QHSE管理體系視角下公路檔案管理探究

摘 要：近年來，隨著公路建設、養護、管理業務工作的深入開展，公路檔案數量、規模都呈現出較大幅度的增長，公路檔案具有重要的“存史資政育人”的價值功能，但公路檔案收集復雜、資料來源多樣、后期頻繁利用等，需要采取有效的措施，切實提升公路檔案的管理水平。本文分析了新時代公路檔案管理的特點，基于QHSE管理理念詳細分析了公路檔案管理在質量、健康、安全和環境等方面面臨的現狀及問題，在此基礎上，基于QHSE管理理念下有針對性地提出了公路檔案管理體系構建及其內容，有利于提升公路檔案管理質量和水平，實現公路檔案事業高質量發展，以公路檔案管理高質量助力公路事業發展高質量。

關鍵詞：QHSE管理體系；公路檔案；檔案管理

公路建設、養護和管理有效保障了人民群眾的出行，使城市與城市之間的聯系更為順暢。根據交通部公布的數據顯示，截至2023年底，我國公路通車里程為543.68萬公里，較2022年增長了8.2萬公里。截至2023年底，山東省公路通車里程達29.3萬公里，其中高速公路為8000多公里，交通基礎設施建設不斷取得新突破，為全省經濟高質量發展夯實根基。公路項目建設前的規劃、設計、建設、竣工驗收以及通車后的日常養護，在此過程中產生大量檔案。與其他種類檔案相比，公路檔案具有種類繁多、交叉復雜，專業程度強，利用率高、價值大。加強公路檔案管理，是依法維護路產路權，減少權屬糾紛，維護社會穩定，確保國家公路產權不受破壞，使公路路政管理走向法治化、科學化、規范化，也為后期依法管理公路路產提供重要依據。但公路檔案復雜的收集流程、多樣的資料來源、頻繁的后期利用都給公路檔案管理增添了難度。

QHSE管理體系是由質量（Quality）、健康（Health）、安全（Safety）、環境（Environment）等組成，是把管理中的質量、健康、安全、環境因素系統謀劃，并深度融合，打造出一套“四位一體”、覆蓋全周期、各方面的科學、系統、完善的管理體系。QHSE管理體系體現了“以我為主、兼收并蓄”原則，借鑒QHSE管理理念和方法，結合公路檔案管理實際，將其運用到公路檔案管理，不斷提升檔案管理人員的QHSE意識，糾正公路檔案管理不安全行為，從而有效控制風險，預防事故發生，守牢檔案管理的安全底線。

1 公路檔案管理特征

公路檔案包括項目建設檔案、養護檔案以及路產路權維護檔案等。以項目建設檔案為例，包括項目醞釀、決策、設計、施工、運行等全過程的檔案資料，有文字、聲像、圖表等不同載體形式的材料，見證了公路建設、運營、維保等各個方面的歷史資料[1]。從檔案收集、整理、歸檔、利用等業務工作來看，公路檔案管理主要呈現諸多特征。

1.1 涉及主體多

公路檔案涉及單位、部門眾多，從外部來看，公路項目檔案涉及規劃部門、城建單位，公路項目設計、勘察、消防、施工、監理等多個單位主體；公路投入使用后，公路養護和日常管理檔案則由新的單位和部門負責。而從內部來看，公路檔案主要來自辦公室、人事、審計、國省道建設、高速公路建設、國省道養護、安全與應急管理、科技、公路保護、工程招標、公路質量檢測、資產管理等多個部門。公路檔案管理涉及主體眾多，給檔案收集、利用及安全管理提出了更高要求，需要部門之間密切配合與協作。

1.2 內容專業性

公路檔案管理專業性強，有著許多專門性的規定，如《公路建設項目文件材料立卷歸檔管理辦法》《公路建設監督管理辦法》《交通檔案管理辦法》《公路工程項目文件歸檔范圍》《公路建設項目文件材料收集歸檔單位》等。從公路檔案內容來看，其專業性強，管理有專門的標準和要求，如公路項目建設竣工圖編制，編制責任主體是施工單位，編制要能“全面、準確、清晰”地反映公路項目竣工的實際情況，結構、工藝等重大變更或圖面變更面積超過10%，需要重繪竣工圖。

1.3 形成周期長

較長檔案形成周期是公路項目檔案管理面臨的一個顯著特點。以公路項目建設為例，中、大型公路建設項目，從其項目規劃、立項、設計、施工、竣工驗收大多需要3—5年時間，有的重點公路項目建設檔案甚至耗時更長，較長周期給公路檔案管理增添了難度，一方面，要始終保持公路檔案管理有人跟進，負責收集、整理、管理，投入的人力、時間較多。另一方面，還要始終關注公路項目進展及建設情況，公路項目內容出現變更的，還要及時修訂完善歸檔范圍和保管期限等。可見，公路項目形成的長周期性對檔案管理投入更大。

1.4 載體形式多

與其他專業檔案相比，公路檔案形成類別及載體形式更加多樣化。從類型看，公路檔案包括文書類、基建類、財會類、設備類、黨群類等；從形式看，公路檔案有電子檔案、照片檔案、紙質檔案、錄像檔案等；從形成看，公路檔案產生及形成具有變化性。例如，公路項目建設內容的變更，歸檔范圍也會隨著發生變化。從存儲看，公路檔案數據存儲載體有磁存儲載體、光存儲載體、電存儲載體和膠片存儲載體，見表1。不同存儲載體的標準和要求差異較大，需要結合其介質特征，選擇適宜的存儲方式，滿足適當的存儲要求。如硬盤存儲，響應時間長，但安全性低、使用壽命短，防磁防震防靜電及恒溫恒濕等保存環境要求高[2]。

1.5 利用價值高

檔案具有“存史資政育人”價值，公路檔案在此方面尤為突出。從存史方面來看，公路檔案記錄公路項目從其立項、設計、規劃、建設、竣工、運維全過程，通過公路檔案資料的收集、整理，全面展示公路項目的歷史面貌。從資政方面來看，公路檔案中記錄了許多寶貴的信息內容，包括公路項目管理方法，公路項目建設工藝運用、公路運營維護方案等，這些都為政府及相關部門開展新的公路項目建設提供了重要參考，也為相關部門了解公路項目投資規模、運維成本等信息提供重要決策參考。從育人方面來看，公路檔案展示了一代又一代公路人篳路藍縷的奮斗史，通過檔案資料信息挖掘，用以作為先進事跡宣傳的重要資料，具有重要價值。

2 公路檔案管理現狀——基于QHSE管理分析

2.1 公路檔案管理“質量”有待提升[3]

公路檔案管理制度、收集、整理、入庫及庫房館藏檔案管理質量有待提升。從管理制度來看，公路檔案管理制度不夠精細，《檔案法》《檔案法實施條例》頒布實施以來，沒有及時對相關管理制度進行修訂和完善，未將公路檔案信息化建設納入單位信息化規劃，公路檔案開放審核相關制度缺失，導致開放審核工作進展緩慢。公路檔案形成周期長，由于管理制度缺失導致資料收集不及時現象時有發生，文件材料本身質量薄弱，附圖、附表等配套不完整，標題內容不一致，紙張、字跡不符合管理要求。《檔案法》賦予電子檔案與傳統載體檔案同等效力，但公路電子檔案管理制度沒有及時跟進制定，使“四性”檢測未有效開展。此外，公路檔案利用制度不健全，也在一定程度上影響了檔案的安全管理。

2.2 公路檔案自身“健康”有待改善

公路檔案傳統載體及電子數據特殊存儲載體的介質特征，以及電子檔案要素的合規要求等，使公路檔案自身存在諸多不“健康”的問題。一方面，公路檔案存儲時間過久以及后期的頻繁查閱、檢索、利用，使傳統紙質公路檔案載體出現發黃、發脆、老化現象，影響傳統載體公路檔案的保管壽命；另一方面，公路檔案特殊存儲介質，如磁盤、光盤、硬盤及膠片等，受到周圍磁場、硬物劃痕、劇烈震動影響等，都會出現存儲于其間介質信息無法讀取等問題。此外，電子公路檔案還要滿足“來源可靠、程序規范和要素合規”要求，其中“要素合規”中的要素包括內容要素、結構要素、背景信息要素、管理過程要素等都要符合規范要求。但文件格式、封裝打包、元數據規范不規范現象時有發生，影響了檔案資料的查詢、檢索和利用。

2.3 公路檔案管理“安全”有待強化

《檔案法》明確將檔案安全作為監督檢查的重要內容，提出檔案安全事故搶救或上報機制。新時代公路檔案管理面臨著諸多傳統安全風險和非傳統安全因素威脅，安全管理有待進一步加強。如紙質公路檔案遭受蟲蛀、鼠咬、水漬，光盤、磁盤遭受重物撞擊或意外劃痕，高溫高濕影響磁性介質的使用壽命。還有許多非傳統因素威脅，如病毒入侵導致計算機終端設備癱瘓；病毒、黑客入侵導致公路檔案信息外泄，協議堵塞導致網絡出現漏洞；電子公路檔案信息被惡意修改、刪除，甚至偽造、破壞等，直接影響公路檔案的完整性、真實性、原始性。

2.4 公路檔案管理“環境”有待改善

公路檔案管理需要在特定環境下才能長久保存。但目前保存環境還存在一些問題，例如，庫房布設不合理，可能設置在毗鄰危及檔案安全的地方，檔案庫房裝具布置、門窗設置不符合《檔案館建筑設計規范》的要求，選用木質柜等，恒溫恒濕設備配備與檔案庫房需要不相適應；檔案庫房防火門安裝沒有達到甲級要求；數字檔案室應用系統與局域網、政務內網沒有實現物理隔離。無論是軟環境還是硬環境，公路檔案管理環境都需要進一步完善，加大基礎設施投入力度，滿足新時代公路檔案管理的現實需要。

3 QHSE管理體系視角下公路檔案管理措施

3.1 提高公路檔案管理“質量”水平

針對公路檔案管理質量現狀，需要從公路檔案管理制度、收集、整理、入庫及庫房館藏檔案管理質量入手，構建全過程的質量管理體系，注重PDCA、6S精細化管理理念的應用。首先，提升公路檔案管理制度質量。根據《檔案法》《檔案法實施條例》《檔案館照明系統設計規范》《恒溫恒濕檔案庫房空調工程施工及質量驗收規范》等法律、法規，結合公路檔案管理行業特點、規律，進一步修訂完善公路檔案管理制度，確保制度要求與時俱進，滿足最新要求。其次，提升公路檔案管理全過程的質量。針對公路檔案形成周期長的現實特點，始終繃緊質量之弦，從公路檔案收集、整理、編目、數字化、統計、銷毀等全生命周期質量化管理。最后，按照“增量電子化、存量數字化”原則，積極推進館藏公路檔案數字化進程，按照“單軌制”原則，做好新增公路檔案電子化管理。

3.2 改善公路檔案自身“健康”狀況

要從載體和內容兩個方面抓好公路檔案自身“健康體檢”，確保公路檔案管理符合標準化、規范化要求。一方面，要定期做好館藏紙質公路檔案巡查，檢查檔案是否存在蟲蛀等“健康”問題，并及時做好檔案載體保護工作，延長傳統載體檔案的使用壽命。同時，也要積極做好特殊公路檔案存儲介質的“健康檢查”，是否采取有效防磁、防震手段，確保介質“可讀”“可用”。另一方面，要做好公路檔案內容的“健康檢查”，按照真實性、完整性、可用性和安全性“四性”的標準，檢查存儲于光盤、磁盤、硬盤等特殊介質中的電子公路檔案能否正常讀取，定期做好數字檔案遷移以及電子檔案備份工作，確保電子公路檔案要素合規，滿足后期檔案查詢、檢索和利用的需要。

3.3 夯實公路檔案管理“安全”根基

認真落實《檔案法》《保密法》《檔案法實施條例》等法律法規，加強公路檔案監督檢查，始終要在思想上繃緊檔案安全這根弦，始終把安全抓在手上，放在心上。一方面，要嚴格落實檔案安全責任制，把公路檔案安全納入與公路檔案業務管理的同等水平，綜合運用人防、物防、技防，增加檔案安全業務培訓，提高應對突發檔案安全風險的能力和水平。按照“八防”標準，做好檔案管理庫房建設，積極采購查殺病毒軟件，定期做好軟件升級，織密織牢公路檔案的安全屏障。另一方面，要重點做好信息化背景下電子公路檔案的安全管理，圍繞“四性”標準和要求，做好入館電子公路檔案的檢測工作，把好安全入口關[4]。同時，也要做好電子公路檔案數據的備份，注重先進技術在檔案安全管理中的應用，不斷夯實檔案安全管理的根基。

3.4 改善公路檔案管理“環境”條件

針對公路檔案管理軟、硬件環境條件，有針對性地改善，為公路檔案管理營造良好的外部環境。一方面，從公路檔案硬件管理來看，要按照《檔案館建筑設計規范》《數字檔案館建設指南》《檔案館照明系統設計規范》等規范標準，做好公路檔案管理庫房建設，確保硬件達到規范標準和要求，使公路檔案管理始終處于最優環境中運行。另一方面，要重點做好軟件建設，按照《檔案法》《檔案法實施條例》中有關檔案信息化建設的相關規定和要求，持續推進公路檔案信息化建設工作，把檔案信息化納入檔案管理規劃。加快推進館藏檔案數字化進程，同時，也要做好新增檔案電子化，切實改進公路檔案管理的軟環境，滿足新時代公路檔案管理的現實需要。

參考文獻

[1]于明莉.新形勢下公路檔案管理工作的創新研究[J].蘭臺內外，2024（14）：43-45.

[2]朱琳.淺談公路檔案管理[J].辦公室業務，2017（6）：126-127.

[3]李芃.提高檔案管理質量的幾個關鍵點[J].辦公室業務，2011（4）：48-48，50.

[4]趙秀云.新形勢下公路檔案工作信息化建設探析[J].科技資訊，2017（34）：108-109.

作者簡介：侯雯（1980.5—），大學學歷，山東省泰安市公路事業發展中心館員，主要從事公路工程科技檔案研究。