信息化視域下機關事業單位文書檔案管理工作探究

摘 要：文書檔案作為機關事業單位履職盡責、服務民生的重要依據，其管理水平直接關系到單位工作效率和服務質量。本文在分析信息化內涵與特點的基礎上，剖析了信息化對文書檔案管理的積極影響，指出其在提升管理效率、擴大利用范圍、促進資源共享等方面的重要作用。針對機關事業單位文書檔案管理存在的突出問題，提出了建立健全管理制度體系、加快推進信息化進程、提升從業人員業務水平等一系列優化策略，以期為新時期機關事業單位文書檔案管理工作提供理論支撐和實踐指導。

關鍵詞：信息化；機關事業單位；文書檔案管理

文書檔案作為機關事業單位履行職能、開展工作的重要載體，其管理水平的高低直接關系到單位工作的效率和服務質量。但是受傳統觀念和利益固化等因素影響，當前機關事業單位在文書檔案管理工作中仍存在諸多問題和不足，嚴重制約了現代化治理體系的構建。深入探究信息化視域下機關事業單位文書檔案管理，對于推動機關事業單位工作科學化、精細化、智能化，加快建設法治政府、創新政府、廉潔政府和服務型政府，具有十分重要的理論意義和現實價值。本文擬在梳理信息化發展態勢與特點的基礎上，剖析機關事業單位文書檔案管理工作的現狀與問題，提出優化管理的策略建議，以期為相關工作提供參考。

1 信息化的概念與特點

信息化是以現代信息技術為核心驅動力，通過信息資源的開發利用和信息網絡的互聯互通，推動經濟社會各領域發生革命性變革的過程。其具有全球化、網絡化、數字化、智能化等鮮明特征[1]。在全球化方面，信息化促進不同國家和地區之間的信息交流與資源共享，推動世界經濟一體化進程。網絡化則表現為計算機網絡和通信網絡的高度融合，形成了覆蓋全球的信息傳輸網絡。數字化是指利用數字技術對各種信息進行采集、存儲、處理和傳輸，實現信息資源的低成本存儲和高效利用。智能化則是通過人工智能、大數據分析等技術手段，使各類信息系統具備自主學習、輔助決策等智能化功能。信息化在促進生產力發展、優化資源配置、提高社會治理水平等方面發揮著重要的作用，已成為推動人類社會進步的關鍵力量。

2 信息化對文書檔案管理的積極影響

2.1 提高文書檔案管理效率

傳統的文書檔案管理主要依靠人工方式進行，工作量大、效率低，且容易出現遺漏、錯誤等問題。而信息化管理則通過計算機等現代化設備，實現了文書檔案的電子化采集、存儲、檢索和傳輸，大大減輕了管理人員的工作負擔。利用文檔掃描技術可快速完成紙質文書的數字化轉換，通過光學字符識別技術可自動提取文書內容，利用全文檢索功能可快速定位所需文件，使用電子目錄和索引可實現文書的分類管理與快速查找[2]。同時，信息化還提供文書檔案的遠程訪問和異地備份功能，使文書檔案管理不再受時間、空間的限制。信息化管理方式降低人工處理環節，提高工作效率，為機關事業單位節約大量的人力、物力和財力，為提升單位整體工作效能奠定堅實基礎。

2.2 擴大文書檔案利用范圍

以往受到時空限制和管理手段的制約，文書檔案的利用通常局限于單位內部或特定人員，難以實現文書檔案價值的最大化發揮。而信息化管理則打破這一局限，使文書檔案的利用從封閉走向開放。通過將文書檔案數字化，并利用互聯網技術進行發布和傳播，機關事業單位可以方便地與其他單位、社會公眾進行文書檔案的共享與交流，擴大文書檔案的受眾范圍[3]。國家檔案局建立的中國檔案資源目錄，面向社會公眾開放大量珍貴的檔案資料，滿足人們在學習、研究、決策等方面的檔案利用需求。信息化擴大了文書檔案的利用渠道與利用方式，有利于充分挖掘文書檔案的歷史價值、憑證價值和信息價值，讓文書檔案這一寶貴的信息資源惠及更多的利用者。

2.3 促進文書檔案資源的共享

信息化為文書檔案資源共享提供了便利條件，促進文書檔案管理部門之間的協同配合。在傳統管理模式下，不同部門、不同地區的文書檔案資源往往存在“孤島”現象，缺乏有效的溝通與交流渠道，導致文書檔案資源難以實現充分共享和優化配置。信息化管理則通過建立統一的文書檔案數據庫和管理平臺，實現跨部門、跨地域的文書檔案資源整合與共享。例如，某市政府建立全市統一的電子公文系統，各部門可以通過系統實現公文的在線傳遞、審批和歸檔，既提高了公文流轉效率，又實現了公文信息的共享利用。各級檔案館積極推進檔案資源整合，通過數字化加工、描述和編目，建立覆蓋全國的檔案資源體系，各地區檔案部門可以互通有無、共享資源[4]。信息化促進文書檔案資源共建共享，有利于提高文書檔案工作的協同性和一致性，促進形成文書檔案管理的合力，更好地為機關事業單位和社會公眾服務。

3 機關事業單位文書檔案管理的現狀與問題

3.1 文書檔案管理體制機制有待完善

當前一些單位對文書檔案管理工作重視程度不夠，在機構設置、人員配備、經費保障等方面投入不足，導致文書檔案管理工作難以有效開展。同時文書檔案管理制度建設相對滯后，缺乏統一規范的工作標準和操作規程，各單位的文書檔案管理實踐差異較大，難以形成協同效應。此外，文書檔案管理的法規體系還不夠健全，相關法律法規的可操作性與約束力有待加強，一些單位的文書檔案管理行為缺乏有效的法治監督和規范。受傳統觀念和利益固化的影響，一些單位在文書檔案管理中存在本位主義傾向，部門之間缺乏溝通協調和資源共享，難以實現文書檔案管理的系統化、規范化。

3.2 文書檔案管理信息化建設滯后

受財政投入不足、技術支撐能力薄弱等因素制約，不少單位的文書檔案管理信息化水平較低，現代信息技術在文書檔案管理中的應用尚未得到充分普及。一些單位雖然引入了信息化管理系統，但由于缺乏統一規劃和標準，系統之間互聯互通性差，數據難以實現共享交換，信息孤島問題突出。同時文書檔案數字化進程緩慢，大量歷史文書檔案尚未實現數字化轉化，既影響文書檔案的保護和利用，也制約信息化管理效能的發揮。此外，文書檔案安全保障機制還不夠完善，電子文件的真實性、完整性、可靠性難以得到有效保障，一旦出現系統故障或遭受黑客攻擊，將嚴重威脅文書檔案的安全。導致這些問題的原因既有機關事業單位思想認識不到位、領導重視不夠的主觀因素，也有技術能力欠缺、專業人才匱乏的客觀障礙。

3.3 文書檔案管理人員專業素質亟需提升

一些單位文書檔案管理工作人員的學歷層次不高，缺乏系統的專業知識和技能訓練，對現代檔案管理理論和方法掌握不夠，難以適應信息化時代文書檔案管理的新要求。一些單位在人員配備上重數量而輕質量，文書檔案管理人員的專業背景參差不齊，既有臨時借調人員，也有兼職從事的行政管理人員，專業檔案管理人才十分匱乏[5]。同時文書檔案管理人員知識更新不及時，缺乏持續學習和再教育的機會，對現代信息技術發展認識不足，創新意識和開拓精神有待進一步增強。此外，由于文書檔案管理工作專業性強、社會認可度不高，人員的職業發展通道不暢，晉升空間有限，工作積極性難以充分調動。

4 信息化背景下優化機關事業單位文書檔案管理的策略

4.1 建立健全文書檔案管理制度體系

針對機關事業單位文書檔案管理制度不健全的問題，亟需從頂層設計入手，依據《機關檔案管理規定》，建立健全文書檔案管理制度體系。首先，要根據新時代機關事業單位工作實際，制定出臺符合單位特點、務實管用的文書檔案管理辦法，明確文書檔案形成、積累、整理、保管、利用等環節的具體要求，為文書檔案管理工作提供基本遵循。其次，要建立文書檔案分類管理制度，根據文書檔案的內容、特點、價值，合理設置分類框架和保管期限，實行分類編碼、分類排架，提高文書檔案管理的科學化水平。再次，要完善文書檔案安全保密制度，落實安全保密責任，嚴格人員管理，加強庫房防護，定期開展風險評估，切實保障文書檔案的物理安全和信息安全。同時，要建立文書檔案統計報告和監督考核制度，定期開展文書檔案普查，掌握文書檔案管理狀況，發現和解決突出問題，促進文書檔案管理工作持續改進[6]。最后，還要加強文書檔案公開利用制度建設，暢通申請公開渠道，拓展檔案信息資源開發利用，更好地發揮文書檔案服務的效能。

4.2 加快推進文書檔案管理信息化進程

為破解機關事業單位文書檔案管理信息化建設滯后的瓶頸制約，必須采取有力措施，加快推進文書檔案管理信息化進程。一方面，要加大財政資金投入力度，優化資金使用結構，將文書檔案信息化建設經費納入單位預算，為購置先進軟硬件設備、開發應用信息系統、引進專業技術人才提供必要保障。另一方面，要制定文書檔案信息化建設規劃，明確建設目標、主要任務和實施路徑，強化統籌協調和督促落實，保證規劃落地見效。在建設過程中，遵循國家的相關標準，如《文書檔案目錄數據交換格式與著錄細則》，立足機關事業單位實際，借鑒先進經驗做法，開發適用性強、功能完備、便于操作的文書檔案管理信息系統，實現文書檔案收集、整理、編目、檢索、利用等業務環節的自動化、智能化。同時，要加快文書檔案數字化進程，積極采用先進成熟的數字化技術，有計劃、分步驟地實施文書檔案數字化加工，不斷豐富文書檔案數字資源。要高度重視文書檔案數據安全，完善身份認證、訪問控制、數據備份等安全防護措施，建立健全數據容災備份體系，有效降低信息被泄露和毀損的風險。要創新拓展信息化條件下的文書檔案利用和服務方式，通過大數據分析、知識挖掘等技術，深度開發文書檔案的現實價值和潛在價值，讓文書檔案智慧助力機關事業單位的科學決策和管理創新。

4.3 提高文書檔案管理人員的業務水平

機關事業單位要切實提高文書檔案管理人員的業務水平，為文書檔案事業發展提供堅實的人才支撐。第一，要加強人才隊伍建設，完善人員招錄、選拔機制，拓寬人才引進渠道，積極引進檔案管理、信息技術等相關專業的人才，優化文書檔案管理隊伍的專業結構和學歷結構。第二，要強化在職培訓，根據崗位需求和人員特點，采取集中培訓、業務交流、跟班學習等靈活多樣的培訓方式，有針對性地提升文書檔案管理人員的理論素養與實踐能力，打造一支高素質的知識型人才隊伍。第三，要搭建干事創業平臺，完善績效考核和職稱評定制度，為文書檔案管理人員拓展職業發展空間，增強職業榮譽感和使命感[7]。同時，要加強崗位交流和輪崗，促進文書檔案管理人員的多崗位鍛煉和全方位成長。通過建立人才培養使用的長效機制，著力提升文書檔案管理人員的綜合素質和創新能力，為機關事業單位文書檔案管理現代化發展提供有力的人才保障。

4.4 構建文書檔案安全保障防線

機關事業單位要全面加強文書檔案的安全管理，構建嚴密完善的文書檔案安全保障防線。首先，要健全安全管理制度，明確安全保密責任，細化人員管理、庫房管理、利用審批等各項規定，用制度規范約束文書檔案管理的行為，將安全保密要求落實到文書檔案工作的全過程、各方面[8]。其次，要強化人防物防技防，落實專人管理、定期輪崗等人防措施，加強庫房門禁、消防等物防設施配備，積極運用先進安全的防護技術，實現文書檔案安全管理的技術化、智能化。要定期開展文書檔案安全風險評估，客觀評判安全隱患，制定針對性的防控預案，做到及時發現問題、有效化解風險。最后，要豐富完善文書檔案的應急處置預案，細化火災、洪澇等重大災害性事件的應對流程和處置措施，加強應急處置培訓和演練，提升文書檔案管理人員的應急反應和處置能力，降低突發事件造成的損失。同時，要建立健全異地異質備份機制，采取線上線下相結合的方式，對重要文書檔案異地備份，避免發生不可逆轉的毀損。

綜上所述，做好新時代機關事業單位文書檔案管理工作，必須與時俱進，攻堅克難，在完善體制機制、推進信息化建設、提升隊伍素質、強化安全保障上狠下功夫。只有把準方向、找準路徑、細化舉措，以改革創新的勇氣和擔當作為的精神，扎實推進各項工作，才能不斷開創機關事業單位文書檔案管理工作新局面。新的歷史方位對文書檔案管理工作提出了更高要求，需要進一步增強使命感、緊迫感，銳意進取，開拓創新，為提高機關事業單位文書檔案管理的水平，推動文書檔案管理現代化發展，服務保障國家治理體系和治理能力現代化作出新的更大貢獻。

參考文獻

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[8]孫海霞.大數據時代文書檔案管理及信息化應用途徑研究[J].信息記錄材料，2021，22（5）：190-191.

作者簡介：陶虹霖（1989—），大學學歷，廣西來賓市政協機關事務服務中心館員，研究方向：檔案管理。