數字化背景下醫院綜合檔案歸檔率提升的探究

摘 要：歸檔率反映了歸檔的直接效果，是體現檔案管理工作質量的一項重要基礎性指標，也是衡量檔案管理水平的量化指標。本文以數字化建設為背景，詳細探討了醫院綜合檔案的主要特征，從人員、技術、制度、管理等四個方面全面分析了數字化背景下醫院綜合檔案歸檔率的影響因素，有針對性地提出了提升醫院綜合檔案歸檔率的具體路徑。對進一步提升醫院綜合檔案的歸檔率，增強醫院檔案管理質量具有積極的現實指導意義和參考價值。

關鍵詞：綜合檔案；歸檔率；數字化

“歸檔”通常指的是將文件、資料、數據等按照一定的規則和順序整理、分類，并存儲到合適的位置以便長期保存和后續查找使用的過程。作為檔案管理的首要環節，歸檔是檔案管理中一項十分重要的基礎性工作。歸檔質量直接關乎后期檔案整理、檔案利用的質量和效果。歸檔率、完整率、準確率“三率”是衡量檔案管理水平的量化指標。其中，歸檔率（實際歸檔的檔案項目數/應當歸檔的檔案項目數×100%）是前提和基礎，沒有歸檔率，完整率和準確率就失去了依托而無從談起[1]。醫院綜合檔案是醫院在履行職能活動中形成、反映醫院基本歷史面貌，對醫院各項工作、建設和研究，維護醫院、集體和職工權益具有保存價值的各種形式和載體的文件材料，以及醫院收到并辦理完畢的具有保存價值、需要執行的上級相關部門的文件材料。數字化背景下醫院綜合檔案歸檔的形勢和要求發生了巨大變化，傳統紙質等載體檔案朝著電子文件轉化，電子文件歸檔注重其“形成、流轉、歸檔”全過程的電子化管理。根據《檔案法》《檔案法實施條例》的相關規定，基于電子文件全生命周期理念下的歸檔電子文件包括電子簽名、數字化歸集等環節，使歸檔的電子檔案達到“來源可靠、程序規范、要素合規”的要求，實現歸檔電子文件真實性、完整性和可追溯性。

1 數字化背景下醫院綜合檔案的主要特征

1.1 數量龐大

醫院綜合檔案包含醫院在其履職過程中形成、反映醫院基本歷史面貌、具有保存價值的文件材料，包括在醫院管理、學科建設、科研教學、人才培養及優質服務方面產生大量具有保存價值的檔案文件，涵蓋行政、科研、后勤、基建、人事等工作中產生的各類文件、記錄、報表等。這些綜合檔案隨著醫院的發展，檔案的數量和規模也呈現出較大幅度的增長態勢。如果不及時給這些綜合檔案歸檔，勢必會增加后期歸檔的工作量，越積越多，影響后期綜合檔案的管理。

1.2 門類繁多

醫院綜合檔案門類繁多，包括文書類、醫療衛生類、預防保健類、科研教學類、基建類、醫療設備類、會計類、特種材料類、實物類、名醫名人類，等等。醫院綜合檔案門類繁多，在歸檔整理時也要結合不同類型采取相應的歸檔整理方法。其中醫院文書類、預防保健類、醫療衛生類需要按照《歸檔文件整理規則》，以“件”為單位，按年度、保管期限分類；一般文件材料歸入文件形成年度，以文件落款日期為準；跨年度的調查項目、科研項目、設備項目，其全套材料統一歸入結事年度；與科研、專題調查、基建等密切相關的管理性材料，應歸入相應的專業類別；儀器設備按通用設備、檢驗設備、診斷設備、手術治療及輔助設備整理。

1.3 高依賴性

在數字化背景下，醫院綜合檔案主要以電子形式歸檔，電子檔案信息的非直讀性和設備依賴性對做好電子檔案歸檔提出新的要求。首先，數字化背景下醫院綜合檔案主要以電子化形式存在，與傳統載體檔案不同，電子檔案以數字編碼形式，將醫院行政管理、基建項目管理等內容記載于磁帶、磁盤等特殊載體上，電子檔案信息識別、生成、傳遞均對設備載體有著很強的依賴性。數字化背景下醫院綜合檔案歸檔，不僅是綜合檔案本身的歸檔，還涉及檔案承載著相應的載體。此外，醫院綜合檔案歸檔還包括元數據及背景信息，即電子檔案文件結構、上下文關系等，這些都需要在歸檔時給予高度關注，做好歸檔收集管理。

2 數字化背景下影響醫院綜合檔案歸檔率的因素

數字化背景下醫院綜合檔案歸檔形態、載體、內容及時間要求都與傳統綜合檔案不同，影響醫院綜合檔案歸檔率的因素眾多，歸納起來，既有歸檔人員的思想認識因素，也有信息技術因素，還有法規標準要求等因素[2]。

2.1 人的因素

人的因素影響歸檔率主要有歸檔意識、歸檔能力兩個方面。數字化背景下醫院綜合檔案歸檔有其自身要求，這就要求從事檔案管理者及從事綜合檔案資料收集的專兼職人員，都要牢固樹立“應歸盡歸”“應收盡收”原則。以醫院基建項目檔案為例，無論是新建、改建還是擴建，參與方及基建項目環節眾多，重視基建項目建設進度，也要注重各個時期檔案資料的歸檔。可見，歸檔意識會直接影響歸檔率。此外，把握歸檔要求，落實歸檔標準，也會影響歸檔率。以歸檔時間要求為例，醫院綜合文書檔案應在經辦、整理完畢后，于次年6月底前歸檔；照片檔案、錄音檔案、錄像檔案一般在活動結束或辦理完畢后隨時歸檔；醫院會計檔案應在會計年度終了后保管一年，于次年3月底前歸檔；辦公自動化或其他業務系統產生的電子檔案應隨辦隨歸。檔案管理人員因操作不熟練而拖延歸檔或錯誤刪除數據，導致檔案數據信息應歸檔而未歸檔。可見，檔案業務能力也是影響綜合檔案歸檔率的又一重要因素。

2.2 技術因素

在數字化背景下，計算機信息技術、辦公系統、財務軟件應用，這些技術因素也會直接影響醫院綜合檔案的歸檔率。一方面，存儲系統的性能會影響歸檔率。如HDD、SSD、云存儲、網絡寬帶等存儲介質讀寫速度會影響歸檔效率，綜合檔案數據是否正確分類，也會直接導致可能發生無效歸檔或歸檔遺漏。尤其是計算機信息系統的應用，所使用的檔案管理信息工具及軟件系統的可靠性也會影響歸檔率。如歸檔軟件的穩定性（是否易崩潰）、兼容性（是否支持多種數據格式）、版本兼容性（如舊系統生成的數據無法在新系統中讀取），多系統間數據格式不兼容，接口不穩定可能導致歸檔失敗，以及使用云服務或外包歸檔時，服務商的SLA（服務級別協議）不達標等技術因素，會直接影響著檔案的歸檔率。

2.3 制度因素

隨著信息技術的發展，大數據、云計算、區塊鏈等技術在檔案管理中深度應用，國家檔案主管部門為做好數字化背景下電子檔案歸檔工作，出臺了一系列有關歸檔方面的規范性文件，出臺了一系列規章制度。如《歸檔文件整理規則》《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》《政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理辦法》《招標投標電子文件歸檔規范》《建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》《文書類電子文件元數據方案》《基于XML的電子文件封裝規范》等。在數字化背景下，醫院綜合檔案歸檔需要嚴格執行這些規章制度，還需要進一步健全相應的管理制度，如“三同時”“單軌制”“四性”檢測制度等，這就要求在具體貫徹執行過程中，根據不同領域的綜合檔案特點，確定相應的歸檔范圍、歸檔流程、歸檔辦法，但從現實落實情況來看，醫院綜合檔案歸檔還缺乏健全的管理制度，還存在歸檔責任不明確，部門之間缺乏行之有效的溝通，這些都是影響醫院綜合檔案歸檔率的重要因素。

2.4 管理因素

數字化背景下，醫院綜合檔案歸檔率也受管理因素影響。政策與規范管理因素。突出表現在歸檔時間、歸檔數據類型、保留周期等歸檔標準不明確；訪問及刪除歸檔數據信息管理權限不當，影響歸檔率；合規性要求因素。法律或行業規定中要求特定數據必須歸檔，數據不合規影響歸檔率。監督與考核因素。歸檔完成情況以及歸檔率是否納入部門或個人績效考核也是影響歸檔率的因素之一。環境與安全因素。自然災害、硬件故障、數據中心斷電等突發狀況發生，導致歸檔中斷或數據丟失影響歸檔率。勒索軟件攻擊破壞歸檔數據，未加密數據在傳輸時遭受竊取。此外，檔案管理人數較少，無法有效滿足日益增長的歸檔要求。

3 數字化背景下醫院綜合檔案歸檔率提升對策

數字化背景下醫院綜合檔案100%歸檔率，是綜合檔案歸檔工作的重要指標性要求，也是醫院綜合檔案量化考核的重要內容之一。針對醫院綜合檔案主要特征以及影響歸檔率的人、技術、制度及管理因素，需要綜合施策，努力實現醫院綜合檔案100%的歸檔率。

3.1 加強宣傳教育，提升歸檔意識

人的歸檔意識和歸檔能力因素是影響歸檔率的重要因素。通過宣傳教育，切實提高歸檔意識及歸檔能力水平。一方面，通過舉辦醫院綜合檔案業務培訓，邀請專家來院授課，組織檔案專兼職人員赴先進醫院參觀學習等方式，尤其是要重點做好《檔案法》《檔案法實施條例》《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》等檔案管理方面法律法規知識的宣傳普及。此外，還要有針對性地圍繞歸檔專題開展培訓，針對電子文書檔案、照片檔案、錄音錄像檔案、會計檔案等不同門類檔案歸檔的特點，熟悉其歸檔范圍、歸檔程序、歸檔要求，通過宣傳教育，不斷提升檔案管理專職人員、兼職人員以及其他醫務工作者的歸檔意識，在思想上真正重視并配合做好檔案歸檔工作，形成全院歸檔工作合力，增強歸檔工作的主動性。另一方面，要加強歸檔業務知識培訓，提高歸檔能力和水平。如醫院基建檔案，要把握其形成環節，確保歸檔的完整性[3]。基建項目資料包括可研階段、設計階段、施工階段、監理階段、竣工驗收及審計結算等，要做好每一個階段每一個環節基建檔案資料的完整歸檔立卷，把握立卷歸檔細節，確保“應收盡收”“應歸盡歸”[4]。如竣工驗收階段，竣工圖章及施工單位名稱印章要在竣工圖中逐一加蓋。制作歸檔審查表，細化設計、施工、監理、勘察、驗收單位的歸檔責任，逐一檢查是否存有缺項。

3.2 注重技術應用，實現歸檔及時

數字化背景下電子文件數量和規模越來越大，做好電子文件及時歸檔、同步歸檔離不開先進技術的應用和支持。針對醫院綜合檔案管理現狀，要積極搭建在線歸檔網絡平臺，根據《數字化檔案館建設指南》等具體要求，搭建局域網、互聯網、院工作網絡平臺，配備服務器、容災備份一體機，實現網上歸檔、整理、保管、銷毀全生命周期的管理。OA系統推送電子文件、元數據，專兼職檔案人員登錄檔案管理系統，可及時對其進行整理，生成電子歸檔章，完成歸檔。積極搭建智慧協同辦公系統。借助OA系統，打造集電子文件擬稿、核稿、發文、用印全過程的線上操作，并按照“四性”檢測，及時將電子文件整理歸檔。為適應數字時代的發展以及文書類電子文件元數據及封裝需要，將醫院綜合檔案管理與其他辦公系統、業務系統集合起來，融合OA系統與歸檔系統，擴大個性化歸檔接口，實現OA系統電子文件在線實時歸檔，滿足應歸盡歸要求。此外，還要積極運用智能技術，設計電子檔案流程和檔案在線移交流程，前臺電子文件一經生成觸發電子檔案歸檔業務，歸檔流程就會自動采集綜合檔案電子文件、元數據，并封裝成歸檔信息包，提升了綜合檔案歸檔的效率。同時，注重信息技術應用，根據不同用戶角色、限權自動分配其相應歸檔管理權限，確保安全、合規。

3.3 掌握方式方法，拓寬歸檔渠道

醫院綜合檔案歸檔環節多、檔案類型多，形成的歸檔文件涉及面廣、內容繁雜，周期長，稍有疏忽就可能遺漏。加之各個崗位人員流動，檔案資料及時歸檔十分重要。因此，要掌握一定的方式方法，采取科學歸檔模式，確保檔案資料的完整、優質、高效收集。作為一名檔案管理者，要熟悉醫院各個部門、各個時期形成的檔案資料，對綜合檔案資料的內容、歸檔范圍、歸檔期限要心中有數。一方面，采用追蹤收集。這種方式方法主要針對醫院專項工作或工程周期短的建設項目檔案，檔案專兼職人員要主動到相關部門或現場詢問、了解工作進展，及時掌握業務進程，為相關部門提供歸檔業務方面的專業指導。追蹤收集的方式能夠實現歸檔的高效、高質量，但投入的人力、精力較大。另一方面，采用分階段收集。即，針對大型活動或者醫院周期較長的基建項目，醫院檔案管理部門人員要始終與兼職檔案員、具體部門之間暢通聯系渠道，建立常態化的工作聯系機制，實時掌握工作進展情況，確保應收盡收，防止重要資料流失。

3.4 夯實基礎工作，健全歸檔制度

醫院綜合檔案歸檔是一項專業性、長期性和基礎性的工作，健全歸檔制度是提高歸檔率的重要保障。要完善綜合檔案歸檔制度，根據《檔案法》《檔案法實施條例》《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》等法律法規，進一步完善醫院綜合檔案管理制度，尤其是歸檔方面的相關規定，明確綜合檔案的隸屬關系，專兼職檔案員的檔案管理工作職責，落實“三同步”工作機制，定期通報機制，即在醫院專項活動、基建項目完成等特殊階段，要定期編制部門歸檔情況，并對歸檔質量進行總體評價，根據歸檔情況進行相應的獎懲。一方面，對歸檔率低的部門或單位要做好調查了解，弄清原因，并督促其整改[5]。另一方面，對歸檔率高、歸檔質量好的部門或個人及時予以表彰獎勵。通過正向激勵反向約束等方式，增強歸檔工作的積極性、主動性。此外，還要積極構建信息傳遞，增強醫院內部各部門之間的密切配合，形成檔案歸檔的合力。

參考文獻

[1]李敏.數字化背景下基建檔案歸檔率提升對策分析[J].蘭臺內外，2021（6）：22-23.

[2]施麗霞，范玉榮.影響醫院檔案歸檔率的因素及有效應對措施[J].中國管理信息化，2016（23）：176-177.

[3]劉萍.數字化背景下，醫院基建檔案歸檔率提升策略研究[J].蘭臺內外，2022（31）：43-45.

[4]張景華.數字化背景下醫院基建檔案歸檔率提升對策[J].蘭臺內外，2020（24）：24-25.

[5]唐峰.淺議如何提高水利工程檔案的歸檔率[J].治淮，2012（2）：41-42.

作者簡介：李秀云（1968.4—），大學學歷，濟南市人民醫院副研究館員，主要從事醫院檔案管理研究。