信息化時代事業單位檔案數字化轉型的挑戰與對策

摘 要：隨著信息技術的迅猛發展，事業單位檔案管理正面臨數字化轉型的重大機遇與挑戰。本文通過分析推動檔案數字化轉型的主要動力，包括政策指引、技術革新及社會需求的增長，探討數字化轉型過程中遇到的技術、組織和環境層面的主要挑戰，提出通過技術嵌入提高數據治理能力，優化組織管理結構以促進協同合作以及整體推進保障轉型所需的資源供給的對策。

關鍵詞：信息化；事業單位；數字化轉型

檔案作為一種重要的信息資源，其管理方式的現代化對于提升工作效率、確保信息安全具有重要意義。長期以來，事業單位依賴傳統的紙質檔案管理模式，依靠物理存儲和手工操作的方式，已經很難適應大數據發展及數字化轉型的形勢需要。因此，實現檔案管理數字化無疑是適應新時代要求的必然選擇[1]。近年來，國家檔案局出臺多項法規規范和標準文件，積極推動檔案數字化發展。在政策引領與技術進步的雙重驅動下，事業單位檔案管理逐步向數字化、智能化邁進。

1 信息化時代事業單位檔案數字化轉型的主要動力

1.1 政策指引加速數字化布局

在我國數字化轉型的整體布局中，檔案數字化始終是重要一環。《中華人民共和國國民經濟和社會發展第十四個五年規劃和2035年遠景目標綱要》中提出要加快數字化發展，建設數字中國，推進產業數字化轉型，以數字化轉型整體驅動生產方式、生活方式和治理方式變革，指明數字化轉型的重要性。在此背景下，事業單位得以依托國家層面的“大數據”“云計算”等重大信息化工程，實現與其他部門、機構在數據資源、技術平臺上的互通與協同。

1.2 技術革新拓展檔案應用空間

現階段，大數據、人工智能等信息技術的飛速迭代，為事業單位檔案數字化帶來全新的契機。與傳統紙質檔案管理或簡單的電子化掃描不同，基于先進技術的檔案數字化能夠實現更高層次的功能延伸。從最初的檔案掃描、數據錄入到如今的語義檢索、圖像識別和自動分類，檔案處理環節所需的人力投入大幅下降，工作效率得到顯著提升。同時，智能化的應用模式也開始在事業單位落地。事業單位能夠從簡單的信息存儲管理向知識服務轉變，將過去零散的檔案資料轉化為結構化、可檢索、可關聯的數據庫，為后續跨部門、跨專業的信息互聯與綜合應用奠定數據基礎。技術革新進一步豐富檔案管理的手段，使事業單位在服務模式上呈現出更多可能，為打造“智慧檔案”及一體化檔案資源平臺提供現實路徑[2]。

1.3 社會需求促進資源開放共用

隨著社會信息化水平的提高，公眾對于檔案的需求早已超越昔日“少數人查詢”或“內部資料參閱”的方式。事業單位的檔案在某種程度上承載著社會公共記憶和傳承的功能，也與經濟社會運轉緊密相連。如教育檔案、建設檔案、醫療檔案等都與日常民生、社會治理和經濟建設密切關聯。通過數字化轉型，事業單位可以更好地面向社會提供高效便捷的檔案查詢服務，并使檔案信息在政務公開、社會公益等多個方面發揮積極作用。在互聯網與移動端高度普及的當下，公眾對于信息獲取的效率和體驗要求日益提升。依托數字化系統的在線搜索、遠程訪問、自助打印和可視化展示等功能，能讓檔案利用更具時效性與便捷性[3]。同時，社會對于歷史文化遺產與檔案價值的關注也不斷增強，許多事業單位開始嘗試對珍貴檔案進行深度開發，并以數字化的方式在文化展覽、教育推廣中加以利用，提高公共文化服務水平。事業單位檔案數字化轉型在滿足社會多元需求的同時，也獲得了更多社會認可與公眾支持，從而在資源與政策上形成良性互動，為后續的持續推進提供更寬廣的空間。

2 信息化時代事業單位檔案數字化轉型的主要挑戰

2.1 技術層面

隨著各級事業單位陸續開展數字化工程，內部已相繼建成多個功能不一、標準各異的業務系統或檔案管理子系統。然而，由于起步階段缺乏統一的技術規范和頂層規劃，各系統之間缺少有效的接口對接與標準兼容，形成“信息煙囪”或“數據孤島”。在這種情況下，檔案系統內部無法與其他業務系統實現高效的橫向互聯，加之事業單位的檔案信息極具多樣性與動態性，不同格式、不同形態的檔案數據在流轉、存儲和利用環節產生了諸多重復與沖突。一旦管理者需要調用某一專題或跨部門的檔案數據時，往往面臨數據重組和格式轉換的多重困難，無法發揮數字化應有的集約化和共享化優勢[4]。

2.2 組織層面

事業單位長期以來形成的紙質檔案管理模式與數字化轉型存在固有差異。傳統機制更注重檔案的“實體保管”與“紙質存檔”，由此衍生出的分層級、分部門的管理方式，普遍缺乏對數字化檔案的統一治理思路。在現有的人事體系、經費預算及責任考核模式下，檔案管理部門的作用通常被視為輔助性或事務性，而數字化轉型所需要的統籌協調權力卻難以獲得足夠的制度保障。加之部分事業單位的內部決策流程仍保持著較強的層級性，導致各部門或科室對數字化項目的態度和執行動力參差不齊。一旦缺少明確的職責分工和有效的跨部門協同機制，就難以保證數據采集、標準制定、系統運維等關鍵環節的通暢運行，最終造成檔案數字化項目在落地執行中出現進度滯后、資源浪費等問題。此外，過度依賴部門間的臨時協調或“運動式”推進，也會使數字化成果無法固化為日常管理的一部分，阻礙檔案數字化的可持續發展。

2.3 環境層面

檔案的數字化不僅意味著管理介質的變革，也涉及數據的安全保密、法律證明效力以及個人隱私保護等諸多敏感問題。部分事業單位在開展檔案信息公開與數據共享時，遇到法律邊界不清晰或流程不夠明確的情況，難以平衡公開和保密之間的矛盾。尤其在跨部門聯合辦理、跨區域共享等情境下，對數字檔案的合法使用、流轉追溯與責任劃分缺乏統一的規范與實施細則。此外，一些地方性法規和行業規章之間尚未實現高效銜接，事業單位若要兼顧地方要求和國家標準，往往陷入“無法可依”或“多頭管理”的境地。由此可見，數字檔案的法律地位和使用規則仍有待進一步明確與細化，亟需從制度與技術層面共同發力，完善覆蓋全流程的監管體系。

3 信息化時代事業單位檔案數字化轉型的應對策略

3.1 技術嵌入，提高數據治理能力

事業單位檔案數字化轉型要通過技術嵌入，提升數據治理能力，使檔案管理從傳統的手工操作和靜態存儲轉向數字化、動態化的管理模式。

3.1.1強化平臺化建設，構建一體化檔案管理體系。首先，建立檔案管理協同平臺。由事業單位的信息化部門牽頭，開發或采購符合檔案管理需求的綜合性管理平臺。平臺需具備檔案采集、存儲、分類、查詢、利用等多功能模塊，支持單位多部門協同操作。通過統一的技術接口和數據對接標準，實現檔案管理平臺與行政、人事、財務等業務系統的深度融合，打通檔案數據的橫向互通渠道。其次，推進分級管理。基于事業單位檔案管理的業務特點，平臺應支持分級管理與權限分配。各部門可以在統一的系統框架下，基于權限范圍對相關檔案進行自主管理，同時確保單位整體檔案數據的集中化和規范化。最后，完善檔案利用服務功能。平臺建設需以提升檔案利用效率為目標，強化檔案查詢與服務功能。通過優化關鍵詞檢索、條件篩選等功能，使用戶可以快速、精準地獲取所需檔案。對于高頻使用的檔案，可以在平臺中設置便捷調用功能，實現檔案資源的高效調取與利用。

3.1.2推動數據標準化管理，提高檔案數據質量。一方面，結合國家檔案管理法規和事業單位的實際需求，制定統一的檔案數據標準，包括檔案分類規則、命名規范、存儲格式等。特別是在數據錄入階段，要加強審核和校驗，避免因錄入錯誤導致的數據混亂。另一方面，開展檔案數據清洗與整合。針對存量檔案數據開展全面清理工作。通過技術手段對重復、錯誤、不完整的數據進行清洗和修正，對不同格式的檔案數據進行轉換和整合，確保存量數據滿足數字化管理要求。

3.2 理順主體，優化組織管理結構

檔案工作數字化轉型是一場融合數字技術與傳統科層組織的深度治理變革，要著力推動檔案管理從條塊分割、各自為政的模式轉向共享開放和有效協同。只有在組織結構和主體協同上實現優化，才能真正釋放數字技術與檔案工作深度融合的潛力。

3.2.1構建平臺驅動的協同機制，推動組織結構網絡化。在組織層面，建議設立以檔案主管部門為核心的信息化協同平臺組織機構，將檔案管理部門、信息技術部門和主要業務部門納入統一框架。檔案主管部門作為協調中心，應負責統籌規劃和協調執行。信息技術部門負責提供技術支持和系統開發。主要業務部門負責檔案數據的采集、整理及應用支持。這種結構能夠有效促進部門之間的溝通，避免職能重疊和推諉。在業務層面，檔案管理部門需充分利用數字技術，加強與其他部門的業務協作。在內部，應依托檔案管理信息化平臺，推動檔案收集、整理、分類、利用及監管等全流程的在線化操作，打破部門和層級間的“數據壁壘”。在外部，應積極融入“數字政府”建設，借助“一網通辦”的政務服務平臺，將民生檔案、政務信息納入統一的數字化資源體系。通過平臺的標準化接口，檔案數據可實現多部門、多層級的共享和調用，從而提升檔案管理的效率和公共服務能力。

3.2.2強化多元主體協作，構建共建共享的檔案生態。協同的前提是各主體職責分工得清晰明確。在檔案數字化轉型中，應以檔案主管部門為主導，統籌規劃和協調各方。企業作為技術支持主體，可提供成熟的數字化工具、技術解決方案及基礎設施。社會組織和學術機構則可以憑借其專業資源和人才優勢，參與檔案數字化標準的研究與制定，推動轉型過程中的監督與評估。公眾作為檔案服務的主要受眾，既是資源的使用者，也是服務優化的監督者，可通過意見反饋推動檔案部門提高服務水平。與此同時，事業單位需通過明確戰略目標，將檔案數字化的公共價值置于重要位置。設定“提升檔案管理效能、優化公共服務體驗、促進檔案資源社會化應用”的目標框架，確保各主體在協作中能夠平衡公共利益與個體需求。

3.3 整體推進，保障轉型要素供給

事業單位檔案數字化轉型是一項復雜的系統工程，需要在戰略部署和要素供給上實現全面統籌與持續推進。為保障轉型工作的順利實施，應從資源整合、制度優化兩個方面入手，構建一套系統性、可持續的推進機制。

3.3.1推動資源整合，形成全要素供給體系。數字化轉型涉及大量的資金投入、技術支持和人力資源，事業單位應積極整合內部與外部資源，形成多維度的支持體系，確保各項工作有序推進。一方面，可通過爭取政府專項支持、申請數字化轉型試點項目資金等方式增加投入；另一方面，應注重優化資金使用效率，將資源集中在基礎設施建設、關鍵技術開發及檔案數據加工等重點領域。同時，建立資金使用的監督與反饋機制，確保每一筆投入都發揮最大效益。與此同時，數字化轉型對檔案管理人才的能力結構提出了更高要求，既需要熟悉檔案管理業務的傳統技能，也需要掌握信息技術和數據治理的現代知識。事業單位應通過引進與培養并舉的方式打造復合型人才隊伍。開設檔案數字化轉型專題培訓課程，為現有員工提供技術支持、標準化操作及數據治理等方面的技能培訓。同時，可以與高校及科研機構合作，通過產學研聯合培養的模式，吸納具備創新能力的專業人才。除了內部資源的整合，事業單位還應積極尋求與企業、行業協會及社會組織的合作，通過外包服務、技術合作及資源共享等形式，彌補自身技術能力和資源儲備的不足。

3.3.2完善動態適應機制，構建持續優化能力。在數字化轉型推進過程中，可能面臨技術升級、政策調整或需求變化等外部得不確定性。因此，事業單位應構建靈活的規劃調整機制，定期對現有轉型方案進行評估與優化。同時，加強技術儲備與前瞻性研究。事業單位應高度關注數字技術的發展趨勢，并在前瞻性技術領域進行儲備。可以定期組織檔案技術應用的學術交流或研討活動，了解最新的行業動態與技術突破。與此同時，支持技術團隊或科研機構針對檔案管理中的關鍵難題開展專項研究，為未來的數字化應用奠定技術基礎。

事業單位檔案的數字化轉型不僅是信息化發展的必然要求，更是提高管理效能和服務水平的重要途徑。盡管在技術整合、組織調整和法規完善等方面存在諸多挑戰，但通過政策支持、技術創新和多方協作，完全有可能實現檔案管理的現代化。只有全面應對轉型中的各種問題，才能確保檔案數字化工作穩步推進，最終實現智慧檔案管理的目標。

參考文獻

[1]楊萬春.檔案工作數字化轉型現實困境及推進策略探討[J].四川檔案，2024（06）：16-17.

[2]陳永生，包惠敏，鄧文慧.檔案工作數字化轉型場域下法規體系的完善理路——以《中華人民共和國檔案法實施條例》為分析視角[J].檔案管理，2024（02）：58-62.

[3]程春雨.夯實三個基礎 加快推進檔案工作數字化轉型[J].中國檔案，2023（12）：34-35.

[4]史鍵，陳曦.企業檔案工作數字化轉型：價值取向、現實困境及優化策略[J].檔案管理，2023（06）：96-99.

作者簡介：劉俊英（1984—），碩士研究生學歷，山東省曹縣教育和體育局館員，研究方向：檔案管理。