應用的PDF、XML等格式標準，確保我國檔案數(shù)據(jù)能夠在不同的軟件和硬件環(huán)境中順利讀取和使用。

2.5 動態(tài)性原則

信息技術(shù)的快速發(fā)展和檔案管理理念的不斷更新，要求檔案信息化標準體系具有動態(tài)性，能夠及時跟進和適應新的變化和需求。標準體系應建立定期評估和修訂機制，根據(jù)技術(shù)進步、業(yè)務發(fā)展以及標準實施過程中發(fā)現(xiàn)的問題，及時對相關(guān)標準進行調(diào)整和完善，確保標準的時效性和有效性。隨著人工智能、大數(shù)據(jù)等新技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的應用，應適時制定相應的技術(shù)標準和應用規(guī)范，推動檔案信息化建設的創(chuàng)新發(fā)展。

3 檔案信息化標準體系的構(gòu)成要素

3.1 基礎標準

基礎標準是檔案信息化標準體系的基石，統(tǒng)一規(guī)范檔案信息化建設所涉及基本術(shù)語、概念、符號、編碼等方面的內(nèi)容和要求。檔案信息化術(shù)語標準明確檔案數(shù)字化、電子文件、元數(shù)據(jù)等專業(yè)術(shù)語的定義和內(nèi)涵，避免因概念理解不一致而導致的溝通障礙和工作失誤。檔案分類與編碼標準則為檔案的分類管理和標識提供了統(tǒng)一的方法和規(guī)則，便于檔案的組織、檢索和統(tǒng)計分析。

3.2 業(yè)務標準

業(yè)務標準主要針對檔案信息化建設中的各項業(yè)務活動進行規(guī)范，包括檔案的采集、整理、鑒定、保管、利用等環(huán)節(jié)。檔案采集標準規(guī)定檔案信息的收集范圍、采集方式、數(shù)據(jù)質(zhì)量要求等，確保進入檔案信息系統(tǒng)的檔案資源具有完整性和準確性。檔案整理標準明確檔案分類、編號、排列、編目等整理工作的具體方法和要求，使檔案整理工作更加規(guī)范化和科學化。

3.3 技術(shù)標準

技術(shù)標準側(cè)重于檔案信息化建設所采用的信息技術(shù)和設備的規(guī)范，涵蓋數(shù)據(jù)存儲、傳輸、處理、安全等技術(shù)領(lǐng)域。檔案數(shù)據(jù)存儲標準規(guī)定檔案數(shù)據(jù)的存儲格式、存儲介質(zhì)、存儲結(jié)構(gòu)等要求，以保證檔案數(shù)據(jù)的長期安全保存。檔案數(shù)據(jù)傳輸標準明確數(shù)據(jù)在不同系統(tǒng)、不同網(wǎng)絡環(huán)境下的傳輸協(xié)議、傳輸速率、數(shù)據(jù)加密等技術(shù)要求，確保檔案數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩⒖煽亢透咝Аn案信息安全技術(shù)標準則針對檔案信息系統(tǒng)的安全防護、訪問控制、數(shù)據(jù)備份與恢復等方面制定詳細的技術(shù)規(guī)范，保障檔案信息免受非法訪問、篡改、破壞等安全威脅[1]。

3.4 管理標準

管理標準主要用于規(guī)范檔案信息化建設過程中的項目管理、質(zhì)量管理、人員管理等方面的活動。檔案信息化項目管理標準規(guī)定檔案信息化項目的規(guī)劃、立項、實施、驗收等階段的管理流程和要求，確保項目的順利進行并達到預期目標。檔案信息質(zhì)量管理標準明確了檔案信息質(zhì)量的評估指標、評估方法和質(zhì)量控制措施，保障檔案信息的準確性、完整性和可用性。檔案人員管理標準則對檔案信息化建設相關(guān)人員的職責、資質(zhì)、培訓等方面進行規(guī)范，提高檔案人員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務能力，為檔案信息化建設提供人才保障。

4 檔案信息化標準體系建設面臨的挑戰(zhàn)

4.1 標準制定的復雜性

檔案信息化涉及多個學科領(lǐng)域和專業(yè)技術(shù)，如檔案學、計算機科學、信息安全學等，這使得檔案信息化標準的制定工作具有較高的復雜性，需要標準制定者具備廣泛的知識背景和綜合協(xié)調(diào)能力，才能制定出全面、科學、合理的標準體系。此外，檔案信息資源的多樣性和復雜性也增加了標準制定的難度，不同類型、不同載體的檔案在數(shù)字化、存儲、利用等方面具有不同的特點和需求，如何在標準中兼顧這些差異并實現(xiàn)統(tǒng)一規(guī)范是一個亟待解決的問題。

4.2 標準的協(xié)調(diào)與統(tǒng)一

在檔案信息化標準體系建設過程中，存在著多個標準制定主體，如國家檔案行政管理部門、行業(yè)主管部門、地方政府以及相關(guān)企業(yè)和科研機構(gòu)等。這些主體在制定標準時往往從自身的利益和需求出發(fā)，導致標準之間存在一定的差異和沖突，難以實現(xiàn)有效的協(xié)調(diào)與統(tǒng)一。此外，國家標準與國際標準之間的協(xié)調(diào)也是一個重要問題，如何在遵循國際標準的基礎上，結(jié)合我國國情制定具有特色的檔案信息化標準，需要在國際交流與合作中不斷探索和實踐。

4.3 標準的實施與推廣

即使制定了完善的檔案信息化標準體系，如果不能得到有效的實施和推廣，也難以發(fā)揮其應有的作用。目前，一些檔案管理機構(gòu)對標準的重視程度不夠，缺乏標準實施的動力和能力，在檔案信息化建設過程中仍然沿用傳統(tǒng)的管理模式和技術(shù)方法，忽視了標準的應用。同時，標準的宣傳培訓工作相對滯后，檔案管理人員對標準的了解和掌握程度較低，難以在實際工作中正確執(zhí)行標準。此外，標準實施過程中的監(jiān)督機制不完善，對于違反標準的行為缺乏有效的約束和處罰措施，也影響了標準的實施效果[2]。

4.4 技術(shù)更新與標準滯后

信息技術(shù)的發(fā)展日新月異，新的技術(shù)和應用不斷涌現(xiàn)，如云計算、大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈等在檔案管理領(lǐng)域的應用前景廣闊。然而，檔案信息化標準的制定往往需要一定的時間和程序，難以跟上技術(shù)更新的步伐，導致標準滯后于技術(shù)發(fā)展。這就使得一些新技術(shù)在檔案信息化建設中的應用缺乏相應的標準規(guī)范，存在一定的安全風險和管理混亂。

5 檔案信息化標準體系建設的實施路徑

5.1 加強標準制定的統(tǒng)籌規(guī)劃

成立專門的檔案信息化標準制定工作領(lǐng)導小組，由國家檔案行政管理部門牽頭，聯(lián)合相關(guān)行業(yè)主管部門、科研機構(gòu)、企業(yè)代表等組成，負責統(tǒng)籌規(guī)劃檔案信息化標準體系的建設工作。制定科學合理的標準制訂計劃，明確標準制定的目標、任務、時間表和路線圖，按照基礎標準、業(yè)務標準、技術(shù)標準、管理標準等不同的層次和類別，有步驟地推進標準制定工作。加強標準制定過程的協(xié)調(diào)與管理，建立健全標準制定的溝通協(xié)調(diào)機制，及時解決標準制定過程中出現(xiàn)的各種問題，確保各標準之間的相互銜接和協(xié)調(diào)統(tǒng)一。

5.2 強化標準的協(xié)調(diào)與整合

建立多層次、多渠道的標準協(xié)調(diào)機制，加強國家層面、行業(yè)層面以及地方層面標準之間的協(xié)調(diào)與溝通。國家檔案行政管理部門應發(fā)揮主導作用，對涉及檔案信息化建設全局的重要標準進行統(tǒng)一規(guī)劃和管理，積極推動國家標準與國際標準接軌。行業(yè)主管部門應根據(jù)本行業(yè)檔案管理的特點和需求，制定行業(yè)標準，并與國家標準保持協(xié)調(diào)一致。地方政府可在遵循國家標準和行業(yè)標準的基礎上，結(jié)合本地實際情況，制定適用于本地區(qū)的地方標準，形成上下聯(lián)動、相互補充的標準體系。

5.3 加大標準實施與推廣力度

提高檔案管理機構(gòu)對檔案信息化標準的認識和重視程度，將標準的實施納入檔案信息化建設的重要考核指標，建立健全標準實施的激勵機制，對積極實施標準并取得顯著成效的單位和個人給予表彰和獎勵，激發(fā)檔案管理機構(gòu)實施標準的積極性和主動性。加強標準的宣傳培訓工作，通過舉辦培訓班、研討會、學術(shù)講座等多種形式，廣泛宣傳檔案信息化標準的重要性和主要內(nèi)容，提高檔案管理人員對標準的理解和掌握程度，使其能夠熟練運用標準開展檔案信息化工作。建立標準實施的監(jiān)督檢查機制，加強對檔案管理機構(gòu)標準實施情況的日常監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正標準實施過程中的違規(guī)行為，確保標準的嚴格執(zhí)行[3]。

5.4 建立標準動態(tài)更新機制

密切關(guān)注信息技術(shù)的發(fā)展動態(tài)和檔案信息化建設的新需求，建立標準動態(tài)更新機制，及時對檔案信息化標準進行修訂和完善。成立標準評估專家小組，定期對標準的實施效果進行評估，收集標準實施過程中反饋的問題和建議，根據(jù)評估結(jié)果和新的技術(shù)發(fā)展趨勢，確定標準修訂的重點和方向。簡化標準修訂的程序和流程，提高標準修訂的效率，確保標準能夠及時跟上技術(shù)發(fā)展的步伐，適應檔案信息化建設的不斷變化。同時，加強與國際標準組織的交流與合作，及時了解國際標準的最新動態(tài)，積極參與國際標準的制定和修訂工作，提升我國檔案信息化標準的國際影響力。

檔案信息化標準體系建設是檔案信息化建設的核心任務之一，在建設過程中，應遵循科學性、系統(tǒng)性、實用性、兼容性和動態(tài)性等原則，構(gòu)建由基礎標準、業(yè)務標準、技術(shù)標準和管理標準組成的完善的標準體系。通過這些實施路徑的有效推進，有望逐步完善檔案信息化標準體系，為檔案信息化建設提供堅實的標準支撐，推動檔案事業(yè)在數(shù)字化時代實現(xiàn)新的跨越與發(fā)展，更好地服務于社會經(jīng)濟發(fā)展和文化建設的各個領(lǐng)域。

參考文獻

[1]王英瑋.檔案信息化建設中的標準體系構(gòu)建研究[J].檔案學通訊，2022（3）：45-50.

[2]劉家真.論檔案信息化標準體系的完善與實施策略[J].檔案學研究，2021（5）：23-27.

[3]馮惠玲.電子文件管理基礎[J].檔案與建設，2023（1）：12-16.

作者簡介：王雙雙（1990—），碩士學位，就職于齊齊哈爾市昂昂溪區(qū)老干部服務中心。主要研究方向：檔案收集、檔案管理、檔案保護。